Quick Tips

Newsrooms bij gemeenten: de 4 grootste misverstanden

0

De newsroom was misschien wel een van de grootste hypes van 2018 in het vakgebied van overheidscommunicatie. Toch blijken er nog veel misvattingen over de newsroom te bestaan. We lichten er in dit artikel vier uit.

Terwijl op 18 december bekendgemaakt wordt wat hét woord van 2018 is, nomineren wij binnen het overheidscommunicatievak graag de ‘newsroom’ als hype van het jaar. Vooral omdat dit onderwerp ontzettend leeft onder communicatieprofessionals binnen met name gemeenten. Het begint zelfs bijna mythische proporties aan te nemen. Noem de newsroom en iedereen is spontaan enthousiast. Maar als we doorvragen, blijkt dat de newsroom voor velerlei uitleg vatbaar is. Er blijken verschillende opvattingen over te bestaan, maar ook misverstanden.

Newsroom is noodzakelijk

Om alvast een misverstand uit de wereld te helpen: we willen het belang van de newsroom zeker niet bagatelliseren. Integendeel! De manier van werken in een newsroom vinden wij zelfs noodzakelijk voor gemeenten om met inwoners in gesprek te kunnen gaan én samen te werken. Het gaat hier dus echt om een andere manier van werken, niet om het feit dat je een ruimte hebt met een bordje met ‘newsroom’ op de deur.

Hoger doel realiseren

De newsroom mag nooit een doel op zich zijn. Het is een onmisbaar middel om een hoger doel – namelijk de dialoog en samenwerking met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen – te realiseren. Dat vergt een goede voorbereiding. Niet voor niets duurde de voorbereidingen van de newsroom in de gemeente Dordrecht ongeveer een jaar.

Verbinding

Is die fysieke ruimte met dat bordje op de deur dan niet belangrijk? Zeker wel! Het bevordert de samenwerking tussen de verschillende disciplines die zich met communicatie en dienstverlening bezighouden. Werknemers van deze twee afdelingen kennen elkaar soms niet eens. Laat staan dat ze van elkaar weten wat ze doen.

Bij de afdeling Communicatie wordt (incidenteel) gemonitord waar het online gesprek over gaat. Vragen van inwoners worden steeds vaker door het klantcontactcentrum (KCC) beantwoord via telefoon, chat en social media. En vanuit Communicatie vindt content via socialmedia-kanalen haar weg naar buiten.

Fysieke plek als organisatorisch middelpunt

Ondanks het feit dat deze afdelingen contact hebben met dezelfde doelgroepen, blijft het lastig om de verbinding te leggen. Ieder doet vooral z’n eigen ding – en dat is een gemiste kans. Zelfs in dit online tijdperk durven wij  daarom de stelling aan te nemen dat een fysieke plek, waar deze afdelingen samenwerken om die binnenwereld en buitenwereld samen te laten komen, noodzakelijk is.

Naast deze effectievere samenwerking binnen de newsroom, biedt een fysieke ruimte de kans aan collega’s en bestuurders om binnen te lopen en advies te krijgen op basis van opvattingen en sentimenten in de buitenwereld. Zo wordt de newsroom echt het middelpunt van de organisatie.

Newsroom: basisprincipe

Zo hebben we al een aantal belangrijke elementen van de newsroom benoemd. Dat bracht ons op het idee om op basis van die elementen het basisprincipe van de newsroom te formuleren. Zodat we voor eens en voor altijd weten waar we het over hebben als het over de newsroom gaat. We noemen het bewust geen definitie, omdat de exacte uitwerking en inrichting van een newsroom per organisatie kan verschillen.

Ons basisprincipe van de newsroom luidt:

“De fysieke plek binnen de organisatie, waar binnen- en buitenwereld met elkaar in verbinding worden gebracht, luisteren en zenden op elkaar wordt afgestemd en daarmee het gesprek en de samenwerking mogelijk wordt gemaakt.”

Misverstanden

Vanuit dit basisprincipe ga je de newsroom vervolgens inrichten. Zo benoemden we in Dordrecht vijf vaste rollen met bijbehorende taken. Bij die inrichting doken er nieuwe keuzes en tegelijkertijd ook nieuwe misverstanden op. We beschrijven er vier.

1. De newsroom = de communicatieafdeling

We hebben ze gezien: communicatieafdelingen die een bordje ‘newsroom’ op hun deur hangen en vanaf dat moment vinden dat ze ook echt een newsroom zijn. Of communicatieafdelingen die enkele medewerkers een newsroomfunctie geven.

