Crisiscommunicatie in de praktijk: hoe ChatGPT een team versterkt
Op 15 oktober 2024 vond een Nationale Nucleaire Oefening plaats waaraan de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant meedeed. Zij hebben een uniek aspect aan de oefening toegevoegd: het testen van de AI-tool ChatGPT. Het doel? Kijken of ChatGPT een deel van het werk van het communicatieteam kan overnemen. Dit artikel – samen geschreven met Monique Goossen van de Veiligheidsregio – deelt de bevindingen van die dag en geeft praktische tips voor het gebruik van ChatGPT in crisiscommunicatie. Bovendien delen we enkele GPT’s die je ook zelf kunt vastzetten in ChatGPT. Wat betekent dit voor de toekomst van crisiscommunicatie?
De kracht van ChatGPT in crisissituaties
In crisissituaties zijn snelheid en nauwkeurigheid heel belangrijk. Een communicatieteam moet binnen enkele minuten snel een situatieoverzicht opstellen. Vervolgens doelgroepen analyseren, doelen en strategieën in kaart brengen. Om uiteindelijk op basis daarvan heldere boodschappen te maken. Deze oefening liet zien dat ChatGPT dit proces kan versnellen. Dat is misschien geen nieuws meer, maar wel een krachtig voordeel. Het versnellen van dit proces is op voorhand al te doen, door in elk geval diverse prompts (lees GPT’s) klaar te hebben.
Een goede voorbereiding met diverse prompts zorgt ervoor dat het team in een crisis direct de juiste informatie heeft. Hierdoor kan het sneller reageren zonder aan kwaliteit in te boeten.
Snel een situatieoverzicht maken
Direct na de start van de oefening stelde ChatGPT binnen enkele minuten een duidelijk situatieoverzicht op. De prompt begint als volgt:
Je bent een informatiemanager binnen een crisisteam en je taak is het systematisch analyseren van gebeurtenissen om het crisisteam te voorzien van een helder overzicht. Dit overzicht stelt het team in staat om snelle, effectieve beslissingen te nemen in crisissituaties. Geef je analyse kort en to-the-point weer, zodat het crisisteam snel de belangrijkste informatie kan begrijpen en gebruiken. Voeg alleen de meest relevante details toe en voorkom onnodige complexiteit. De basis uitleg vind je in de bijgevoegde documenten.
In die documenten staat een uitleg over hoe je risicovolle situaties in beeld brengt. Dit overzicht van de risicovolle situaties helpt om gerichte communicatie op te stellen. In crisissituaties ontbreekt zo’n overzicht vaak door tijdsdruk, terwijl het essentieel is voor effectieve communicatie.
Bron: gegenereerd door Canva
Snel netwerkanalyses maken
ChatGPT bleek ook geschikt om een overzicht van betrokken partijen te maken. Een onderdeel van deze prompt is als volgt beschreven:
Identificeer betrokken partijen: maak een lijst van alle relevante organisaties, zoals overheidsinstanties, hulpverleningsdiensten, private bedrijven, en andere betrokken partijen.
Rol en bijdrage van elke partij: geef voor elke partij aan welke specifieke maatregelen of ondersteuning zij bieden in de verschillende fases van de crisis (bijvoorbeeld acute fase, stabilisatie, herstel).
Door gericht te vragen wie er nog ontbreekt, kun je een compleet overzicht krijgen van alle betrokken partijen. Denk aan het doorvragen aan ChatGPT of er nog aanvullende netwerkpartners zijn. ‘Weet je zeker of je alle partijen hebt geïdentificeerd?’ En ook dan blijken er soms nog wat partijen bij te komen.
Analyse doelgroepen in een mum van tijd
Bron: de symmetrie van crisiscommunicatie
Binnen enkele seconden was ook de analyse van doelgroepen compleet. Simpelweg met de bijgevoegde GPT hieronder. ChatGPT maakte eveneens een eerste uitwerking van de communicatiedoelen en -strategie (zie de bijgevoegde GPT hieronder). Dit betekent dat we nog sneller aan de slag konden met de juiste boodschap voor de juiste doelgroep, passend bij de doelstelling en strategie. En het resultaat bleek in de oefening op details na direct bruikbaar.
