Een intranet in Microsoft SharePoint maken? Dit moet je weten

Microsoft SharePoint is (weer) de meest gebruikte tool voor het ontwikkelen van intranetten.* Vaak is daarbij de gedachte: dat hebben we toch al. Maar SharePoint is natuurlijk niet gratis. Wat betekent een intranet in Microsoft 365 voor communicatieprofessionals? Wat zijn de voor- en nadelen ervan? Waar zitten de (verborgen) kosten en uitdagingen? In dit artikel hoop ik deze vragen (en meer) te beantwoorden en je een denkrichting mee te geven om een keuze te maken voor jouw intranet, voor je collega’s in jouw organisatie.

Microsoft 365 = technisch LEGO zonder boekje

Wat is Microsoft 365 eigenlijk? Eerder schreef ik al eens dat het geen product is, maar een verzameling. Dat het niet per se iets technisch is, maar een marketingoefening, een merk. Recentelijk daagde me dat Microsoft 365 eigenlijk als een heel grote doos LEGO Technic is. Je weet wel, van die bouwstenen waar je de ingewikkeldste constructies mee kunt bouwen.

Dat geldt voor Microsoft 365 net zo: de mogelijkheden lijken eindeloos. Alleen heeft deze LEGO-doos één probleem: er zit geen boekje bij. De handleiding voor Microsoft 365 moet je zelf maken. En daar ligt nogal een uitdaging. Zeker als je, als communicatieprofessional, gewend was aan een kant-en-klare intranetoplossing van een van de bekende leveranciers.

Same sh💩t, different tool

Tegelijk hebben de mensen van communicatie natuurlijk ook hun ogen niet in de zak. We zien de opmars van Microsoft 365 en de snelle ontwikkelingen. Dat ICT-collega’s er vaak laaiend enthousiast over zijn. Én dat er ook met deze nieuwe toolset niet bar veel verandert in het dagelijks werk. Ga maar na:

1. Wat je voorheen in een e-mail aan collega’s stuurde, deel je nu in een van de duizenden chatberichten in Microsoft Teams.
2. Wat je voorheen in een document in een map op je gedeelde netwerkschijf deed, doe je nu in een map in een van de kanalen van je teams in Microsoft Teams.
3. Wat je voorheen in een vergaderzaaltje met je collega’s besprak, doe je nu in een online meeting in – jawel! – Microsoft Teams.

Ik wil Teams hier niks in de schoenen schuiven, maar er wel op wijzen dat de kern van het werk nog steeds hetzelfde is. Een e-mail werd een chat, een document in een mapje bleef een document in een mapje, en een fysieke vergadering ging online. “Niets nieuws onder de zon”, zegt Prediker dan.

Maar goed, over de do’s en don’ts van werken met Microsoft 365 schreef ik al eerder, en dat is niet het onderwerp van vandaag.

SharePoint als intranetplatform

“We komen nooit meer van Microsoft af”, zei een techneut in een project bij een grote zorgorganisatie waar ik bij betrokken was. Dat zei diegene met een knipoog, maar hij bedoelde het ook serieus. En in de dagelijkse praktijk zie je dat voor veel problemen Microsoft 365 de oplossing is. Zo ook voor intranet.

Nu is SharePoint natuurlijk al decennia een van de geijkte tools om een intranet mee te ontwikkelen. En de matige resultaten die je met versies 2013 en 2016 behaalde zijn op geen enkele manier representatief voor hoe het er nu met SharePoint Online voor staat. Maar toch zijn er dingen anders dan je nu misschien gewend bent. En dat vraagt iets, ook van communicatiemensen.

Verschillende smaken intranet-tools

Sinds jaar en dag zijn er grofweg vier smaken waaruit je kunt kiezen als je een intranet-oplossing zoekt. Op LinkedIn deelde ik recent een post waarin ik er drie benoemde, want de ‘oudste’ van het stel van vier heb ik daar weggelaten.

Deze vier smaken zijn:

1. Je ontwerpt, implementeert en ontwikkelt zelf een intranet op basis van een cms (denk aan Drupal, Umbraco of Kentico).
2. Je koopt een onafhankelijke standaardoplossing (zoals Embrace, Iris, Plek, a&m impact, Harmonics).
3. Je kiest een schil of add-on op Microsoft 365 (zoals Involv, Fresh, Omnia, Debble).
4. Je configureert en richt in op basis van standaard SharePoint en andere Microsoft 365-applicaties.

