Digital Employee Experience: minder frustratie, meer datagedreven werkgeluk

Iedereen kent het: je laptop loopt vast, Teams hapert tijdens een presentatie of een bestand uploaden duurt eindeloos. Je belt de servicedesk en hoort weer: “Waarschijnlijk iets met het netwerk. Start je laptop even opnieuw op.” Op zich zijn dit kleine irritaties, maar als ze zich herhalen, stapelt de frustratie zich snel op. Voor medewerkers betekent dit minder werkplezier en voor organisaties leidt het tot verloren werkuren, lagere productiviteit en meer supportvragen.

De oplossing? Digital Employee Experience (DEX). DEX helpt om deze problemen te ontdekken en gericht aan te pakken. Door te meten waar systemen vertragen of haperen, ontstaan concrete inzichten en meetbare verbeteringen. Resultaat? Soepelere werkdagen en meer tevreden medewerkers.

Inzichten in digitale problemen

DEX geeft je inzicht in de digitale problemen die medewerkers dagelijks tegenkomen én helpt je deze gericht op te lossen. Het gaat om de volledige digitale werkervaring: snelheid, stabiliteit, prestaties en het verminderen van kleine haperingen die het werk frustrerend maken. Alles dus wat medewerkers nodig hebben om soepel te kunnen werken. Klassieke monitoring is DEX niet. Het levert namelijk één duidelijk en datagedreven beeld van hoe de IT-omgeving écht presteert, maar dan bekeken vanuit het perspectief van de medewerker.

Hybride werken, complexere IT-systemen en hogere verwachtingen van medewerkers vergroten de kloof tussen hoe medewerkers de digitale ervaring ervaren en hoe managers denken dat die is. DEX helpt je deze kloof tussen aanbod en verwachting te dichten. Juist dát maakt het ook zo belangrijk. Problemen worden zichtbaar nog voordat ze impact hebben waardoor IT-investeringen precies daar ingezet worden waar ze het meeste effect hebben. Voor zowel de medewerker als de organisatie.

Digitale frustratie als strategische prioriteit

Drie grote veranderingen maken de digitale werkervaring steeds belangrijker:

Hybride werken verandert de spelregels

Medewerkers werken op kantoor, thuis, onderweg of bijvoorbeeld bij klanten en partners. Apparatuur, netwerken en omgevingen verschillen en dit maakt het oplossen van problemen complexer en vraagt om helder inzicht in de digitale werkdag. IT blijft immers verantwoordelijk voor het soepel functioneren van je digitale middelen.

IT-omgevingen zijn complexer dan ooit

Cloud, applicaties, devices, integraties, netwerken en security. Moderne bedrijfstechnologie bestaat uit veel lagen. Eén probleem kan dan ook meerdere oorzaken hebben. Zonder een overkoepelend datagedreven beeld blijft het zoeken naar de oorza(a)k(en) vaak giswerk.

Hogere verwachtingen van medewerkers

Zakelijke tools moeten net zo goed werken als apps op privé apparaten. Trage systemen of instabiliteit beïnvloeden direct betrokkenheid en werkgeluk. Slechte digitale ervaring leidt steeds vaker tot frustratie en is soms zelfs een reden om te vertrekken.

DEX is daarom geen nice-to-have meer. Het laat zien waar werkprocessen vertragen, welke IT-investeringen echt waarde opleveren en waar processen, technologie of gedrag moeten worden aangepast om de digitale werkdag te verbeteren.

Wanneer de digitale ervaring vertraagt: veelvoorkomende pijnpunten

Wanneer collega’s zeggen dat “de technologie weer niet meewerkt”, is dat zelden één duidelijk probleem. Meestal gaat het om een optelsom van kleine en/of onzichtbare verstoringen die samen zorgen voor een trage of instabiele werkdag.

