In 7 stappen naar een kennisbank die werkt voor je merk én bezoekers

Met een kennisbank creëer je een duidelijk zichtbare en overzichtelijke etalage voor alle kennis die er bij jouw organisatie in huis is. Een goede kennisbank is meer dan een blog. Waar een blog de artikelen meestal op publicatiedatum ordent, structureer je de kennis in een kennisbank op andere manieren. Maar ook omdat een kennisbank vaak verschillende content formats bevat waarmee je iedere bezoeker optimaal kunt bedienen. In dit artikel laat ik je zien hoe je een effectieve kennisbank kunt inrichten.

3 voordelen van een kennisbank

Het maken en inrichten van een kennisbank kan de nodige inspanning vragen maar biedt zeker voordelen:

1. Het toont expertise én goodwill

Met een duidelijk gepositioneerde kennisbank op je site laat je direct zien dat er veel expertise in huis is. Daarnaast creëer je goodwill bij je bezoeker, omdat die direct bij de veelheid aan kennis kan en een goed overzicht heeft.

2. Bezoekersgemak

Met actuele inhoud en heldere taxonomie vindt een bezoeker direct wat hij zoekt. En nog meer dan dat, omdat een kennisbank laat zien wat er aan gerelateerde kennis te halen valt. Bezoekers kunnen binnen een onderwerp gemakkelijk schakelen van een video, naar een artikel, naar een infographic enzovoort. Dat brengt extra verdieping en sluit aan bij verschillende stijlen van informatieverwerking.

Daarnaast vindt de bezoeker in een kennisbank gerelateerde onderwerpen en extra context, wat de kans groter maakt dat hij jou als afzender onthoudt of je kennisbank bookmarkt.

3. SEO-voordelen

Met een goed gestructureerde en geoptimaliseerde kennisbank verbeter je de vindbaarheid van je content. De interne structuur maakt zoekmachines duidelijk wat de kern van de content is. Daarnaast wordt het voor andere websites aantrekkelijker om naar jouw kennisbank te linken.

Een kennisbank kan de hele klantreis bedienen

Vaak kun je de aandacht en interesse van je doelgroep op meerdere momenten in de klantreis vangen met een kennisbank. Bijvoorbeeld:

See-fase

Door SEO en promotie op bijvoorbeeld social media komt je doelgroep met jouw kennisbank en kennis in aanraking. Hoewel er in deze fase geen intentie is tot verdere actie, ondersteunt dit wel je merk en positionering.

Think-fase

Als mensen je kennisbank raadplegen raken ze als het goed is onder de indruk van de aanwezige expertise. Dat vergroot de kans dat ze jouw organisatie opnemen in hun considered set. Het kan ook helpen om afwegingen te maken. Bijvoorbeeld omdat je achtergrondinformatie geeft over het maken van passende keuzes.

Do-fase

De inhoud van de kennisbank helpt mensen ook om die laatste stap te zetten en in actie te komen. De kennisbank kan bijvoorbeeld praktische kennis bieden, maar kan ook zorgen voor het vertrouwen dat nodig is om daadwerkelijk iets te doen of te kopen.

Care-fase

Een kennisbank kan een belangrijke rol spelen bij het vasthouden van bestaande klanten. Met actuele en relevante inhoud die je gericht met deze doelgroep deelt, zorg je voor extra binding met jouw organisatie. Zeker bij B2B helpt dit om concurrenten op afstand te houden, want onderzoek laat zien dat wanneer klanten wel veel thought leadership-content van concurrerende aanbieders zien maar niet of minder van jou, dat 70% vervolgens overweegt om over te stappen naar een concurrent. Met een kennisbank laat je klanten keer op keer weten dat ze bij jou up-to-date kennis vinden.

Kennisbank stappen die het succes bepalen

Met Laurens Schaap van Schaap Ontwerpers sprak ik over best practices voor het opstarten en bijhouden van een goede kennisbank. Laurens is gespecialiseerd in zowel branding als kennisbanken en maakte deze onder andere voor Naturalis, MBO Raad, ZonMw en allesovergeld.nl. Samen kwamen we tot een zevental stappen.

1. Start vanuit een contentstrategie

Je contentstrategie zou altijd het vertrekpunt moeten zijn voor je start met een kennisbank. Binnen die strategie bepaal je allereerst de te behalen doelen en de rol die een kennisbank daarin kan spelen voor jouw doelgroep en organisatie. Moet een kennisbank je positioneren als expert? Is het bedoeld als eerste kennismaking of ga je bestaande klanten beter binden? Of helpt de kennisbank je om de vele kennis die er is te ordenen en te ontsluiten voor een specifieke (interne) doelgroep?

Maar net zo belangrijk: wat is de belofte van de kennisbank aan je doelgroep? Welke content is nodig zodat je doelgroep inderdaad het beoogde voordeel haalt uit de kennisbank? In welke vorm kan de content in de kennisbank die belofte het best realiseren?

2. Benoem functionaliteiten

Vervolgens ga je kijken wat er nodig is om ervoor te zorgen dat een kennisbank jouw doelen realiseert en de wensen van je doelgroep adequaat vervult. Daarbij kijk je naar functionaliteiten voor de gebruiker zoals een zoekfunctie, support en digitale toegankelijkheid voor iedereen en alle devices. Maar ook naar functionaliteiten voor jezelf, zoals eigenschappen van het CMS, SEO-optimalisatie en aan het genereren van rapportages.

