Zonder actie geen verandering: stop met vaagtaal in je organisatie

Organisaties moeten continu veranderen om te kunnen overleven. Als gevolg worden medewerkers soms bedolven onder abstracte en megalomane begrippen die hen moeten inspireren om mee te veranderen. Ze moeten idealiter bijvoorbeeld ‘innovatiever’ of ‘klantgerichter’ worden. Wat dat precies inhoudt en wat het beoogd voordeel is blijft schimmig. Waarom verandering urgent is en wat ze dan concreet anders moeten doen, blijft helemaal onduidelijk. Vervolgens gebeurt er weinig. Hoe kun je daar verandering in brengen?

You can’t cross the sea merely by standing and staring at the water. – Rabindranath Tagore

Wat wordt precies bedoeld met een doel (of ambitie)?

Van ‘een doel hebben’ ga je nog niet vooruit. Zeker als het doel abstract is en de acties om het doel te kunnen bereiken onduidelijk zijn. Vaak wordt gedacht ‘Het is toch logisch wat het doel inhoudt en wat er moet gebeuren. Dat kan iedereen toch zelf bedenken?’. Dat kunnen mensen misschien wel, maar ze doen het alleen niet. Ze hebben soms simpelweg de tijd (en het urgentiegevoel) niet om hier in hun schaarse tijd over na te gaan denken.

Van vaagtaal naar duidelijke taal

Plannen staan vaak bol van de ronkende ‘vaagtaal’ (waar ze ook over gaan). Ambities sneeuwen onder in abstracte containerbegrippen waarvan niemand echt weet wat ze in de praktijk concreet inhouden of welke acties eraan hangen. Mooie woorden en voornemens hoor je vaak. Bijvoorbeeld ‘inclusiever of innovatiever zijn’. Wat die woorden precies inhouden en welke acties eruit voortkomen kan niemand zeggen. Verantwoordelijken wentelen zich in schimmige ‘vaagtaal’ en lijken er vanuit te gaan dat iedereen wel begrijpt wat ze bedoelen.

Zowel intern als extern kan het helpen om duidelijk uit te schrijven wat je bedoelt. Door een doel (en wat het niet is) samen met collega’s te omschrijven en in beeld te brengen wordt het bespreekbaar en concreter. Als mensen verschillende beelden hebben bij hetzelfde woord wordt dat duidelijk en kun je komen tot een gedeelde definitie.

Bron: Pexels

Bij corporate (visual) identity-projecten lopen ontwerpers hier vaak tegenaan. Ze worden bijvoorbeeld geacht om een visuele identiteit te ontwikkelen die past bij de ambities van een organisatie. Die zijn toch duidelijk, denken opdrachtgevers, want een organisatie wil tenslotte innovatief overkomen. Ontwerpers krijgen dan een opdracht vergelijkbaar met ‘ontwerp een tafel’. Maar wat voor tafel wil men dan? Een grote of kleine, hoge of lage, vierkante of ronde, eettafel of bijzettafel, hout of kunststof etcetera. Voordat duidelijk is wat opdrachtgevers in hun hoofd hebben, kunnen ontwerpers niet aan de slag. Hetzelfde geldt voor veranderingen in organisaties. Als mensen niet weten wat begrippen precies inhouden en welke acties nodig zijn, gebeurt er vaak weinig. 

Zorg dat het fundament op orde is

Op drijfzand kun je niet bouwen. Zonder water kun je niet zwemmen en zeker niet harder zwemmen. Zolang een belangrijk fundament ontbreekt, zal daar toch echt iets aan gedaan moeten worden. Zonder fundament kunnen mensen niet in beweging komen. Als een fundament nog ontbreekt is dat overigens geen excuus om dan maar niks te doen, maar om te zorgen dat het er komt (als je tenminste vooruit wil). Actie moet wel mogelijk zijn natuurlijk.

• Ooit hielp ik een organisatie met hun profilering. Men wilde dat medewerkers meer tijd aan klanten zouden besteden. Medewerkers wilden dat ook wel, maar werden ondertussen beoordeeld op het aantal klanten dat ze per uur hielpen en niet op hoeveel aandacht ze aan individuele klanten gaven. Het risico op slechte cijfers wilde niemand lopen.
• Of neem de organisatie met fossiele langzame systemen die steeds vastliepen, waar medewerkers innovatiever moeten worden. Daar innoveren voelde voor medewerkers als met enkelboeien een marathon winnen.

Het loont vaak om gewenst gedrag makkelijker te maken. Het is niet voor niets dat artikelen die supermarkten graag willen verkopen makkelijk voor het grijpen liggen. Als patiënten bijvoorbeeld thuis op de computer met hun arts kunnen overleggen is dat innovatief en bespaart dat iedereen tijd. Voor iedereen makkelijker.

Ook door het fundament samen met collega’s te omschrijven en in beeld te brengen wordt het concreter. Wat is er nodig om een verandering te laten slagen? En wat kan deze tegenhouden? Als jij het ze niet vraagt, praten ze er zelf wel over zonder jou en laten ze zich tegenhouden. En dat wil je toch niet?

Geen woorden maar daden

Op doelen moet je je niet blindstaren, zegt James Clear. Doelen geven richting, maar acties bepalen of je ze bereikt. Soms wordt er lang gepraat over dingen, zonder dat er acties genomen worden. Concrete acties zijn nodig om resultaat te bereiken. Voornemens geven nog geen resultaat of bewijs.

