Voor Mensura was de digitalisering van HR in eerste instantie vooral een praktische noodzaak. Zo stonden er nog ongeveer 350 papieren personeelsdossiers op kantoor. Zodra het HR-team van thuis uit werkte, werd duidelijk hoe moeilijk het was om snel bij die informatie te komen.
Met SAP SuccessFactors digitaliseert Mensura sindsdien stap voor stap zijn HR-processen. Personeelsgegevens zijn centraal beschikbaar en steeds meer administratie verloopt digitaal. Samen met implementatiepartner HuRis digitaliseerde de organisatie ook haar documentbeheer. Een proces rond contracten en bijlagen dat vroeger een half uur tot een uur werk vroeg, is daardoor in enkele minuten afgehandeld.
Waarom Mensura zijn HR-processen wilde digitaliseren
Mensura ondersteunt werkgevers en medewerkers rond preventie en welzijn op het werk. Die mensgerichte aanpak wil de organisatie ook intern doortrekken. Met medewerkers die vanuit verschillende regio’s werken en dagelijks bij klanten over de vloer komen, is het des te belangrijker dat administratieve processen eenvoudig, vlot en overal toegankelijk zijn.
Voor het HR-team betekende de vroegere werkwijze heel wat manueel werk. Documenten werden in Word opgesteld en naar verschillende ondertekenaars gestuurd. De ondertekende exemplaren moesten daarna opnieuw door HR worden verwerkt en opgeslagen, terwijl de opvolging deels in Excel gebeurde.
“Ik vind het belangrijk dat we onze collega’s zoveel mogelijk manueel werk uit handen nemen, zodat ze hun focus kunnen leggen op waar het echt toe doet: onze werknemers”, zegt Sharris v.Loh-Lambrechts, HRIS Specialist bij Mensura. “Wij zijn gespecialiseerd in wellbeing. Dan willen we er ook zijn voor het welzijn van onze eigen werknemers, in plaats van tijd te besteden aan documenten inscannen en ander manueel werk.”
Waarom Mensura koos voor SAP SuccessFactors
Mensura koos voor SAP SuccessFactors als basis voor zijn digitale HR-omgeving. Employee Central zorgt voor het centrale beheer van personeels- en organisatiegegevens, Employee Central Payroll ondersteunt de loonverwerking en SuccessFactors Time registreert aan- en afwezigheden. Dat is belangrijk in een organisatie als Mensura, met medewerkers die op verschillende locaties werken.
Gebruiksgemak speelde een belangrijke rol in de keuze. “We hebben ook naar andere oplossingen gekeken”, zegt Sharris. “Voor ons was het belangrijk dat we processen zelf konden bouwen en aanpassen. Als ik iets aan een template wil veranderen, wil ik daarvoor niet telkens op een partner moeten wachten.”
Die toegankelijkheid moest ook voor de medewerkers zelf gelden. Mensura heeft medewerkers met verschillende achtergronden en leeftijden en wil geen extra drempels opwerpen. Dat blijkt ook in de praktijk: medewerkers werken vlot met het systeem en het ondertekenen verloopt zo eenvoudig dat de begeleidende instructies die Mensura aanvankelijk meestuurde, nauwelijks nog nodig zijn.
Een andere overweging was de visie van SAP op de verdere ontwikkeling van het platform. Mensura apprecieert dat AI-functionaliteit binnen SAP SuccessFactors geleidelijk wordt uitgerold en dat het platform voldoende open is om partners zoals HuRis eigen uitbreidingen te laten bouwen. Dat kwam concreet tot uiting in Document Manager, de oplossing die Mensura de nodige flexibiliteit en ruimte voor eigen beheer bood.
Voor de keuze definitief viel, screenden IT en het securityteam van Mensura de oplossing grondig. Omdat Mensura met gevoelige personeels- en gezondheidsgegevens werkt, moet elke nieuwe toepassing voldoen aan strenge eisen op het vlak van veiligheid en betrouwbaarheid.
Hoe Document Manager HR-processen automatiseert
Voor het digitaliseren van de personeelsdossiers en documentprocessen werkt Mensura met Document Manager, een door HuRis ontwikkelde extensie die geïntegreerd is met SAP SuccessFactors. De oplossing ondersteunt het genereren, verzenden, ondertekenen en opslaan van HR-documenten. Templates gebruiken daarbij gegevens uit SuccessFactors, zodat bestaande personeelsinformatie automatisch in een document terechtkomt.
