Cases

Zelfgemaakte video’s in overheidscommunicatie: doen of niet doen?

0

De afgelopen tijd zie ik steeds meer video’s van de overheid voorbijkomen, die duidelijk zelfgemaakt zijn. Is dat nu een goed idee of niet? En wat komt er bij kijken om ze te maken? In dit artikel laat ik je voorbeelden uit de praktijk zien en deel ik ervaringen en tips van de mensen die ze gemaakt hebben.

Als het gaat om zelfgemaakte video, dan zie ik aan de ene kant professionele videomakers hun wenkbrauwen optrekken vanwege de vaak gebrekkige kwaliteit. Aan de andere kant zie ik communicatieprofessionals die er juist niet aan durven te beginnen, omdat ze denken dat het er helemaal gelikt uit moet zien. Wat is nu wijsheid? Gewoon in het diepe springen en al doende ervaring opdoen? Of bezinnen voor je gaat beginnen?

Vraag je af: wat is de toegevoegde waarde van zelfgemaakte video?

De eerste vraag is natuurlijk: is het überhaupt een goed idee om zelfgemaakte video in te zetten? Ik vroeg het onder andere aan Berry van der Vorst van het Beeldcentrum Rijksoverheid. Dit expertisecentrum adviseert sinds 2014 alle rijksorganisaties over het effectief inzetten van visuele communicatie. Later dit jaar lanceert het Beeldcentrum Rijksoverheid een website met inspirerende voorbeelden van visuele communicatie binnen het Rijk.

“Video kan prima ingezet worden om mensen echt te raken. Een goede zelfgemaakte video voegt daar nog een persoonlijk tintje aan toe, en daarmee authenticiteit en geloofwaardigheid”, zegt Berry. “Maar in de praktijk zien we nog veel gefröbel, waarbij inhoud, vorm en publicatieplatform niet altijd kloppen met elkaar. Bijvoorbeeld als een soort persbericht voor de camera droog opgelezen lijkt te worden. Of als de vorm te veel afleidt van de inhoud, bijvoorbeeld door gebrekkige audio of onrustig en grotendeels onscherp beeld. Het kan ook zijn dat er onvoldoende is nagedacht wat het verhaal is dat je wil vertellen. En of video daar wel de juiste vorm voor is. Je moet je dan echt afvragen of je met een zelfgemaakte video waarde toevoegt of juist afbreuk doet aan je boodschap, je reputatie en je merk. Van mij mag die afweging wel wat vaker en scherper worden gemaakt.”

Laten we eens wat van die zelfgemaakte video’s nader bekijken om duidelijk te maken waar we het over hebben:

Een snelle reactie van de woordvoerder

Een goed voorbeeld van een filmpje dat ad hoc werd gemaakt en succesvol was, is deze van de Autoriteit Consument & Markt. Daarmee reageerde de autoriteit op misleiding van consumenten door vlogger Snapking:

Accepteer cookies

Het filmpje werd in minder dan een half uur opgenomen en minimaal gemonteerd, het werd alleen voorzien van ondertiteling en van een begin- en eindbeeld. Daarmee zijn inmiddels ruim 11.850 views gehaald op YouTube.

Maar nog belangrijker: het bood de ACM nieuwe kansen om hun verhaal te doen. Woordvoerder Pauline Gras (inmiddels werkzaam bij de Autoriteit Persoonsgegevens) vertelt: “We kregen door dit filmpje toegang tot media waar we normaal niet zo snel binnenkomen, we haalden er zelfs de opening van het Jeugdjournaal mee en RTL Boulevard maakte er een item over. Natuurlijk was het ook een onderwerp dat de mainstream-media aansprak, maar alle journalisten die ons belden begonnen met de opmerking ‘dat ze dat leuke filmpje hadden gezien’.”

