Wiki’s worden steeds populairder in Nederland als middel voor kennis delen en slim samen werken. Veel mensen raken bekend met wiki’s door het gebruik van Wikipedia en proberen het idee van open samenwerking en kennisdelen in hun eigen organisatie te implementeren. De toepassing van wiki concepten in andere vorm dan Wikipedia groeit, maar levert ook een aantal pertinente misverstanden op. Daarom bij deze een analyse van de meest voorkomende mythes rond wiki’s en argumenten om de wiki adoptie te vergroten.
Geen encyclopedie
De grootste van alle mythes is dat een zakelijke wiki bedoeld is om alle kennis in je organisatie op encyclopedische wijze in kaart te brengen. Juist succesvolle bedrijfswiki’s zijn gericht op het ondersteunen van echte processen met gerichte informatie die zinvol gebruikt wordt.
Deze constatering sluit nauw aan bij de stellingen van D.R. Jespersen van onderzoeksbureau J. Boye:
- Wiki’s zijn van zichzelf voldoende motivatie om bijdragen te leveren
- Werknemers weten precies hoe ze bijdragen moeten leveren.
- Wiki’s leveren altijd alle informatie die een werknemer nodig heeft.
Een wiki is niet een utopisch systeem dat een oplossing biedt voor alle problemen. Maar… wiki’s die bepaalde processen juist ondersteunen kunnen een zeer grote bijdrage leveren aan productiviteit en resultaat in een organisatie. Aan jouw en je collega’s de uitdaging om die processen te vinden die, gekoppeld aan een wiki vorm, zorgen voor een maximaal resultaat.
Geen vandalisme
Geïnspireerd door Wikipedia zijn er ook veel organisaties bang voor vandalisme op internet zoals laster, ongewenste reclame en informatie vernieling. Daarom ontstaat al snel de behoefte aan een controlepost om dit soort problemen te vermijden.
Internet is niet hetzelfde als je bedrijfsnetwerk. Alleen medewerkers hebben toegang. Wijzigingen van medewerkers zijn inzichtelijk te maken. Hierdoor is er dus net zoveel sociale controle mogelijk als er op andere vlakken in je organisatie aanwezig is, natuurlijk op basis van de aanwezige organisatiecultuur. Vandalisme is dus onzin!
Slechte kwaliteit
In een bedrijfswiki is in de basis alles open. Mensen zijn af en toe bang dat wiki’s een slecht kwaliteit of betrouwbaarheid hebben: ‘wordt het geen informatie sloppenwijk als iedereen zelf dingen mag doen?’ Toch is de kwaliteit van de informatie in een wiki net zo goed als de kwaliteit van e-mail, intranet of telefonie. Het zijn immers jij en je collega’s die de kwaliteit bepalen. Of dat goed genoeg is, dat is aan jezelf. “A fool with a tool…Is still a fool.”
Iedereen toegang tot alles
Veel mensen denken dat in een bedrijfswiki alle informatie toegankelijk is voor iedereen. Dat hoeft niet het geval te zijn, gebruikers bepalen zelf wie er toegang krijgt tot wat. Als bijvoorbeeld Personeelszaken een pagina heeft met salarissen, dan kunnen ze (zelf) deze pagina alleen toegankelijk te maken voor een beperkte groep gebruikers. Het leuke aan wiki’s is dat je voor het instellen van security geen IT’er nodig hebt.
Sharepoint
Wordt er over wiki’s gesproken, dan gaat het als snel over Web 2.0 en dan komt Microsoft Sharepoint ook gauw om de hoek kijken. Sharepoint is geen wiki: de sterke punten van Sharepoint liggen bij document management en gestandaardiseerde elektronische samenwerkingsprocessen. Een wezenlijk verschil is dat in een wiki ‘inrichting’ continue door gebruikers vorm gegeven kan worden. De keuze Sharepoint of wiki gaat dan ook vaak over centraal of decentraal organiseren.
