Onderzoek

De status van mobiel intranet

0

Een op de drie Nederlandse bedrijven geeft aan volledig plaatsonafhankelijk te werken. Bijna de helft van de Nederlandse organisaties zegt dit jaar een mobiel intranet te ontwikkelen en bijna 40% zegt dat mobiel intranet noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Dit zijn slechts een paar van de belangrijkste bevindingen van een onderzoek naar de status van mobiel intranet in Nederland van Sabel Online en Frankwatching.

In een breder perspectief: mobiel internetgebruik in Nederland

We willen altijd en overal toegang hebben tot relevante informatie. Dit wordt versterkt door het toenemende gebruik van mobiel internet via smartphones en tablets. Het CBS heeft in 2011 gemeten dat in Nederland 43% van de internetgebruikers zijn mobiele telefoon gebruikt om het web op te gaan. Dat is een verdubbeling vergeleken met een jaar eerder. Eind 2011 beschikte 12% van de Nederlandse huishoudens over een tablet. De komende jaren zal het aantal mobiele internetgebruikers het aantal desktopgebruikers overstijgen.

Wat betekent dit voor het mobiele intranet? Hoe zit het nu met deze ontwikkeling en hoe staan we er in Nederland voor met mobiel intranet? Omdat hier nog weinig gegevens over beschikbaar zijn, heeft Sabel Online in samenwerking met Frankwatching hier onderzoek naar gedaan.

2011: Mobiel intranet had nog geen prioriteit

Voordat we overgaan naar de resultaten van ons eigen onderzoek, zetten we eerst nog even de belangrijkste conclusies op het gebied van mobiel intranet uit de belangrijkste trendrapporten, Digital Workplace Trends 2012 (Jane McConnell) en Intranet Design Annual 2012 (Nielsen Norman Group) op een rij. De belangrijkste conclusie: mobiel heeft nog geen vanzelfsprekende plek in de gemiddelde strategie voor de digitale werkplek verworven.

In haar rapport toont Jane McConnell aan dat slechts 7% (!) van de organisaties (wereldwijd) mobiel een hoge prioriteit gaven en daardoor investeerden in mobiele diensten voor medewerkers. En dat terwijl het gebruik van mobiel internet en het smartphone- en tabletbezit almaar doorgroeit. 43% of meer van de mobiele telefoonbezitters in Amerika, Canada en Europa is eind 2011 in het bezit van een smartphone. Daarnaast geeft 70% van de organisaties aan smartphones te verstrekken aan het management. Om nog maar niet te spreken van de inzet van tablets; de verwachting is dat dit fors zal toenemen.

Ook Nielsen (Intranet Design Annual 2012) laat zien dat de inzet van mobiel een lage prioriteit had in 2011. We zien zelfs een terugloop in de lijst van winnende intranetten van 2011 ten opzichte van het jaar ervoor. Waar in 2010 nog 6 van de 10 beste intranetten ook in een mobiele variant werd aangeboden, is dat er in 2011 nog maar 1. Mijn collega Boudewijn Bugter somt in zijn artikel ‘De belangrijkste intranettrends voor 2012’ drie mogelijke oorzaken op:

  • Intranetteams hebben enkel middelen om in het gangbare intranet te investeren;
  • Intranetteams kunnen moeilijk een keuze maken voor één mobiel apparaat;
  • Mobiel intranet vraagt volgens Nielsen een apart design. Dit betekent twee sites en meer beheercapaciteit
Dus ja, werkgevers hechten nog niet zoveel belang aan het faciliteren van een digitale werkplek, maar in 2012 zal dit toch moeten veranderen. En dat doet het ook.

2012: mobiel intranet wint terrein

De trendrapporten en lijstjes, zoals Your intranetpredictions 2012, geven een eenduidig beeld: 2012 wordt het jaar dat mobiel intranet vaste voet aan de grond krijgt. 30% van de bedrijven geeft aan mobiel intranet belangrijk te vinden en hierin te investeren (McConnell, Digital Workplace Trends 2012), de pc is minder belangrijk en de grote intranetten worden ontworpen voor mobiele apparaten (Intranet Benchmarking Forum). Deze ontwikkeling wordt versterkt door onder andere de invoering van tijd- en plaatsonafhankelijk werken; volgens de ‘Intranetmonitor 2011’ (Entopic) wordt dit bij bijna de helft van de deelnemende Nederlandse bedrijven ingevoerd of ligt het in de planning. Maar hoe staan we er in Nederland voor met mobiel intranet?

