Wat we ook doen, we maken allemaal wel eens lijstjes. We maken ze voor ons zelf, voor een collega of manager, voor een klant of een familielid. De één maakt er veel en verandert ze vaak, de ander maakt ze maar zo af en toe. Zeg nou zelf, leven of werken zonder lijstjes is ondenkbaar.
Om lijstjes te kunnen maken en op je computer te bewerken en bewaren heb je tools nodig. Ik zeg niet te veel als ik beweer dat er op dit gebied wat afgeprutst wordt.
Ondanks dat er voortdurend nieuwe ‘oplossingen’ (lees programmatjes en web-based services) worden bedacht waardoor de verzameling geweldige tools alleen maar groeit, wordt er (zoals ik regelmatig zie) nog steeds veel geprutst en gehannest met de verkeerde (ik bedoel onhandige) tools.
Gevolg: Mensen maken het zich hiermee moeilijk voor zichzelf en … voor anderen. “Daar zal hun baas blij mee zijn” denk ik dan altijd.
Moeilijk betekent: gebruik van een tool met lastige bediening, onoverzichtelijk resultaat, gedwongen tot onnodige handelingen, output niet uitwisselbaar met anderen, en ga zo maar door. Is het onwetendheid of …. wat is het eigenlijk?
Neem nou ‘lijstjes’ (aktiepunten-lijstjes, prioriteiten-lijstjes, taak-verdeling-lijstjes, mijlpalen-lijstjes, adres-lijstjes, presentatie-topic-listjes, inhoudsopgave-lijstjes, etc etc etc etcetera-lijstjes). Heel vaak lijstjes die voortdurend aangepast moeten worden, of die een behoorlijke schuif/orden slag moeten doormaken voordat ze definitief zijn.
Ik zeg altijd: Lijstjes? => Outliners! (EN ZEKER ALS het ‘geneste lijstjes’ zijn, dus lijstjes met sub-lijstjes.)
Jon Udell schreef vorige maand:
“As always when I try a new outliner, I find myself asking: Why don’t I make regular use of outlining? I believe that I should, and whenever I do feel virtuous, but it never becomes a habit. After all these years, and many different outliners, I don’t think that’s because the software lacks some magical feature that would convert me into a regular user. I suspect that outlining appeals to a cognitive style that’s more well-developed in some people than others, and I’m one of the others.”
Bron: Jon Udell – Listas is (also) a web-based outliner
De spijker op zijn kop. Dus … voordat je zegt: “Nah .. niks voor mij” toch echt even proberen. Gewoon een weekje volhouden en DAN PAS oordelen.
Als je er mee aan de slag wil, heb ik een paar ‘leads’
Voor de PocketPC kan je Pocket Outliner gebruiken en voor de ‘gewone’ PC de bijbehorende Desktop Outliner, die naadloos integreert met Pocket Outliner.- Wil je meer Windows outliners inspiratie, dan raad ik je aan naar Overview of Windows Outlining Programs (John Buckman) te gaan.
- De Mac gebruikers kunnen bij Outliners for OS X terecht.
- En dan is er natuurlijk ook nog de OPML editor (zowel voor Windows als Mac)
Er zijn ook Web-based oplossingen:
- iJot (een hele fraaie!)
- OPML workstation
- OPML manager
- Loose Stitch
- Listas (van Microsoft Live Labs)
Van de voor-laatste Loose Stitch heb ik in september een beperking genoemd. Ga even naar Maak eenvoudige outlines met Loose Stitch. Listas wordt door Jon Udell in de post waar ik de quote uit haalde genoemd. Hij geeft van Listas aan dat het een outliner met wat beperkingen is (o.a. geen export in OPML).
Goede tooling op de werkplek is cruciaal. Bij de keuze van die tools houd ik KISS (i.e. “hou het a.u.b. zo eenvoudig als maar mogelijk”) hoog in het vaandel.
Heb jij tips voor handige tools? … Kom maar op. Ik hou me aanbevolen!
Gerelateerde posts op frEdSCAPEs:
~ Outlining en Outliners
~ Wat is een outliner?