Beeldender werken

Op de vraag hoe hoog de drempel was om dit zo aan te pakken, antwoordt ze: “We hebben er intern wel even voor moeten lobbyen, want je merkt dat de overheid in zo’n geval bang is niet serieus genoeg over te komen. Maar we kregen toch snel de handen op elkaar en toen was het filmpje zo gemaakt. Achteraf hadden we een microfoontje moeten gebruiken, want we hebben wel commentaar gehad op de geluidskwaliteit. Maar verder zie ik alleen maar kansen. Je moet echt beeldender gaan werken als je andere mensen dan krantenlezers wil bereiken. En dat is wel een idee waar veel collega’s en bestuurders nog aan moeten wennen.”

Het beantwoorden van actuele vragen

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) heeft goede ervaringen met de inzet van video. Bij de introductie van het nieuwe stelsel studiefinanciering in 2015 begon de dienst met een pilot voor interactieve video, die erg goed ontvangen werd. Maar liefst 75% van de kijkers gaf aan tevreden te zijn met het antwoord dat ze op deze manier op hun vraag kreeg.

Maar het produceren van de video via een professionele leverancier was ook duur, beheer en aanpassingen namen te veel tijd in beslag en pasten niet binnen het beschikbare budget. “Toen zijn we gaan kijken wat we zelf in huis hadden”, vertelt Warner Bargboer, socialmedia-adviseur bij DUO. “Er zijn bijvoorbeeld collega’s die handig zijn in het maken van een online animatie. We hebben er bijvoorbeeld eentje ingezet in een campagne om MBO-studenten onder de 18 jaar bewust te maken van de invoering van de ‘studentenreisproduct & OV-chipkaart’ en wat ze moesten doen om daarvan gebruik te maken.”

3-H-strategie

“Door deze positieve ervaringen ontstond bij ons de behoefte aan een videostrategie”, vervolgt Bargboer. “We hebben gekozen voor de 3H-strategie van YouTube. Voor de ‘hero-content’ in campagnes kiezen we voor professionele producties. De andere videocontent maken we zelf. We zijn net gestart met een vaste rubriek op social media, waarbij medewerkers van het klantcontactcentrum een vraag beantwoorden die op dat moment speelt of waarvan we weten dat deze gaat spelen. En dat bevalt ons heel goed. We krijgen eigenlijk alleen maar positieve reacties, de losse stijl past ook bij onze (vooral jonge) doelgroep. Het mooie hiervan is ook dat je laat zien dat er ook gewoon mensen bij ons werken en klanten niet te maken hebben met een anonieme overheidsdienst. Groot voordeel is daarbij dat de collega’s de taal begrijpen van onze klanten en daarop in hun video heel goed kunnen aansluiten.”

Accepteer cookies

Tot nu toe gebruikt DUO voor de vaste rubriek op social een smartphone en eenvoudige software op een laptop om te editen. De dienst hoopt binnen afzienbare tijd de beschikking te hebben over wat meer middelen, waaronder een ruimte met een green screen, goede belichting en professionele camera’s.

Daarnaast werkt DUO momenteel met een webcastpartner aan webinars. Waar voorlichters tot voor kort vooral op scholen aan ouders hun verhaal deden, kunnen die nu thuis live of op een zelfgekozen tijdstip een webinar volgen (bijvoorbeeld dit webinar over hoe studiefinanciering werkt).

Video als strategisch middel van de nieuwsredactie

Het CBS zet video al een tijdje structureel in (zie het overzicht op hun Facebookpagina). Herjet van Zoest-Visser, senior communicatieadviseur, vertelt: “Onze afdeling Communicatie werkt als een nieuwsorganisatie. We hebben zowel in Den Haag als in Heerlen een eigen studio. Eén van de belangrijkste doelstellingen van het CBS is dat onze data en statistieken zoveel en zo goed mogelijk worden gebruikt ter ondersteuning van het maatschappelijke debat en de besluitvorming. Juist daarom is een groot bereik belangrijk en daarvoor zetten wij sinds een aantal jaar een crossmedia-strategie in, waarin video een belangrijk onderdeel is.”

