Meer productiviteit? Je hebt geen nieuwe plannen nodig, juist minder

Column – Er valt mij wat op de laatste tijd. Er is een soort innovatievacuüm ontstaan. Nieuwe ontwikkelingen lijken elkaar snel op te volgen, maar er is nauwelijks tijd om ze te doorgronden. Waardoor de baten beperkt zijn.

Zo erg zelfs dat de groei van de arbeidsproductiviteit al jaren (50 jaar) stagneert. Organisaties doen er dan ook goed aan om hier selectief mee om te gaan. Beter één ding goed invoeren dan een paar dingen half. De grootste winst zit ‘m niet in meer doen, maar in minder doen, al klinkt dat dan weer tegenstrijdig als het om productiviteit gaat.

Er is veel energie bij de lancering, maar tijd voor de invoering als het eenmaal in werking is, is maar beperkt. Terwijl de trein doordendert, zien we al snel dat het (nog) niet voldoende werkt. De baten, de (tijds)winst, zitten zelden in het begin, maar de (tijds)investering natuurlijk wel. De echte bottleneck van (sociale) innovatie is zelden de technologie zelf, maar de adoptie ervan.

Het adoptietempo van technologie

Het werkelijke probleem zit echter in de snelheid waarmee de meerderheid van de mensen technologie adopteert. Dat duurt meestal 3 tot 7 jaar, en voor de zogenaamde laggards, die 16 procent van de groep vormen, duurt het vaak nog langer.

De belofte is enorm. De teleurstelling des te groter. Naarmate het succes van de vernieuwing uitblijft, neemt ook het enthousiasme en de energie om nieuwe dingen uit te proberen af. Het is een van de redenen waarom veel organisatieveranderingen sneuvelen of geeneens tot stand komen.

We zijn te druk om te innoveren. Mensen worden sceptisch en de onwetende enthousiastelingen die vol energie nieuwe ideeën aanbrengen, lopen tegen een muur van teleurstelling aan en verliezen hun kleur. Dit geldt overigens ook voor je interne stem; de meeste voornemens van sporten, afvallen en alle andere goede voornemens die eind januari al gesneuveld zijn. Mensen gaan erg goed op vooruitgang ervaren; dat geeft ons een gevoel van (1) competentie (de zelfdeterminatietheorie 123). Verderop in het stuk kom je nog twee andere behoeften van de theorie tegen.

No thanks we are too busy

Eerst opruimen, dan toevoegen

De vraag is natuurlijk: wat kunnen we eraan doen? Om te beginnen: stoppen met meer dingen erbij bedenken, vóórdat je iets anders hebt weggehaald. In die volgorde. Een soort van Marie Kondo voor organisaties. Zo blijkt uit onderzoek dat we eerder geneigd zijn dingen erbij te doen dan weg te halen.

Misschien ken je het voorbeeld van de legobrug wel. Deze stond scheef: voordat de ouder het in de gaten had, haalde de zoon het blokje weg, waardoor de brug scheef kwam te staan, waar de ouder een blokje toe wilde voegen om de brug recht te zetten.

An epiphany in my thinking about less came when my son Ezra and I were building a bridge out of Legos. Because the support towers were different heights, we couldn’t span them, so I reached behind me to grab a block to add to the shorter tower. As I turned back toward the soon-to-be bridge, three-year-old Ezra was removing a block from the taller tower.

De onderzoekers gaven niet alleen aan dat mensen een dollar zouden verdienen als ze de taak succesvol zouden oplossen, maar ook dat het ze 10 cent zou kosten om een legoblokje toe te voegen. 41% voegde nu geen blokje toe, maar haalde er één weg. De onderzoekers voegden bij een andere groep eraan toe: het weghalen van blokjes kost je niks. Nu haalde 61% van de mensen een blokje weg.

Subtraction is the act of getting to less, but it is not the same as doing less. In fact, getting to less often means doing, or at least thinking, more.

4-daagse werkweek

Onze neiging om dingen toe te voegen is groter dan te kijken waar we dingen weg kunnen halen die niet zinvol zijn. Maar weghalen vinden we spannend of komt niet als eerste reactie in ons op. De status quo-bias + verlies- en risicoaversie spelen hier een belangrijke rol.

Nu kennen jullie mij waarschijnlijk ook van de overstap van AFAS naar de 4-daagse werkweek. Vanaf mijn zolderkamer haalde ik de CEO van AFAS over om over te stappen. Dat ging in eerste instantie gepaard met dezelfde aversie. “Waarom zouden we ook?” Nu, ruim 1 jaar later, hebben ze de 4-daagse werkweek definitief ingevoerd. Ze zagen meer rust, balans én 11% omzetgroei. Minder werken leidt tot betere resultaten.

The problem is that we neglect subtraction.

Wat we hiervan kunnen leren, is dat AFAS zichzelf (met nadruk op zichzelf) daarmee gedwongen heeft om kritisch te kijken naar dingen die geen waarde toevoegen, maar wel tijd (en energie) kosten, en deze weg te halen. Geen (lego)blokjes toe te voegen, maar weg te halen. Daarmee bespaarde ze enorm veel tijd. Van de interval van vergaderingen (niet elke 2 weken, maar elke 3/4 weken), de lengte van de vergaderingen tot het samenvoegen van klanten tijdens trainingen om de software te leren gebruiken.

Door vooraf de basiskennis van klanten te vergroten (door instructievideo’s op te nemen), raakten nieuwe klanten bekend met de instructeurs én was er meer ruimte voor gerichtere vragen. Daarmee werden de trainingen op locatie veel effectiever voor zowel AFAS als voor de klant.

Deze werkweek als interventie heeft dan ook voor een groot deel te maken met de vraag: wat gaan we straks (2) collectief niet meer doen en hoe kunnen we dat wat we doen efficiënter doen? Niet meer, maar minder doen. Dat blijkt niet onze standaardinstelling te zijn. Zoals in het onderzoek naar het toevoegen of weghalen van de legoblokjes hadden mensen een reminder nodig om geen dingen toe te voegen, maar weg te halen.

Motivatie houdt verandering vast

Onze neiging om dingen toe te voegen in plaats van weg te halen, blijkt hardnekkig te zijn. Daarom is het belangrijk dat we een krachtige prikkel met een reminder gebruiken om efficiënter te gaan werken. We zijn natuurlijk gewoontedieren en als we gedrag vol willen houden, dan moet daar in eerste instantie een sterke motivator achter zitten. De 4-daagse werkweek, in het bijzonder een extra vrije dag, is zo’n wekelijkse collectieve reminder.

Adopting these efficiencies involves the effortful breaking of habits. However, the 4-day week acts as a powerful motivator. Staff know that, to retain the benefit of working time reduction, they need to use their time at work wisely and thus are impelled to be more efficient.

Het hoeft natuurlijk niet rigoureus gelijk een 4-daagse werkweek te zijn. Neem bijvoorbeeld Atlassian; het softwarebedrijf gaf mensen een keer per maand een dag van volledige (3) autonomie. Het merendeel van alle innovaties kwam voort uit die dagen.

Meer productiviteit door minder doen

De grootste winst die organisaties kunnen maken is: stoppen met dingen niet meer, maar juist minder vaak of minder lang te doen. Zeker met de komst van nieuwe technologie (zoals AI). Het maakt ons werk intensiever, dus we kunnen wel wat extra downtime gebruiken. Dat kan wel eens voor de nodige productiviteitsgroei gaan zorgen de komende jaren. Geen legoblokjes toevoegen, maar weghalen. Zo simpel kan het soms zijn.