JDE Peet’s stroomlijnt wereldwijde reis- en declaratieprocessen met SAP Concur

Wie wereldwijd miljoenen koffie- en theeproducten verkoopt, heeft een organisatie die continu onderweg is. Voor JDE Peet’s was dat aanleiding om zijn wereldwijde declaratieprocessen te standaardiseren met SAP Concur. Tijdens de SAP NOW AI Tour 2025 vertelde Stefan van Sliedregt, Global Travel & Expense Manager, hoe het bedrijf daarmee meer grip kreeg op efficiëntie en datagedreven besluitvorming.

JDE Peet’s is ’s werelds grootste koffie- en theebedrijf en actief in meer dan honderd markten met merken als Douwe Egberts, L’OR, Pickwick en Jacobs. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam bedient het concern zowel consumenten als zakelijke klanten, met wereldwijd ruim 20.000 medewerkers. Zakelijke mobiliteit is essentieel: van inkopers en marketeers tot supplychain-teams die wereldwijd samenwerken. Maar de internationale schaal bracht een uitdaging mee: uiteenlopende declaratieprocessen, lokale regels en beperkte grip op uitgaven.

Compliant en transparant platform
Om dat te doorbreken koos JDE Peet’s voor één wereldwijd platform: SAP Concur. Daarmee brengt het bedrijf zijn reis- en declaratieprocessen samen in één digitale omgeving die compliant, transparant en klaar is voor verdere automatisering.

JDE Peet’s gebruikt SAP Concur inmiddels in zo’n veertig markten, verspreid over alle continenten. De schaal waarop het bedrijf opereert, zorgt voor een complexe omgeving met uiteenlopende wet- en regelgeving per land. “De wereld verandert continu”, vertelt Van Sliedregt. “Andere landen stellen nieuwe eisen, de Europese Unie introduceert nieuwe digitale richtlijnen, en we moeten voortdurend bijsturen om compliant te blijven.”

Een concreet voorbeeld is Frankrijk, waar digitale kopieën van bonnetjes niet automatisch als wettig document gelden. SAP Concur biedt daar een gecertificeerde oplossing die door de Franse overheid wordt erkend. “Daardoor krijgt een ingescande bon een ‘blauw vinkje’ en is die juridisch geldig”, licht Edwin Gabriëls, Solution Advisor bij SAP Concur, toe. “Dit soort innovaties zorgen ervoor dat bedrijven niet telkens zelf complexe compliance-oplossingen hoeven te ontwikkelen.”

Minder handwerk, meer efficiëntie
Hoewel reizen geen kernactiviteit is voor JDE Peet’s, wil het bedrijf de administratieve processen eromheen zo soepel mogelijk houden. “Het is een ondersteunend proces, dus het moet zo weinig mogelijk tijd, geld en moeite kosten voor onze medewerkers”, aldus Van Sliedregt.

De organisatie werkt al meer dan tien jaar met SAP Concur en blijft de oplossing continu doorontwikkelen. “We kijken steeds wat er nieuw is, wat voor ons relevant is en wat nog even kan wachten. Zo proberen we het proces telkens iets efficiënter te maken, zowel voor de reiziger als voor de manager die moet goedkeuren.”

Van controle achteraf naar inzicht vooraf
Een belangrijk doel voor JDE Peet’s is de verschuiving van after-the-fact-controle naar before-the-fact-analyse. “De grootste uitdaging is dat de meeste controles pas achteraf plaatsvinden, als de kosten al gemaakt zijn. Wij willen die controles naar voren halen, zodat we op het moment van boeken of betalen kunnen signaleren of iets compliant is”, zegt Van Sliedregt.

Het bedrijf werkt met een wereldwijd creditcardprogramma, wat realtime-controle extra belangrijk maakt. “Als achteraf een transactie non-compliant blijkt, kunnen we die niet blokkeren omdat de cardprovider centraal betaald wordt”, legt hij uit. “Daarom willen we voorafgaand aan de transactie meer checks uitvoeren, zodat we fouten en herstelwerk achteraf voorkomen.”

AI als versneller van efficiëntie
In lijn met dat streven experimenteerde JDE Peet’s met kunstmatige intelligentie. Een intern team ontwikkelde een pilot met een chatbot die veelgestelde vragen van medewerkers over beleid en declaraties kon beantwoorden.

“We merkten dat ons centrale supportteam wereldwijd veel tijd kwijt was aan repeterende vragen”, vertelt Van Sliedregt. “De chatbot kon dat deels overnemen, zodat we ons konden richten op complexere vraagstukken.”

De pilot leverde waardevolle inzichten op. “We kregen vanuit IT-governance terecht de vraag om AI-initiatieven meer centraal te trekken”, zegt hij. “De kennis en data die we in de pilot hebben opgebouwd, willen we nu integreren in de bredere IT-oplossingen binnen JDE Peet’s. Het gaat ons niet om de chatbot zelf, maar om de kennisbasis die we hebben opgebouwd.”

Datagedreven besluitvorming
De volgende stap is het benutten van data voor voorspellende analyses. JDE Peet’s wil datasets uit SAP Concur combineren met gegevens van reisagenten en andere SAP-systemen om managers beter te ondersteunen bij beslissingen.

“Een manager krijgt nu vaak een reisaanvraag zonder volledig beeld”, zegt Van Sliedregt. “Er is geen directe businesscase, geen inzicht in eerdere reizen of in wat er nog gepland staat. Door data te combineren kunnen we managers helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Dat maakt goedkeuringen objectiever en transparanter.”

Ook SAP Concur ziet dit als een logische volgende stap. “AI-tools kunnen bijvoorbeeld direct berekenen wat de verwachte kosten van een reis zijn, op basis van actuele vlucht- en hoteldata”, zegt Gabriëls. “Zo ontstaat een ‘informed approval’ zonder dat de medewerker extra stappen hoeft te zetten.”

Eén samenhangend dataplatform
De integratie van verschillende databronnen blijft een uitdaging, erkent Van Sliedregt. “Je hebt altijd meerdere partners nodig. SAP Concur is één onderdeel, maar we werken ook met verschillende creditcardproviders, reisagenten en lokale leveranciers. Niet iedereen zit overal ter wereld, dus we hebben te maken met uiteenlopende setups en regelgeving.”

Daarom zet JDE Peet’s sterk in op standaardisatie. “Waar we kunnen standaardiseren, moeten we dat doen. Vanuit die basis kunnen we verder bouwen. Eerst in prioriteitsmarkten, daarna breder. Het doel is één samenhangend dataplatform waarop we analyses kunnen draaien.”

De gebruiker centraal
De toepassing van AI in SAP Concur sluit aan bij SAP’s bredere visie op geïntegreerde en intelligente bedrijfsprocessen. “Concur is één van de applicaties binnen de SAP Business Suite”, aldus Gabriëls. “Met AI-agents en predictive analytics worden processen steeds slimmer en proactiever.”

Volgens Van Sliedregt verandert daarmee ook de gebruikerservaring fundamenteel. “In plaats van zoeken ga je straks gewoon vragen stellen aan het systeem. Je vraagt bijvoorbeeld of een hotel beschikbaar is, of een proces goed loopt, en krijgt direct antwoord. De mens blijft creatief beslisser, maar de uitvoering wordt ondersteund door AI.”

Videolink: https://vimeo.com/1137719879?share=copy&fl=sv&fe=ci