De status van mobiel intranet

In het onderzoek vroegen we naar het gebruik van intranet en de wensen en behoeften van intranetgebruikers. Hierin onderscheidden we onder andere de rol die mobiel speelt bij het intranetgebruik, de behoefte om intranet in de toekomst mobiel te gebruiken en welke taken mensen dan willen vervullen. De enquête is in Nederland en in het buitenland verspreid.

Respondenten

Het totaal aantal respondenten is 325, hiervan hebben 242 personen aangegeven of ze voor een Nederlandse of buitenlandse organisatie werken. In totaal gaven 173 personen aan voor een Nederlandse organisatie te werken. Het aantal mensen dat voor een buitenlandse organisatie werkt is 69. Gezien het aantal respondenten geeft dit artikel vooral de tendens aan voor mobiel intranet binnen Nederland.

Intranet wordt intern nog steeds het meest gebruikt

9 van de 10 Nederlandse respondenten gebruikt intranet vanaf hun werkplek (89,2%). Daarnaast geeft een kwart aan (ook) mobiele apparaten te gebruiken om het intranet te benaderen. De verdeling in het gebruik van smartphone of tablet is hier ongeveer gelijk. De respondenten van buitenlandse organisaties gebruiken het intranet ook veelal vanaf hun werkplek. Slechts 6% geeft aan intranet (ook) mobiel te gebruiken.

Deze cijfers suggereren dat Nederland met de inzet van mobiel voor het intranet voorop loopt ten opzichte van andere landen, maar dat we tegelijkertijd de mogelijkheden nog niet heel actief benutten. Zelfs als we kijken naar de trends en ontwikkelingen binnen het plaatsonafhankelijk werken en de prioriteit van mobiel intranet hierin. En dat klopt natuurlijk ook in het licht van de resultaten van de grote onderzoeken van McConnell en Nielsen.

Buitenlandse organisaties verder met invoeren van plaatsonafhankelijk werken

De ontwikkelingen om plaatsonafhankelijk te kunnen werken zijn merkbaar bij een derde van de Nederlandse bedrijven. Een derde geeft aan volledig plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Dit is ongeveer de helft van wat de buitenlandse respondenten aangeven.

Het gebruik van mobiele apparaten is niet vastgelegd in strategische doelen door de meeste Nederlandse bedrijven

Als we het management en de directie vragen naar de plek van het gebruik van mobiele apparaten binnen de strategische doelen, zien we dat Nederlandse bedrijven hierin achterblijven. Slechts bij 13,3% van de ondervraagden (binnen een Nederlandse organisatie) is het gebruik van mobiele apparaten in het strategisch beleid vastgelegd. Bij het management en directie van buitenlandse organisaties die deze vraag hebben beantwoord, zien we dat dit de helft is. Daarnaast geeft wel weer 40% van de Nederlandse organisaties aan dat deze doelen er wel zijn, maar dat ze niet formeel zijn vastgelegd. Dit geeft aan dat de strategische inbedding van het gebruik van mobiele apparaten binnen bedrijven nog in de kinderschoenen staat.

20% Nederlands management geeft mobiel intranet zeer hoge prioriteit

Het introduceren van plaatsonafhankelijk werken en het vastleggen van afspraken over het gebruik van mobiele apparaten, zegt iets over de plek van mobiel binnen een organisatie. Gevraagd naar de prioriteit van mobiel intranet binnen de strategische plannen van het bedrijf, geeft bijna 37% van de managers en directieleden van Nederlandse bedrijven een hoge score. Bij buitenlandse bedrijven lag dit percentage echter hoger: 50%. Binnen de Nederlandse groep gaf een vijfde aan dat mobiel intranet een zeer hoge prioriteit heeft binnen de strategische doelen. Bij de buitenlandse groep is dit veel lager (7%).

In vergelijking met het lage percentage bedrijven dat het gebruik van mobiele apparaten niet heeft vastgelegd in de strategische doelen lijkt dit vreemd. Een groot deel van de bedrijven (60%) is nog bezig de strategische doelen te formuleren en heeft ze nog niet formeel vastgelegd. Hierbij wordt aangegeven dat mobiel intranet een hoge prioriteit heeft bij de vorming daarvan. Deze resultaten laten zien dat bedrijven bezig zijn met de implementatie van mobiel intranet in hun strategie.

