Van SCQA tot heldenreis: 5 structuren voor krachtige presentaties

Bij het voorbereiden van een presentatie zijn veel mensen vooral bezig met het verzamelen van slides of losse ideeën. Vaak hebben ze wel een aantal standaard elementen die ze altijd meenemen, zoals een introductie en agenda, probleemstellingen en oplossingen. Maar weinig mensen denken echt na over een krachtige structuur die perfect aansluit bij de doelstelling van hun presentatie. In dit artikel duik ik in mijn 5 favoriete presentatiestructuren.

Door de ‘busy trap’ waarin veel professionals steeds opnieuw belanden, zie ik het echt overal terug. Op events waar ik mag spreken, bij medewerkers en bij mijn coachees: een verhaal wat alle kanten op schiet. Over het uitdenken van een duidelijke structuur wordt vaak niet of nauwelijks nagedacht bij de voorbereiding van een presentatie. Het klinkt misschien als een technisch onderdeel, maar het is in mijn optiek echt de stille motor achter elke krachtige presentatie. Zodra de structuur klopt, wordt de inhoud vanzelf helderder, overtuigender en beter te onthouden.

Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan over het belang van structuur bij het overbrengen van een boodschap. Opvallend genoeg zijn onderzoekers in de cognitieve psychologie het eens over één ding: ons brein is niet gemaakt voor ongestructureerde informatie. De tientallen onderzoeken rondom de ‘Cognitive Load Theory‘ laten zien dat het werkgeheugen maar een paar informatie-eenheden tegelijk aankan. Elke extra irrelevante of slecht geordende prikkel kost direct verwerkingskracht en verlaagt de leeropbrengst bij de luisteraar. De kern van hun conclusie: wie informatie helder structureert, vermindert de mentale belasting en verhoogt begrip en retentie.

Daarnaast speelt het zogenaamde ‘Serial-Position Effect’ een grote rol. In allerlei experimenten met proefpersonen bleek dat het publiek vooral de eerste en de laatste items uit een reeks onthoudt en de middenstukken veel vaker vergeet. In de communicatiewetenschap wordt dit ook wel het u-vormige patroon genoemd. Dat wil zeggen dat jouw opening en afsluiting cognitief goud zijn, maar het middenstuk een kwetsbaar gebied is waar structuur het verschil maakt tussen blijven hangen of wegvallen.

Een van mijn favoriete onderzoeken binnen dit onderwerp, is rondom de zogenaamde ‘Narrative Transportation Theory’. Onderzoekers toonden aan dat mensen die sterk in een verhaal worden meegesleept, veel vaker zaken meenemen vanuit het verhaal en ook positiever oordelen over de spreker. Een mooi opvolgonderzoek liet zien dat diep in een verhaal zitten als luisteraar niet alleen zorgt voor meer aandacht, maar ook voor langdurige aandacht.

Het structureren van een verhaal is in mijn optiek dus geen snel stijlnetje wat je maar moet gebruiken, maar echt een slim kerningrediënt voor een krachtig verhaal. Je maakt namelijk optimaal gebruik van hoe het brein van het publiek zo veel mogelijk informatie verwerkt.

Er zijn tientallen verschillende structuren die je kunt gebruiken. Een paar zul je gelijk herkennen van een boek dat je hebt gelezen of een film die je hebt gekeken, maar misschien ook wel van de vele presentaties die je hebt gehoord. Dit zijn mijn 5 favorieten:

1. De heldenreis

Eerder schreef ik hier al over deze heldenreis. Je plaatst jouw publiek in het verhaal van een hoofdpersoon die op pad gaat, een uitdaging tegenkomt, worstelt, hulp krijgt en uiteindelijk transformeert. Jouw inhoud wordt onderdeel van die reis, niet een losstaande uitleg. Het is een structuur die wordt gebruikt in meer dan driekwart van de content in Hollywood, maar ook in bekende boeken.

• Start in de gewone wereld: herkenbare huidige situatie
• Oproep tot verandering: een probleem of kans
• Eerste weerstand of mislukte poging
• Ontmoeting met een gids of nieuw inzicht: dat ben jij of jouw idee
• Het aangaan van de uitdaging met vallen en opstaan
• Doorbraak, inzicht of resultaat
• Terugkeer naar de nieuwe normale situatie: waarin duidelijk wordt wat er blijvend is veranderd

Deze structuur werkt in mijn optiek echt sterk bij keynotes rondom verandertrajecten of cultuurverhalen. Kies één hoofdpersoon: een klant, een collega, een team of desnoods jezelf. Vul de stappen niet met abstracte taal, maar echt met concrete scènes: een moment in een vergadering, een fout, een eerste succes. Plaats jouw methode, product of inzicht expliciet in de rol van gids: niet de held, wel de sleutel tot de doorbraak.

2. SCQA

De afgelopen jaren mocht ik voor talloze consultants masterclasses geven en elke keer werd mij bevestigd: SCQA is de structuur die door hen veel wordt gebruikt bij het structureren van een presentatie. Van McKinsey tot Deloitte en BCG tot Bain.

