Kom achter het bureau vandaan! Zo ontstaan de beste ideeën en strategieën
Teams en Zoom zijn ideaal voor snelle afstemming. Maar als het gaat om creativiteit, strategie en échte doorbraken, schieten online meetings vaak tekort. Brainstorms voelen vlak, ideeën blijven liggen en energie lekt weg. Wanneer kies je daarom bewust voor een fysieke vergadering? En wanneer is online juist wél de beste optie? In dit artikel legt Lieke Smits-Martens, manager bij vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp je uit waarom en wanneer fysiek vergaderen het verschil maakt en hoe organisaties dit strategisch inzetten.
Waarom online brainstorms vaak minder opleveren
Veel marketeers, strategen en andere professionals zitten de hele dag achter hun laptop en bureau: mailen, chatten, videobellen… En tussendoor werken aan nieuwe concepten, content en campagnes. Al dat online schakelen slurpt (ongemerkt) behoorlijk wat energie en brainpower op. Het gevolg? Virtuele brainstorms voelen al snel vlak en inspiratieloos.
Daarnaast ligt de drempel om ideeën te delen in online meetings hoger. Lieke: “Soms borrelen de ideeën wel op, maar een microfoon aanzetten voelt spannender en formeler dan spontaan iets roepen. Vooral als een call rommelig verloopt of iedereen stil is. Voeg daar een te volle agenda en ‘maar’ 30 of 60 minuten om alles te bespreken aan toe, en je begrijpt waarom creatieve sessies online zelden hun volle potentieel bereiken.”
Herkenbaar? Dan weet je inmiddels dat deze het creatieve denkproces afremmen, maar ook de snelheid waarmee ideeën en strategieën worden uitgevoerd. Zonde, want in 2026 zijn creativiteit en snelheid dé manieren om je te onderscheiden en je doelgroep te bereiken. Hoe het wél lukt?
Wanneer fysieke interactie onmisbaar wordt
De beste ideeën ontstaan meestal uit onverwachte, spontane interacties: een losse opmerking, een snelle schets of een grapje na afloop. Dat is via een scherm niet per se onmogelijk, maar wel ontzettend lastig. Een online gesprek verloopt namelijk minder ‘natuurlijk’ dan een echt gesprek: er is geen direct oogcontact, mensen onderbreken elkaar wat minder en lichaamstaal ontbreekt.
Fotograaf: MichielTon.com
Hoe anders is dat bij een sessie op een fysieke locatie, vooral als de ruimte en sfeer uitnodigend zijn. “Een fysieke bijeenkomst voelt natuurlijker. Gesprekken verlopen vloeiender, deelnemers reageren sneller op elkaar en non-verbale signalen spelen een belangrijke rol. Zeker bij strategische vraagstukken of complexe uitdagingen zorgt dat voor meer diepgang, openheid en creativiteit. Dan ontstaan open, eerlijke en onverwachte interacties.”
Fysieke overlegmomenten zorgen voor diepgang, interactie en creatieve oplossingen.” – Lieke Smits-Martens, manager bij Jaarbeurs MeetUp
Dat is ook de ervaring van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). In plaats van meermaals hybride te vergaderen over hoe goed ze op een cyberdreiging of andere ramp zijn voorbereid, werd een realistische table-top oefening (simulatie) georganiseerd in vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp in Utrecht.
“Juist doordat deze oefening fysiek en gezamenlijk plaatsvond, konden deelnemers direct op elkaar reageren, non-verbale signalen oppikken en de dynamiek en druk van een echte crisissituatie realistischer ervaren dan in een digitale setting mogelijk zou zijn”, zegt KNB-teamcoördinator Corinne Elgers-van Elleswijk. Het resultaat? Veel nieuwe en gezamenlijke strategieën en acties, die snel konden worden ingezet.
Fysiek vergaderen als strategisch middel
“Steeds meer organisaties kiezen bewust voor fysieke vergaderingen, merken we bij Jaarbeurs. Ze zien het als een strategisch middel om echte creativiteit en onderlinge samenwerking te stimuleren. Voorwaarde is wel dat je een ruimte en sfeer hebt die uitnodigt tot anders denken. Een externe locatie helpt om de dagelijkse ‘sleur’ te doorbreken. Een andere opstelling of een actieve werkvorm zoals een table-top oefening of ander brein-prikkelende activiteit kan ook net dat zetje geven dat nodig is voor nieuwe inzichten”, vertelt Lieke.
Een externe locatie helpt om de dagelijkse ‘sleur’ te doorbreken.” – Lieke Smits-Martens, manager bij Jaarbeurs MeetUp
Kijk daarnaast kritisch naar wie er aan ‘tafel’ zit. Zijn het steeds dezelfde stemmen en meningen? Overweeg eens een frisse mix van collega’s, afdelingen of externe partners. Bij de KNB-sessie pakte dit goed uit. Naast notarissen konden namelijk ook kantoormedewerkers, softwareleveranciers en andere KNB-medewerkers en -relaties meepraten. Hierdoor kwamen er verrassende perspectieven en nieuwe argumenten naar boven. En niet onbelangrijk: iedereen voelde zich betrokken, gemotiveerd én gezien.
Fotograaf: MichielTon.com
En hoe zit het met die hybride en online vergaderingen?
Voor snelle afstemming zijn en blijven die heel waardevol. Zoek elkaar dus vooral online op voor bijvoorbeeld updates, status-checks of het verdelen van taken. Maar voor creatieve brainstorms, conceptontwikkeling of strategische vraagstukken is het slim om face-to-face momenten in te plannen. Op die manier blijft het werk online efficiënt, terwijl de creatieve doorbraken fysiek plaatsvinden.
Tip: download gratis ons whitepaper (Fysiek vergaderen voor creativiteit, verbinding én innovatie) voor tips over de juiste voorbereiding, locatiekeuze en sfeer.
Fysiek vergaderen? Ontdek de 30+ vergaderzalen van Jaarbeurs MeetUp
Op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie, met ruimte om bijvoorbeeld te bewegen, tekenen of brainstormen? Bij Jaarbeurs MeetUp hebben we meer dan 30 inspirerende vergaderzalen. Deze zijn geschikt van 2 tot 240 deelnemers, hebben heerlijk veel daglicht, liggen direct naast Utrecht Centraal en kunnen volledig naar wens worden ingericht. Meer weten of direct contact opnemen voor persoonlijk advies? Ga naar onze website.
