Onboarden als een pro: inspiratie van IBM, Netflix en Bynder

Het is de eerste werkdag in een nieuwe functie. Sinds het tekenen van het contract heeft de nieuwe werkgever niets meer van zich laten horen. Toch stap je vol goede moed het kantoorgebouw binnen. Bij de receptie blijkt niemand van je gehoord te hebben en het kost enkele telefoontjes voordat er iemand is gevonden waarbij het horen van je naam wel bellen doet rinkelen.

Kun je nu dan eindelijk van start gaan in de nieuwe functie? Helaas, aangezien niemand was voorbereid op je komst, is er ook nog geen werkplek voorbereid. Voordat er een laptop, inlogcodes en een toegangsbadge zijn geregeld, is er al ruim een week verstreken. Nog zes weken verder weet je pas wie er allemaal op de afdeling werken en waar alles te vinden is. Niet bepaald de vliegende start die je verwachtte. 

Een goed onboarding-proces

De meesten onder ons hebben dit weleens meegemaakt: een slecht onboarding-proces. Van niet werkende laptops tot managers die niet op de hoogte zijn van je komst. Het onboarden van medewerkers staat niet bij iedere organisatie op de prioriteitenlijst. Dat zou wel moeten. Een goed onboarding-proces geeft medewerkers een snelle start en bindt hen aan de organisatie, waardoor ze zich eerder thuis voelen en langer bij de organisatie blijven werken.

34 procent van de medewerkers wisselt namelijk van baan in het eerste jaar bij een nieuwe werkgever. Nog eens 20 procent wisselt al van baan in de eerste 45 dagen! Dit betekent dat meer dan de helft van de nieuwe medewerkers al op zoek gaat naar een nieuwe baan voordat ze hun eenjarig jubileum vieren. Het onboarding-proces speelt hier een belangrijke rol in, zowel in het behouden als aantrekken van talent.

Wil je er als werkgever tussenuit springen? Dan is het tijd om het onboarding-proces eens goed onder de loep te nemen. Ontwikkelingen in de techniek en de toenemende rol van social media in het wervingsproces, openen de deur naar een uitgebreider, geavanceerder onboarding-proces. Een proces dat nieuwe medewerkers op een persoonlijke manier verwelkomd en zorgt dat ze zo snel mogelijk aan de slag kunnen.

De onboarding journey

Een goed onboarding-proces begint bij de onboarding journey. Waarschijnlijk ben je al bekend met de customer journey of klantreis. Net als (potentiële) klanten op verschillende contactmomenten specifieke informatiebehoeften hebben, willen nieuwe medewerkers ook op verschillende momenten informatie ontvangen over hun nieuwe functie.

Het is daarom belangrijk om contactmomenten te identificeren in de onboarding journey, waarop de nieuwe medewerker een behoefte aan informatie heeft. Dit begint al voordat de eerste werkdag van de medewerker van start gaat. Vaak bestaat er een gat tussen het moment waarop de medewerker het contract heeft getekend en de eerste werkdag. Terwijl hier waardevolle contactmomenten te behalen zijn.

Denk eens aan alle informatie die gedeeld kan worden, nog voordat de medewerker begint. Door medewerkers voor hun eerste werkdag al online trainingen, informatiepagina’s of onboarding-documenten te sturen, kunnen zij de eerste dag veel sneller aan de slag. Maar ook die eerste dag, de eerste week of zelfs de eerste maand kunnen optimaal ingedeeld worden om nieuwe medewerkers een vliegende start te laten maken. De onboarding journey kan zelfs maanden tot jaren doorgaan.

Het draait er namelijk om dat medewerkers zich zelfverzekerd en competent voelen in hun nieuwe rol. Zodra mensen geen connectie voelen, gefrustreerd zijn, zich overweldigd of ondergewaardeerd voelen, is de kans dat zij bij de organisatie blijven vrij klein. Een goede onboarding journey zorgt er daarom voor dat medewerkers gaandeweg de benodigde kennis en vaardigheden verzamelen om hun functie vol vertrouwen uit te kunnen voeren.

De onboarding journey kan er voor iedere organisatie anders uitzien. Ga bij jezelf te rade waar die belangrijke contactmomenten liggen. Is het nodig om meer contactmomenten te creëren of juist contactmomenten samen te voegen of geheel te vermijden? Zodra die belangrijke contactmomenten geïdentificeerd zijn, is het tijd om jouw organisatiespecifieke onboarding journey in kaart te brengen.

Onboard Amsterdam

Tijdens het HR-evenement Onboard Amsterdam deelden verschillende organisaties de beperkingen in hun onboarding-proces en hoe zij deze hebben aangepakt. De boventoon werd gevoerd door ervaringen. Het creëren van de best mogelijke ervaring voor nieuwe medewerkers, zodat zij zich welkom en vertrouwd voelen binnen hun nieuwe werkomgeving. Hieronder de inspirerende onboarding verhalen van IBM, Netflix en Bynder.

