De volgende stap in AI-adoptie? Ontwerp herbruikbare werkwijzen

Inmiddels bouwen we assistenten, ontwikkelen we skills en laten we AI complete workflows uitvoeren. Daardoor verandert ook de vraag die we onszelf moeten stellen naar: ‘Wat is de beste manier om dit werk uit te voeren?’ Zodra je die werkwijze vastlegt, kun je die gebruiken in vrijwel iedere AI-tool. En precies daar zit volgens mij de volgende stap in AI-adoptie.

Een prompt lost één probleem op

Een prompt is eigenlijk niets meer dan een opdracht.

• “Schrijf een nieuwsbrief.”
• “Vat deze tekst samen.”
• “Maak een persona.”

Hoe duidelijker je prompt, hoe beter het resultaat. Maar het blijft een losse opdracht.

Terwijl AI inmiddels veel meer kan dan losse opdrachten uitvoeren. Het kan hele workflows oppakken, meerdere stappen dus. Of zelfs autonoom werken. Toch zie ik dat veel teams op dezelfde manier blijven werken. Ze gebruiken AI voor losse taken, terwijl hun werk natuurlijk uit processen bestaat.

En daar zit nog een tweede probleem onder. Veel organisaties weten helemaal niet zo goed hoe ze werken. Dat klinkt misschien gek, maar vraag vijf collega’s hoe zij een marketingplan maken of een campagne ontwikkelen en de kans is groot dat je vijf verschillende antwoorden krijgt.

Iedereen heeft zijn eigen volgorde, eigen controles en dus zijn eigen manier van werken. Dat is niet alleen lastig als je kwaliteit wilt bewaken. Het maakt het ook veel moeilijker om AI breder in te zetten.

AI dwingt je om kwaliteit expliciet te maken

Goede professionals leveren niet alleen kwaliteit doordat ze veel weten. Ze volgen onbewust een vast denk- en werkproces.  Ze weten welke vragen ze eerst beantwoorden. Wanneer ze feedback ophalen. Waar ze extra controleren. Wanneer iets goed genoeg is.

Dat zit vaak in hun hoofd. Dat weten wij als collega’s. Daarom ga je altijd naar die ene collega toe als je iets wilt weten over een campagneopzet en naar die ander als je feedback wil op een nieuwsbrief.

En precies daar verandert AI de manier waarop we werken. AI heeft instructies nodig. Dat betekent dat we dat proces van hoe we van a naar b komen expliciet moeten maken. En dat geldt ook voor kwaliteit: wanneer zijn we tevreden met het eindproduct van dat proces?

Begin met het huidige proces

Nu hoor ik je denken: Kim, dit weet toch iedereen wel? Nee, geloof me. Ik heb ondertussen zoveel organisaties gezien waarbij werkprocessen in hoofden zitten, maar collega’s dat niet hebben uitgesproken of afgestemd. Iedereen doet het op zijn of haar eigen manier en het eindproduct is ongeveer hetzelfde. Maar net niet.

Er zijn ook genoeg organisaties waarbij het eigenlijk per ongeluk goed gaat. Die helemaal niks met werkprocessen hebben. Laat ik vooropstellen: dat is helemaal niet vreemd. Het heeft jarenlang prima gewerkt. Maar zolang kennis alleen in hoofden zit, kun je haar niet hergebruiken, automatiseren of verbeteren.

Laten we eens kijken naar een proces, we nemen nu als voorbeeld het maken van een marketingplan.

Bij veel organisaties verloopt dat ongeveer zo:

• Je kijkt terug naar het marketingplan van vorig jaar. Wat is gerealiseerd en wat niet?
• Je verzamelt feedback van stakeholders.
• Je maakt een eerste opzet.
• Je bespreekt die met een collega.
• Je werkt een tweede versie uit.
• Je bespreekt die met je leidinggevende.
• Je verwerkt de laatste feedback.
• Je slaat de definitieve versie op.
• Ieder kwartaal kijk je opnieuw of bijsturing nodig is.

Zie je wat hier gebeurt? We nemen de stappen door die we nemen als je een marketingplan gaat maken. Als je nu nog in taken denkt, dan denk je: wat moet er in het marketingplan komen?

Optimaliseer eerst, automatiseer later

Mijn advies is echt: begin heel klein.

• Kies met je team één terugkerend werkproces.
• Teken vervolgens op een flip-over alle stappen uit.

Dat lijkt simpel, maar hier kom je er vaak al achter hoe verschillend de uitvoer van zo’n proces is. En ontstaan er vaak al mooie gesprekken. Waarom moeten er eigenlijk drie collega’s dezelfde controle uitvoeren?

Of wat een hoop handmatig werk! Je ontdekt bijna altijd meteen kleine verbeteringen. In het proces en in het gebruik van AI. Misschien kun je er al een stap uitslopen. Of gebruikt het hele team straks dezelfde prompts. Of kun je al wat assistenten bouwen voor een aantal stappen in het proces.

Ontwerp daarna het ideale proces

Pas daarna ga je je werk opnieuw ontwerpen. Vergeet hoe jullie werken. Ik zie mezelf nu even voor me met een toverstaf en poef: je brein is leeg. Als je dit proces opnieuw ontwerpt, mét AI, hoe zou het er dan uitzien?

Dan ontstaat ineens een heel ander gesprek. Misschien analyseert AI niet alleen het marketingplan van vorig jaar, maar ook dat van de afgelopen vijf jaar. Net als alle marktontwikkelingen en concurrenten, plus alle klantvragen die het afgelopen jaar bij de klantenservice zijn binnengekomen.

En misschien maakt AI dan niet een scenario van je marketingplan, maar drie. Misschien ontvangen stakeholders automatisch een concept, worden reacties samengevat en verwerkt en blijft het plan het hele jaar door live gemonitord. Veranderen de omstandigheden? Dan krijg je direct een seintje.

Veel van deze stappen waren vroeger simpelweg niet haalbaar, vaak vanwege tijd en kennis. AI verandert die rekensom.

Werk daarom op twee sporen

Ik zie de meeste waarde in een aanpak met twee sporen.

• Spoor één: verbeter het proces dat je vandaag hebt.

Leg vast hoe jullie werken. Spreek één werkwijze af. Zoek kleine AI-toepassingen die direct tijd of kwaliteit opleveren.

• Spoor twee: ontwerp vervolgens het proces zoals je het eigenlijk zou willen hebben.

Juist die combinatie werkt.

Door bestaande processen te verbeteren leer je anders naar je werk te kijken. Je leert denken in workflows in plaats van losse taken. Tegelijkertijd ontdek je wat AI wel en niet kan.

En dat kun je toepassen als je je werk opnieuw ontwerpt. Het voordeel is dat als je eenmaal een werkwijze hebt, het niet uitmaakt welke AI-tool je gebruikt. Het staat vast welke stappen er plaatsvinden.

Jouw huiswerk

Maak dit een vast onderdeel van hoe je als team werkt.

Kies iedere maand één terugkerend proces.

• Leg vast hoe het vandaag verloopt.
• Zoek waar AI nu al kan ondersteunen.
• Ontwerp vervolgens samen het ideale proces.
• Vraag jezelf daarbij steeds af: waarom doen we deze stap eigenlijk? En zouden we hem vandaag opnieuw bedenken?

Dit vraagt echt om een andere mindset, een andere manier van kijken naar je werk. En die moet je oefenen. Veel succes!