Door de opkomst van email, RSS en weblogs lijkt het alsof we meer informatie over ons heen gestort krijgen. Gelijktijdig merken we ook dat we als kenniswerker effectiever en efficienter met onze tijd moeten omgaan. Traditionele time-management principes werken niet meer en je to-do lijstje is al verouderd als je je Inbox ’s ochtends opent. Het is hoog tijd voor geavanceerd gezond verstand, waarmee je in 5 stappen je werk en je leven weer op de rit krijgt. Het is tijd voor Getting Things Done…

In het Tijdschrift voor Marketing van maart stond een aardig artikel over het versimpelen van het leven van de marketeer. Bladen als Happinez, Goodies en Zin beleven hoogtijdagen en “aandacht” begint de nieuwe valuta te worden voor veel mensen. We hebben te veel mogelijkheden en te veel wensen en te weinig tijd. De tijd lijkt rijp te zijn voor systemen die helpen je effectief met je tijd en informatie om te gaan. Want het lijkt alsof iedereen klaagt over te weinig tijd en een information overload…

Is de hoeveelheid aan informatie dan debet aan de stress van veel kenniswerkers? Nee. Als dat wel zo is, dan zou je sterven als je naaar Wikipedia surft. Dan explodeert je hoofd als je een bibliotheek binnen loopt. Het probleem is niet dat we teveel informatie krijgen. Het probleem is dat we nooit hebben geleerd hoe je effectief de informatie kunt verwerken. De meeste mensen zijn kenniswerkers. We werken meer met ons hoofd dan met onze handen. In een fabriek had je vaak 1 taak en die deed je de hele dag. Voor kenniswerkers is dat anders. Langs alle kanten worden we bestookt met email, voicemail, vragen aan je bureau, TV, kranten en o ja, dat ding genaamd het Internet. Een onuitputtelijke bron aan informatie, nieuws en kennis. Het probleem zit in het huidige systeem hoe we kennis leren te managen en hoe we worden geacht hier mee om te gaan.

Allereerst wordt je op school niet geleerd hoe je effectief met je tijd en je informatie om moet gaan. Niemand leert je hoe je goed een agenda kunt beheren. Niemand die je vertelt hoe je op het juiste moment de juiste beslissing kunt maken. Basisscholen zouden in het lespakket al rekening moeten houden met het effectief verwerken van informatie en efficient omgaan met je tijd. Als je dit op jonge leeftijd al leert zul je er altijd profijt van hebben.

Ten tweede leven we in een werkcultuur waarbij het normaal wordt gevonden om informatie in je hoofd te houden. En dan heb ik het niet alleen over project kritische informatie, maar ook zaken die je “even moet onthouden” maar 10 minuten later dus kwijt bent. Ik ben vaak meewarig aangekeken als ik na een gesprek even nadenk en daadwerkelijk opschrijf wat er uit dit gesprek is gekomen. Of ik iets moet doen. Ik vind het onnodig om die informatie in je hoofd te houden. Je hersens zijn er niet om ideeën vast te houden, ze zijn er om ideeën te krijgen. En je krijgt vaak de beste en meest creatieve ideeën als je hoofd leeg is. Als je dat wilt, dan zul je dus je hoofd leeg moeten maken. Alles zal uit je hoofd in een extern systeem moeten komen. Er is een manier om dit externe systeem op te zetten en om hier objectief en systematisch mee om te gaan. Dit systeem geeft je handvaten om op het juiste moment de juiste beslissing te nemen. Het heet Getting Things Done of GTD.

GTD staat voor een systeem van vijf fundamentele principes die je op allerlei manieren kunt invullen. Het is ontwikkeld door David Allen, die er ook een boek over heeft geschreven. David is ook online een soort productivity-guru geworden en zijn aanhangers lijken als een cult zich online te verspreiden. De niche van weblogs die schrijven over persoonlijke productiviteit en lifehacking is steving aan het groeien. Lifehacker.com, een van de grootste online kennisbanken over het onderwerp, is een van de 10 meest bezochte blogs volgens Technorati. Ook CNN en Times Magazine besteden ook aandacht aan GTD.

Ik behandel de vijf principes hier in een vogelvlucht, voor meer informatie kan ik je het boek van David Allen ten zeerste aanraden. Onderstaand vind je het schema waarmee je GTD in een schematische vorm ziet.

Collect (Verzamel)
Allereerst verzamel je al je openstaande projecten en acties uit je hoofd en in een objectief systeem. Een simpele plastic Inbox werkt hier al voor. Ga aan tafel zitten, pak een stapel papier en een pen en alles wat je te binnen schiet wat je nog moet doen of wat in je hoofd zit, schrijfje op. “nieuw emailsysteem installeren”, “functioneringsgesprek houden”, “kattevoer kopen”. Schrijf alles op. Kijk je agenda na, bekijk je inbox in je emailprogramma, heb je nog ergens in huis ongeopende enveloppen liggen? Zorg dat het allemaal bij elkaar komt, verzamel al je open einden. Elke gedachte op een eigen vel. Let op dat je niet de aandrang krijgt om de ideeen ook meteen uit te voeren. Je bent alleen nog maar aan het verzamelen.