Typische voorbeelden:

• Centrale systemen of applicaties reageren traag. Het wisselen tussen menu’s of tabbladen duurt lang.
• Laptops krijgen plotseling hoge CPU-belasting.
• Netwerk verbindingen haperen, waardoor een video-gesprek hapert.
• Backend-systemen vertragen tijdens piekbelasting.
• Lokale omstandigheden (kantoor of thuis) beïnvloeden prestaties.

Voor organisaties betekent dit verloren werkuren en hogere supportdruk. Veel problemen liggen buiten de traditionele monitoring, zoals zwakke wifi of tijdelijke prestatiepieken. Prioriteren wordt lastig. Moet ik de laptop vervangen, Windows updaten of processen aanpassen? Of ligt het probleem ergens anders?

De rol van DEX is om deze verbanden zichtbaar te maken. Het laat zien waar, waarom en met welke impact de digitale ervaring hapert. Zo ontstaat een kennisgedreven basis om IT-investeringen en verbeteringen in te zetten waar ze het meeste impact maken.

De professionele aanpak: meten, analyseren en proactief verbeteren

Een effectieve DEX-aanpak begint met het verzamelen van betrouwbare data over wat medewerkers daadwerkelijk ervaren. Zo weet je precies wanneer bijvoorbeeld een applicatie hapert en… waarom.

Op elk endpoint (of apparaat), virtueel of fysiek, kan een agent geïnstalleerd worden die prestaties, netwerk, applicaties en gebruikersinteracties meet. De data worden vervolgens naar één platform gestuurd. Hier wordt het overzichtelijk in dashboards weergegeven. Dit is (een combinatie van) device, netwerk, locatie en applicatiestatus en prestaties. Zo zie je direct waar de digitale ervaring vertraagt of problemen veroorzaakt. Bijvoorbeeld door een slechte wifi, CPU-belasting, etc. Het platform kan problemen lokaliseren en herkennen, en zelfs bekende fouten automatisch oplossen

Het resultaat is een betrouwbare, datagedreven basis voor IT en business, waarmee je problemen proactief aanpakt en de frustratie uit de werkdag haalt.

Van data naar slimme beslissingen

Data creëert alleen waarde wanneer je er beslissingen mee neemt. Een volwassen DEX-organisatie werkt daarom met een klein aantal duidelijke KPI’s:

• Verloren werkuren: meet de tijd die verloren gaat door wachten of trage systemen. Minder verloren uren betekent een hogere productiviteit.
• Applicatiestabiliteit: laat zien waar problemen ontstaan. In de backend, infrastructuur of op het device zelf. Zo weet je snel waar je moet ingrijpen.
• XLA’s (Experience Level Agreements): meet concrete taken zoals het openen van een kalender, versturen van een mail of het maken van een ticket. Kleine verbeteringen in responstijd worden zo duidelijk merkbaar voor medewerkers.

Maak beslissingen gebaseerd op feiten en laat DEX-data je ook helpen bij het maken van beslissingen op aankopen of investeringen. Welke laptopmodellen passen het beste bij je organisatie en individuele afdelingen? Welke applicaties worden het meest gebruikt en welke helemaal niet? DEX maakt zichtbaar welke investeringen echt waarde opleveren in plaats van dit uit een onderbuikgevoel te doen.

DEX in de praktijk: hoe pak je het aan

Zelfs de beste DEX-platformen werken alleen als het goed wordt ingezet in je organisatie. Belangrijk is dat er een duidelijke inrichting en brede betrokkenheid is. IT, HR, managers, de servicedesk, business-afdelingen moeten vanaf het begin meedoen. Zo snapt iedereen de doelen en het voordeel voor medewerkers, afdelingen en de organisatie.

Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk dat je samenwerkt met de juiste experts. Partners kunnen helpen bij monitoring, analyse en prioritering van acties, zodat verbeteringen continu door kunnen lopen. Daarnaast is het belangrijk om transparant te zijn. Leg je medewerkers uit welke gegevens worden verzameld. Vertel dat DEX draait om een betere digitale ervaring en niet om toezicht te houden op werktijden en werkgedrag.