Waar HR vroeger gegevens moest overnemen en verschillende stappen apart moest opvolgen, komt informatie nu via merge fields rechtstreeks uit SAP SuccessFactors. Ook de volgorde van sommige processen is aangepast. Bij een functiewijziging wachtte HR vroeger tot de bijlage volledig ondertekend was voordat de nieuwe informatie in SuccessFactors werd ingevoerd. Nu wordt de wijziging eerst geregistreerd, waarna het systeem automatisch het document opstelt en het ondertekeningsproces start.
“Daardoor hebben we minder typfouten en is de opvolging veel eenvoudiger”, zegt Sharris. “Vroeger moesten we in Excel controleren of een bijlage al ondertekend was. Nu zien we dat in Document Manager en krijgen we een melding zodra het document ondertekend is.”
HuRis begeleidde Mensura bij de implementatie en werkte samen met het HR-team de processen uit in Document Manager. Sharris v.Loh-Lambrechts kreeg een opleiding om zelf templates en processen te bouwen. Via workshops met het HR-adminteam werd de aanpak daarna verder afgestemd op de dagelijkse werking. Zo kan Mensura nieuwe behoeften grotendeels zelf vertalen naar aangepaste processen.
Wat SAP SuccessFactors Mensura oplevert
De tijdswinst is duidelijk. Voor een bijlage die door verschillende personen moest worden gecontroleerd en ondertekend, kon het volledige proces vroeger een half uur tot een uur in beslag nemen. Met de digitale workflow duurt de administratieve verwerking in sommige gevallen ongeveer twee minuten. In het eerste halfjaar na de ingebruikname liet Mensura al 370 documenten digitaal ondertekenen. Tegelijk verdween een groot deel van de manuele opvolging en werden fouten bij het opnieuw invoeren van gegevens beperkt.
De volgende stap is medewerkers toegang geven tot hun eigen digitale personeelsdossier, wat voorheen niet mogelijk was. Mensura wil Document Manager ook breder inzetten, onder meer bij Fleet voor contracten rond bedrijfswagens en bij externe medewerkers. SAP SuccessFactors krijgt daarnaast steeds meer de rol van centraal HR-masterdatasysteem, met koppelingen naar onder meer planning en rapportering.
Lessons learned uit de HR-digitalisering bij Mensura
De historische documenten vormden de grootste uitdaging tijdens de implementatie. De 350 papieren personeelsdossiers moesten manueel worden gescand, soms met honderden documenten per dossier. Bij bestaande digitale documenten liep Mensura bovendien tegen een praktisch probleem aan: er was geen consequente naming convention gebruikt. Daardoor konden documenten niet automatisch aan de juiste categorie worden toegewezen en vergde de migratie extra manueel werk.
Dat levert een duidelijke les op voor organisaties die een vergelijkbaar project voorbereiden. “Denk vooraf goed na over je naming convention en over de structuur van je personeelsdossier”, adviseert Sharris. “Bepaal ook welke informatie je medewerkers later zelf wilt laten zien en welke informatie afgeschermd moet blijven.”
Mensura gebruikte de digitalisering meteen om bestaande werkwijzen opnieuw te bekijken, van overbodige bijlagen tot mappen die konden verdwijnen. Tegelijk kijkt de organisatie verder. Nieuwe oplossingen voor learning & development en recruitment staan op de agenda, net als AI op iets langere termijn. “We willen eerst vertrouwen creëren bij onze werknemers”, zegt Sharris. “We hebben de afgelopen jaren al heel veel gedigitaliseerd. De volgende stappen komen wel, maar stap voor stap.”
Met die digitale basis wil Mensura de komende jaren verder bouwen aan eenvoudigere HR-processen en technologie die medewerkers ondersteunt. De focus blijft daarbij dezelfde: minder administratie en meer tijd voor wat echt belangrijk is: de mensen binnen de organisatie.
Videolink: https://vimeo.com/1236473798?share=copy&fl=sv&fe=ci
Dit bericht is geplaatst op ons open Business channel en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.