~ Wiki en Weblog over outlining en outliners
~ Dossier Outliners
Clemens 
Nem 
VoerVoorLezers 
Jasper van Weerd 
Sorry, maar wat zijn outliners? En waarom is dat beter dan een normaal actielijstje? Ik krijg wel een idee als ik de tools bekijk, maar wat is het voordeel boven het actielijstje van Outlook?
Bram,
Een vrije vertaling uit het Engels luidt: “Een outline is een lijst van gerelateerde items die gestructureerd is in een hiërarchie die de relaties tussen de individuele items toont.”
Met wat meer woorden: Een outline is een lijst met items waar soms wel en soms niet sub-items onder hangen (en onder die subitems kunnen ook weer … enfin … ga zo maar door).
Een outliner (let op de extra ‘r’ aan het eind) is een speciale tekst-editor die het maken en bewerken van outlines mogelijk maakt.
Bij een outliner beslis je zelf op welk aggregatienivo je die lijst wil bewerken, bekijken of presenteren.
Als je sub-items wil tonen dan ‘klap/klik’ je een item open. Wil je ze niet meer zien, dan klik je ze dicht.
Naast het open/dichtklappen kan je items op hetzelfde nivo van volgorde verwisselen door ze te verslepen. En tot slot kan je items naar een hoger aggregatie-nivo promoveren of tot sub-nivo van een ander item bombarderen.
Outliners worden daarom ook wel tekst op rails genoemd, omdat je de items net zoals wagons kan ‘rangeren’.
Je begrijpt dat je hierdoor heel makkelijk lijstjes kan maken en onderhouden
Voordeel van outlines t.o.v. aktielijstjes van Outlook is dat je een aktie kan opsplitsen in deel-akties of delen van deel-akties. Je kan de deel-akties herschikken en omdat ze als één geheel worden opgeslagen, blijven de delen altijd bij elkaar tot die bewuste aktie behoren, hoe je ze onderling ook rangschikt.
Ik hoop dat het zo een beetje duidelijk is geworden.
N.B. Lees meer over outlines en outliners op wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Outline respectievelijk http://en.wikipedia.org/wiki/Outliner
De outliners vat ik ook niet helemaal. Maar als je ‘into’ Getting Things Done bent, dan zijn er drie toppers onder de web-based tools: http://www.vitalist.com, http://www.nozbe.com en http://www.backpackit.com. In die volgorde. C’est tout.
Helemaal helder! Ben zelf al langer op zoek naar een manier om dit te doen in Outlook met daarbij de mogelijkheid gelijk e-mails en bestanden eraan te koppelen. Vind het zelf vreemd dat ik in Outlook een folderstructuur moet aanmaken mails en dan op het netwerk die structuur handmatig moet kopiëren voor bestanden (wanneer kunnen we überhaupt van die folderstructuren af???). En dan gelijk je actielijsten beheren zoals jij dat zegt, zou toch moeten kunnen?
Ken ook de webbased tools wel, maar wil juist Outlook gebruiken omdat dat ‘company policy’ is (en omdat ‘ie syncht met m’n blackberry).
Fred, ik bewaar erg goede herinneringen aan onze jarenlange samenwerking en ik vind het dus erg fijn om je hier op Frankwatching weer dingen samen te doen!
Dan even inhoudelijk: je link naar Outliners for OS X maakt me niet zoveel wijzer, waar kan ik de outliner vinden?
Je ziet Frank, als het eenmaal ‘goed zit’ blijft dat zo :-)
Ik heb de Outliners for OS X-link in de post gerepareerd.
Hij wijst naar http://www.whiterabbits.com/MacNetJournal/stories/2002/03/19/outlinersForOsX.html
Daar vind je een al wat ouder overzicht van enkele outliners voor Mac gebruikers. In het genoemde overzicht wordt Mori niet genoemd (http://apokalypsesoftware.com/products/mori), waarschijnlijk bestond die applicatie toen nog niet.
Ik gebruik zelf Omni Outliner (Pro). Van harte aanbevolen omdat die ook het embedden van multi-media bestanden en hyperlinks mogelijk maakt.
