Succession planning: denk vooruit & bouw aan een toekomstbestendige organisatie

Medewerkers ontwikkelen zich, maken carrièrestappen of gaan weg. Ook in jouw organisatie. Het is een natuurlijk proces dat erbij hoort. Maar wel iets om rekening mee te houden; iemand die uitvalt of vertrekt kan voor serieuze uitdagingen zorgen. Uit ervaring weet ik dat dit behoorlijk veel impact heeft op de kennis, het leiderschap en de continuïteit in jouw organisatie, zeker als het om een sleutelpositie gaat. Wat mij helpt om zo goed mogelijk met deze dynamiek om te gaan? Vooruitdenken met succession planning!

Dit artikel is het vervolg op mijn eerdere artikel over hoe je het 9-grid model als HR-tool inzet om de talentvolle mensen in je organisatie in kaart te brengen.

Wat is succession planning?

Met succession planning bereid je jezelf en de mensen in jouw organisatie voor op toekomstige veranderingen in je medewerkersbestand. Je zorgt ervoor dat er opvolgers beschikbaar zijn voor medewerkers die doorgroeien, uitvallen of weggaan. Je weet precies wie de lege plek kan invullen wanneer die ene senior manager met pensioen gaat, de medewerker met specialistische kennis tijdelijk uitvalt of een teamleider een nieuwe baan elders krijgt.

Met succession planning houd je grip op de continuïteit van jouw organisatie. En dat vraagt om het combineren van een aantal inzichten.

De kritische functies in jouw organisatie

De eerste stap is bepalen wat de kritische functies binnen jouw organisatie zijn. En ik kan je verzekeren dat dat lang niet altijd de hoogste managementrollen zijn. Kritische functies zijn de posities die, als zij wegvallen, direct impact hebben op bedrijfsvoering, kennisoverdracht of netwerkrelaties. Denk bijvoorbeeld aan een key-accountmanager met langlopende klantrelaties of een specialist die beschikt over competenties die van groot belang zijn.

Door deze sleutelrollen te onderscheiden, weet je aan welke functies je extra aandacht moet geven wanneer je nadenkt over opvolging en doorstroommogelijkheden binnen jouw organisatie.

Talentvolle opvolgers in beeld met het 9-grid model

Daarna bekijk je wie de talentvolle mensen in jouw organisatie zijn die deze rollen kunnen overnemen. Het 9-grid model is een krachtige tool die je daarbij helpt. Door je medewerkers in kaart te brengen op basis van de prestaties die zij nu leveren (performance) en hun talenten of groeipotentieel, zie je in één oogopslag wie hoog scoren op één of beide factoren. Zo kun je voor elke functie een back-up opbouwen van opvolgers die over de benodigde kennis en kwaliteiten beschikken.

Gesprekken als fundament: de talent review

Het maken van die back-up begint met het voeren van 1-op-1-gesprekken met jouw mensen. Je bespreekt met iedere medewerker samen waar zij staan, waar zij naartoe willen groeien en wat zij nodig hebben om daar te komen. Het kan gaan om verticale groei richting meer verantwoordelijkheid of om horizontale ontwikkeling naar verbreding of specialisatie binnen een vakgebied.

Stel dat een consultant wil doorgroeien naar de functie van consultancy manager. Je bekijkt samen welke competenties daarvoor nodig zijn en wat de consultant al in huis heeft. Daarna bepaal je welke kennis en kwaliteiten hij of zij nog moet ontwikkelen om klaar te zijn voor die rol en hoeveel tijd dat kost. Als iemand binnen 12 tot 18 maanden klaar is voor een volgende stap, biedt dat een duidelijk perspectief voor de medewerker én voor jou.

Inschatten van vertrekrisico’s

Die gesprekken geven je niet alleen inzicht in de ambities van je mensen en de doorstroommogelijkheden binnen je organisatie. Ze vertellen je ook meer over de mogelijke vertrekrisico’s. Want wat gebeurt er als de organisatie nog niet klaar is voor die volgende stap op het moment dat de medewerker dat wel is? Het risico dat talent dan vertrekt is groot.

Je kunt daar op inspelen door alternatieve groeipaden aan te bieden als het zover is. Denk daarbij aan uitbreiding van taken of verantwoordelijkheden, deelname aan strategische projecten of tijdelijke invulling van een hogere functie bij afwezigheid van een collega. Zo blijven jouw talentvolle mensen uitgedaagd, ook als een officiële vervolgstap nog niet mogelijk is.

Tegelijkertijd kun je de potentiële opvolgers van de betreffende medewerker sneller klaar stomen, bijvoorbeeld via coaching-on-the-job, job shadowing of gerichte ontwikkelprogramma’s. Het is daarbij wel belangrijk dat je oog houdt voor de timing, ambities én ontwikkelpotentieel.

Impact bij vertrek

Behalve het individuele vertrekrisico is ook de impact van het eventuele vertrek van belang voor de succession planning. Het klinkt misschien hard, maar niet elk vertrek weegt even zwaar. Het verlies van een junior consultant is over het algemeen beter op te vangen dan dat van een ervaren projectmanager met veel verantwoordelijkheid. Door die twee aspecten – vertrekrisico en de impact ervan – tegen elkaar af te zetten, krijg je een nog scherper beeld van de functies waar het zorgen voor opvolging echt je prioriteit is.

Van inzicht naar planning en actie

De uiteindelijke succession planning vraagt om het verbinden van al deze inzichten. Je weet wat de kritische functies in jouw organisatie zijn, wie intern de geschikte opvolgers zijn en hoe ver zij zijn in hun ontwikkeling. Je ontdekt zo waar je te maken hebt met hiaten qua opvolging en waar je moet versnellen wat betreft ontwikkeling. En je kunt inschatten waar eventueel externe werving van nieuwe mensen nodig is.

Succession planning  geeft je zo de mogelijkheid om in te spelen op toekomstige veranderingen in je medewerkersbestand. Dat wil niet zeggen dat het werk daarmee gedaan is: het is een proces dat je jaarlijks opnieuw moet uitvoeren. Want mensen ontwikkelen zich, je organisatie verandert en de functies veranderen mee.

Voorbereiden op beweging, sturen op continuïteit

Doorstroom binnen organisaties is iets wat erbij hoort. Het is pas een probleem wanneer het onverwacht gebeurt en de voorbereiding ontbreekt. Beleid ontwikkelen en investeren in (toekomstige) leiders, kennisborging en interne talentontwikkeling is daarom belangrijk. Met succession planning en het 9-grid model als kompas kun je vooruitkijken, zorgen voor rust en continuïteit én bouwen aan een toekomstbestendige organisatie.

Want de vraag is niet of er beweging komt, maar of jij en jouw organisatie er klaar voor zijn!

Home < Succession planning: denk vooruit & bouw aan een toekomstbestendige organisatie