Probeer het zelf met behulp van deze GPT Doelgroepen analyse
Probeer het zelf met behulp van deze GPT Communicatiedoelen en strategie
Deze GPT’s vastzetten in ChatGPT
- Klik op de link naar de GPT (bijvoorbeeld ‘Doelgroepen-analyse’) om deze te openen.
- Open de zijbalk links (klik linksboven op de drie lijnen als deze nog niet zichtbaar is).
- Klik op het pin-icoontje naast de GPT ‘Doelgroepen-analyse’ om deze vast te zetten in de zijbalk.
Vanaf nu blijft deze GPT altijd in je zijbalk staan voor snelle toegang!
Sneller schakelen met scenario’s
Een groot voordeel van ChatGPT is de snelheid waarmee nieuwe scenario’s kunnen worden uitgewerkt en aangepast. Wat is een mogelijke ontwikkeling van de crisis? En wat betekent dat voor de communicatie? ChatGPT hielp om scenario’s te formuleren en aan te passen op basis van nieuwe informatie. Hierdoor konden we snel inspelen op veranderende omstandigheden en deelden we deze scenario’s snel met andere teams tijdens crisisvergaderingen.
AI maakt crisiscommunicatie efficiënter, maar blijft een hulpmiddel
Menselijke controle blijft belangrijk. ChatGPT maakte snel kernboodschappen en Q&A’s (zie de bijgevoegde GPT’s hieronder), maar er waren aanpassingen nodig om deze beter af te stemmen op het publiek. Kleine tekstaanpassingen, zoals het toevoegen van ‘nog’ of het veranderen van ‘paniekreactie’, maakten de boodschap passender. Ook werden suggesties toegevoegd zoals ‘volg de website VRMWB.nl’. Dit bewijst dat menselijke validatie noodzakelijk blijft.
Probeer het zelf met behulp van deze GPT Communicatie kernboodschap
Probeer het zelf met behulp van deze GPT Q&A’s maken
Garbage in, garbage out
Een belangrijke les uit de oefening was dat de kwaliteit van de output echt afhankelijk is van de input die je ChatGPT geeft.
Hoe concreter de informatie, hoe beter de resultaten.
Communicatieprofessionals moeten goed nadenken over de details die ze aan AI-tools geven. Onvolledige of vage input leidt vaak tot misleidende resultaten. Gelukkig hadden we daar in de oefening weinig last van. Training en ervaring met AI zijn daarom belangrijk voor het effectief inzetten van ChatGPT in een crisis.
Bron: gegenereerd door Canva
Toekomst van crisiscommunicatie met AI
Deze oefening toont aan dat ChatGPT een waardevolle toevoeging kan zijn voor crisiscommunicatie. Door routinetaken over te nemen, geeft het communicatiemedewerkers meer tijd om zich te richten op andere taken.
In deze oefening voerde één persoon een breed scala aan taken uit – van berichten maken voor de website en social media tot scenario’s en Q&A’s opstellen – taken die normaal door meerdere teamleden worden uitgevoerd. Dit gaf meer ruimte voor andere taken.
AI helpt om efficiënter en sneller te werken, mits er aandacht is voor ethiek en kwaliteit. Hierdoor kunnen communicatieteams zich concentreren op hun kerntaken: afstemming, het voorbereiden van scenario’s en het overwegen van dilemma’s. ChatGPT kan zo een communicatieteam ondersteunen bij een efficiëntere verdeling van taken.
AI kan ook helpen bij omgevingsanalyses en informatievoorziening binnen teams, zoals het rapporteren van vergaderingen.
Integratie in crisiscommunicatieteam
Dit alles vraagt wel om een duidelijke visie binnen organisaties over het meest effectieve gebruik van AI.
Bron: de symmetrie van crisiscommunicatie
Er zijn twee mogelijke manieren waarop AI in het team kan worden geïntegreerd:
- Een AI-specialist crisiscommunicatie. Deze persoon ondersteunt collega’s met ChatGPT en levert de gevraagde producten. De collega’s blijven verantwoordelijk voor de kwaliteit van input en output. Dit was de opzet tijdens deze oefening.
- AI-integratie in elke functie: Iedere medewerker gebruikt zelf AI in zijn of haar werk.
Hoe dan ook: als je AI wil inzetten in een crisiscommunicatieteam, zorg dan voor goede training en oefeningen.
Wij zijn benieuwd: wat denken jullie? Is een AI-specialist de juiste keuze, of hoort AI bij elke functie? Deel je gedachten hieronder!
Over de auteur
