In 10 stappen naar een digitaal toegankelijk jaarverslag

Digitale toegankelijkheid is typisch zo’n kreet waarvan je zou hopen dat de hele wereld ermee bekend is. Omdat digitale toegankelijkheid zo ontzettend belangrijk is en omdat de term nog wel een beetje marketing kan gebruiken, leg ik je in dit artikel uit wat het is en waarom het ook jouw stokpaardje zou moeten zijn. Ik focus op digitaal toegankelijke jaarverslagen.

Digitale toegankelijkheid

Digitale toegankelijkheid betekent dat websites en andere digitale uitingen en diensten bruikbaar zijn voor iedereen, inclusief mensen met een beperking en ongeacht hardware, software, taal, locatie of vermogens van de gebruiker. Digitale toegankelijkheid gaat dus over gelijkheid.

Om te weten hoe je uitingen digitaal toegankelijk maakt, zijn in de Web Content Accessibility Guidelines (kortweg WCAG) internationale richtlijnen vastgesteld. Dit zijn 55 regels waar ik je nu niet mee ga vermoeien, maar waar sommige van mijn tips op gebaseerd zijn.

Het belang van digitale toegankelijkheid

In Nederland wonen 4,5 miljoen mensen met een zichtbare of onzichtbare beperking. Dat is 1 op de 4 mensen. Het gaat dus heel waarschijnlijk ook om jouw klanten en collega’s. Door jouw uitingen digitaal toegankelijk te maken, zorg je dat ook deze mensen zonder drempels jouw websites, verslagen, documenten, producten en apps kunnen gebruiken.

Digitale toegankelijkheid heeft echter meer voordelen:

• Een groter bereik en betere vindbaarheid.
• Tevreden klanten, lezers en medewerkers.
• Het zegt iets over de maatschappelijke betrokkenheid van je organisatie.
• Kostenbesparing: een site achteraf toegankelijk maken is veel duurder dan het direct goed doen.

Toegankelijkheid is dus geen modewoord, het is van essentieel belang. In al je uitingen, maar ook zeker in je jaarverslag, waarmee je laat zien waar jouw bedrijf voor staat.

Wetgeving rond digitale toegankelijkheid

Het zou natuurlijk mooi zijn als je vanuit een intrinsieke motivatie stappen in de digitale toegankelijkheid van je bedrijf zet. Soms is er echter wetgeving nodig voor het laatste zetje om er echt mee aan de slag te gaan. Zo zijn er:

• De Wet Gelijke Behandeling op Grond van Handicap of Chronische Ziekte, omdat iedereen gelijk behandeld hoort te worden, ook in de digitale wereld.
• Het Besluit Digitaal Toegankelijke Overheid: verplicht overheden digitaal toegankelijke uitingen te maken en daar een verklaring over af te leggen.
• De European Accessibility Act (vanaf 28 juni 2025 in werking), waardoor ook veel commerciële partijen die producten of diensten leveren aan Europese inwoners, dit digitaal toegankelijk moeten doen.

In 10 stappen naar een toegankelijker jaarverslag

Een jaarverslag is bij uitstek dé manier om te laten zien wat je het afgelopen jaar hebt bereikt en waar jouw bedrijf of organisatie voor staat. Dus verplicht of niet, je kunt er maar beter iets moois van maken dat je met trots aan zoveel mogelijk mensen stuurt.

Om jouw volgende jaarverslag digitaal toegankelijk te publiceren is uiteraard wat kennis nodig, maar laat je niet afschrikken: het is vrij overzichtelijk. In 10 stappen help ik je aan een informatief, fraai, duidelijk maar bovenal digitaal toegankelijk jaarverslag.

Stap 1. Zorg voor interessante inhoud

Bedenk goed wat je gaat publiceren en welke informatie echt belangrijk is voor je lezers. Los van een jaarrekening ben je namelijk vrij om te plaatsen wat je wil. Maak echter nooit inhoud omdat jíj die leuk of belangrijk vindt.

Door goed na te denken over wat jouw lezers willen lezen en dit kernachtig te formuleren, bewijs je mensen met én zonder beperking een dienst. Zo maak je een jaarverslag dat ook echt gelezen wordt. En minstens zo belangrijk: je maakt het jezelf makkelijker en brengt alles wat je hebt bereikt en gedaan extra onder de aandacht.

Stap 2. Kies de juiste vorm

Kies een vorm die past bij jouw inhoud en het doel dat je hebt met je jaarverslag. Andere belangrijke factoren om mee te nemen in je overweging zijn kosten, gemak en duurzaamheid. Elke vorm heeft zijn eigen voor- en nadelen. Bekende vormen zijn:

• geprint of gedrukt
• pdf of interactieve pdf
• online jaarverslag, als website in HTML
• EPUB
• podcast

Pdf’s worden momenteel veel gebruikt, maar het maken van een digitaal toegankelijke pdf is lastig en het maken van een digitaal toegankelijke interactieve pdf bijna onmogelijk. Wil je een toegankelijk jaarverslag voor iedereen, dan raad ik je aan om op zoek te gaan naar een alternatief, zoals een online jaarverslag in HTML.