Good intentions are not enough. They’ve never put an onion in the soup yet. – Sonya Levien

Mensen hebben soms het gevoel om ‘heel serieus bezig te zijn’. Maar zijn ze dat ook? Vaak wordt beweging verward met actie, zegt James Clear. Beweging kan heel inspannend zijn, maar beweging zelf gaat nooit een eindresultaat opleveren. Actie zal dat doen.

Soms worden mensen lid van een sportschool zonder dat ze er ooit een voet binnen zetten. Ze schrijven zich in voor een studie of cursus waar ze vervolgens geen les van volgen. Niemand kan ze veroordelen (bijvoorbeeld vinden dat ze het wel of niet goed doen), want ze doen ook niks.

1. Als ik op zoek ben naar een dieet en een paar boeken over ‘lijnen’ lees, is dat beweging. Als ik daadwerkelijk lijn, is dat actie.
2. Als ik naar de sportschool ga en naar abonnementen informeer of blitse sportschoenen koop, is dat beweging. Als ik een professionele outfit of de nieuwste attributen aanschaf is het ook beweging. Als ik echt ga trainen, is dat actie.

The way to get started is to quit talking and begin doing. – Walt Disney

Als je niet in actie komt, zul je een doel nooit bereiken. Doelen zijn nog geen acties. Iedereen kent wel voorbeelden van mensen die de nieuwste attributen voor een sport kopen, maar daarna nooit meer iets doen. Vele yoga-matten, fitness-outfits en sportschoenen liggen zo ongebruikt onder in de kast. Mensen houden zichzelf vooral voor de gek. Schijnbaar zijn ze druk bezig, maar ze komen niet vooruit. Ze zijn ‘bezig’, zonder echte actie te nemen.

Actie is het soort gedrag dat resultaat oplevert. Beweging geïnspireerd door een doel is niet hetzelfde als een actie. Het maakt niet uit hoe veel boeken je over gezond eten leest. Dat zijn bewegingen daarvan waar je in de praktijk nog niet gezonder eet. Alleen daadwerkelijk gezond eten zal het resultaat opleveren dat je wil bereiken.

Breng nodige acties daarom in kaart en stuur op realisatie.

When it is obvious that the goals cannot be reached, don’t adjust the goals, adjust the action steps. – Confucius

Meet resultaat en stuur bij waar mogelijk

Goede voornemens en ‘bezig zijn’, zijn dus niet genoeg. Welke acties werken weet je nog niet altijd. De kunst is om ze te nemen, effect te meten en waar nodig tijdig bij te sturen.

Ben je ‘resultaatgedreven’ of ‘inspanningsgedreven’? Het woord zegt het al. Inspanningsgedreven mensen vinden het vaak niet echt een probleem als er weinig bereikt is. “Het was toch heel gezellig en we hebben er veel tijd aan besteed”; hoor je dan. Dat resultaten achterblijven, mag de pret niet drukken. Ze hebben niks bereikt maar wel veel tijd en geld gestopt in dat niks en met veel mensen in het luchtledige gebabbeld. Van bijsturing is geen sprake.

What you think is not important. It is only important what you do. – Patrick Ness

Breng nodige acties begrijpelijk in kaart

Concrete acties zijn meetbaar, voornemens niet. Wat vaak gebeurt is dat mensen bijvoorbeeld ‘gezonder’ willen leven of ‘klantgerichter’ willen werken. Wat die begrippen concreet inhouden blijft vaag en acties blijven achter. Wat houdt dat ‘oplossingsgericht’ zijn bijvoorbeeld in? Zowel doelen als acties moet je concreet maken. 

Bijvoorbeeld:

Stop met leeg gebabbel. Kom vooruit door doelen en acties tastbaar te maken

Beloftes en mooie woorden zijn leuk, maar horen er ook acties bij? Strooi niet langer met vage begrippen, maar maak ze concreet. Wat houden ze in, wat bedoel je ermee en hoe is zichtbaar en merkbaar dat je acties onderneemt?

• Een organisatie wil innovatief zijn. Soms kan het formuleren van het omgekeerde helpen om het goede te definiëren. Wanneer ben je bijvoorbeeld niet innovatief en waarom? Mensen kunnen overgooien met kleitabletten ook heel innovatief vinden. Als je iets anders vindt, kunnen mensen dat maar beter weten. Laat mensen het zelf formuleren.
• Ook helpt het vaak om in termen van concreet bewijs te praten. Een organisatie claimt bijvoorbeeld ‘Inclusief en divers te zijn’. Wat houdt dat in? Wat bewijst dat een organisatie ‘inclusief’ is? Wat is het beoogde voordeel? Wat is inclusief en wanneer wordt iemand als soort ‘excuustruus’ voor de būhne ingezet (het andere uiterste)? Als ik online alleen maar foto’s zie van witte mannen in grijze pakken, hoe inclusief is dat?

Maak bewijs en acties concreet. Bijvoorbeeld:

Verlies het doel en de weg erheen nooit uit het oog

Iedere reclamemaker weet: zichtbaarheid en herhaling zijn belangrijk. Hetzelfde geldt voor welke organisatieverandering dan ook. Te vaak wordt er een eenmalige sessie gehouden waarvan iedereen vol energie en eensgezindheid terugkomt.

Vervolgens gebeurt er weinig. Heel gek dat iedereen dan weer vergeten is wat er moest gebeuren. Behandel een gewenste verandering meer als een reclamecampagne. Je hebt een opmerkelijke, herkenbare, onthoudbare en samenhangende rode draad nodig. Rome is niet in één dag gebouwd, een verandering niet op een vrijdagmiddag gerealiseerd.

Home < Zonder actie geen verandering: stop met vaagtaal in je organisatie