Bij deze structuur leid je jouw publiek in een paar minuten van context naar scherp probleem naar één logische vraag en vervolgens naar jouw antwoord/oplossing. Deze structuur komt uit de wereld van Barbara Minto (ook bekend van de Minto Piramide, zie structuur 4).

• Situation: wat is de huidige, (stabiele) situatie
• Complication: wat is er veranderd, waarom is de huidige manier van denken/werken niet meer voldoende
• Question: welke kernvraag ontstaat hierdoor
• Answer: wat is jouw kernantwoord of aanbeveling

Het SCQA-framework is perfect voor bestuurlijke overleggen en alle settings waar mensen weinig tijd hebben en waar de doelgroep zo snel mogelijk jouw punt wil horen. Schrijf jouw SCQA eerst in 4 zinnen. Je zult zien dat je dan vaak geen slides meer nodig hebt. Zorg dat de ‘complication’ echt pijn doet voor je publiek: dat het gros dit herkent en ook de impact inziet. De vraag moet zo scherp zijn dat jouw antwoord als logisch en bijna onvermijdelijk wordt ervaren.

3. Probleem, oorzaak, oplossing, effect

Een veelgebruikte structuur, al missen de meeste sprekers vaak het laatste onderdeel.

In deze structuur help je het publiek eerst het probleem echt te voelen, maak je daarna zichtbaar waarom het probleem blijft bestaan, biedt je vervolgens jouw oplossing en sluit je af met concreet effect of resultaat. Dus:

• Probleem: wat gaat er mis, altijd met data en voorbeelden
• Oorzaak: welke mechanismen of keuzes zorgen hiervoor
• Oplossing: wat stel jij concreet voor, op hoofdlijnen, met tijdlijnen
• Effect: wat levert dit op in cijfers, gedrag, risico of beleving

Het is een structuur die ik vaak gebruikt zie worden in verandertrajecten, maar ook bij het opleveren van presentaties of geven van pitches waarvan het publiek echt overtuigd moet worden. Zorg dat het probleem aantoonbaar is met harde cijfers en echte verhalen. Alleen ervaringen worden vaak niet serieus genomen. Gebruik bij oorzaken maximaal 3 kernoorzaken. Bij de oplossing werk je van hoog naar laag: eerst de logica, daarna details. Sluit altijd af met een slide die alleen het effect samenvat, zonder ruis.

4. De Minto Piramide

Voor heel wat professionals die de derde structuur gewend zijn, voelt dit misschien als een gekke volgorde omdat je begint met de conclusie. Vervolgens geef je de belangrijkste redenen en daarna pas de details en data. Jouw publiek krijgt dus meteen het antwoord en hoeft niet te wachten tot het einde om te begrijpen waar je naartoe werkt. Het is een mooie manier om ook gelijk het publiek te betrekken bij het geheel.

• Top: één governing thought, jouw hoofdboodschap of aanbeveling
• Tweede niveau: twee of drie logische pijlers onder die boodschap
• Derde niveau: onderbouwing per pijler, argumenten, data, voorbeelden

Volgens de bedenker van dit model (Barbera Minto) is deze structuur heel goed voor strategievoorstellen of grote beslissingen. Schrijf jouw governing thought als volledige zin. Bijvoorbeeld “we moeten investeren in oplossing X dit jaar, omdat dit onze marges verhoogt, risico verlaagt en de klanttevredenheid meetbaar verbetert.” Orden vervolgens al jouw materiaal onder maximaal 3 pijlers. Alles wat niet onder de piramide past, hoort niet in de presentatie maar in bijvoorbeeld een opvolgrapport of leaflet.

5. What, So what, Now what

Het is een van mijn favoriete, simpele manieren voor reflectie. Borton kwam met de basis, Driscol met de huidige opzet. Je presenteert in dit model eerst de feiten, vervolgens de betekenis en implicaties, daarna de concrete vervolgstap. Deze structuur brengt snelheid en voorkomt dat een presentatie eindigt in een vaag ‘dus ja, interessant’.

• What: feiten, resultaten, observaties
• So what: wat betekent dit, waarom is dit relevant of urgent
• Now what: wat gaan we nu doen, wie doet wat, wanneer

Ik zie deze structuur steeds vaker terugkomen in teammeetings en kwartaalupdates. Zorg dat de ‘What’ compact en mogelijk visueel is. Niet twintig grafieken, maar 2-3 kernafbeeldingen. Besteed in de ‘So what’ expliciet aandacht aan risico, kans en impact op de mensen. Sluit de presentatie af met een duidelijke ‘Now what’ slide die je samen nog één keer hardop doorloopt.

Hoe kies je de juiste structuur?

Uiteraard kan AI je sparringspartner zijn. Maar als je hier met jouw eigen brein over wil nadenken, kijk dan naar:

1. Het doel van je presentatie

Wil je houding veranderen, gedrag veranderen, begrip vergroten of vertrouwen opbouwen? Voor gedragsverandering werkt een combinatie van probleem, urgentie en concreet handelingsperspectief vaak beter dan alleen een uitleg. Voor vertrouwen en positionering werken verhalende structuren zoals de Heldenreis en casusgedreven opbouw beter, omdat deze inspelen op identificatie en narratieve betrokkenheid.