Leuk idee, maar de beperking dat ik zelf in outliners vindt, is juist dat je verplicht ben om de hierarchische relatie meteen vast te leggen. Dat helpt met ordenen, maar niet om mogelijke andere invalshoeken/relaties te zien. Ik blijf een fan van conceptmapping, zodat ik verschillende punten eerst los van elkaar kunnen neerzetten, en dan pas de relaties (hierarchisch of niet) kunnen vastleggen.
@Russ,
Ik snap wat je bedoelt, maar met outlining kan je in negen van de tien gevallen ook ConceptMappen (maar ook MindMappen). Kijk maar:
Je begint in een brainstorm waarin je alle items op het hoofd-nivo neerzet. Vervolgens kan je de volgorde van de items veranderen (bijvoorbeeld clusteren of anderszins ordenen) en tenslotte kan je de afhankelijkheden in de vorm van een hiërarchie vastleggen. Elke ordening is (mits je een ECHTE Outliner gebruikt) vervolgens weer te veranderen. Kortom, alles wat er zich tijdens vier van de vijf conceptmapping-fases afspeelt [selecteren - rangschikken - groeperen - ordenen] kan met outlining ook.
Alleen in de laatste fase van conceptmapping [relateren] heeft de outline een beperking: je kan een item of sub-item niet aan meerdere items op een hoger niveau relateren. Dus alleen als zich die laatste situatie voor doet schiet outlining te kort. Op dat moment is voor mij het moment aangebroken om over te stappen op mind- of conceptmappen.
N.B. Meer over mindmapping en conceptmapping op http://www.leren.nl/rubriek/persoonlijke_vaardigheden/leren_leren/concept_mapping/
Ik gebruik de laatste tijd het programmaatje ToDoList, een kruising tussen een lijstje en een outliner. Werkt ook goed op een USB stick:
http://www.codeproject.com/tools/ToDoList2.asp
Mmh, als projectmanager werk ik erg veel met lijstjes; aktielijst, risicolijst, issuelijst, urenlijst, todolijst, productenlijst etc. Klinkt raar, maar de enige tool waarmee ik werkelijk alle type lijstjes goed kan beheren is excel. Ik kan dan namelijk voor elk onderdeel van mijn “lijstje” ook een status aangeven, een ID, eventueel conditional formatting gebruiken etc. In het geval van een urenlijst, kan ik ook uren met tarieven vermenigvuldigen. Daarnaast kan ik mijn lijstjes prima delen met de klant of projectmedewerkers, immers iedereen heeft excel. Mijn betoog: leuk al die nieuwe software, maar voor echt werken grijp ik graag terug naar de basistools. (* en het zal je wellicht niet verbazen, maar ik ben een enorme fan van MS Office; aan het einde van de dag is dat toch 90% van het werk ;-)
@Lennaert, wat je hier allemaal noemt gaat de gewone outline te boven. Om dit te kunnen moet je niet alleen teksten kunnen rangeren, maar er ook allerlei attributen aan kunnen hangen (bijvoorbeeld door er op ieder niveau meer kolommen aan te kunnen hangen of cellen met spreadsheet-achtige eigenschappen).
Dit stijgt de gewone outlining ver te boven en in zo’n geval heb je het dus over ‘de hogere outline-kunde’ :-)
Er zijn overigens outliners die dat wel bieden (Omni Outliner voor Mac, dat ik noemde komt je hierin behoorlijk tegemoet en biedt export mogelijkheden in allerlei formaten).
@john,
Dank voor de de ToDoList tip (Windows).
N.B. Ik hoop niet dat ik de misvatting heb laten ontstaan dat outlines uitsluitend geschikt zijn voor ToDo lijstjes.
Ik heb bijan alle outliners getest en ben tot de volgende conclusie gekomen.
De mooiste lijstjesmaker ontbreekt: http://www.rememberthemilk.com. Deze outliner kun je compleet integreren in Gmail.
@Albert Dank voor de aanvulling.
Zo langzamerhand hebben we al een aardig lijstje samengesteld :-)