Ooit schreef ik met Jeroen Fürst dat er nog een andere smaak is, namelijk eentje waarbij je standaardcomponenten in een op maat ontworpen vorm en stijl toepast. Deze optie is nog steeds relevant, en zit een beetje tussen smaken 1 en 2 in, maar ik zie hem (helaas) in de praktijk niet vaak.

Microsoft 365 is omnipresent

Volgens het benchmarkonderzoek van mijn vrienden bij Evolve is de meest gebruikte oplossing voor intranet die laatste smaak: SharePoint en Microsoft 365. Weer, zou je kunnen zeggen, want in de tijd dat ik bij Sabel Communicatie en Entopic werkte, bracht het laatste bureau ook al een tweejaarlijks onderzoek uit waarin SharePoint vaak op nummer één stond.

Hoe dan ook is de leidende positie van SharePoint niet echt een verrassing. Microsoft is sinds de pandemie aan een enorme opmars bezig in de wereld van de digitale werkomgeving en digitaal (samen)werken. Op een klein Gallisch dorpje na dat vasthoudt aan Google Workspace is Microsoft zo’n beetje alom tegenwoordig.

Dus als je voor de keuze voor een nieuw intranetoplossing staat, omdat het contract met je huidige leverancier afloopt, omdat je niet tevreden bent over je ‘oude’ intranet, of omdat je aanbestedingsplichtig bent en de termijn verstreken is, dan is vaak het argument: “SharePoint hebben we al”. En dat klopt… maar de keuze voor Microsoft 365 voor je intranet moet geen vanzelfsprekende zijn én je moet rekening houden met de gevolgen ervan.

Microsoft 365 bestaat uit meerdere applicaties

Onlangs gaf ik een masterclass over intranet en digitale werkomgeving bij een grote onderwijsorganisatie in het zuiden van het land. Tijdens de bijeenkomst stelde ik de vraag: hoeveel applicaties zitten er eigenlijk in Microsoft 365? De antwoorden van de deelnemers liepen uiteen van 20 en 25 stuks tot maar liefst 50 applicaties. “Ik weet het ook niet” bekende ik. 😄

Vervolgens zei ik dat ik denk dat de teller op 30 à 35 stuks staat en dat het exacte aantal eigenlijk niet uitmaakt. Maar we moeten ons als communicatieprofessionals realiseren dat Microsoft 365 niet één ding is, maar een suite, een set van tools. Ze hangen op een of andere manier met elkaar samen, zijn soms meer en soms minder goed met elkaar geïntegreerd, en alle tools hebben een eigen doel (sommigen hebben hetzelfde doel, maar dat is voor een andere keer).

Welke tool gebruik je voor welk doel?

Dit betekent dat we ons moeten afvragen welke tool we waarvoor gebruiken. Als we alleen kijken naar communiceren en samenwerken met collega’s, dan kun je binnen Microsoft 365 het volgende onderscheid maken.

1. Projectteam: kleine, vaste groep mensen. Beperkte set taken, deadline en vooraf gedefinieerde deliverable ➡️ Teams.
2. Afdeling of unit: grotere, soms wisselende groep personen. Grotere set uiteenlopende, terugkerende taken, niet altijd een deadline ➡️ het ligt eraan, maar meestal kiezen mensen voor Teams.
3. Community rond een bepaald thema: ongedefinieerde, grote(re) groep. Geen concrete taken, deadline of deliverables ➡️ enterprise social network Viva Engage.
4. (Gehele) organisatie: (bijna) iedereen. Geen taken, deadlines of deliverables en mogelijk beperkte interactie ➡️ SharePoint, en eventueel reageren met Viva Engage geïntegreerd.

Je ziet, als je gewend was aan een (sociaal) intranet en je in elk geval 3 en 4 met één tool kon faciliteren, en je gaat nu over naar Microsoft 365, dat je dat oude intranet in wezen uit elkaar trekt. In de beleving van medewerkers heb je nu twee ingangen – namelijk Engage en SharePoint – waar je er voorheen eentje had, namelijk je (sociaal) intranet.

