Je intranet beter benutten? Zo helpt AI je daarbij

Je intranet beter benutten? Zo helpt AI je daarbij

Voor veel organisaties is het intranet een belangrijk onderdeel van hun digitale werkomgeving. Daarbij speelt de zoekfunctionaliteit een grote rol in het verschil tussen een positieve gebruikerservaring en frustratie. Mensen willen bedrijfsinformatie en documenten immers snel kunnen vinden. En dat valt in de praktijk nog wel eens tegen. Informatie is niet up-to-date of verborgen achter ingewikkelde menustructuren waardoor medewerkers de informatie niet of niet snel genoeg vinden. Dat kan beter. Met inzet van AI.

Intranet als kennisbank

Eerst even wat context. Intranetten zijn bedoeld voor de ‘interne’ eigen organisatie. Het is, als het goed is, dè kennisbron voor de medewerker die zijn weg moet vinden in een grotere organisatie. Daarom zie ik intranetten ook als een uitgebreide kennisbank waarin informatie snel toegankelijk moet zijn.

Organisaties die Microsoft 365 gebruiken hebben feitelijk al software in huis voor een kennisbank. Denk aan SharePoint Online, Search en e-discovery. Toch benutten veel organisaties maar een fractie van de mogelijkheden. Zonde. In dit artikel ga ik daarom in op wat Microsoft Search, SharePoint Copilot en Azure AI Search werkelijk kunnen betekenen. Met tips om je intranet écht krachtiger te maken.

Microsoft Search gaat verder dan standaard zoekopdrachten

Microsoft Search is meer dan een simpele zoekbalk. Je kunt het namelijk ook gebruiken door gewichten toe te kennen of kenniskaarten in te zetten.

Onzichtbare AI-aanpassingen voor persoonlijkere resultaten

Microsoft Search analyseert welke documenten en pagina’s het vaakst door specifieke afdelingen of teams worden geraadpleegd. Daardoor worden vaak geraadpleegde documenten automatisch beter zichtbaar voor vergelijkbare gebruikers. Maar het is ook mogelijk om deze AI-aanpassingen nog verder te verfijnen door ‘gewicht’ toe te kennen aan bepaalde documenten of categorieën in de zoekinstellingen.

Als je bijvoorbeeld merkt dat bepaalde handleidingen of beleidsdocumenten vaak nodig zijn, kun je deze permanent bovenaan de zoekresultaten laten verschijnen. Al dan niet voor specifieke gebruikersgroepen.

Verborgen functionaliteiten voor communicatie en kennisdeling

Daarnaast kun je met Microsoft Search een integratie instellen met Microsoft Viva Topics, een AI-gedreven kennisnetwerk binnen Microsoft 365. Je maakt dan als het ware automatisch kenniskaarten aan op basis van de inhoud en gesprekken binnen je organisatie.

Zo worden medewerkers niet alleen geholpen met zoekresultaten, maar krijgen ze ook contextuele informatie via deze kenniskaarten. En dat helpt natuurlijk weer om de samenwerking en kennisdeling te verbeteren, zeker in een grote organisatie waar informatie vaak gefragmenteerd is.

SharePoint Copilot is meer dan alleen contentcreatie

Copilot is wellicht één van de meest interessante AI-hulpmiddelen voor communicatieprofessionals die met SharePoint werken. Het kan namelijk veel meer dan alleen helpen bij het schrijven van teksten of creëren van pagina’s. Je kunt het ook gebruiken voor categorie-aanbevelingen en contentideeën.

Automatische categorie-aanbevelingen

Copilot kun je op basis van de inhoud ook categorieën en metadatavelden laten voorstellen. Stel, je maakt een pagina over een nieuw HR-beleid. Copilot kan hierbij automatisch suggesties geven voor bijbehorende metadata, zoals “HR”, “Personeelsbeleid” of “Belangrijk beleid”. Dit helpt niet alleen de vindbaarheid te verbeteren, maar ook de consistentie binnen het intranet te bewaren.

Interactieve contentideeën

Verder is Copilot in staat om interactieve componenten zoals vragenlijsten of polls aan te bevelen. Stel, je publiceert een nieuwe handleiding over werk-vanuit-huisbeleid. Dan kan Copilot voorstellen om een poll toe te voegen waarin gebruikers hun feedback of aanvullende vragen kunnen achterlaten. Dit zorgt voor een dynamischer intranet waar gebruikers meer betrokken bij raken.

Azure AI Search voor krachtige personalisatie en categorisatie

De laatste toepassingen die ik graag in dit artikel toelicht, is Azure AI Search. Het biedt vooral voor bedrijven met grote hoeveelheden data en content heel veel mogelijkheden. En, natuurlijk met features die specifiek voor communicatieprofessionals waardevol zijn zoals synoniemen en aanbevelingen.