3. Maak een content taxonomie

Vanuit de belofte aan de gebruikers en de doelen die je zelf wil realiseren, maak je een content-taxonomie. Je bepaalt welke categorieën en subcategorieën nodig zijn, hoe die zich tot elkaar verhouden en welke labels of tags je wil gebruiken. Creëer hiervoor een optimaal scenario waarbij je niet gehinderd wordt door praktische bezwaren. Die komen in de volgende stappen aan de orde als je naar invulling en uitvoering gaat kijken. Waar het nu om draait is de structuur van alle content in de kennisbank voor je gebruiker, zodat die de gewenste ervaring en resultaat krijgt. Dat kan betekenen dat je eerst nog gebruikersonderzoek doet om ervoor te zorgen dat je structuur en termen ook voor hen volledig duidelijk zijn.

In deze fase kijk je ook naar de contentformats die je wilt gebruiken en hoe die onderling naar elkaar verwijzen. Wil je dat mensen van een infographic of video gemakkelijk naar een uitgebreider verdiepend artikel kunnen gaan? Moeten whitepapers of onderzoeksrapporten een plek krijgen? Laat je hierbij leiden door de manier waarop jouw doelgroep informatie tot zich wil nemen en de boodschap die je met kennis wil overbrengen.

4. Contentinventarisatie

Op basis van de taxonomie kun je gaan kijken welke content je al hebt aan de hand van een aantal vragen:

• Kun je de gekozen categorieën goed vullen?
• Heb je content voor mensen die eerst snel een kijkje willen nemen?
• Bedient je content de gewenste verdieping en breedte binnen een categorie?
• Heb je content in de gewenste formats of moet je nog content naar andere formats omzetten?
• Is de bestaande content inhoudelijke nog voldoende actueel?

Breng dit in kaart op basis van de categorieën en tags uit je taxonomie.

Als het goed is zie je nu of je voldoende content hebt om de gekozen categorieën op een representatieve manier te vullen. Let wel op dat een categorie niet helemaal of zo goed als leeg is. Blijkbaar is er een reden voor dat hier nog geen content over gemaakt is. Vraag je dan af of dit in de toekomst wel realistisch is of dat je deze categorie uit je taxonomie moet halen.

5. Inventariseer witte vlekken

Bij het inventariseren van je bestaande content kom je waarschijnlijk al witte vlekken in je content tegen, omdat je ziet dat je sommige categorieën nog niet goed kunt vullen of dat bepaalde tags nog weinig content bevatten. Maar kijk daarnaast nogmaals naar je doelgroepbelofte en of je die voldoende realiseert. Zo ontstaat een longlist met content die nog ontbreekt. Is die lijst lang, laat dat je zeker niet afschrikken maar adresseer dat in je contentplanning.

6. Maak een contentplanning

Op basis van je contentinventarisatie en de witte vlekken die je gespot hebt, kun je een contentplanning maken waarin je inhoudelijke updates van bestaande content plant, bestaande content omzet naar een ander format en nog te maken content een plek geeft.

Waarschijnlijk eindig je dan met een flinke lijst, maar dat is juist goed. Ga deze contentacties realistisch inplannen en neem daarvoor echt voldoende tijd. Zo heb je een contentplanning voor langere tijd en kun je (elementen van) nieuwe content voor de kennisbank hergebruiken op andere kanalen zoals social media.

7. Regel onderhoud van content én techniek

Zelfs evergreen content heeft af en toe een opfrisbeurt nodig, maar ook andere kennis binnen een kennisbank veroudert op een gegeven moment. Dat vraagt om een planning waarbij je bestaande content regelmatig onder de loep neemt en regelt dat iemand die inhoudelijk weer helemaal actueel maakt. Kies je voor een bureau dat de kennisbank voor je bouwt, check dan meteen of zij ook het technisch onderhoud voor je kunnen doen en in kunnen spelen op nieuwe wensen en eisen zoals digitale toegankelijkheid.

Wil je zelf een kennisbank bouwen?

Mijn advies is om eerst goed te bepalen welke positie zo’n kennisbank inneemt binnen je totale content en hoe deze jouw doelen én je doelgroep kan bedienen. Start pas als je zeker weet welke rol en functie een kennisbank heeft binnen je content.

Daarnaast ziet Laurens Schaap in zijn praktijk dat een goed CMS van groot belang is. Misschien wel net zo belangrijk als de content die je gaat plaatsen. Deels vanwege voor de hand liggende redenen, maar ook om een misschien wat onverwachte reden die zeker zoveel impact heeft. Zo zorgt een goed CMS er automatisch voor dat alles wat jij in het CMS doet, er voor de gebruiker ook goed uitziet. Of die nu op een groot scherm kijkt of op mobiel. En een goed CMS heeft veel kant-en-klare templates en blokken die je naar de juiste plek kunt slepen en die je helemaal naar je hand kunt zetten voor de gewenste uitstraling.

Maar het minder voor de hand liggende voordeel is dat die twee elementen er op hun beurt voor zorgen dat je jouw kennisbank met veel plezier en creativiteit kunt vullen en ontwikkelen. Dát zie je terug aan de voorkant en inspireert je gebruikers om echt lekker door je kennisbank te browsen en vaker terug te komen.

Home < In 7 stappen naar een kennisbank die werkt voor je merk én bezoekers