Waar is interne digitale dienstverlening?

Recent schreef ik hier op Frankwatching over een nieuwe definitie van de digital workplace. De digitale werkomgeving in de breedte gaat wat mij betreft over drie dingen: interne digitale communicatie, interne digitale samenwerking en interne digitale dienstverlening.

Nu kun je zeggen dat SharePoint je helpt met digitale communicatie en dat Teams er is voor interne digitale samenwerking… maar interne digitale dienstverlening, waar doe je dat in Microsoft 365? Ik wil niet zeggen dat het niet mogelijk is om medewerkers te bedienen, maar het vraagt tijd en menskracht. Dat is overigens niet anders bij andere oplossingen, want dienstverlening is het ondergeschoven kindje van de digitale werkomgeving.

SharePoint ≠ cms › pagebuilder

Hét grote verschil tussen SharePoint als oplossing voor je intranet en veruit de meeste alternatieven is dat SharePoint geen contentmanagementsysteem (cms) is. (Een paar jaar geleden bij een grote internationale veiligheidsorganisatie zei een van de technisch specialisten dat SharePoint niet eens een documentmanagementsysteem (dms) is, maar dit terzijde.) Nee, SharePoint is wat je kunt noemen een page builder.

SharePoint heeft geen ‘achterkant’

Als je gewend was aan de ‘achterkant’ van je intranet, in de beheeromgeving van een cms, je pagina’s te beheren, dan is dat bij SharePoint wezenlijk anders. Er is namelijk geen achterkant en dat betekent dat je pagina’s aan de ‘voorkant’ moet maken. Daar bouw je je pagina’s op, vandaar het woord page builder.

Dit is overigens niet per se slechter dan een ‘klassiek’ cms, maar het is wel anders. En het vraagt ook iets van je redacteuren en contenteigenaren. Want waar zij voorheen misschien verantwoordelijk waren voor een sectie van het intranet (bijvoorbeeld HR-informatie) en ze die sectie in het cms konden vinden en beheren, doen ze dit nu aan de voorkant.

Structuur van SharePoint is anders

Een ander aspect dat anders is dan het beheer in een cms is dat je (meestal) niet één boomstructuur hebt met alle pagina’s daaronder. En ook niet één bak met geclassificeerde content, maar dat je voor verschillende secties van je intranet een eigen site maakt. En die sites hang je in een structuur. Dat vraagt iets van die structuur en dus van je navigatieontwerp.

Goede afspraken met redactie zijn cruciaal

Iets wat net als bij andere intranet-oplossingen belangrijk is: goede afspraken met de groep redacteuren/contenteigenaren:

1. In welke behoeften willen we voorzien met informatie?
2. Welke content hoort dan waar thuis?
3. Wie beheert welk deel van de content?
4. Wie bepaalt wanneer je nieuwe informatie maakt?
5. Wanneer kies je voor tekst, beeld of video?
6. Hoe maak je informatie leesbaar en vindbaar?
7. En wanneer gooi je dingen ook weer weg?

Een goed redactiestatuut of contentplan is ook bij het beheren van je intranet in SharePoint cruciaal. En met grote, uitgebreide SharePoint-intranetten is het ook van belang dat je goed nadenkt over hoe je medewerkers wegwijs maakt. Immers, je hebt diverse aparte sites in SharePoint en niet zonder meer één uniforme omgeving. Die sites kun je natuurlijk aan elkaar knopen en informatie bijvoorbeeld ‘oprollen’ op basis van doelgroepen, maar dat moet je dan wel doen. Meestal kunnen/mogen communicatieprofessionals dat niet zelf doen, dus je moet nauw samenwerken met onder meer je IT-collega’s.

Kosten liggen bij communicatie en adoptie

SharePoint is niet gratis

Een beetje intranet kost voor een organisatie met meer dan, zeg, 1.000 medewerkers al gauw enkele tienduizenden euro’s per jaar. En dan heb ik het alleen over de licentiekosten die je aan je leverancier betaalt.

Het is best aantrekkelijk als je SharePoint toch al hebt, daar betaal je immers al voor en dat levert je dus een besparing op. Maar SharePoint is natuurlijk niet gratis. De kosten zitten verwerkt in de licentieprijs van Microsoft 365.