“Dat er ‘markt’ is voor onze video’s merken we bijvoorbeeld doordat de mainstream-media onze video’s geheel of gedeeltelijk overnemen. We kunnen vanuit onze studio ook makkelijk meewerken aan tv-uitzendingen. Bovendien zetten we video ook regelmatig in als we gegevens verzamelen bij bedrijven en consumenten. Dan gebruiken we het om bijvoorbeeld iets te vertellen over het belang van het onderzoek of uit te leggen hoe het onderzoek werkt.”

Accepteer cookies

Herjet vervolgt: “Een aantal jaren terug was het maken van een video nog echt een project, dat maakte de drempel heel hoog. Maar als je de kennis en kunde in huis hebt, dan gaat het heel snel.”

Een kijkje achter de schermen

Kampioen ‘kijkje achter de schermen’ is de politie, tegenwoordig online alom aanwezig. Enkele bekende voorbeelden zijn politievlogger Jan-Willem, politiehond in opleiding Bumper en PRO24/7 (een kijkje in de keuken van de politie-eenheid Rotterdam die reageert op 112-meldingen).

Nu levert het werk van de gemiddelde overheidsorganisatie natuurlijk wat minder ‘spanning en sensatie’ op. Maar gemeenten doen hard hun best ook daar het dagelijks werk meer in beeld te brengen en inzicht te geven in hun organisatie. Zo legt Hans Verhorst van Stadsbeheer van de gemeente Dordrecht uit hoe de klepel van de grootste klok is vervangen:

Accepteer cookies

Loeki van de gemeentegriffie in Utrecht legt in deze vlog uit hoe het duaal bestel in de gemeente werkt:

Accepteer cookies

En minister Hugo de Jonge (VWS) is recent begonnen met een wekelijks ‘terugblikvlog’:

Accepteer cookies

10 tips voor zelfgemaakte video

In dit artikel heb ik je een aantal voorbeelden laten zien van zelfgemaakte video in overheidscommunicatie. En dit zijn de belangrijkste tips van de mensen die ik heb gesproken op een rijtje:

  1. Zet video in vanuit een bewuste contentstrategie, want dan weet je welk verhaal je wil vertellen en of video daar de meest geschikte vorm voor is.
  2. Maak vooraf een script (en het liefst ook een storyboard) om scherp te krijgen wat je precies wil vertellen en hoe je dat aantrekkelijk in beeld kunt brengen. Een script helpt je ook om snel keuzes te maken uit het ruwe materiaal dat je hebt gefilmd. Doe dit ook voor korte video’s.
  3. Let tijdens het filmen op bruikbare quotes en durf daar tijdens de opnames de regie op te pakken. Het is helemaal niet erg om een interview of quote opnieuw te draaien.
  4. Zorg dat je altijd een microfoontje (als het nodig is met windbescherming) gebruikt.
  5. Maak het niet te lang (maximaal 1,5 minuut)! ‘Compleet zijn’ is namelijk niet gelijk aan ‘relevant voor de kijker’.
  6. Ondertitel je video. Dat is voor de overheid niet alleen verplicht vanwege de toegankelijkheidseisen, maar ook handig voor iedereen die onderweg een video wil kijken en daarbij niet het geluid wil aanzetten. In deze video legt Pelpina Trip je uit hoe je dat snel en simpel doet met de automatische tool van YouTube.
  7. Let op de aantrekkelijkheid van de still die je gebruikt bij publicatie, want dat is het beeld op basis waarvan mensen beslissen of ze een video wel of niet gaan kijken.
  8. Starten met je smartphone is prima. Heb je meer ervaring, dan bieden professionele apparatuur en software meer mogelijkheden.
  9. Vinden je collega’s, managers en bestuurders het nog (te) spannend? Begin dan intern. Of extern met onderwerpen die niet al te gevoelig liggen.
  10. Kijk zelf veel video om meer gevoel te krijgen voor wat wel en niet werkt.

Zelfgemaakte video’s in overheidscommunicatie: doen of niet doen?

In dit artikel heb ik je een aantal voorbeelden laten zien van zelfgemaakte video die wordt gebruikt in overheidscommunicatie. Je kent zelf vast ook voorbeelden! En wat vind jij van het zelf maken van video in overheidscommunicatie: top of flop?