Samenwerking tussen afdelingen

Wij zijn van mening dat de newsroom een samenwerking moet zijn tussen afdelingen of teams Communicatie, Dienstverlening en Data-analyse. Daarnaast zien wij de newsroom als middelpunt en kloppend hart van de gemeentelijke organisatie, van waaruit wordt samengewerkt met projectleiders, wijkmanagers en iedere collega die de verbinding met de buitenwereld wil maken.

Alleen op die manier neem je de hele organisatie mee in een andere manier van werken. Dat vraagt dus iets van de gehele organisatie. Als je het zo bekijkt, is een voorbereidingstijd van een jaar ineens niet zo gek meer.

2. De newsroom = een dagelijkse tamtam

We zien ook newsrooms die vooral als doel hebben iedere dag een overzicht op te leveren van het (online) gesprek van de afgelopen 24 uur. In veel gemeenten worden ze ‘tamtam’ genoemd. Deze tamtam wordt meestal rond de klok van 10.00 uur binnen de organisatie verspreid, waarna de newsroom zijn deuren weer sluit.

Pdf-tijger

Het risico van deze benadering is dat we wel horen waarover de buitenwereld spreekt, maar dat we niet écht luisteren. Zonder duiding en opvolging is de tamtam niet meer dan een ‘pdf-tijger’. Nice to know, maar zonde van de tijd die erin gestoken is. Diverse gemeenten lossen dit op door het organiseren van een stand-up, zodat met elkaar betekenis wordt gegeven aan de tamtam en vervolgacties worden uitgezet.

3. De newsroom = de plek waar we ‘buiten’ zo lekker ‘naar binnen halen’

Als we toch aan het nomineren zijn, dan hebben we nog een kandidaat voor de jeukterm van het jaar: ‘buiten naar binnen halen’. We schreven er eerder op Frankwatching al een artikel over. Het wordt te pas en te onpas gebruikt om aan te geven dat we echt wel open staan voor opvattingen en initiatieven van de buitenwereld.

Wat leeft er écht bij inwoners?

Maar ook hier geldt: als je buiten naar binnen haalt, dit vervolgens voor kennisgeving aanneemt en ondertussen foto’s blijft posten van de burgemeester tijdens het Nationaal Schoolontbijt of de wethouder die een boom plant op Boomfeestdag, dan blijf je langs elkaar heen praten. Het zijn namelijk niet de vragen en problemen die leven onder inwoners. Dat zijn – om een paar willekeurige voorbeelden te noemen – wegafsluitingen, vuurwerkoverlast, onkruid en zwerfafval. Speel daar als gemeente dan ook regelmatig op in.

4. De newsroom = iets wat we er even bij doen

Er komt dus flink wat bij kijken. Doelstellingen uitwerken. Rollen benoemen. Taken toebedelen. De dagelijkse tamtam maken. Duiden én opvolgen. Samenwerking binnen de newsroom opzetten. Afstemmen met vakafdelingen. Klantreizen uitwerken. Content toetsen aan je contentstrategie. Onderscheidende (video)content maken voor social media.

Goed – of niet

Ons punt is duidelijk: wil je van de newsroom een succes maken, dan kost dat tijd én geld. Er is voldoende capaciteit aan medewerkers nodig, maar ook budget voor de inrichting en doorontwikkeling van de newsroom. Ons advies: doe het goed, of doe het niet.

Schaal van je organisatie

Maar wat is ‘goed’? Natuurlijk beseffen we dat dit voor een grote gemeente makkelijker te realiseren is dan voor een kleine of middelgrote gemeente. Dat is ook de reden dat we hebben gekozen voor het benoemen van een basisprincipe. Dit basisprincipe zou door iedere gemeente, van klein tot groot, moeten worden omarmd. De uitwerking daarvan in de praktijk kan worden aangepast aan beschikbare capaciteit en budget. Als bijvoorbeeld een dagelijkse tamtam niet haalbaar is, kun je wel kijken of een tamtam op maandag, woensdag en vrijdag passend is voor jouw organisatie.

Dit is onze visie op de newsroom. We hopen een aantal hardnekkige misverstanden uit de wereld te hebben geholpen. Herken jij je hierin? Of heb je er zo je bedenkingen bij? We horen het graag!