Process (Verwerken)
Nu ga je al die gedachten verwerken. Hiervoor pak je het bovenste vel uit je Inbox en je stelt jezelf de volgende vragen

“Wat is het?” en “Is er een fysieke actie aan deze data verbonden?”

De eerste vraag geeft je inzicht wat je nu eigenlijk in je handen hebt. Denk er echt over na. Denk niet “euhm…weet ik niet” maar probeer voor jezelf na te gaan wat het betekent wat je hebt opgeschreven. Maak een beslissing. Zolang je geen beslissing maakt zul je het blijven uitstellen en blijft dat stukje data rondhangen en gebeurt er niets. Bij de vraag “is er een actie verbonden” zijn er twee antwoorden mogelijk. Ja en Nee. Vraag jezelf af: Is er iets wat ik moet doen met deze data? Op basis van je antwoord gaan we naar de volgende stap, het organiseren van je data.

Organize (Organiseren)

Als er geen fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er drie mogelijkheden. Je gooit het weg (Delete), je bewaart het als referentiemateriaal (Reference) of het is data waar je nu nog niets mee wilt doen, maar misschien later wel eens (Someday/Maybe).

Als er wel een fysieke actie aan je data is verbonden, dan zijn er wederom een aantal mogelijkheden. Of je doet de actie direct, of je delegeert hem naar iemand anders en maakt er een notitie van op je “Wachten op…” lijst. Of je doet de actie zelf op een vooraf bepaald moment (zet het in je kalender) of als je de mogelijkheid hebt (Op je Next Actions lijst)

Als je je acties op die manier organiseert zul je zien dat je een aantal lijstjes hebt. Lijstjes met acties. Dit zijn geen to do lijsten, maar lijsten met objectieve, direct te implementeren acties.

Review (Nakijken)
Een van de grootste valkuilen in het verhogen van je productiviteit is na het verzamelen, verwerken en organiseren van je openstaande items ze niet periodiek nakijken. In GTD gaan we uit van een objectief systeem wat je kunt vertrouwen. Om dat vertrouwen te hebben is het belangrijk dat je systeem up to date is en compleet is. Daarom is de Review fase van belang. Eens per week bekijk je je acties, je afspraken en loop je alle punten na. Ook gebruik je deze tijd om nieuwe ideeën te verzamelen en te beoordelen. Zorg dat je systeem compleet en schoon is. Geen losse eindjes, geen projecten die eigenlijk al zijn afgerond. Pas dan zul je het systeem ook gaan vertrouwen.

Do (Doen)
De laatste fase is de fase waarin je werkelijk aan de slag gaat. Het grote voordeel is dat je niet meer echt hoeft na te denken over wat je moet doen, je werkt de lijstjes af die je in de Organize-fase hebt gemaakt. Ben je in de buurt van een telefoon, pak je “telefoon”-lijst er bij en begin te bellen. Zit je tussen twee vergaderingen en heb je even 10 minuten over? Pak iets uit je “Read/Review” lijst en neem het door. Als je toch nog merkt dat je moet nadenken over wat je moet doen, dan is er waarschijnlijk in je process of organize fase iets tussendoor geglipt.

GTD en Web 2.0

De laatste maanden is een explosie te zien aan online en offline applicaties die zich richten op het GTD-systeem. De hausse lijkt te zijn begonnen met 37signal’s Backpack, wat werd gezien als een van de eerste online applicaties waarmee je de GTD-principes kunt volgen. Een uitgebreide review kun je lezen op mijn blog, maar ik moet er bij zeggen dat de ontwikkeling van Backpack al een flinke tijd is gestaakt. 37signals is ondertussen met een nieuw product op de markt genaamd Highrise. Het lijkt een aantal GTD-aspecten in zich te hebben en de GTD-blogosfeer is er redelijk enthousiast over.

Maar er zijn zeer veel online applicaties die je kunnen helpen met het implementeren van GTD en de organisatie van je werk. De meest recente online projecten zijn Vitalist, Nozbe en Stikkit. De laatste is geen echt pure GTD-app maar je kunt er aardig mee overweg om je acties in te plaatsen. Er is ook een groeiend aantal software applicaties waarmee je je GTD-systeem kunt starten. Zo is er een GTD-plugin voor Outlook, Thinkingrock en voor de Mac Actiontastic. Met name op de Mac gebeuren veel interessante projecten. Maar er zijn ook heel veel hacks voor bijvoorbeeld Excel, Mindmanager en simpele tekstbestanden.

