Interne communicatie: zo verbeter je hybride werken [5 tips]

Werk jij in een organisatie waar hybride werken is ingevoerd? Dan loop je er ongetwijfeld af en toe tegenaan dat het lastig blijkt collega’s te bereiken en goed samen te werken. Vanuit USG MarCom spraken we over hybride werken met twee verschillende organisaties die deze manier van werken hebben omarmd.

Marc Baars introduceerde als manager bedrijfsvoering ‘Het Nieuwe Werken’ al in 2009 bij de ggz-organisatie Parnassia Groep. Sheraz Kazmi is strategisch communicatiemanager bij het Rijksprogramma Hybride Werken. Op basis van hun ervaringen geven we jou in dit artikel vijf tips om hybride werken met behulp van interne communicatie naar een hoger plan te tillen.

Hybride werken is de nieuwe norm  

Hybride werken is een trend die voorlopig niet meer weggaat. Er zijn organisaties – zoals Parnassia Groep – die hybride werken, plaats- en tijdonafhankelijk, al meer dan tien jaar geleden invoerden. Kantooroppervlakte werd flink teruggeschroefd, werkplekken anders ingericht, videoconferencing werd geïntroduceerd en managers leerden nieuwe managementmethodieken. Spitsverkeer werd vermeden en medewerkers konden werk en privéleven makkelijker combineren. Er leken vooral voordelen aan te zitten.

Toch kreeg dat nieuwe werken nooit volledig voet aan de grond in het bedrijfsleven. Tot de coronacrisis. Een groot aantal bedrijven en organisaties die nog op de traditionele manier werkten, móesten hun medewerkers opeens thuis laten werken. Daardoor ondervonden ze de mogelijkheden van hybride werken. Ondanks dat er wel degelijk nadelen aan kleven, is hybride werken here to stay. Een goede interne communicatiestrategie is dan ook van belang om medewerkers betrokken te houden bij hun team, hun werk en de organisatie.

Ben je niet tevreden? Ga erover in gesprek met elkaar!

Bij Parnassia Groep ontstond de visie op Het Nieuwe Werken onder andere door een combinatie van nieuwe managementmethodieken en –inzichten en de behoefte om niet-zorggerelateerde kosten te drukken. Er kon veel bespaard worden op bijvoorbeeld de kosten voor vierkante meters kantooroppervlakte. Geld dat tegelijkertijd weer ten goede komt aan de zorg en haar cliënten.

Tegelijkertijd kwam de revolutionaire managementideologie van de Braziliaan Ricardo Semler in beeld, met als uitgangspunt dat medewerkers de verantwoordelijkheid krijgen om hun eigen werktijden of zelfs hun eigen werkzaamheden, salaris of baas te bepalen. Meer eigenaarschap over de werkzaamheden zorgde bij medewerkers voor meer tevredenheid en meer betrokkenheid, zo was zijn visie.

Marc Baars: “Bij het implementeren van Het Nieuwe Werken in de organisatie destijds hebben we belangrijke uitgangspunten opgesteld. Een van die uitgangspunten was dat we het alleen hebben doorgevoerd op die plekken in de organisatie waar het echt mogelijk was plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Er waren ook afdelingen waar het simpelweg niet mogelijk was, zoals collega’s die directe zorg bieden aan cliënten. En we lieten managers de vrijheid om zelf invulling te geven aan de nieuwe manier van werken. Dat kon dus wel betekenen dat er op de ene afdeling andere spelregels werden doorgevoerd dan op de andere. We moedigden de dialoog binnen teams aan: Ben je niet tevreden? Ga erover in gesprek met elkaar.”

Communicatie: van puzzelstukjes tot het grotere plaatje 

Sheraz Kazmi: “Het Rijksprogramma Hybride Werken bestaat sinds 2021 en loopt nog tot eind dit jaar. De coronacrisis had grote invloed op onze manier van werken, ook bij het Rijk. In 2020 werd aan het coronacrisisteam gevraagd om een visie op het nieuwe werken voor het Rijk te schrijven. Die visie leidde uiteindelijk tot de start van het programma. Bij hybride werken is een integrale benadering van de werkomgeving cruciaal. De sociale, fysieke en digitale aspecten moeten op elkaar worden afgestemd.

Vanuit communicatie verzorg je het narratief, waar doen we het voor als organisatie, maar ook handelingsperspectief: wat betekent het voor jou als medewerker? De complexiteit van het onderwerp en de schaal van de organisatie maken dat je continu aan het puzzelen bent. Wie is je doelgroep? In welke fase bevinden we ons? Welke boodschap is relevant? Doe je dit goed, dan kun je bijdragen aan het grotere plaatje.”

Vijf tips voor jou als communicatiemedewerker

Toch blijft er spanning bestaan tussen de behoefte om zelf te bepalen waar en wanneer wordt gewerkt en de behoefte aan contact met collega’s op de werkvloer. Wat kunnen interne communicatiemedewerkers doen om ervoor te zorgen dat medewerkers betrokken blijven bij hun werk, hun collega’s en de organisatie? We delen graag vijf communicatietips, met jou als communicatiemedewerker, om hybride werken binnen jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Tip 1: Ondersteun teams om in gesprek te gaan over goede werkafspraken  

Faciliteer teammanagers om met hun eigen team te bepalen óf er hybride gewerkt kan worden en hoe daar invulling aan kan worden gegeven. Bijvoorbeeld door vaste momenten af te spreken waarop het hele team op kantoor werkt. Bedenk wat online kan en waar is juist fysieke aanwezigheid voor nodig?