AI-gedreven synoniemgroepen en intentiegerichte zoekresultaten

Azure AI Search gebruikt een systeem om synoniemen en intenties te begrijpen. Dit betekent dat medewerkers niet per se de exacte naam van een document hoeven te weten om het te vinden. Het systeem kan bijvoorbeeld zoeken op “HR-regels” en vervolgens ook de resultaten voor “personeelsbeleid” of “werknemershandleiding” tonen. Door een goed ingerichte set synoniemen en intentiegerichte zoekinstellingen, kun je gebruikers dus helpen om sneller bij de informatie te komen die ze nodig hebben.

Geavanceerde beveiligde toegang met door AI ondersteunde aanbevelingen

Voor organisaties waar data-integriteit en veiligheid belangrijk zijn, kun je met Azure AI Search ook beveiligingsniveaus instellen en optimaliseren. Zo kun je informatie segmenteren op basis van gebruikersrollen of teams. En met AI-aanbevelingen kun je automatisch content voorstellen die bijvoorbeeld relevant is voor medewerkers op basis van hun rol. Interessant voor de onboarding van nieuwe medewerkers of als iemand in een nieuwe functie begint.

Deep Learning om verborgen informatie te ontsluiten

Ook biedt Azure AI Search een functie genaamd ‘vector-gebaseerde’-zoekopdrachten. Hiermee kunnen gebruikers hun zoekopdrachten verfijnen en filteren op basis van gelijkenissen in de gegevensstructuur.

Deze geavanceerde functie is vooral nuttig voor specifieke kennisgebieden binnen de organisatie. Denk aan juridische documenten of R&D-informatie. Azure AI Search herkent patronen en relaties in complexe gegevens. Daardoor vinden medewerkers sneller relevante informatie die anders misschien verborgen zou blijven.

Tips optimaal gebruik van AI-zoekfunctionaliteiten voor intranet

Als je als communicatieprofessional verantwoordelijk bent voor de inrichting van het intranet en de zoekfunctionaliteit kun je natuurlijk alle hulp gebruiken. Daarom sluit ik graag af met deze 4 interessante tips:

1. Implementeer een zoekmonitoringsysteem

Vraag IT om een dashboard in te richten met informatie over welke zoekopdrachten vaak worden uitgevoerd en welke daarvan vaak geen resultaten opleveren. Dit geeft inzicht in ontbrekende content of suboptimale metadata. Bijvoorbeeld: als veel mensen zoeken naar “vakantiebeleid” en geen resultaten vinden, kan dit betekenen dat er een gebrek is aan herkenbare synoniemen of dat het beleid niet goed vindbaar is. Het weten wat er niet is, is vaak waardevoller dan te weten wat er wel is!

2. Test gebruikersscenario’s voor ‘onvindbare’ content

Stel zoekscenario’s op voor minder populaire maar essentiële documenten, zoals werkprocedures of compliance-richtlijnen. En test vervolgens hoe gemakkelijk medewerkers deze kunnen vinden. Zo kun je analyseren of je categorisatie en tagging voldoende zijn of dat er AI-verbeteringen nodig zijn, bijvoorbeeld met Copilot-aanbevelingen.

3. Informeer anderen en neem hen mee in de mogelijkheden

Plan regelmatig interne updates waarin je nieuwe functionaliteiten uitlegt. Leg bijvoorbeeld uit hoe medewerkers gebruik kunnen maken van Copilot-suggesties of hoe ze hun zoekopdrachten met Microsoft Search kunnen verfijnen door te filteren op auteur of categorie. Een goed geïnformeerd team haalt meer uit de mogelijkheden van AI.

4. Blijf up-to-date van Azure AI en SharePoint API’s

Microsoft voegt regelmatig nieuwe API-functies toe aan hun zoektools die verdere integratie met Azure en andere bedrijfsapplicaties mogelijk maken. Denk hierbij aan integraties met chatbots of selfservice-portalen. Het volgen van deze ontwikkelingen geeft nieuwe mogelijkheden om de (AI-gestuurde) zoekervaring in je intranet verder te verbeteren.

Zoals je ziet, is er met AI ontzettend veel mogelijk om je intranet te verbeteren. Dat neemt niet weg dat het soms best een uitdaging kan zijn om het technisch allemaal voor elkaar te krijgen. En dan ook nog de controle op de communicatie te houden en geen informatie te verliezen. Zorg er in ieder geval voor dat het geen technisch project wordt, maar een project dat zich richt op de gebruikers en de informatie.

Blog