Lifehacking

Een van de termen die veel te maken heeft met GTD is Lifehacking. De oorspronkelijk definitie van de term life hack slaat terug op kleine slimme programmaatjes, shell scripts en andere command line hulpmiddelen waarmee gegevensstromen verwerkt kunnen worden, zoals email en RSS feeds. Te denken valt aan hulpmiddelen om bestanden te synchroniseren, taken te volgen, geheugensteuntjes voor gebeurtenissen of email filters. Tegenwoordig is Lifehacking het best te definieren als meer doen in minder tijd met minder stress. Eigenlijk alle slimme onconventionele manieren waarmee je een probleem oplost kan een een life hack worden genoemd. In dat licht zou je kunnen zeggen dat MacGyver de eerste lifehacker was, nauw gevolgd door The A-Team…

In Nederland is lifehacking nog geen wijdverspreide term. Daar gaat binnenkort verandering in komen als in Leeuwarden de studie Lifehacking gaat worden gedoceerd door Martijn Aslander. Hij zal ook samen met Sanne Roemen en auteur van dit stuk dan starten met de Nederlandse site lifehacking.nl. Op deze blog zullen we alle ins en outs van het lifehacken en productiviteit uit de doeken doen. Meer over dit onderwerp kun je ook nu al op Wikipedia vinden.

Wat betekent dit voor een marketeer of andere kenniswerker?

We worden in ons werk steeds meer gebombardeerd met nieuwe ontwikkelingen, technieken en inzichten. Het is zaak om hier effectief en stressvrij mee om te gaan zonder gek te worden van de mogelijkheden. Onder andere door je gedachten, ideeën en wensen uit je hoofd te krijgen en in een Vertrouwd Systeem kun je voor jezelf je mogelijkheden objectief bekijken en continu de juiste keuze maken. Het mooie is ook dat deze nieuwe ontwikkelingen en inzichten ons ook nieuwe (online) applicaties geven die ook werkelijk een toegevoegde waarde kunnen hebben in je persoonlijke en professionele leven.

De ontwikkelingen laten zien dat er online een enorme beweging ontstaat die een diepere sociale betekenis heeft. We willen stressvrijer leven. Gelijktijdig wordt deze door technologische ontwikkelingen verder vormgegeven. Het is een wisselwerking. De sociale wensen zorgen voor technologische verbeteringen. En andersom zorgen nieuwe applicaties er voor dat we meer stressvrij kunnen leven, omdat deze applicaties een Vertrouwd Systeem kunnen zijn voor je persoonlijke en professionele productiviteit. Tel daar de menselijke factor bij op die in nieuwsgroepen en mailinglijsten over dit onderwerp zijn en je merkt dat productiviteitsverbetering en stressvrij werken een globale trend is. Marketeers en andere kenniswerkers kunnen hier op inspringen in hun eigen werk, maar ook vanuit professionele overwegingen. Zo denk ik dat Office Center een enorme kans heeft met productlijnen die inspringen op deze trend.

GTD bijeenkomst

Zoals eerder gezegd, Lifehacking en GTD zijn nog geen wijdverspreide systemen in Nederland. Op verschillende manieren proberen we dit wel te realiseren. De eerdergenoemde weblog en opleiding zijn daar een voorbeeld van. Maar al eerder zal ook de eerste GTD avond in Nederland worden gegeven. Op 12 april zijn bij Rhinofly in Utrecht vanaf 19.30 de deuren open voor een kennismakingsavond Getting Things Done. De gastheren zijn ondergetekende en Taco Oostlander, GTD coach uit Nieuwegein en schrijver op Meereffect.nl. De avond is gratis toegankelijk, er zal een fooienpot staan om de drankjes en hapjes te bekostigen. Wel vragen we je om je even aan te melden op de GTD-NL site zodat we een idee krijgen over de opkomst.

Interessante links en verder leesmateriaal

GTD is een groeiend fenomeen op internet en het mag dan ook geen verrassing zijn dat er stapels artikelen en weblogs zijn te vinden. Het voert te ver om alle blogs en interessante links te noemen. Ik wil echter wel mijn eigen weblog noemen, What’s The Next Action en je verder verwijzen naar The Ultimate GTD Index en het GTD Network op Feedburner. Beiden zijn goede startpunten voor een verdere verdieping van het onderwerp

Ook analoog is er veel leesvoer te vinden. Uiteraard het boek “Getting Things Done” van David Allen, maar ook zijn andere uitgave “Ready for Anything” met korte columns over productiviteit. De weblog Lifehacker.com heeft ook een boek uitgebracht met de beste tips en lifehacks. The Now Habit van Neil Fiore is ook zeker de moeite waard.

Meer weten over GTD of lifehacking? Stel je vragen in de reactiepanelen. Als er behoefte is, kan er ook altijd een vervolg op dit artikel komen waarin we dieper op specifieke onderdelen in gaan.

Deze column is geschreven door Frank Meeuwsen. Hij is Brand Director bij Rhinofly, oprichter van de eerste nederlandse corporate weblog Frank-ly en auteur op de GTD weblog What’s The Next Action. Meer informatie over Frank vind je in het colofon.