Zo blijft je boodschap plakken: 6 praktische tips voor omgevingscommunicatie

Iedere communicatieadviseur kent het wel: je werkt aan een presentatie, campagne of bijeenkomst, lanceert deze… en dan blijkt uit de data dat het nauwelijks wordt opgemerkt. En alsof dat nog niet genoeg is, hoor je later iemand zeggen: “Oh, dat heb ik helemaal niet gezien.” en “Jammer, het leek me best interessant!” Vaak is dit het gevolg van een veelvoorkomende valkuil: een interne aanname of uitgangspunt is leidend gemaakt, in plaats van een signaal dat uit de omgeving kwam. Dit artikel laat zien hoe je ervoor zorgt dat je je omgeving leidend maakt in jouw communicatie.

Communicatie gaat niet over het uitsturen van een boodschap vanuit jouw perspectief om vervolgens te verwachten dat jouw doelgroep er iets mee doet. Communicatie gaat om het begrijpen van elkaar en samen verder te gaan, zodat beide partijen zich gehoord en begrepen voelen. Ik zeg niks nieuws hier volgens mij. Dat betekent niet dat je precies doet wat iemand anders wil, maar wel dat je keuzes kunt maken op basis van inzicht, begrip en respect voor de omgeving. Communicatie wordt dus pas doeltreffend en effectief als je de omgeving echt centraal zet. Niet je eigen organisatie, niet jouw beleid, maar juist de mensen voor wie je het doet.

Hoe doe je dat concreet? Deze 6 praktische tips zorgen ervoor dat je boodschap blijft plakken.

1. Luister eerst, praat later in dezelfde taal

Veel organisaties beginnen met oordelen vanuit hun eigen perspectief en communiceren op basis daarvan. Je denkt te weten wat er speelt, want je zit immers al een tijdje in het vak. Alleen… de wereld verandert elke dag. Dus: begin weer te luisteren. Wie zit er in je omgeving deze keer? Wat leeft er in deze tijd? Wat vinden mensen belangrijk? Welke zorgen of verwachtingen hebben ze?

Tip: noteer de letterlijke woorden die je doelgroep gebruikt: hun taal is jouw startpunt.

2. Betrek niet alleen mensen van kantoor

Het lijkt logisch om eerst intern te sparren: met projectleiders, beleidsmedewerkers of collega’s. Als je wil dat communicatie echt landt, moet je juist eerst naar buiten om vervolgens het gesprek intern te voeren. Waarom iedere betrokkene op het vraagstuk naar buiten moet mijn inziens? Elke functie luistert anders en hoort andere dingen. Een communicatieadviseur luistert anders dan een projectleider of beleidsmedewerker. Waar een projectleider vaak kijkt naar haalbaarheid of planning, kijkt een communicatieadviseur naar begrijpelijkheid, emoties en beleving. Door de omgeving zelf te spreken, ontdek je signalen en inzichten die anders blijven liggen. En juist daar moet je het intern over hebben.

Tips: Hoe zorg je dat je de juiste mensen spreekt?

• Begin met de vraag: wie wil ik bereiken en waarom?
• Maak een overzicht van doelgroepen en bepaal wie cruciaal is om te bevragen. Denk verder dan alleen wie je wil bereiken, wellicht zijn de beïnvloeders van hen ook een interessante groep om te spreken.
• Liever vijf gesprekken met de juiste mensen dan twintig met de verkeerde.

3. Vertaal beleid naar beleving

Het gemiddelde taalniveau in Nederland is B1. Teksten moeten kort, concreet, zonder moeilijke woorden zijn en met een logische structuur. Een term als duurzaamheid valt al onder B2 taalniveau: te abstract voor de meeste mensen. Vertaal beleid altijd concreet naar wat het voor mensen betekent in hun dagelijks leven. Bijvoorbeeld: de term duurzaamheid wordt voor bewoners pas tastbaar als je het koppelt aan ‘een huis dat warm is in de winter, koel in de zomer en zonder hoge energierekening’.

4. Kies je middelen op basis van je doelgroep

Wist je dat we per dag tussen de 6.000 en 10.000 boodschappen binnenkrijgen? Hiervan komen er zo’n 100 bewust binnen in ons brein. En we onthouden er maar tientallen, anders raken we overprikkeld. Daarom is het voor communicatieadviseurs altijd een uitdaging om op te vallen in het media-geweld. In de praktijk grijpen organisaties vaak terug op de bestaande communicatiemiddelen. Maar, dan trap je weer in de valkuil door vanuit jezelf te kijken naar mogelijkheden in plaats van het meest effectieve om je doelgroep te raken.