IBM

In een organisatie met ruim 380.000 medewerkers is het bieden van een persoonlijk onboarding-proces bijna onmogelijk. Of toch wel? Net als veel andere organisaties had IBM geen vlekkeloos onboarding-proces. Met een groeiend aantal werknemers en complexe kernactiviteiten moest dit anders.

IBM is met name bekend van het ontwerpen en verkopen van software, hardware en IT-dienstverlening. Een niet ingerichte laptop op de eerste werkdag zou je dan ook niet verwachten bij IBM. Toch gebeurde dit. Geen goede start voor een nieuwe medewerker en een slechte eerste indruk van de organisatie.

Om dit soort situaties te voorkomen, optimaliseerde IBM haar onboarding-proces. Van een onboarding waarin er stilte bestond tussen het aanbod en de eerste dag, ging IBM naar een volledig ontwikkelde onboarding journey. In deze journey ligt het merendeel van de contactmomenten al vóór de daadwerkelijke eerste werkdag.

Voor de ontwikkeling van dit nieuwe onboarding-proces koos IBM ervoor om dichtbij zichzelf te blijven. Het IBM design thinking is in het proces verwerkt en de onboarding is datagedreven. Concreet betekent dit een gedigitaliseerde onboarding, waarin nieuwe medewerkers waardevolle informatie kunnen vinden die hun persoonlijke behoeften vervult.

De journey

Zodra het contract is getekend, krijgt een nieuwe medewerker een Onboarding Succes Partner (OSP) toegewezen. Bij het volgende contactmoment krijgt de medewerker toegang tot het IBM Portal. In dit portal kan onder andere met meer nieuwe medewerkers gechat worden, zijn er verschillende e-learningmogelijkheden en kunnen vragen gesteld worden aan een virtuele coach die op basis van artificial intelligence een zo goed mogelijk antwoord formuleert.

De nieuwe medewerker krijgt bovendien toegang tot verschillende digitale lounges, waarin hij contact kan leggen met collega’s en het team. Vlak voor de eerste dag stuurt IBM een startpakket naar het adres van de medewerker. Hierin zit alles wat hij of zij nodig heeft om de eerste dag van start te kunnen gaan. Tijdens de eerste dag wordt bovendien de komst van de nieuwe medewerker in de digitale omgeving aangekondigd.

Tenslotte introduceert de Onboarding Succes Partner de nieuwe medewerker bij degene die verantwoordelijk is voor de verdere groei en ontwikkeling van deze medewerker. De medewerker wordt dus van begin tot eind meegenomen in het leerproces. Hoewel dit voor een groot deel digitaal gebeurt, betekent dit niet dat het proces minder persoonlijk is. De digitalisering geeft medewerkers juist de mogelijkheid om waar en wanneer ze willen toegang te krijgen tot de informatie die voor hen relevant is.

Netflix

Ooit begonnen als online verhuurder van dvd’s, nu het grootste ondemand-streamingplatform ter wereld. Netflix heeft een enorme groei doorgemaakt de afgelopen jaren. Vanaf 2016 werd Netflix overal ter wereld beschikbaar, op China na. Dit betekent niet alleen een grotere afzetmarkt, maar ook een behoefte aan meer medewerkers op internationaal niveau.

‘‘Het zijn de mensen die een organisatie succesvol maken’’, aldus Varun Sawhney van Netflix. Om voorop te blijven kiest en behoudt Netflix daarom enkel de beste medewerkers. Dit is onderdeel van de high performance culture van Netflix, waarin mensen en cultuur centraal staan. Cultuur speelt namelijk een belangrijke rol in het behouden en motiveren van medewerkers.

Een high performance culture

Netflix gelooft sterk in het investeren in medewerkers en in wat hun succesvol maakt in hun werkzaamheden. Daarom is Netflix continu bezig met het ontwikkelen van een cultuur die succes faciliteert en medewerkers het beste uit zichzelf laat halen. Binnen deze cultuur worden medewerkers aangemoedigd om onafhankelijke beslissingsmakers te zijn. Managers zetten de context uit, zodat medewerkers de best mogelijke beslissingen kunnen maken.

Daarnaast stimuleert Netflix openheid, transparantie en eerlijkheid binnen haar cultuur. Vrijwel alle informatie wordt organisatiebreed gedeeld en het is volkomen normaal om directe feedback te vragen aan collega’s. Regels en procedures bestaan nauwelijks. Medewerkers worden geacht te handelen op een manier die hen geschikt lijkt, waarbij wel altijd het belang van Netflix in gedachten gehouden wordt.

Afdelingen worden omschreven als dream teams. Dit houdt in dat ieder teamlid buitengewoon is in wat hij of zij doet en tegelijkertijd effectief samenwerkt met de rest van het team om topprestaties te leveren. Het dreamteam kan dan ook het beste vergeleken worden met een sportteam. Alle spelers werken als team optimaal samen, maar beseffen ook dat niet iedereen altijd in het team zal zitten.

