Dit is waarom kennis delen bovenaan je agenda hoort in 2026

Kennis is voor veel organisaties een belangrijk bezit. Misschien zelfs wel het fundament om hun rol te kunnen vervullen. Hoe beter kennis wordt gedeeld, geborgd en toegankelijk is, hoe effectiever medewerkers hun werk kunnen doen.

Maar juist daar wringt het vaak: informatie zit versnipperd in verschillende systemen en mappenstructuren. Of nog lastiger, in de hoofden van individuele medewerkers of hun inbox. Hierdoor gaan waardevolle inzichten verloren, verloopt onboarding stroperig en ontstaan er fouten of dubbel werk. Het doel van dit artikel is om je de waarde te laten zien van kennis delen en waarom je het volgend jaar dus graag prioriteit geeft.

De reden waarom kennis delen zo belangrijk is

Informatie die in de hoofden van mensen zit of versnipperd overal en nergens staat, is geen kennis. Kennis moet juist toegankelijk en vindbaar zijn. Voor alle afdelingen: van directie tot sales en van marketing tot ICT. Wetenschappelijk onderzoek benadrukt al jaren dat kennis een duurzaam (concurrentie-)voordeel kan opleveren (Nonaka & Takeuchi, 1995). De reden is dat kennis delen bijdraagt aan:

• Versnelling van innovatie (doordat ideeën sneller circuleren)
• Continuïteit en risicoreductie (omdat kennis niet bij één persoon blijft hangen)
• Meer wendbaarheid (uiteraard belangrijk in elke dynamische omgeving)

Tel daarbij op dat het steeds lastiger is om te beschikken over de juiste mensen en dat het gemiddelde dienstverband steeds korter wordt, dan weet je dat je kennisdeling echt moet zien als een investering in de organisatie.

Niet alleen vanuit strategisch oogpunt, maar ook voor de werkvloer. Medewerkers ervaren meer betrokkenheid en motivatie, het vergroot het gevoel van samenwerking, het voorkomt dubbel werk en maakt processen efficiënter.

Gevolgen van slecht kennis delen

Het gevaar van kennis die in de hoofden zit? Het is niet beschikbaar. Als medewerkers of collega’s bijvoorbeeld ergens tegenaan lopen, weten ze niet bij wie ze terecht kunnen met hun vragen. Of de juiste persoon is niet aanwezig. Of hij kan de informatie niet goed overbrengen. Het gevolg is dat iemand niet verder kan met zijn werk.

Ook bij het onboarden van nieuwe medewerkers is beschikbaarheid van kennis belangrijk. Je wil dat zij snel en soepel vertrouwd raken met alles wat ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Kennis in de hoofden is niet beschikbaar. En een inwerkproces waar de nieuwe medewerker uit tientallen bronnen zijn informatie moet halen, is niet handig. Het is veel efficiënter als iemand alle benodigde informatie kan teruglezen op één centrale plek.

Hetzelfde geldt voor veranderingen binnen de organisatie. Denk aan een nieuwe strategie, digitale transformatie of cultuurverandering. Het is dan de kunst om zo’n vernieuwing in goede banen te leiden. Toch worden besluitvormingsprocessen en ervaringen zelden gedocumenteerd. Terwijl als dit wel gebeurt, het veel weerstand en onduidelijkheid kan voorkomen. Het is bij veranderingen veel efficiënter als iedereen op één centrale plek kan nalezen welke projecten er spelen, welke besluiten er zijn genomen en door wie de veranderingen worden uitgevoerd.

Maar let wel: voorkom dat kennis verspreid staat op verschillende plekken. Want zodra je weliswaar kennis vastlegt, maar het vervolgens op verschillende plekken opslaat, ben je nog niet zo handig bezig. Dan kunnen collega’s nog steeds niet vinden welke oplossingen er al zijn bedacht en welke lessen er zijn geleerd.

