Maia: Taak- & projectmanagement voor MKB’ers en ZZP’ers

Maia is een online tool waarmee je (in teamverband of alleen) zowel kleine taken als langdurige projecten kunt beheren. Ook kun je in Maia je uren schrijven, waarbij je met real-time rapportages direct inzicht in je resultaten hebt. Pier van der Kraan, directeur bij eResults (het bedrijf dat Maia gerealiseerd heeft), vertelt over de tool.

Wat is het?

"Maia is een online tool waarin taken, projecten en urenregistraties kunnen worden beheerd. Dit kan zowel in teamverband (waarbij naar wens rollen in te stellen zijn) als zelfstandig. Via instelbare urenbudgetten en real-time rapportages geeft de tool gebruikers direct inzicht in de resultaten, zodat je snel bij kunt sturen. Ook kan je deze gegevens gebruiken voor bijvoorbeeld factuurspecificaties. Door de gebruiksvriendelijke inrichting kan een nieuwe gebruiker binnen enkele minuten aan de slag met Maia."

[gespot_images]

Waarom dit initiatief?

"Toen ons bedrijf in 2009 tot 2011 een groeispurt maakte met het realiseren van websites, werd het intern managen van opdrachten (wat tot dan via e-mails, whiteboards en Post-It’s gebeurde) steeds lastiger. We gingen zodoende op zoek naar een tool waarmee deze processen konden worden gestroomlijnd. Voorwaarde voor deze tool was dat zowel kleine taken als grote projecten gemanaged moesten kunnen worden en dat daar direct uren op geschreven moesten kunnen worden. Toen zo’n tool niet vindbaar bleek, besloten we deze zelf te ontwikkelen. Een eerste versie van Maia hielp ons direct verder te groeien en na veel positieve reacties van klanten en partners, die aangaven ook naar zo’n tool op zoek te zijn, hebben we besloten Maia ook voor anderen beschikbaar te maken."

Hoe werkt het?

"In Maia kun je taken, projecten, cliënten en urendeclaraties invoeren. Aan de hand daarvan genereert Maia automatisch real-time rapportages. De basis zijn de taken in Maia. Per taak kun je desgewenst één of meerdere betrokkenen koppelen en notities, documenten, urenbudgetten en deadlines toevoegen. Ook kun je een taak onderbrengen in een project, maar dit is niet verplicht. Bij ieder project kan een overkoepelend urenbudget worden ingesteld en vind je real-time informatie op projectniveau. De cliëntkaarten werken op dezelfde manier.

Je kunt eenvoudig je uren schrijven. Doordat alle activiteiten al bekend zijn, hoef je alleen de gewenste taak of het project op te zoeken (via enkele klikken) en je uren te noteren, die vervolgens overzichtelijk worden weergegeven. Alle informatie van cliënten, alle taken, de projecten en uren worden door Maia automatisch samengevoegd in overzichtelijke rapportages die overal waar relevant terug te vinden zijn. Verder zijn overal in Maia zoek- en filtermogelijkheden aangebracht, zodat je op een intuïtieve manier snel de gewenste informatie kunt vinden. Binnen Maia is het desgewenst mogelijk om rollen toe te kennen aan gebruikers en taken en urendeclaraties te beoordelen, zodat je teamhiërarchie ook in Maia vlekkeloos werkt."

Wat zijn de belangrijkste facts?

"In Maia kun je zowel kleine taken als grote(re) projecten eenvoudig beheren. Hoe klein of groot de opdracht dus ook is, deze past altijd. De combinatie van taken en urenregistratie geeft gebruikers real-time inzicht in resultaten. Aan zo’n tool is veel behoefte binnen het MKB/ZZP, maar deze zijn vaak lastig te implementeren. Maia biedt deze mogelijkheden zonder extra tijdsinvesteringen. Doordat binnen het systeem briefings, discussies en bijlages kunnen worden opgeslagen, zorgt Maia voor orde en overzicht. Maia is online beschikbaar en daardoor niet locatiegebonden. Maia geeft inzicht, bespaart tijd en brengt rust. Hierdoor helpen we bedrijven scherp te blijven en te groeien. Belangrijke voordelen in het huidige economische klimaat."

Wie is er bij betrokken?

"De medewerkers van eResults zijn betrokken. eResults is de ontwikkelaar van Maia, waar ik, Pier van der Kraan, de directeur van ben."

Home < Maia: Taak- & projectmanagement voor MKB’ers en ZZP’ers