Groot deel buitenlandse bedrijven wil dit jaar nog mobiel intranet realiseren

Ondanks het lage percentage buitenlandse organisaties dat een zeer hoge prioriteit toekent aan mobiel intranet (7% versus 20% in Nederland) zien we wel dat 43% van de buitenlandse bedrijven dit jaar nog een mobiel intranet wil realiseren. Nederlandse bedrijven roepen wel hard dat ze een zeer hoge prioriteit geven aan mobiel intranet, maar uit de resultaten blijkt dat bijna de helft dit jaar begint met de ontwikkelingen en pas volgend jaar een mobiel intranet wil realiseren. Nederland loopt hier dus in achter. We geven wel een hoge prioriteit aan, maar als het op concrete planning van realisatie aankomt, zijn buitenlandse bedrijven toch sneller.

Mobiel intranet is voor groot deel in gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening noodzakelijk

Bijna 40% van de respondenten binnen Nederlandse bedrijven vindt mobiel intranet ‘noodzakelijk’ in hun werk. Dit geldt voornamelijk voor de gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Mobiel intranet wordt ‘belangrijk’ bevonden door organisaties binnen de overige zakelijke dienstverlening en transportsector (respectievelijk 45% en 40%). Dat we deze sectoren bovenaan de lijst tegenkomen is geen verrassing. Wijkverpleegkundigen, gezinstherapeuten, logistiek medewerkers en machinisten —om er maar een paar te noemen— zijn heel veel onderweg en hebben informatie zoals dossiers, formulieren en klant/cliëntgegevens nodig om hun werk goed uit te kunnen voeren.

Top 5 mobiele intranettaken

Mensen zien de toegevoegde waarde van een mobiel intranet. Maar wat willen zij er concreet mee doen? We vroegen de respondenten een takenlijst te ranken. De top 5 van mobiele intranettaken ziet er als volgt uit:

  1. Vind een collega
  2. Intern nieuws
  3. Agenda
  4. Zoekfunctie
  5. Sociale media tools
Als we deze top 5 vergelijken met de top 5 van buitenlandse bedrijven zien we niet heel veel verschil. Het enige dat opvalt is dat ‘toepassing voor projectbeheer en samenwerking in teamverband’ een gedeelde eerste plek heeft met ‘collega’s vinden/interne telefoonlijst’ en dat ‘intern nieuws’ twee plaatsen omlaag zakt. We zien dat het verbinden van mensen in de top 5 het hoofdthema is. Alle taken, op de zoekfunctie na, worden uitgevoerd om informatie over collega’s of gebeurtenissen binnen het bedrijf op te vragen. Dit sociale aspect zien we terugkomen bij taken op een mobiel intranet. Bij een gangbaar intranet is het faciliteren van ondersteunende informatie die je nodig hebt om je werk goed te kunnen uitvoeren (nog steeds) vaak leidend.

Tendensen van mobiel intranet in Nederland samengevat

Bovenstaande resultaten geeft richting aan een aantal ‘tendensen’ dat we binnen Nederland signaleren:

  •  30% van de Nederlandse organisaties die de enquête invulden, werkten volledig plaatsonafhankelijk
  •  Mobiel intranet krijgt bij één op de vijf organisaties binnen de strategische doelen een zeer hoge prioriteit
  •  Mensen hechten veel belang aan het kunnen gebruiken van een mobiel intranet
  •  Nog maar 6% van de respondenten geeft aan het intranet mobiel te benaderen
  •  Bijna de helft van de Nederlandse bedrijven die deelnamen aan de enquête zijn bezig met de ontwikkeling van een mobiel intranet
  •  De belangrijkste taak van een mobiel intranet is het verbinden van mensen (collega’s vinden/interne telefoonlijst)

Ondanks de hoge prioriteit die men geeft aan mobiel intranet bij het realiseren van strategische doelen, het hoge percentage bedrijven dat aangeeft bezig te zijn met de ontwikkeling van mobiel intranet, het grote belang dat medewerkers eraan hechten en de aangegeven noodzaak van mobiel intranet binnen bepaalde sectoren, wordt er nog opvallend weinig werk gemaakt van mobiel intranet.

Zijn we er nog niet aan toe? Lopen we toch niet zo voorop als we aangeven? Ik denk het niet. We zien wel het belang in en investeren zelfs, maar we moeten het nog beter inbedden in onze strategische doelen. En daarnaast zijn we nog druk bezig de plannen voor een mobiel intranet rond te krijgen. Daarnaast vergt het volledig inbedden van bijvoorbeeld plaatsonafhankelijk werken een andere manier van managen. Cultuurverandering is hier een belangrijke succesfactor, laat ook mijn collega Floor van Riet zien in zijn artikel ‘Sociaal intranet: organisatiecultuur de grootste uitdaging’. James Robertson zegt hierover in A week in the digital workplace: “Het vergt verandering in denken over managementpraktijken en een verschuiving naar een meer flexibele manier van leidinggeven”. Hier speelt vertrouwen in medewerkers door het management een grote rol. Willen we mobiel intranet echt succesvol implementeren, dan is er nog heel veel te doen!