Single Source of Truth

Een veel gebruikte beleidsregel is ‘Single Source of Truth’ (SSOT). Dit principe houdt in dat alle medewerkers en systemen dezelfde dataset of documentatie gebruiken. De achterliggende gedachte is dat er zo geen verwarring of tegenstrijdige versies ontstaan. Alle updates gebeuren in die ene bron, waar vervolgens de andere systemen of teams de informatie uithalen.

Het doel van een SSOT is om:

• fouten door dubbele of verouderde gegevens te voorkomen,
• de samenwerking te verbeteren, omdat iedereen met dezelfde feiten werkt
• en beslissingen te baseren op consistente en actuele informatie.

Maatregelen en acties om kennis goed te structureren

Kennis structureren vraagt niet om nóg een systeem, maar om duidelijke keuzes en consequent gedrag. Het gaat erom dat je informatie op een logische, herkenbare en duurzame manier organiseert. Zodat iedereen er iets aan heeft nu én in de toekomst. Ik geef je een aantal concrete stappen om kennis beter te ordenen en toegankelijk te maken.

1. Bepaal wat ‘kennis’ is binnen jullie organisatie

Voordat je iets kunt structureren, moet je weten wat je wil structureren. Maak onderscheid tussen:

• Operationele kennis: werkinstructies, procesbeschrijvingen, handleidingen.
• Tactische kennis: projectdocumentatie, afspraken, evaluaties.
• Strategische kennis: beleidskeuzes, visies, leerervaringen.

Maak met elkaar afspraken over wat je wel en niet wil vastleggen en wie daar verantwoordelijk voor is.

2. Kies één centrale plek voor opslag (SSOT)

Bepaal welke omgeving jullie als Single Source of Truth willen gebruiken. Dat kan bijvoorbeeld een gedeelde drive, intranet of kennisplatform zijn. Belangrijk is dat iedereen weet: hier vind ik de meest actuele informatie.

• Zorg dat alleen daar documenten worden opgeslagen en bijgewerkt.
• Werk met duidelijke mappenstructuren of tags.
• Archiveer oude versies, zodat medewerkers niet verdwalen in verouderde bestanden.

3. Ontwerp een heldere structuur

Gebruik een herkenbare logica voor het indelen van informatie. Denk aan:

• Thema’s of werkprocessen (bijv. Communicatie, Projectmanagement, Beleid).
• Doelgroepen (bijv. Medewerkers, Leidinggevenden, Partners).
• Levensfase van een document (concept, vastgesteld, gearchiveerd).

Maak de structuur visueel inzichtelijk: gebruik bijvoorbeeld een overzichtspagina of indexdocument waarin de belangrijkste kennisgebieden staan met links naar de juiste bronnen.

4. Werk met duidelijke eigenaarschap en rollen

Kennis leeft alleen als iemand er verantwoordelijk voor is. Spreek af:

• Wie mag informatie toevoegen of aanpassen.
• Wie controleert de actualiteit.
• Wanneer periodieke updates plaatsvinden.

Dat kan bijvoorbeeld in de rol van projectleiders of coördinatoren. Die zorgen ervoor dat kennis niet blijft hangen in losse documenten of e-mails.

5. Leg de context vast, niet alleen de uitkomst

Veel waardevolle kennis zit in de waarom achter beslissingen. Noteer dus niet alleen wát er is besloten, maar ook waarom en onder welke omstandigheden. Dit voorkomt dat collega’s later het wiel opnieuw uitvinden of dezelfde discussie nogmaals voeren. Gebruik korte notities of samenvattingen bij besluiten, vergaderingen of projecten.

6. Stimuleer kennisdeling als gewoonte

Kennisstructuur werkt alleen als mensen hem gebruiken. Maak het dus makkelijk én vanzelfsprekend:

• Bespreek kennisdeling in teamoverleggen.
• Geef waardering voor collega’s die kennis delen of documenteren.
• Gebruik korte formats (zoals “lessons learned” of “quick wins”) om ervaringen vast te leggen.
• Organiseer interne kennissessies of inspiratiebijeenkomsten waarin kennis wordt gedeeld.
• Faciliteer kennissessies ook na een bijeenkomst, met bijvoorbeeld interne communities of zelfs daarbuiten.