Enkel de best presterende medewerkers mogen namelijk blijven. De leidinggevende van die medewerker krijgt hierbij de vraag of deze persoon een plek in het team verdient. Is het antwoord op deze vraag niet direct ja en is de leidinggevende niet bereid voor dit teamlid te vechten, dan zal de medewerker vriendelijk doch dringend verzocht worden om het team te verlaten.

Bynder

Bynder brengt het onboarding-proces naar een compleet nieuw niveau. Deze nog jonge organisatie biedt organisaties een digital asset management-oplossing. Hiermee kunnen zij eenvoudig content maken, vinden en gebruiken. Een innovatieve oplossing die Bynder in 2015 de titel Deloitte Fast 50 Rising Star opleverde. Maar ook op het gebied van onboarden komt Bynder met innovatieve oplossingen.

Bij Bynder staan mens en talent centraal. De organisatie heeft een echte learning culture. Van  skills labs tot aan summer schools: Bynder biedt haar medewerkers een grote variatie aan scholingsmogelijkheden. Ook stimuleert Bynder flexibel werken, krijgen medewerkers veel vrijheid en een onbeperkt aantal vakantiedagen.

Zo sloten in 2017 voor een week de deuren van het kantoor om flexwerken onder medewerkers te stimuleren. Tijdens deze zogenaamde ‘Remote Week’ werden medewerkers gedwongen uit de dagelijkse routine te stappen. Dit bleek een positieve ervaring te zijn, die dit jaar nog eens dunnetjes werd overgedaan.

Vertrouwen in elkaar als team maakt op afstand werken en een onbeperkt aantal vakantiedagen mogelijk. Medewerkers nemen niet ineens veel meer vakantiedagen op en kunnen erop vertrouwen dat collega’s ook een volledige werkdag draaien als zij niet op kantoor werken. Er heerst een sterke teamspirit, waarin iedere medewerker zich verantwoordelijk voelt voor het succes van de organisatie.

De onboarding journey 2.0

Als het gaat om de onboarding journey is uit de journey van Bynder veel inspiratie te halen. De onboarding journey begint bij het tekenen van het contract. Tussen het tekenen en de eerste werkdag ontvangt de nieuwe medewerker een welkomstmail van het team, met daarin relevante informatie voor de eerste werkdag. Dan begint die veelbesproken eerste dag. Nieuwe medewerkers ontvangen op deze eerste werkdag een complete welcome box op hun werkplek, waarin alles zit wat ze nodig hebben.

Dat is echter nog niet alles. Iedere nieuwe medewerker krijgt een eigen buddy toegewezen, zodat ze iemand hebben die hen wegwijs kan maken binnen de organisatie. Niets is erger dan alleen lunchen op je eerste werkdag, dus luncht deze buddy samen met de nieuwe medewerker en staat hij of zij klaar om de nieuwe medewerker zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen.

In de eerste weken volgt de nieuwe medewerker online trainingen en neemt hij of zij deel aan een ware bootcamp. Tijdens de bootcamp-week komen sprekers uit verschillende vestigingen informatie delen over Bynder en het werkproces. Na afloop van de week wordt de vergaarde kennis van de nieuwe medewerkers getest, inclusief diploma-uitreiking en champagne.

Zodra de nieuwe medewerkers zijn ‘afgestudeerd’, kunnen zij aan de slag. Dit betekent echter niet dat de onboarding journey ten einde is. Iedere medewerker krijgt een eigen groeiplan met daarin leerdoelen. Het leerproces loopt dus continu door, zodat medewerkers zich blijven ontwikkelen binnen de learning culture van Bynder.

Ben jij onboard?

Zoals je ziet komt er veel meer bij onboarding kijken dan iemand aanwijzen om die nieuwe collega in te werken. Natuurlijk kun je de onboarding journey zo ingewikkeld maken als je zelf wil. Als we naar IBM en Bynder kijken, wordt echter duidelijk dat er in ieder geval een belangrijk contactmoment tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag ligt. Of je nu al de complete informatie over de organisatie of slechts een welkomstkaartje opstuurt. Laat nieuwe medewerkers niet in de kou staan en benut dit contactmoment optimaal.

Netflix en Bynder laten ons ook zien dat cultuur een doorslaggevende factor kan zijn voor het succes van medewerkers. Welke cultuur er ook heerst, van een high performance culture tot een learning culture, investeren in de ontwikkeling van medewerkers is zeker waardevol. Het zijn namelijk de mensen die de organisatie gaande houden en bijdragen aan het succes hiervan. Alleen wanneer zij zich waardevol en vertrouwd voelen binnen de organisatiecultuur, zullen zij zich optimaal voor de organisatie inzetten.

Onthoud dat medewerkers tevens je grootste ambassadeurs kunnen zijn. Een tevreden medewerker betekent een extra ambassadeur en dit begint bij een goede onboarding. De algehele les die we dan ook uit deze voorbeelden kunnen halen is dat het draait om ervaringen. Bezorg nieuwe medewerkers de best mogelijke ervaring met je organisatie en creëer fans voor het leven.