Wanneer DEX eenmaal onderdeel is van de werkdag, wordt het eenvoudiger om de digitale ervaring te evalueren, te optimaliseren en te documenteren.

Zo werkt een volwassen DEX-organisatie

In de beginfase richt DEX zich vaak op het oplossen van de meest opvallende knelpunten. Zodra DEX een vast onderdeel in je organisatie wordt, komt het volledige effect pas echt naar voren.

Kenmerken van een volwassen DEX-organisatie:

• Werkt met vaste KPI’s voor stabiliteit, prestaties en verloren werkuren.
• Gebruikt data actief in managementrapportages en als basis voor investeringsbeslissingen.
• Hanteert uniforme meetmethoden over teams heen.
• Signaleert problemen proactief, nog voordat gebruikers ze melden.
• Bouwt gedeeld inzicht op in waar de echte problemen zitten.

Geen giswerk meer zoals, “het zal wel aan het internet liggen …”. Eén dataset en één gezamenlijke waarheid zorgen voor betere samenwerking tussen afdelingen, soepelere bedrijfsvoering, hogere kwaliteit en een sterk verbeterde digitale ervaring voor medewerkers.

De toekomst van DEX: AI, automatisering en slimme interfaces

DEX heeft de afgelopen jaren grote stappen gezet, maar de technologie komt nu in een nieuwe fase waarin AI en automatisering een centrale rol spelen.

• Machine learning: analyseert data vroeg in het proces, zodat problemen worden ontdekt voordat ze merkbaar zijn.
• Zelfcorrigerende platforms: identificeren afwijkingen, analyseren de oorzaak en lossen problemen automatisch op.
• Mobiele en hybride werkplekken: veel kritieke taken vinden plaats onderweg of bij klanten. Hier zijn stabiele apps en verbindingen net zo belangrijk als op kantoor.
• Eén overzichtsinterface: verzamelt alle data van device, applicatie en netwerk tot de daadwerkelijke gebruikershandelingen. Zo zie je precies waar de digitale werkdag kan worden verbeterd en waar je inspanningen het meeste effect hebben.

Succesvol starten met DEX: vier adviezen

Wil je snel en blijvend waarde halen uit DEX? Volg dan deze vier stappen:

• Begin met een gerichte analyse

  Breng in kaart waar de digitale ervaring hapert. Zoek hotspots, knelpunten en kritieke systemen die de bedrijfsvoering beïnvloeden.

• Zorg voor draagvlak bij management

  DEX werkt het beste als het wordt gezien als een gezamenlijk instrument voor efficiëntie, service en werkplezier. Niet als “weer een IT-project”.

• Werk gefaseerd

  Start met gebieden waar je de grootste positieve impact kunt behalen, zoals stabiliteit in centrale applicaties, betere prestaties in hybride omgevingen en minder support-tickets. Vroege successen creëren zichtbaarheid, positieve ervaringen en momentum.

• Kies het juiste service-model

  Een partner die data kan analyseren, adviseert en acties ondersteunt, zorgt dat DEX een duurzame oplossing wordt.

Wanneer je werkt vanuit één centrale database met duidelijke afspraken, ervaren medewerkers een stabielere, efficiëntere en samenhangende digitale werkdag. Zo krijgt je organisatie een stevige basis om slimmer te werken en betere beslissingen te nemen.

Wil je meer weten over Conscia’s DEX-aanpak?

Digitale frustratie omzetten in meetbare vooruitgang? Ontdek hoe Conscia’s datagedreven DEX-aanpak jouw organisatie helpt om slimmer te investeren, productiviteit te verhogen en werkplezier structureel te verbeteren. Neem contact op met een van onze specialisten en zet de eerste stap naar een toekomstbestendige digitale werkplek.