7. Borg kennis in de dagelijkse praktijk

Gebruik momenten waarop kennis sowieso wordt gedeeld als kans om te borgen. Denk aan:

• Na afronding van projecten: korte evaluatie en vastlegging van leerpunten.
• Bij inwerktrajecten: gebruik de kennisbank als standaard onderdeel.
• Bij veranderingen: documenteer besluiten, argumenten en voortgang in één dossier.

Zo wordt kennisdeling een vast onderdeel van het werk, niet iets wat je “erbij” moet doen.

8. Maak gebruik van feedback en onderhoud

Een kennisstructuur is nooit af. Vraag daarom regelmatig feedback van gebruikers:

• Kun je vinden wat je zoekt?
• Is de informatie actueel en bruikbaar?
• Wat kan beter in de opzet of toegankelijkheid?

En plan periodieke opschoondagen of kennissprints. Een moment waarin je verouderde informatie verwijdert en nieuwe inzichten toevoegt.

9. Zoek naar mogelijkheden om kennis te verrijken

Een goede kennisstructuur draait niet alleen om systemen, maar ook om mensen. Zo biedt een kennisbank bijvoorbeeld een plek waar informatie wordt vastgelegd en geraadpleegd. En kan een community ervoor zorgen dat kennis blijft leven en zich blijft ontwikkelen. Je zou de kennisbank als het geheugen van de organisatie kunnen zien en de community als het kloppende hart waarin mensen elkaar inspireren, vragen stellen en inzichten delen.

Zo ontstaat er een levend systeem waarin kennis niet alleen wordt opgeslagen, maar ook wordt gedeeld, toegepast en verrijkt.

Praktische tips om kennis delen te stimuleren

Goed, je hebt gelezen waarom kennis delen belangrijk is en welke maatregelen je kunt nemen. Maar hoe zorg je er nu voor dat kennis daadwerkelijk gedeeld gaat worden? Dat zit voor een groot deel in de betrokkenheid van de mensen. En dat begint bij een goede basis.

Creëer een open cultuur voor kennis en feedback

Je wil een omgeving waarin medewerkers zich vrij voelen om informatie, ideeën en ervaringen zonder terughoudendheid te delen. Dat zorgt voor vertrouwen en vermindert het hokjesdenken dat kennis vaak beperkt tot afdelingen. Zo’n cultuur ontstaat niet vanzelf, maar vraagt om goede communicatie en een leiding die zelf het voorbeeld geeft.

Beloon en erken medewerkers die actief kennis delen

Kennisdelen is vaak extra werk dat medewerkers naast hun reguliere taken doen. Door dit te belonen, motiveer je hen om bij te dragen. Dit kan formeel, zoals een ‘kennisdelingsheld van de maand’, maar ook informeel door successen zichtbaar te maken. Daarmee versterk je de waarde van kennis delen als iets positiefs en wenselijks.

Leiderschap als voorbeeld

Goed voorbeeld doet goed volgen. Als managers en directeuren zelf actief kennis delen, fouten durven toe te geven en open communiceren, stimuleren zij hun teams om hetzelfde te doen. En kun je met leiderschap een veilige omgeving creëren waarin kennisdeling gewaardeerd en gestimuleerd wordt.

Uit de hoofden, op één centrale plek

Het delen van kennis is belangrijk. Het moet uit de hoofden en op één centrale plek worden vastgelegd. En beschikbaar worden gemaakt. Met een paar praktische tips en een goed platform kun je al heel eenvoudig veel verbeteren. De vraag is misschien dus niet of je kennis delen op de agenda zet, maar wanneer je de eerste stappen gaat zetten.

Home < Dit is waarom kennis delen bovenaan je agenda hoort in 2026