Maar wat je onder de streep betaalt voor SharePoint? Wie het weet, mag het zeggen.

SharePoint kan veel; dat is een voor- én nadeel

Hoe dan ook: voor het inrichten en configureren van je SharePoint-intranet betaal je. En omdat je met LEGO Technics ontzettend veel kan bouwen, zit hier een valkuil:

• want wat wil je dan precies bouwen?
• en waarom precies dat?
• welke behoeften en verwachtingen van medewerkers liggen daaronder?
• welke visie en strategie van je organisatie?

Als je louter op functionele eisen en wensen gaat zitten, dan kun je inderdaad zo’n beetje alles bouwen wat je wil met SharePoint (da’s niet helemaal waar; daarover zo meer). Maar als je dat doet, dan kost dat natuurlijk veel tijd en dus veel geld. Wat je bij een standaardoplossing van de plank koopt, moet je bij SharePoint configureren en inrichten. En dan spaar je weliswaar licentiekosten uit, maar je besteedt ook meer geld in de fase voor livegang. Of je project dan goedkoper is? Dat denk ik niet.

Verborgen kosten in menselijke inspanning

Een andere consequentie op het kostenvlak is een die bij alle technische implementaties een rol speelt. Want je kunt licentiekosten en inrichtingskosten prima in een spreadsheet met elkaar vergelijken, of je nu voor SaaS gaat, maatwerk, of SharePoint. Maar er is een verborgen kostenpost in menselijke inspanning.

Ik bedoel niet de inspanning van je projectteam, maar die van je medewerkers, je collega’s: de doelgroep voor wie je je intranet ontwikkelt. Ga maar na: stel dat je voor organisatiebrede communicatie SharePoint gebruikt. Voor community-based samenwerken Viva Engage en voor projectmatig samenwerken Teams: dan heb je drie verschillende tools voor verschillende doeleinden.

Verandering vraagt tijd en aandacht, en beiden zijn beperkt

Dit onderscheid is prima te maken en ook goed uit te leggen, maar dat moet je dan wel doen. Dit vraagt iets van communicatie-collega’s, van ICT’ers, van adoptiespecialisten (allemaal niet gratis). Maar vooral ook iets van de ontvanger van je adoptiecampagne, namelijk de ‘gewone’ medewerkers. Die moeten tijd en aandacht besteden om aan de nieuwe situatie te wennen. En zowel tijd als aandacht is een beperkte bron. Dat is ook niet gratis.

SharePoint kan niet alles

Met LEGO Technics kun je van alles bouwen, schreef ik al. Maar zelfs met een hele goede doos van deze bouwstenen kun je niet alles maken. Want misschien zit dat ene steentje er voor jouw bouwwerk nét niet in. En dat geldt ook voor SharePoint: je kunt er heel veel mee, maar niet alles.

De afgelopen jaren heb ik voor verschillende opdrachtgevers de (on)mogelijkheden van verschillende intranetoplossingen op een rij gezet. Grofweg kun je stellen dat je met SharePoint bijvoorbeeld deze (klassieke intranet)dingen niet (zonder meer) kan, maar dat je daarvoor de bredere Microsoft 365-suite moet inzetten.

• Bericht delen/chatten met individuele collega
• Formulieren/polls maken en delen
• Personen mentionen/taggen in content (maar wel in reacties)
• Notificaties ontvangen
• In een tijdlijn berichten van collega’s zien

Zoals gezegd, deze dingen kun je in Microsoft 365 (deels) natuurlijk wel: chatten kan in Teams, formulieren maak je in Forms, in groepen informatie uitwisselen doe je in Viva Engage en notificaties ontvangen gebeurt in de Microsoft 365-omgeving met name in Outlook.

Een strategische keuze voor SharePoint is dus prima, maar soms heeft dat als gevolg dat bepaalde functionele vragen niet (meer) kunnen. En soms moet je collega’s uitleggen dat bepaalde functies op een andere plek zitten. Als je nu van een kant-en-klare intranetoplossing migreert naar SharePoint, dan vraagt dat best wat inspanning.

Opdrachtgever- en eigenaarschap

Nog een keertje terug naar de goeie ouwe tijd van zelf ontworpen en ontwikkelde intranetten: niet alleen ontwerp en inrichting, maar ook beheer en doorontwikkelen van zo’n platform vraagt veel van de eigenaar en opdrachtgever ervan.