Samen slimmer samenwerken
Met openheid van wiki’s als basis, de zelfstandigheid van groepen medewerkers centraal en een neus voor productiviteitswinst in processen, kun je met wiki in je organisatie echt slimmer gaan samenwerken. In onderstaande presentatie nog wat meer over mijn analyse van de meest voorkomende mythes rond het gebruik van wiki’s.
De eerste stappen zijn aan jezelf, ik ben erg benieuwd naar jullie eventuele ervaringen!
Foto’s: stewart@flickr, philippe leroyer@flickr, laertes@flickr
Mooi stuk en vreselijk waar. We hebben intern al een poosje een wiki, zelfde strijd moeten voeren tegen dezelfde (non?) argumenten. Maar hij staat, ‘t werkt en groeit vele malen harder dan de “formele” kennissystemen….YAY for WIKI!
Dit artikel van webwereld sluit hierbij mooi aan:
3 Mythes rond zakelijke wiki’s
http://webwereld.nl/nieuws/56744/3-mythes-rond-zakelijke-wiki—s.html
Goed artikel. Een (intranet-)wiki is ook uitstekend geschikt om de creativiteit aan de basis van een organisatie te benutten. Dit vereist dan weer een bedrijfscultuur waarin participatie aan de basis als positief wordt gezien en niet als bedreiging.
Ik werk in een bedrijf waar participatie aan de basis zeer zeker als positief wordt gezien. Een goed Wiki-systeem zou erg goed aansluiten bij ons.
Nu is net Microsoft Sharepoint door ons systeembeheer geintroduceerd. Maar ik begrijp dat dit niet geschikt is voor een wiki-systeem..? Ook niet met andere plugins/aanvullende sytemen (die toch integreren)?
Indien Sharepoint reeds aanwezig is zijn er 3 opties:
1. Een losse wiki er naast gebruiken
2. Een wiki ernaast integreren met Sharepoint (alleen socialtext em atlassian confluence ondersteunen dit)
3. Gebruik maken van de wiki-template van Sharepoint
Dat laatste raad ik in ieder geval af. Voor meer informatie: http://wikiup.nl/2009/01/29/waarom-sharepoint-wiki-volgens-gebruikers-niet-werkt/ en http://wikiup.nl/2009/02/11/waarom-sharepoint-wiki-volgens-experts-niet-werkt/.
@ Lex: bedankt voor de info! Ik duik er ff in.
SharePoint, het woord zegt het niet, het heeft niets met delen te maken, het is zoals ik altijd zeg als je honger hebt naar informatie. Een plek waar je die informatie mogelijk kunt vinden. Maar vergeet niet dat je die informatie er eerst netjes neer moet zetten. Daarom ga ik verder met mijn vergelijking, SharePoint is als een pizza, je koopt het of je krijgt het toegeworpen, maar wat je dan hebt is een bodem met een laagje tomatensaus. Je moet zogezegd die pizza nog op smaak brengen en er allerlei toeters en bellen inbouwen. Ik spreek uit ervaring zie http://www.pwn.nl en kijk eens hoe die site in SharePoint is gebouwd. SharePoint is dus een ontwikkelomgeving, waarmee allerlei applicaties gebouwd kunnen worden op basis van een pizza-bodem die je cadeaux krijgt. Als je die pizza dan hebt aangekleed dan kom je erachter dat je een oven nodig hebt…verhip dat is waar ook, en als je die dan eindelijk hebt geinstalleerd en op temperatuur gestookt dan heb je nog een plank nodig om de pizza erin te leggen want anders brand je je vingers.
Kortom het product SharePoint is wat mij betreft het meest over het paard getilde product wat er is. Is er hoop, ja de AlFresco gemeenschap heeft tools ontwikkeld waarmee je in een paar stappen dit geheel kunt inpakken (wrappen) en middels de open source variant verder kunt laten wat het is maar je kunt wel lekker gaan eten en achterover zitten en kijken hoe het daar wel moet. Oh ja een product als Twiki of Confluence of SocialText zijn vele malen krachtiger dan SharePoint. Wiki producten met echte spierballen en daar ging dit deel van de site toch over? Zoek maar eens op vergelijking van deze producten…..geweldig.
Mvg
Jan Coerts