Waarom pdf’s niet geschikt zijn

Uit onderzoek van de UX-experts van Norman Nielsen Group, blijkt dat pdf’s niet geschikt zijn voor het lezen op een scherm en dat gebruikers met en zonder beperkingen hinder van pdf’s ervaren. De drie grootste obstakels zijn:

• dat pdf’s statische paginaformaten hebben (omdat het van oorsprong drukwerkdocumenten zijn) en dat het zodoende lastig is om ze van een scherm te lezen.
• dat pdf’s niet altijd een codelaag hebben (of dat de volgorde daarvan niet klopt), waardoor schermlezers het document niet gestructureerd kunnen voorlezen.
• dat een eenmaal verspreide pdf niet meer aan te passen is.

Stap 3. Zorg voor duidelijke structuur in je tekst

Zorg voor leesbaarheid door:

• korte actieve zinnen te schrijven;
• woorden van B1-niveau te gebruiken;
• jargon te vermijden.

Structureer je tekst daarnaast met een goede koppenstructuur en met lijsten, dat maakt het scannen van een tekst makkelijker. Je doet dat door met de tekstbewerkingsopties van je systeem de koppen en lijsten goed aan te geven.

Gebruikers met een visuele beperking kunnen daardoor de inhoud scannen met een schermlezer. Wanneer je opmaak handmatig aanpast, lukt dat deze gebruikers niet meer. Een aantal tips:

• Maak geen koppen door tekst handmatig groter of dikgedrukt te maken.
• Maak geen lijsten door zelf een streepje en spaties te plaatsen.
• Gebruik genummerde lijsten als de volgorde belangrijk is (bijvoorbeeld bij een recept).
• Sla geen kopniveaus over. Ga op een website niet van H2 naar H4.
• Laat nooit een kop direct volgen op een kop van hetzelfde niveau, zonder dat daar inhoud tussen staat.
• Beschrijf in een kop de inhoud die eronder staat.

Stap 4. Schrijf duidelijke linkteksten

Beschrijf duidelijk het doel van de link in de linktekst. Het is belangrijk dat de linktekst duidelijk is, ook wanneer deze uit zijn context gehaald wordt. Begrijp je nog waar de betreffende link je brengt als je alleen de linktekst leest? Een aantal tips:

• Houd de linktekst beknopt.
• Schrijf geen algemene linkteksten zoals: ‘klik hier’ of ‘lees verder’.
• Geef ook het bestandstype en bestandsgrootte aan in downloadlinks.

Stap 5. Goed gebruik van kleur

Zorg voor voldoende contrast tussen voor- en achtergrondkleuren, zodat ook mensen met een visuele beperking kleuren goed van elkaar kunnen onderscheiden. Zo maak je teksten of bijvoorbeeld grafieken leesbaarder.

Of het kleurcontrast van jouw ontwerp voldoende is, is eenvoudig te controleren via bijvoorbeeld de contrastchecker van het NL Designsystem, of door je huisstijlkleuren in een contrastgrid te plaatsen met Eightshapes Contrastgrid (Engelstalig).

Zorg ervoor dat jouw teksten minimaal aan de hieronder genoemde contrastwaarden voldoen:

• 4,5:1 voor tekst kleiner dan 24px.
• 3,0:1 voor tekst vanaf 24px of 19px vetgedrukt.
• 3,0:1 voor niet-tekstuele inhoud, bijvoorbeeld staven in een staafdiagram.

Gebruik kleur niet als enige middel om informatie over te brengen. Een groen vierkantje met een beschrijving in een legenda die verwijst naar een groene taartpunt in een taartdiagram, is bijvoorbeeld niet voldoende. Dat kan onder andere problemen opleveren voor mensen die kleurenblind zijn. Voeg daarom ook een patroon of tekst toe in de diagram zelf.

Stap 6. Gebruik beschrijvende alt-teksten voor afbeeldingen

Maak de inhoud uit een afbeelding ook altijd als tekst beschikbaar. Om ook de inhoud van afbeeldingen goed te kunnen begrijpen, is een alternatief in tekst onmisbaar voor mensen met een visuele (en soms een cognitieve) beperking. Schrijf een alternatief in de lopende tekst of als alt-tekst, visueel verborgen en gekoppeld aan de afbeelding. Een aantal tips:

• Markeer een afbeelding zonder inhoud als decoratief (bijvoorbeeld sfeerbeelden of opmaak-elementen). Deze wordt dan overgeslagen door bijvoorbeeld een schermlezer.
• Markeer een afbeelding met inhoud als decoratief als de inhoud uit de afbeelding ook in de lopende tekst staat.
• Beschrijf alleen relevante informatie. Maak je alternatieve tekst zo kort mogelijk en zo lang als nodig.
• Begin je beschrijving nooit met ‘foto van’ of ‘afbeelding van’. Deze informatie is al bekend bij de gebruiker.
• Neem alle informatieve tekst uit een afbeelding een-op-een over in de alternatieve tekst.
• Houd rekening met de context waar een afbeelding in staat. Die maakt dat de beschrijving van de afbeelding per gebruik anders kan zijn.