SaaS: je weet wat je koopt

Kort gezegd: kies je voor een SaaS-oplossing, dan weet je wat je koopt en je kunt vrij goed inschatten wat je de komende 4-6 jaar hebt. Je hobbelt mee op de roadmap van de leverancier en meestal heb je daar ook nog wel invloed op. Dat is voor een product owner of opdrachtgever overzichtelijk en voorspelbaar.

Maatwerk: volwassen opdrachtgeverschap nodig

Voor in huis ontworpen en beheerd intranet is dat niet het geval. Je moet dus zelf in de gaten houden:

• welke veranderingen er in de markt zijn
• wat je leverancier aanbiedt
• wat de open-source-community misschien ontwikkelt
• wat je daarmee zou kunnen doen
• hoe je al die dingen kunt inzetten voor jouw collega’s en jouw organisatie.

Dit vraagt iets van een product owner, platformeigenaar of opdrachtgever. Het vereist, zeg maar, een hoger volwassenheidsniveau.

SharePoint vraagt ook iets van eigenaar(s)

Ik heb lang gedacht dat je met een intranet op basis van SharePoint en Microsoft 365 als opdrachtgever min-of-meer kunt leven en werken alsof het een SaaS-oplossing is. Ook hier hobbel je gewoon mee op de roadmap van de specialisten in Redmond.

Maar nu zie ik dat anders. Want niet alleen gaan de ontwikkelingen van Microsoft 365 heel snel, de ontwikkelfilosofie van Microsoft is volstrekt anders dan we gewend zijn. Normaal gesproken beweegt een product zich van innovatie via adoptie en beheer naar behouden/migreren. Maar voor Microsoft 365 geldt dat zo’n beetje alle producten zich in een continue innovatiefase vinden.

Voor de technische en functionele mogelijkheden is dat geweldig, want je kunt bijna wekelijks nieuwe dingen verwachten van je Microsoft 365-tools, maar hier ligt dus een flinke taak voor die product owner, platformeigenaar of opdrachtgever. Net als bij op maat gemaakte intranetten moet je dus in het snotje hebben:

• welke veranderingen Microsoft in petto heeft
• wat je daarmee zou kunnen doen
• en hoe je dit alles het beste inzet voor jouw collega’s

Dus als jij, als communicatieprofessional, gewend was je (sociaal) intranet te beheren met de pet op van redactie en content, dan blijft dat in de toekomst zeker relevant. Maar er komt dus een aspect bij dat vroeger bij een product owner of functioneel beheerder van een maatwerk intranet lag.

Niet voor communicatie… maar ook niet voor ICT alleen

Ik denk dat de communicatie-afdeling deze taak niet alleen op zich moet nemen. Daarvoor zijn we niet opgeleid en misschien vinden we het niet eens leuk om te doen. Maar die verantwoordelijkheid is er wel en die moet ergens liggen. En in alle eerlijkheid vind ik niet dat die zonder meer bij ICT kan en moet liggen. Het is namelijk niet alleen maar een technisch vraagstuk, want het gaat om innovatie, adoptie, communicatie en samenwerking.

Hier ligt wat mij betreft een gezamenlijke verantwoordelijkheid en ook een gedeeld belang voor wat Tabhita Minten en ik, in ons boek ‘Digital employee experience: met je medewerker voorop richting een menselijke digitale werkomgeving’ een vereniging van eigenaars noemen. Ook hier op Frankwatching schreven we daar al eens over.

Wanneer kies je SaaS en wanneer SharePoint?

