Van eindeloze naar productieve werkdagen: neem focus als uitgangspunt
Wat ooit begon als een belofte van flexibiliteit, ontwikkelt zich stilletjes tot een crisis op de werkvloer: de oneindige werkdag. Volgens de laatste Work Trend Index van Microsoft* blijft onze digitale werkdag zich maar uitbreiden; en niet op een manier die de productiviteit verhoogt. Integendeel. Het leidt tot mentale vermoeidheid, frustratie en gebrek aan focus.
Het rapport stelt dat kenniswerkers tot wel 275 keer per dag worden onderbroken in hun werk. Dat cijfer omvat weliswaar elk digitaal signaal, is gebaseerd op het gedrag van intensieve Windows 365-gebruikers en vervolgens geëxtrapoleerd over 24 uur. De werkelijkheid zal waarschijnlijk dus iets minder extreem zijn, maar niet minder zorgwekkend.
Fragmentatie: de stille productiviteitskiller
Onderzoek van dr. Gloria Mark (University of California, Irvine) toont aan dat onze gemiddelde aandachtsspanne voor één taak nu nog maar 47 seconden bedraagt. Haar onderzoek laat ook zien dat het meer dan 23 minuten kost om weer in dezelfde mentale flow te komen na een onderbreking.
Dit constante schakelen maakt diep, betekenisvol werk vrijwel onmogelijk. In softwareontwikkeling is deze uitdaging al decennialang bekend. Methoden zoals Lean en Agile zijn juist ontworpen om multitasking en ongestructureerde workflows tegen te gaan. Teams die deze principes toepassen, kunnen zich continu verbeteren en gestroomlijnd werken.
Uit onderzoek van Lucid Software eerder dit jaar bleek dat 43 procent van de Nederlandse respondenten tot wel twee uur per dag verliest aan het zoeken naar informatie. Dat is bijna een volledige werkdag per week die verloren gaat door gebrekkige documentatie, gefragmenteerde communicatie en onduidelijke processen.
Dit probleem van gefragmenteerd werk is universeel. Persoonlijke grenzen stellen helpt, maar is niet voldoende. De echte oplossing ligt in het gezamenlijk verminderen van onze afhankelijkheid van reactieve, synchrone communicatie.
Management, ontwerp jullie systeem opnieuw
De oneindige werkdag is niet alleen een probleem voor individuele medewerkers. Het is een systeemprobleem. En dus ligt de oplossing bij degenen die het systeem vormgeven: managers en leidinggevenden. Bijna een kwart van de Nederlandse respondenten voelt zich overweldigd door het aantal systemen waar ze in moeten zoeken. 15 procent zegt dat het te lang duurt om informatie te vinden en 14 procent zegt helemaal geen toegang te hebben tot de juiste informatie.
Ook samenwerking loopt hierdoor vertraging op. 31 procent geeft aan dat er na brainstorms of kick-off meetings vaak geen duidelijkheid is over vervolgstappen. En 37 procent zegt dat workflows geen duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden hebben.
Uiteindelijk leiden deze obstakels tot burn-out en verlies van innovatiekracht. Wat nodig is, is leiderschap dat de moed heeft om werk opnieuw in te richten met focus als uitgangspunt. Dat betekent niet alleen nieuwe tools uitrollen, maar vooral opnieuw nadenken over hoe werk wordt georganiseerd.
Minder ad-hoc berichten en meerduidelijkheid over processen, leidt tot minder ruis en tot ruimte om echt werk gedaan te krijgen. En training, want zonder goede training helpen zelfs de beste tools niet. Leiders moeten meer doen dan alleen faciliteren, ze moeten het juiste voorbeeld geven. Zolang het management medewerkers blijft belonen die altijd ‘aan staan en altijd druk zijn’, blijft de overlevingsmodus de norm.
Wat kun je zelf doen als medewerker?
Hoewel de verantwoordelijkheid in eerste instantie bij het leiderschap ligt, kunnen medewerkers zelf ook verschil maken. Door aan te geven dat de werkdruk te hoog is, te vragen om meer structuur en verbeteringen voor te stellen. Of het nu gaat om betere training, nieuwe tools om samen te kunnen werken of duidelijke grenzen voor asynchroon werken.
Veel mensen hopen dat AI hun werkdruk zal verlagen. Maar AI lost geen chaos op, het versnelt chaos. Als de basis niet goed is, maakt automatisering het probleem alleen maar erger en sneller. Daarom moeten we terug naar de tekentafel. Hoe willen we dat werk voelt? Hoe beweegt informatie door onze organisaties? Hoe creëren we ruimte voor helderheid, rust en diepere concentratie?
Van overleven naar gefocust werken
Een belangrijke vraag is niet waar we werken, thuis, op kantoor of ergens daartussenin. Maar hoe we werken. De oneindige werkdag is geen onvermijdelijk gevolg van hybride werken of technologie. Het is het resultaat van werkontwerp dat aan toeval wordt overgelaten.
Maar als we workflows bewust vormgeven, met inzicht in hoe mensen echt denken en werken, kan er iets bijzonders gebeuren. Vergaderingen worden betekenisvol, samenwerken met anderen gaat vlotter en focus keert terug. En dat verandert alles. Van eindeloze werkdagen naar een werkweek die weer menselijk aanvoelt. Het is mogelijk, maar alleen als we er bewust voor kiezen.
Over de auteur