Het Rijk heeft twee verschillende canvassen ontwikkeld die kunnen helpen bij de dialoog in het team: een persoonlijk en een teamcanvas. Sheraz Kazmi: “We kwamen op die gespreksstarter-canvas omdat we merkten dat collega’s het lastig vonden om met elkaar het gesprek aan te gaan over hybride werken.

“Daarna hebben we verhalen opgehaald: hoe heeft deze canvas bijgedragen aan hoe je het hybride werken hebt vormgegeven?” Als communicatiemedewerker kun jij deze canvassen ook regelmatig gebruiken om het gesprek over werkafspraken te blijven stimuleren. Onze werkomgeving verandert continu en daarmee ook ons werk. Daarom is het belangrijk om de werkafspraken van tijd tot tijd te evalueren en aan te passen.

Het kan zijn dat een team misschien niet tot afspraken komt waar iedereen even blij mee is, maar toch is het belangrijk om creatief en flexibel te zijn in het maken van goede afspraken. In tijden van krapte op de arbeidsmarkt wil je als organisatie jouw medewerkers immers behouden. Marc Baars vertelt hierover: “Wij hebben een medewerker die naar Engeland is verhuisd en nu vanuit daar werkt. We hebben goede onderlinge afspraken gemaakt wanneer zij naar Nederland komt om haar collega’s te ontmoeten. Wij werken al lang hybride, maar het blijft belangrijk om in de interne communicatie regelmatig met medewerkers af te stemmen hoe het gaat en hoe het nog beter kan.”   

Tip 2: Deel verhalen over hybride werken met de rest van de organisatie  

Als elk team een eigen invulling geeft aan hybride werken, is het belangrijk om als communicatiemedewerker organisatiebreed ervaringsverhalen van collega’s te delen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld het intranet of een interne nieuwsbrief. Verhalen over mensen zijn fijn om te lezen.

Ook Sheraz Kazmi is het daarmee eens: “Het gedrag van mensen blijft lastig, want het is ongrijpbaar. Hoe kun je hier toch aan bijdragen vanuit communicatie? Door storystelling, zodat mensen zich kunnen spiegelen in de verhalen.”

Zorg wel voor een eerlijke weergave van wat er speelt. Een nieuwe manier van werken is wennen en brengt voor- en nadelen met zich mee. De één gedijt bij thuiswerken, de ander vindt het verschrikkelijk. Alleen de positieve kanten benadrukken, roept vaak alleen maar weerstand op. Benoem ook de nadelen en geef daarbij ook perspectief op mogelijke oplossingen. Op die manier leren teams en collega’s van elkaar: wat werkt bij jullie niet, wat werkt bij jullie wel, zou dat binnen ons team ook kunnen?

Tip 3: Leer teams hybride vergaderen 

Met hybride werken komen ook nieuwe vaardigheden om de hoek kijken, die niet iedereen van nature al bezit. Zo zitten er aspecten aan een hybride vergadering die anders zijn dan wanneer iedereen fysiek in één ruimte aanwezig is en ook anders dan wanneer iedereen online aanwezig is.

Als we fysiek bij elkaar zitten, is van lichaamstaal makkelijker af te lezen of iemand iets wil inbrengen en welke emoties er spelen. Als we volledig online vergaderen gebruiken we de tools van het systeem, zoals opgestoken handjes en emoticons. Bij een hybride vergadering zijn de fysieke signalen vaak sterker aanwezig dan de signalen online, waardoor de online collega’s soms over het hoofd worden gezien. Dat kan weer leiden tot minder betrokkenheid van die collega’s.

Om dat te voorkomen kun jij als communicatiemedewerker zorgen voor (online) trainingen of het beschikbaar stellen van informatie over het goed leiden van een hybride vergadering. Marc Baars: “Toen wij voor het eerst online gingen vergaderen, hebben we een filmpje laten maken en trainingen op locatie georganiseerd voor iedereen die ermee moest leren werken.” Communiceer dus doorlopend over het trainingsaanbod en geef regelmatig trainingen over het hybride werken. 

Tip 4: Faciliteer persoonlijk contact tussen collega’s 

Met de opkomst van het hybride werken werden ook de ontmoetingen op kantoor minder spontaan. Iedereen herkent de leuke gesprekken bij de koffieautomaat of tijdens de lunch. Toch kunnen deze creatieve, leerzame gesprekken ook tijdens het hybride werken doorgezet worden.

Communicatiemedewerkers kunnen deze gesprekken tijdens hybride werken faciliteren door bijvoorbeeld een digitaal koffiemoment of een digitale lunch met collega’s te plannen. Zo kunnen collega’s die op afstand werken toch ook op een informelere manier van elkaar leren. Via interne communicatie kunnen (online) koffiemomenten, teamdagen, bedrijfsuitjes, borrels en netwerkbijeenkomsten onder collega’s gepromoot worden.

Tip 5: Organiseer aantrekkelijke live bijeenkomsten 

Juist doordat de afstand tussen medewerkers groter wordt door het hybride werken, wordt het samenkomen nog belangrijker. Organiseer als communicatiemedewerker daarom een aantal keer per jaar aantrekkelijke live bijeenkomsten voor de medewerkers van jouw organisatie. Om verbinding en vertrouwen te creëren, is het van belang dat mensen elkaar regelmatig zien en spreken.

Organiseer bijeenkomsten om de banden onderling aan te halen, nieuwe mensen te leren kennen en een bedrijfscultuur te creëren. Vraag collega’s wat hun écht interesseert en waar ze de deur voor uit willen komen. Ga als communicatiemedewerker op zoek naar de juiste balans voor jouw organisatie.