Goed, wanneer moet je dan kiezen voor een intranet op basis van SharePoint en Microsoft 365 en wanneer zou je gewoon een SaaS-oplossing moeten kiezen? Klassiek consultants-antwoord: dat ligt eraan. 🤭

Het ligt onder meer aan:

• Hoe het werk in jouw organisatie eruitziet: het kan nogal uitmaken of je onderwijs geeft of zorg verleent, veel kantoorwerkers hebt of juist mensen in de buitendienst, enzovoort.
• De visie op – en strategie voor – de digitale werkomgeving in de breedte. Dus niet alleen intranet, maar ook niet alleen Microsoft 365: het hele digitale landschap. Dat is dus breder dan alleen je ICT-visie.
• De behoeften en verwachtingen van medewerkers: het verschilt nogal of mensen ‘slechts’ een plek willen om collega’s te kunnen vinden en corporate nieuws te lezen, of dat ze in community’s met allerlei innovatieve en maatschappelijke thema’s willen samenwerken.
• Hoeveel budget je hebt om te besteden aan (a) doelgroeponderzoek, ontwerp, inrichting en configuratie, (b) contentmigratie en -creatie, (c) adoptie en communicatie, en (d) ondersteuning van medewerkers bij het dagelijks gebruik.
• En ten diepste ligt het eraan hoeveel controle je wil over de ervaring en beleving van jouw collega’s met jouw digitale werkomgeving, dus hoeveel grip je wil op de digital employee experience.

Kortweg komt het op onderstaande neer:

SaaS-oplossing

Kies een kant-en-klare (SaaS-)intranetoplossing als je…

1. In korte tijd relatief veel functionaliteit wil kunnen gebruiken
2. Vooral met de communicatiepet op beheer en redactie wil doen
3. Niet per se alle tools in het digitale landschap wil integreren
4. Je als opdrachtgever/eigenaar misschien nog niet klaar bent voor alternatieven
5. Belang hecht aan voorspelbare eenmalige en jaarlijkse kosten.

SharePoint en Microsoft 365

Kies voor een intranet op basis van SharePoint en Microsoft 365 als je…

1. Een sterke strategische voorkeur hebt voor Microsoft-oplossingen
2. Mee wil liften op de snelle innovatie van deze leverancier
3. Het oké vindt om medewerkers de variatie in de Microsoft 365-suite uit te leggen
4. Tijd en geld kunt vrijmaken om collega’s hierin te begeleiden en ondersteunen
5. Als eigenaar/opdrachtgever een zeker volwassenheidsniveau hebt/kunt opbouwen.

Oplossing op Microsoft 365

Als een van deze beide opties net niet helemaal past, dan is een tussenvorm misschien voor jou. Er zijn namelijk standaard-intranetoplossingen bovenop Microsoft 365 die verschillende aspecten van de suite samenbrengen in een eenduidige(r) interface.

Maatwerkoplossing

Kies voor een op maat ontworpen en ontwikkeld/ingericht intranet als je…

1. IT-filosofie in de praktijk eerder uitkomt op best-of-breed
2. Veel tools in je digitale landschap (of functies daarin) wil integreren
3. Als opdrachtgever kunt en wil monitoren welke ontwikkelingen er in de markt/community zijn en wat de impact daarvan is
4. Zelf ultieme controle wil over de gebruikservaring van jouw collega’s
5. Bereid bent hiervoor qua bemensing en budget te betalen.

Resumé

Wat is de beste intranetoplossing voor jouw organisatie? Nogmaals: het ligt eraan. Waar ligt het aan? Ik hoop dat dit artikel je enkele handvatten heeft gegeven om met dit vraagstuk aan de slag te gaan.

Let op: ik heb met dit artikel geen waardeoordeel uit willen spreken over het een of het ander, maar willen aangeven waar een misverstand kan leven (‘SharePoint kost niks’) en waar de kosten bij de ene oplossing zitten en waar bij de andere.

Het is nog steeds hartstikke valide om een strategische keuze te maken voor Microsoft 365. In de SharePoint Store kun je talloze (gratis) tools en oplossingen vinden (ook open source) die met specifieke vraagstukken helpen. En je kunt ook nog steeds dingen op maat (laten) ontwikkelen voor jouw situatie.

Zoals elke keuze heeft ook de keuze voor SharePoint bepaalde gevolgen. En ik hoop je met dit stuk handvatten te geven om die gevolgen in kaart te brengen en erop te anticiperen.

Als je één ding onthoudt uit alles wat ik heb geschreven, dan is het dit: SharePoint is niet gratis. En ook: welke keuze je ook maakt, ze heeft impact op je project, beheer, innovatie, budget en opdrachtgeverschap.

*Bron inleiding: Evolve

Bron header-afbeelding: Tada Images / Shutterstock.com

Home < Een intranet in Microsoft SharePoint maken? Dit moet je weten