Opvallen en effectief zijn betekent niet per se dat je mee moet met de nieuwste media of trends. Het belangrijkste is om uit te gaan van de voorkeuren en beleving van je doelgroep, niet van wat jij beschikbaar hebt. Als je doelgroep een brief of persoonlijk contact waardeert, kies daar dan voor, ook als digitale content ‘hipper’ lijkt. Organiseer een workshop of interactieve sessie wanneer dat beter past bij hoe mensen betrokken willen worden. Experimenteer met formats en kanalen die aansluiten bij de interesses en leefwereld van je doelgroep, in plaats van het nieuwste medium te gebruiken.

Tip: maak vooraf een overzicht van media die de doelgroep gebruikt en kies bewust welke jij inzet. Wees gerust: je hoeft ze niet allemaal te gebruiken.

5. Maak het klein en concreet voor je doelgroep

Deze tip ligt in het verlengde van tip drie. Grote plannen kunnen overweldigend en te abstract zijn. Mensen haken sneller aan als je het klein maakt. In plaats van te communiceren over ‘gemeente wordt aardgasvrij’, start je met ‘samen jouw straat vergroenen’. Kleine stappen geven vertrouwen en maken de grotere ambitie behapbaar.

Tip: Begin klein, test wat werkt en leer van de reacties van je doelgroep. Wees ook eerlijk over het feit dat dit een test is in wat werkt, zo ontdek je welke aanpak echt impact maakt en kun je daarna rustig opschalen en professionaliseren.

6. Wees duidelijk in wat je verwacht van de ontvanger

Communicatie landt pas als mensen weten wat er van hen verwacht wordt. Een bewonersavond is niet genoeg om mensen te informeren: laat duidelijk weten wat ze daar kunnen doen of bijdragen.

Voorbeeld:

• Niet: In verband met de herinrichting van uw straat nodigen wij u uit voor de bewonersavond op 27 mei van 19.00–21.00 uur, waar wij u nader informeren, uw ideeën kunt delen met ons en wij uw vragen beantwoorden.
• Wel: U kent uw straat het beste. Denk mee over oplossingen om de straat veiliger te maken. Dat kan op 27 mei van 19.00–21.00 uur tijdens de bewonersavond. Komt u ook?

Tip: sluit altijd af met een concrete actie of vraag: wat wil je dat de lezer doet, denkt of voelt?

Zeker weten dat je communicatie blijft plakken bij de doelgroep? Vraag jezelf dan af:

• Heb ik echt geluisterd naar de omgeving?
• Ben ik begonnen met extern luisteren om vervolgens intern te gebruiken tot een aanpak?
• Gebruik ik herkenbare, begrijpelijke taal?
• Durf ik te kiezen voor media vanuit de doelgroep in plaats van wat ik voor handen heb liggen?
• Is mijn boodschap klein en concreet genoeg?
• Weet de ontvanger wat er van hem of haar verwacht wordt?

Bonustip: jij bepaalt niet het tempo

Als afzender bepaal je misschien wanneer je iets wil communiceren, maar de werkelijkheid is dat jouw doelgroep het tempo bepaalt in de verwerking hiervan. Mensen hebben hun eigen agenda, hun volle inbox, social feeds en andere prikkels. Je boodschap komt pas echt binnen als het op het juiste moment, via het juiste kanaal en relevant voor hen is. Daarom is het cruciaal om te begrijpen hoe jouw doelgroep leeft en informatie verwerkt. Pas dan kan communicatie effect hebben.

Een goede boodschap begint bij het begrijpen van elkaar

Communicatie dat blijft plakken, begint niet bij zenden maar bij begrijpen. Door goed te luisteren, de juiste mensen te betrekken, beleid te vertalen naar concrete beleving, lef te tonen in je aanpak en duidelijk te maken wat je verwacht, vergroot je de kans dat je boodschap opvalt en blijft plakken. Als je dat doet, zet je niet alleen woorden in beweging, maar ook mensen.

Home < Zo blijft je boodschap plakken: 6 praktische tips voor omgevingscommunicatie