De voordelen van structuur in AI-gebruik voor je hele team [5 tips]

Jullie gebruiken AI regelmatig en het levert best wat op. Maar de kennis over wat wérkt, blijft verspreid. De één heeft een sterke prompt voor koppen, de ander kent een slimme tool voor infographics en weer een andere collega heeft een Custom GPT gebouwd om TikTok-scripts mee te schrijven. Maar dat weten jullie niet van elkaar, het staat nergens vast. Het zit in hoofden en losse chats, niet in het team. En dus ook niet in het proces.

De impact van AI is hierdoor afhankelijk van toeval: wie er tijd heeft, wie je toevallig vraagt, welke collega je kent. Dat is incidenteel voordeel, geen structurele verbetering. Het gaat niet om méér proberen, maar om vastleggen wat werkt en dat samen continu beter maken.

Kennis delen

Om AI echt te laten werken, moet die kennis dus teamkennis worden. Zichtbaar, deelbaar en herhaalbaar. Het begint bij structuur: duidelijke afspraken, één centrale plek voor kennis, en een ritme waarin je actief van elkaar leert.

1. Eén centrale plek voor afspraken, voorbeelden en werkwijzen

Maak één gedeelde omgeving waar alle AI-werkwijzen staan: beleid, checklists, formats, do’s & don’ts en sterke voorbeelden uit de praktijk. Het platform doet er niet toe (Teams, SharePoint, Confluence).

Deze omgeving is geen archief maar een werkruimte: wat werkt, wordt toegevoegd; wat veroudert, gaat eruit. Dit voorkomt:

• Versie-chaos
• Stilzwijgende routines: kennis wordt gedeeld in plaats van persoonlijk bezit.
• Kennisverlies bij vertrek: werkwijzen blijven staan, mensen kunnen wisselen.

Een gedeelde AI-kennisomgeving blijft alleen waardevol als iemand het eigenaarschap heeft. Wijs daarom één inhoudelijke beheerder aan die structuur bewaakt, versiedata bijhoudt en beoordeelt wat blijft of weg kan.

Werk met duidelijke standaarden: elke document krijgt een beheerder, versienummer en datum. Items die niet gebruikt worden of ouder zijn dan drie maanden gaan automatisch in review. Zo voorkom je dat de omgeving vervuilt met losse vondsten en onaf materiaal.

Maak onderhoud onderdeel van het werkritme. Plan maandelijks een kort ‘schoonmaakmoment’ in het teamoverleg en hanteer een ‘verouderd’-map als tussenstation, zodat je kunt opruimen zonder discussie. Richt je op één KPI: gebruik. Niet hoe veel er staat, maar hoe vaak het wordt geraadpleegd. Dat houdt de omgeving compact, actueel en bruikbaar.

2. AI-watchers

Als men vraagt hoe we kunnen meebewegen met het tempo van alle nieuwe ontwikkelingen, zeg ik meestal dat het helpt om te bepalen welke ontwikkelingen voor jullie team relevant zijn en per ontwikkeling iemand aan te wijzen die het in de gaten houdt. Die collega (watcher) volgt de ontwikkelingen binnen zijn of haar eigen domein en beoordeelt wat daarvan relevant is voor het team.

Elke watcher deelt maandelijks één korte update. Zo blijft de stroom aan informatie gericht en bruikbaar. Niemand hoeft ‘alles bij te houden’. Het team kan vertrouwen op een systeem dat filtert, selecteert en verbetert in plaats van te verzamelen.

Uiteraard staat het de vakidioten die er in ieder team zitten vrij om meer ontwikkelingen te volgen, maar maak jezelf niet gek. Laat los dat je van alles op de hoogte kan zijn.

3. Maak AI standaard onderdeel van het teamritme

Kennis blijft alleen hangen als je het onderhoudt. Voeg daarom een vast AI-moment toe aan het bestaande teamoverleg. Houd het klein en herhaalbaar:

• Iedere collega laat een concreet werkend voorbeeld zien uit eigen werk of brengt een praktische vraag of dilemma in.
• De beheerder verwerkt wat bruikbaar is in de centrale kennisomgeving.

Juist omdat het routine is, blijft kennis actueel en gedeeld en wordt AI vanzelf onderdeel van het dagelijks werk.

4. Neem AI op in persoonlijke doelen en teamdoelstellingen

Als AI optioneel is, gebeurt het alleen ‘als er tijd is’. Dat betekent in de praktijk: nooit. Kijk hoe je AI kunt verwerken in persoonlijke doelen en spreek af welke output verbeterd moet worden door AI. Bijvoorbeeld:

• Binnen 15 minuten tot een eerste concept komen
• Klantvragen sneller en vollediger beantwoorden
• Data vertalen naar bruikbare inzichten in plaats van alleen rapporteren

Combineer dat met een teamdoel dat ritme afdwingt, zoals: “Elke maand verbeteren we één proces met AI.” Dit is belangrijk, omdat teams niet leren door ‘af en toe een kennissessie’, maar door kleine, zichtbare verbeteringen in het echte werk.

5. Werk en leer multidisciplinair

AI werkt het best wanneer teams over afdelingen heen leren. Organiseer eens per kwartaal een intern AI-panel: drie collega’s uit verschillende teams laten live zien hoe zij AI inzetten. Kort, concreet, 5 minuten per persoon. Geen slides. Alleen: dit doe ik, zo werkt het, dit levert het op. Daarna 10 minuten vragen: wat kunnen we hiervan meenemen naar ons eigen werk?

Zo verspreidt kennis zich gewoon doordat we elkaar laten zien hoe het werkt.

Borg kennis zonder gedoe

Dus, of je nu al dagelijks met AI werkt of er juist voorzichtig aan begint: zorg dat de kennis niet verdwijnt in hoofden en chats. Borg het. En dat hoeft niet zwaar te zijn. Je kunt het op een manier doen die juist licht en samenwerkend voelt: kleine voorbeelden delen, elkaar helpen, leren wat werkt, en dat steeds net een beetje beter maken.