Projectmatig werken? Gebruik de lean-methode & het efficiëntie-principe

Marketing- en reclamebureaus, development teams en architectenbureaus hebben een specifiek aspect gemeen: ze werken allemaal op projectbasis. Die trend zie ik groeien. In allerlei sectoren beginnen professionals op projectbasis te werken, omdat het de efficiëntie verbetert en het eenvoudiger is om progressie te maken binnen een bedrijf. Tot voorheen hing de ontwikkeling van een bedrijfsonderdeel te vaak van één professional af.

Daar willen bedrijven en managers van af. Ik ben blij met die ontwikkeling. Ze willen inzicht in de vorderingen en sneller inspelen op problemen door taken aan anderen toe te wijzen. En ze willen vooral efficiënt werken volgens de lean-methode. Dat laatste lijkt wel de grootste trend van het moment.

Maar zomaar wat taken aan een aantal teamleden toewijzen en de vorderingen monitoren op een whiteboard? Die tijd hebben we wel gehad. Tegenwoordig zijn er talloze softwareoplossingen (SaaS) die het mogelijk maken om via het internet projecten te managen. Hierdoor wordt efficiënt werken met behulp van de lean-methode steeds makkelijker. Daar wil ik het in dit artikel over hebben. Ik ben al enkele jaren ‘om’. Ik ben benieuwd hoe jij er, na het lezen van dit artikel, over denkt.

Waarom het efficiëntie-principe steeds belangrijker wordt

Het efficiëntie-principe wint steeds meer aan belang in een wereld die gekenmerkt wordt door snelle veranderingen, technologische vooruitgang en toenemende concurrentie. Dit principe, dat gericht is op het optimaliseren van processen en het maximaliseren van de output met minimale input, is cruciaal voor zowel grote bedrijven als kleine ondernemingen. Het belang van efficiëntie ligt in het vermogen om kosten te besparen, de productiviteit te verhogen, en de klanttevredenheid te verbeteren.

Marktverandering en klantbehoefte

Een efficiënte bedrijfsvoering stelt organisaties in staat om sneller te reageren op marktveranderingen en klantbehoeften. Door het verminderen van verspillingen, zoals tijd, middelen en talent, kunnen bedrijven hun middelen effectiever inzetten. Dit leidt tot kostenbesparingen, wat vooral belangrijk is in competitieve markten waar de prijs een doorslaggevende factor kan zijn. Bovendien maakt efficiëntie het mogelijk om meer te doen met minder, wat natuurlijk het doel is van iedere ondernemer.

Lean-methode toepassen

Het efficiëntie-principe wordt verder versterkt door de toepassing van de lean-methode: een managementfilosofie die gericht is op het continu verbeteren van processen. Lean-management benadrukt het belang van het elimineren van verspilling (in het Japans ‘Muda’ genoemd) om zo waarde voor de klant te maximaliseren. Dit houdt in dat elk aspect van de bedrijfsvoering, van productontwikkeling tot klantenservice, kritisch wordt bekeken en geoptimaliseerd.

De lean-methode omvat verschillende principes en technieken:

• Kaizen (continue verbetering)
• Just in Time-productie (minimaliseren van voorraadkosten)
• De 5S-methode (een werkplekorganisatiesysteem).

Deze principes helpen organisaties om hun processen te stroomlijnen, de kwaliteit te verbeteren en flexibel te blijven in een veranderende omgeving. Door lean-principes toe te passen, kunnen bedrijven ook sneller inspelen op klantwensen en marktveranderingen. Dat terwijl ze tegelijkertijd efficiënter en kosten-effectiever werken. Wie wil dat nou niet?

Streven naar verbetering en innovatie

In de hedendaagse dynamische bedrijfswereld, waar technologische vooruitgang en globalisering de norm zijn, wordt het efficiëntie-principe steeds belangrijker. Het stelt organisaties in staat om concurrerend te blijven, hun middelen optimaal te benutten en duurzame groei te realiseren. De integratie van lean-methoden binnen efficiënt werken, biedt een krachtig raamwerk voor bedrijven om zich aan te passen aan de steeds veranderende eisen van de markt en om continu te streven naar verbetering en innovatie.

Waarom een bedrijf wel of niet voor lean zou kiezen?

De keuze voor de lean-methode hangt sterk af van de specifieke doelstellingen en uitdagingen van een bedrijf. Aan de ene kant biedt lean een solide raamwerk voor efficiëntie en continue verbetering. Dit is essentieel voor bedrijven die zich willen aanpassen aan snel veranderende markten en die streven naar kostenbesparing en kwaliteitsverbetering. Lean stimuleert dan ook een cultuur van constante innovatie en procesoptimalisatie, wat bijdraagt aan een grotere klanttevredenheid en concurrentievoordeel. Bovendien past lean perfect bij projectmatig werken, waarbij flexibiliteit en efficiëntie cruciaal zijn voor het tijdig en binnen budget opleveren van projecten.

Een uitdaging

Aan de andere kant kan de implementatie van lean een uitdaging zijn. Vooral in traditionele of sterk hiërarchische organisaties, waar verandering weerstand kan oproepen. De overgang naar een lean-cultuur vereist vaak een fundamentele verschuiving in mindset en bedrijfsprocessen, wat tijd en toewijding vergt. Niet elk bedrijf is bereid of in staat om de benodigde middelen en training te investeren. Wellicht kunnen ze ook niet de tijdelijke verstoring opvangen, die met een dergelijke overgang gepaard gaat.

Weloverwogen beslissing

Daarom moeten bedrijven een weloverwogen beslissing nemen bij het kiezen voor lean. Het gaat niet alleen om het adopteren van een set principes en technieken, maar ook om het omarmen van een filosofie die de gehele organisatie doordringt. Voor bedrijven die bereid zijn deze stap te zetten, biedt lean een pad naar grotere efficiëntie, betere klantenservice en duurzame groei. Maar het is geen wondermiddel; het vereist inzet, aanpassingsvermogen en voortdurende toewijding. Met deze overwegingen in gedachten, kunnen organisaties beter bepalen of lean de juiste keuze is voor hun specifieke behoeften en langetermijndoelen.