Bedrijfsfotograaf ingehuurd? Let op de AVG, het auteursrecht & een quitclaim

Je hebt een reportage laten maken door een bedrijfsfotograaf en hebt daar netjes voor betaald. Dat betekent dat jij nu de eigenaar bent van de foto’s, toch? Klinkt misschien logisch, maar de juridische werkelijkheid zit nét een beetje anders in elkaar. Natuurlijk mag je de foto’s gebruiken op je website en in print. Maar omdat je de foto’s niet zelf gemaakt hebt, is de fotograaf de ‘auteur’ en heeft hij dus het auteursrecht.

Het auteursrecht blijft dus bij de fotograaf. Dit betekent in feite dat jij een licentie voor het gebruik koopt, maar dat je de foto’s bijvoorbeeld niet mag doorgeven of verkopen. We duiken even in de juridische kant van het laten maken van een bedrijfsreportage: wat mag je wel en niet doen met de foto’s die een bedrijfsfotograaf aan jou aflevert? Dit zijn de punten waar je op moet letten.

De fotograaf houdt het auteursrecht

Op vrijwel alle creatieve producten rust auteursrecht. Denk aan teksten, muziek, grafisch design, video’s en ook foto’s. Voorwaarde is dat het werk origineel is. Er rust dus bijvoorbeeld geen auteursrecht op gangbare uitdrukkingen, ook niet als je die op papier zet. De fotograaf hoeft het auteursrecht niet te registreren of aan te vragen. Hij krijgt dat automatisch en houdt dat zelfs tot 70 jaar na zijn dood. Auteursrecht staat ook wel bekend als copyright.

Auteursrecht houdt in dat het aan de auteur is om te bepalen hoe zijn werk openbaar gemaakt en eventueel verveelvoudigd wordt. De auteur heeft ook het recht om dit aan anderen te verbieden. Willen anderen (in dit geval jij als opdrachtgever) het werk gebruiken? Dan kan de auteur daar toestemming voor geven met een licentie. Dit is dan ook wat jij krijgt van de bedrijfsfotograaf: een licentie voor het gebruiken van het beeldmateriaal uit jouw bedrijfsreportage.

Wat staat er in de licentie

Een licentie legt de grenzen van jouw gebruiksrecht vast. Het is dan ook belangrijk om voorafgaand aan de bedrijfsreportage door te spreken wat er in die licentie staat.

Hoe lang mag je de foto’s bijvoorbeeld gebruiken? Het maakt nogal een verschil of je rechten krijgt voor onbepaalde tijd of voor een jaar. En mag je ze alleen binnen of ook buiten Nederland gebruiken? Superrelevant als je internationaal opereert. En als het ook buiten Nederland mag, geldt dit dan alleen binnen de EU of ook daarbuiten? Je ziet het al: licenties kunnen onderling behoorlijk van elkaar verschillen.

Hou rekening met de AVG

Sinds 2018 hebben we in heel Europa te maken met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Omdat deze regeling de privacywetgeving in heel Europa gelijktrekt, staat hij ook wel bekend onder de Engelse naam General Data Protection Regulation (GDPR). Het doel van de AVG is het voorkomen van privacyinbreuken. Dit doet de regeling door aan banden te leggen wat je wel en niet mag doen met persoonsgegevens én door bedrijven bepaalde verplichtingen op te leggen.

Een foto waar iemand herkenbaar op staat, is onder deze wet een bijzonder persoonsgegeven. Zodra mensen herkenbaar in beeld komen, zijn het persoonsgegevens. En dan geldt de privacywet. Dit betekent niet dat je foto’s met collega’s erop helemaal niet meer mag gebruiken, maar je moet hier wél voldoende grondslag voor kunnen aantonen. Simpel gezegd is ‘zijn werk’ voor de bedrijfsfotograaf voldoende grondslag. Dat wordt gezien als een gerechtvaardigd belang om de foto’s te maken én te tonen.

Als de fotograaf met het auteursrecht jou toestemming geeft om zijn foto’s te publiceren, wordt de verantwoordelijkheid om bij elke publicatie af te wegen of er sprake is van een gerechtvaardigd belang verlegd naar jou.

Let op: je mag dus niet alles doen met je foto’s

Je zult dus altijd moeten kijken of er een grondslag is voor het gebruiken van een bepaalde foto in een bepaalde context. Er zijn zes mogelijke grondslagen, maar in de praktijk zal het vaak neerkomen op het toetsen van het ‘gerechtvaardigd belang’: weegt jouw marketingbelang op tegen het privacybelang van jouw medewerker? Dit kan in verschillende situaties verschillend uitpakken.

Je kunt je voorstellen dat het privacybelang van een medewerker boven jouw wens staat om een kalender met een teamfoto erop te versturen, maar dat bij het plaatsen van foto’s van medewerkers in actie op jouw bedrijfswebsite jouw marketingbelang voldoende gerechtvaardigd is. Heb je twijfels? Dan kan het geen kwaad om een jurist even mee te laten kijken.

Hou er ook rekening mee dat werknemers voorafgaand aan het sturen van die kalender om toestemming vragen, je niet zomaar vrijwaart. Dit is omdat de wetgever ervan uitgaat dat een dergelijke toestemming niet in vrijheid afgegeven wordt. Je werknemers hebben immers een afhankelijkheidsrelatie met jou en je bedrijf. Uit angst om bijvoorbeeld een promotie of zelfs een contractverlenging mis te lopen, kunnen medewerkers zich gedwongen voelen om toestemming te geven zonder dat zij hier echt achter staan.

Gouden tip: zorg vooraf voor helderheid over het auteursrecht

Voorkomen is altijd beter dan genezen. Zorg dat je vooraf duidelijk hebt waar de bedrijfsfotograaf jou in de licentie toestemming voor geeft. Dan kom je achteraf niet voor de verrassing te staan dat je een verzameling prachtige beelden in de cloud hebt staan, die je niet kunt inzetten zoals je dat voor ogen had. Zelf hanteer ik als bedrijfsfotograaf bijvoorbeeld standaard de licentie dat het gebruik van het beeld voor onbepaalde tijd is en alleen binnen de Benelux.

Optioneel: zorg voor een quitclaim

Wil je nóg beter afbakenen waar je de foto’s wel en niet voor mag gebruiken? Dan kun je dat doen in een quitclaim. Dit is een overeenkomst tussen de mensen die op de foto’s staan (jouw medewerkers en misschien klanten) en de fotograaf, die de quitclaim dan weer overdraagt aan jou.

Met een quitclaim vraag je de persoon die op de foto staat vooraf toestemming om een foto gedurende een bepaalde tijd te mogen gebruiken in een specifieke context. Dit heeft natuurlijk nadelen: het is gedoe en je beperkt jezelf in het gebruik. Maar het heeft ook voordelen: het geeft een prettig signaal af aan je medewerkers en mochten er achteraf vragen of opmerkingen komen, kun je samen teruggrijpen op de quitclaim. Wel zo handig!