Meet’in Pie: Organiseer effectieve vergaderingen
Met Meet’in Pie kun je vergaderingen op een effectieve manier organiseren. Die pie chart geeft de bespreekpunten aan en de klok houdt de voortgang bij. Eric Bun en Jaco van Zijll Langhout vertellen over de iPad app.
Wat is Meet’in Pie?
“We besteden met z’n allen een hoop tijd aan vergaderen. Toch vindt 69% (Microsoft studie onder 38.000 mensen wereldwijd) van de mensen de meetings niet nuttig. Meet’in Pie is het antwoord op het organiseren en houden van effectieve vergaderingen! Het is een app die alle deelnemers aan een vergadering laat meesturen om op tijd alle bespreekpunten af te handelen. De app is een leuke combinatie van een pie chart (taartdiagram) en een klok.
Alle bespreekpunten voor een vergadering zijn een specifieke taartpunt. Tijdens de meeting loopt er een wijzer over de pie chart om de voortgang zeer eenvoudig aan te geven. Als een punt netjes binnen de tijd besproken wordt, blijft de achtergrond aangenaam groen van kleur, maar als iemand over de tijd heen gaat, kleurt de achtergrond rood. Daarmee is iedereen eigenaar van de meeting, is het duidelijk wat de meeting doelen zijn en is iedereen verantwoordelijk voor effectief vergaderen. Verder helpt de tool mensen met het organiseren van vergaderingen (automatische uitnodigingen), het evalueren en delen van de resultaten.”
[gespot_images]
Waarom dit initiatief?
“De bedenkers van dit concept zijn beide organisatie- en innovatieadviseurs en zowel als participants en als facilitator op dagelijkse basis actief in zakelijke meetings. Op een dag, na een lange aaneengesloten vergadering viel het hen op dat eigenlijk elk bespreekpunt uit de tijd was gelopen en dat niet de verantwoordelijke voor het bespreekpunt, maar de facilitator daarop aangekeken werd. Dit is natuurlijk erg opmerkelijk, want alle deelnemers in een meeting zijn verantwoordelijk voor de effectiviteit van de gehele vergadering. Ook is het vreemd dat het blijkbaar steeds vaker acceptabel wordt gevonden dat agendapunten onbehandeld blijven en naar een volgende meeting worden verschoven, terwijl er die week echt een beslissing nodig is!”
Hoe werkt Meet’in Pie?
“Plan eenvoudig je meeting en voeg agendaonderwerp, duur en deelnemers toe. Alles verschijnt direct visueel in de pie chart. Door de integratie met de bekende Office pakketten, kunnen alle deelnemers direct uitgenodigd worden, inclusief de visuele opzet van de meeting. Tijdens de meeting wordt de iPad bijvoorbeeld in het midden van de vergadertafel gelegd en drukt de eerste spreker op start. Iedereen ziet de wijzer over de onderwerpen lopen en kan van een afstand gemakkelijk zien of de achtergrond groen of rood is. Als een onderwerp is behandeld, drukt de voorzitter op ’topic done’ en wordt de resterende tijd in verhouding over de overige agendapunten verdeeld.
Als een punt in een vervolg meeting moet terugkomen, omdat er meer tijd voor nodig blijkt te zijn, is het mogelijk om deze met een druk op de knop automatisch op de agenda te plaatsen. Zo wordt er nooit een agendapunt vergeten. Aan het einde van de meeting is in een overzicht te zien welke onderwerpen binnen de tijd zijn behandeld en welke daar overheen zijn gegaan. Het gemiddelde wordt berekend en weergegeven in de ‘Meeting Efficiency Index’ TM. Deze index kan een aardige trigger zijn om met dezelfde groep steeds efficiënter te gaan vergaderen en de resultaten zijn te delen via email, Facebook en Twitter. Echt efficiënte meetings krijgen zelfs een Gold Cup! In het meeting overzicht zijn alle meetings die gepland staan en die al hebben plaatsgevonden, handig te beheren.”
Wat zijn de facts?
“De Meet’in Pie app heeft een mix business model, zowel B2C als B2B. Professionals in elke willekeurige zakelijke omgeving kunnen de applicatie zelf eenvoudig downloaden op hun iPad via de App Store (€2,99). Daarnaast bieden we organisaties de mogelijkheid om voor een beperkt bedrag de applicatie aan te passen naar de corporate look & feel. Daarna kan de applicatie intern in de organisatie worden gedistribueerd bijvoorbeeld via een enterprise app portal. Op deze manier kunnen organisaties het nut van effectieve vergaderingen onderstrepen en bieden zij medewerkers leuke en eenvoudige tools om hiermee aan de slag te gaan. Dit sluit naadloos aan bij Het Nieuwe Werken en de opmars van de iPad. Verder willen we in de toekomst een gratis iPhone versie uitbrengen met een aantal aantrekkelijke functionaliteiten.”
Wie is er betrokken bij Meet’in Pie?
“De kracht van de bedenkers van Meet’in Pie ligt met name in conceptontwikkeling. Samen met het Amsterdamse Appcubator.nl hebben zij het concept verder ontwikkeld tot een complete propositie (inclusief website, marketing, sales en business model) en applicatie.”
Over de auteur