Leer meer over alternatieve teksten (Engelstalig).

Stap 7. Maak tabellen toegankelijk

Gebruik tabellen om gegevens en jaarcijfers in je jaarverslag op te nemen, maar houd er rekening mee dat een tabel niet voor iedereen overzichtelijk is. Een aantal tips:

• Markeer koppen in je tabel als rijkoppen en kolomkoppen.
• Maak tabellen simpel en overzichtelijk.
• Versimpel complexe tabellen. Splits ze bijvoorbeeld op in meerdere tabellen.
• Gebruik geen tussenkopjes in je tabel die niet als kop zijn aangegeven.
• Let op wanneer een tabel meerdere pagina’s in je document beslaat. Zorg ervoor dat die in de code van bijvoorbeeld een pdf niet gesplitst wordt.

Gebruik voor het aangeven van rijkoppen en kolomkoppen alleen de tabelopties van het systeem waarin je werkt (bijvoorbeeld in je CMS, in Word of InDesign). Zo weet je zeker dat de koppen de juiste stijl krijgen en ook voor gebruikers van een schermlezer goed staan ingesteld.

Stap 8. Tips voor toegankelijke grafieken en diagrammen

Diagrammen, infographics en grafieken laten snel een trend zien en laten soms saaie gegevens er aantrekkelijk uitzien. Bij het maken en plaatsen van deze beelden heb je veel te maken met eerder genoemde punten. Denk aan:

• Kleurcontrast tussen elementen in je beeld, tussen tekst en achtergrond.
• Gebruik geen kleur als enige middel om te verwijzen (bijvoorbeeld in een legenda).
• Geef een korte beschrijving van het beeld. Beschrijf welk type visualisatie het is en beschrijf de trend die je ziet.
• Voeg een uitgebreide beschrijving toe waar alle informatie uit de visualisatie in staat. Dit kan in de lopende tekst, als toegankelijke tabel of als link naar een nieuwe pagina met alle informatie.

Stap 9. Zorg dat video’s toegankelijk zijn

Video’s zijn geweldig en heel makkelijk toe te voegen aan online jaarverslagen in HTML, maar er is een aantal zaken waar je rekening mee moet houden om ze digitaal toegankelijk te maken. Denk hieraan vóórdat je aan de video begint. Als je pas met toegankelijkheid aan de slag gaat als de video al klaar is, is het vaak lastig om het nog goed te integreren. Een aantal tips:

• Plaats voor de video een korte beschrijving van de inhoud van de video.
• Zorg voor voldoende kleurcontrast (bijvoorbeeld bij tekst in de video).
• Zorg dat beeld niet te veel flikkert. Dit kan epileptische aanvallen veroorzaken.
• Voeg een ondertiteling toe voor mensen die slechthorend of doof zijn. Beschrijf ook belangrijke geluiden, zoals een deurbel of spannende achtergrondmuziek.
• Maak een audiobeschrijving of audiodescriptie voor mensen die slechtziend of blind zijn. Neem alle visuele informatie op in audio. Benoem dus bijvoorbeeld logo’s en teksten zoals webadressen en naambordjes bij geïnterviewden.
• Een transcript kan sommige mensen helpen de video beter te begrijpen.
• Zorg voor een toegankelijke videospeler.

Stap 10. Test zelf je verslag op toegankelijkheid

Test altijd zelf het eindresultaat om snel inzicht te krijgen in hoe toegankelijk je jaarverslag is. Doe dit ook als je een jaarverslag hebt laten maken. Dit biedt je de mogelijkheid om eventuele problemen op te lossen voordat je het jaarverslag publiceert.

Goede test-tools zijn onder andere:

• Screenreaders, bijvoorbeeld NVDA voor Windows of VoiceOver van Apple.
• Automatische test-tools voor websites, bijvoorbeeld WAVE of Deque.
• Automatische test-tools voor documenten, bijvoorbeeld PAC.

Deze snelle checks zijn geen alternatief voor een uitgebreid toegankelijkheidsonderzoek wat een onderzoeksbureau voor je uitvoert, maar het is een goede gewoonte om alles wat je maakt of ontvangt ook even zelf te checken.

Toegankelijkheid als strategische meerwaarde voor de toekomst

De tips en regels voor een digitaal toegankelijk jaarverslag zijn wezenlijk niet veel anders dan voor andere inclusieve communicatie. Digitaal toegankelijk publiceren wordt steeds belangrijker. Dit is het moment om ermee aan de slag te gaan. Het vereist her en der een andere manier van werken, maar met een beetje goede wil zijn de noodzakelijke aanpassingen overzichtelijk en logisch. Daarnaast zijn er tegenwoordig gelukkig gebruiksvriendelijke publicatietools die digitale toegankelijkheid voor iedere organisatie haalbaar maken.

Door nu een speerpunt te maken van inclusieve communicatie is jouw organisatie klaar voor alle mooie, nieuwe klanten die zich bij jouw organisatie thuis voelen.

Home < In 10 stappen naar een digitaal toegankelijk jaarverslag