2. Complexiteit van de inhoud

Bij hoge complexiteit en veel onderlinge samenhang helpt een piramide of SCQA-structuur om orde aan te brengen. Je dwingt jezelf eerst om de kernlogica te formuleren (liefst in Jip-en-Janneketaal) en daarna pas de nuance aan te brengen. Bij lagere complexiteit en veel menselijke impact kan een verhaalstructuur meer effect hebben omdat je minder strijd hebt met cognitieve belasting en meer ruimte hebt voor emotionele resonantie.

3. Voorkennis en mindset van het publiek

Een kritisch, analytisch publiek (zoals bestuurders of specialisten) vraagt vaak om een Minto Piramide of SCQA-structuur. Zij willen de conclusie en logica snel doorgronden. Publiek dat weinig voorkennis heeft of sceptisch tegenover het onderwerp staat, reageert beter op structuren die langzaam opbouwen via herkenning, probleemervaring en verhalen, zoals de Heldenreis of probleem, oorzaak, oplossing effect.

4. Context en spanningsboog

In korte tijdsloten (bijvoorbeeld 10 minuten in een volle agenda), werkt een strakke SCQA of What, So what, Now what beter dan een uitgesponnen verhaal. Tijdens een keynote op een event werkt een verhaal met een spanningsboog beter dan een dichtgetimmerde rapportagestructuur. Kijk daarom ook naar de spanningscurve van het programma: ben jij de derde Excel-presentatie op rij? Kies dan bewust voor een andere structuur om aandacht terug te winnen.

De meest gemaakte fouten

Van een bankier tot een CEO, een politicus tot een ondernemer… ik heb de afgelopen jaren al honderden verhalen voorbij zien komen. Vaak in ontwikkeling, met fouten die ik eigenlijk in veel verhalen zie terugkomen.

1. Geen scherpe kernboodschap hebben, alleen een reeks onderwerpen

Je presentatie voelt als een rondleiding langs thema’s. Het publiek hoort veel, maar weet niet wat het belangrijkste is. Formuleer eerst één zin die het antwoord geeft op de vraag: ‘Wat moet er gebeuren na deze presentatie.’ Gebruik die zin als soort van governing thought, en toets elke eventuele slide op de vraag of die bijdraagt aan die kern.

2. Te veel hoofdboodschappen in één verhaal

Je probeert 3 strategieën, 4 projecten en 5 boodschappen tegelijk te plaatsen. Het brein van jouw publiek raakt overbelast, waardoor het geheel minder (of zelfs niet) blijft hangen, precies zoals de eerder beschreven Cognitive Load Theory voorspelt. Beperk jezelf tot echt maximaal 1 hoofdboodschap en maximaal 3 ondersteunende pijlers. Alles wat niet onder die pijlers past, gaat in een bijlage nadien of een andere sessie.

3. Geen gebruik maken van primacy en recency

Je begint met praktische huishoudelijke mededelingen, excuses voor de slides of een lange context. Je eindigt met een bedank slide. De sterke inzichten zitten ergens in het midden, precies waar het brein het minst onthoudt. Plaats jouw krachtigste boodschap expliciet in de opening en in de afsluiting. Start met een scherp beeld, vraag of inzicht dat jouw kernboodschap raakt. Sluit af met een herhaling van die kern in één zin en een concrete call-to-action.

4. Geen signposting, waardoor het publiek de route kwijtraakt

Inhoudelijk klopt het verhaal misschien, maar jouw publiek weet niet waar in de presentatie het zich bevindt. Zonder duidelijke tussenkoppen in jouw taalgebruik voelt de presentatie langer en zwaarder. Gebruik expliciete signposts in jouw gesproken tekst: “We hebben net gekeken naar het probleem, nu gaan we naar de oorzaken.” Toon visueel een eenvoudige structuur slide met 3 blokken en laat bij elk onderdeel zien waar jullie zijn. Dit verhoogt de processing fluency en daarmee de overtuigingskracht.

5. Structuur niet afgestemd op het beslismoment

Je gebruikt een inspirerende verhalende structuur in een besluitvormend overleg waar mensen vooral duidelijkheid willen over risico, kosten en vervolgstappen of andersom. De vorm sluit totaal niet aan bij de behoefte. Vraag jezelf altijd vooraf af: is dit een informatiemoment, een discussiemoment of een beslissingsmoment. Kies bij beslissingsmomenten voor structuren die snel naar de kernboodschap en opties gaan, zoals SCQA of Minto Piramide. Kies bij inspiratiemomenten juist voor meer narratieve structuren.

Hopelijk heb ik je in dit artikel mee kunnen nemen in het belang van een goede structuur voor jouw presentatie. Het is in mijn optiek echt geen optionele cosmetische laag over jouw content, maar het ontwerp van de ervaring die je jouw publiek geeft. Wie de juiste structuur kiest, werkt met het brein mee in plaats van ertegenin. Dat is precies wat het verschil maakt tussen een verhaal dat beleefd wordt en een presentatie die simpelweg wordt uitgezeten.