Waar gaat het naartoe?

Zoals ik al eerder schetste, is de implementatie van mobiel intranet voor veel organisaties nog toekomstmuziek. Plannen worden er al gemaakt, maar de uitvoering daarvan blijft nog uit. Hoe gaat dit er dan uitzien? En waartoe leiden die ontwikkelingen? Een schot voor de boeg door enkele experts.

Gerry McGovern: “Mobiel intranet als hub”

Gerry McGovern steekt bij het toekomstscenario van mobiel intranet in op een wat algemeen niveau. Hij ziet het als een ‘hub’ waar alle intranettools bij elkaar komen en vanwaar je wordt doorgestuurd naar andere poorten op het netwerk die je in staat stellen effectief je taak te vervullen.

“I think intranets will be seen more and more as productivity and efficiency hubs. The number one objective of the intranet should be to make staff more productive”

McConnel: “Een gepersonaliseerd intranet, slimme systemen en een super zoekfunctie is de toekomst van mobiel intranet”

McConnel liet intranetgebruikers scenario’s bedenken die zij binnen 3 tot 5 jaar zien gebeuren. Het zelf vormgeven van een gepersonaliseerd intranet, zoals het schikken van apps op een iPad; ‘slimme systemen’ die de gebruikerservaring efficiënt en relevant maken doordat de aangeboden informatie gebaseerd is op eerder vertoond gedrag en context; sociale netwerken en een super zoekfunctie die mensen in staat stelt meer controle te hebben over grote hoeveelheden informatie maken hier deel van uit.

Toby Ward: “It’s more of a vanity issue than anything”

Niet iedereen ziet de toekomst voor mobiel intranet zo rooskleurig. Toby Ward antwoordt als volgt op mijn vraag naar een toekomstvisie:

“It (mobile intranet) is only a priority for executive and IT management who live on their phones and desire it. It’s more of a vanity issue than anything. Frontline employees couldn’t care less, and they represent 99% of the user base. (…) We all have access from work, and most have access from home; mobile access is a nice-to-have perk, but there are dozens of other pressing priorities before mobile access.”

Ik begrijp niet dat Toby Ward hier zo zijn hoofd in het zand kan steken. Er is een verscheidenheid aan doelgroepen en sectoren die veel baat hebben bij mobiel intranet. Zoals ook uit ons onderzoek blijkt, beschouwen mensen die werken in de gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening mobiel intranet noodzakelijk voor hun werk. Hoe functioneel het vervolgens is voor bepaalde groepen, hangt helemaal af van ontwikkeling en inrichting.

Doordat het gebruik van mobiel internet in ons dagelijks leven is ingebed, verschuift ook de behoefte om organisatie- en werkgerelateerde informatie op die manier te gebruiken. We kunnen er niet meer omheen om ook dit soort informatie op mobiele wijze binnen het intranet aan te bieden. De Nederlandse organisaties die meededen aan mijn onderzoek onderschrijven dit.

En wat denken wij?

Een mobiel intranet zie ik als een verzamelplek van verschillende webbased systemen, tools en documenten die mensen gebruiken voor hun werk en die op verschillende manieren mobiel te benaderen zijn. Hierbij moet idealiter de content van het intranet variabel zijn en afhangen af van het (mobiele) apparaat dat men gebruikt. Dit idee sluit aan bij de nieuwe definitie van intranet van mijn collega Christiaan Lustig, dat hij uitlegt in zijn artikel ‘De digitale Werkplek: Apps en responsive mobiel intranet’.

Kortom: in de toekomst kun je een portal zelf inrichten en volledig afstemmen op je werkzaamheden en de context waarin je een mobiel apparaat gebruikt. Dat impliceert een aanpassing van zowel content (en tools) maar ook van design. 2012 belooft dus in veel opzichten hét jaar van mobiel intranet te worden. We volgen de ontwikkelingen op de voet.

Meer weten?

Wil je meer weten over het onderzoek dat we gedaan hebben naar de status van mobile intranet? Meld je dan even aan op de website van Sabel Online, dan sturen we je een e-mail als het uitgebreide whitepaper over dit onderzoek beschikbaar is.

Serie ‘Intranetontwikkelingen & succesfactoren 2012’

Net als vorig jaar, publiceren we deze maanden elke 2 weken een belangrijke succesfactor of ontwikkeling op intranetgebied. Eerder verschenen in deze serie:

Op 26 maart sluit mijn collega Natanja de Bruin onze serie af, met een artikel over intranetgovernance- en management.