Filter
Employee Experience Office 365 geeft de MKB-er meer lucht
De handen vrijmaken voor de echt belangrijke dingen en de IT klaarstomen voor Het Nieuwe Werken. Dat is wat ingenieursbureau Evers Partners wil realiseren met Microsoft Office 365. Grootste voordeel van die keuze? De servers kunnen de deur uit.
“In een vernetwerkte organisatie als deze moet je dingen echt strategisch buiten de deur zetten”, aldus Edgar Westerhoven, IT-manager van Evers Partners. Zijn bedrijf heeft ervoor gekozen de werkplek-ICT grotendeels als online-dienst af te nemen. Binnenshuis geïnstalleerde software maakt plaats voor vergelijkbare software die bij een leverancier zelf op een grote server staat. Cloud computing heet zoiets. Heeft hij als IT-manager straks nog wel wat te doen? Zeker wel, stelt Westerhoven.
Evers Partners is een 95 medewerkers tellend bedrijf met ‘ondernemende ingenieurs’ die actief zijn op het gebied van bouwkunde, constructie en retailbouw. Dergelijke middelgrote bedrijven hebben vaak geen volwaardige IT-afdeling die alle IT onder haar hoede heeft. Vaak is er één medewerker die met kunst en vliegwerk en met ondersteuning van een externe IT-dienstverlener de systemen werkend houdt. Typisch klanten voor Office 365, waarmee e-mail, SharePoint en communicatie (en de daarbij horende technische IT-taken) naar ‘de cloud’ verhuizen. Want, zegt Westerhoven, “waar willen we in excelleren? In tekenen en rekenen, het maken van ontwerpen, cocreatie met klanten. Ik ga hier toch ook niet alle auto’s van winterbanden voorzien?”
Met cloud computing kan een deel van de hardware en dus het beheer daarvan de deur uit. Een klein bedrijf hoeft zich ook geen zorgen meer te maken over beveiliging en bedrijfszekerheid. Dat zijn immers allemaal taken die Microsoft met zijn enorme datacenters veel beter kan.
Procesdruk
Westerhoven beaamt dat hij liever geen traditionele IT-manager is – een techneut die er eer in schept de automatisering draaiende te houden en zich niet met de richting van het bedrijf bemoeit. Als ‘creatieve geest’ acht hij zich vooral verantwoordelijk voor het beantwoorden van de vraag ‘hoe kunnen we de werkprocessen verbeteren?’ “Er zijn weinig bedrijven die het snappen: je moet werkdruk vervangen door procesdruk.” Het is een rol waar volgens hem IT-managers in het MKB niet aan ontkomen.
Als voorbeeld geeft hij het gebruik van e-mail in het bedrijf: “We hebben 500 gigabyte aan e-mails op de Exchange-server staan. Mensen klagen over de beperkte opslag. Maar dit is een bedrijf en ik wil dat iedereen netjes alle belangrijke documenten, zoals tekeningen, per project in public folders zet.” Dus geen documenten heen en weer sturen, maar samenwerken (met versiebeheer) op de centrale SharePoint-site. Dat kan nu al met de SharePoint-versie die Evers Partners in huis heeft staan, maar het is alleen al licentietechnisch lastig om externe partners en klanten toegang tot dat domein te geven. “Met SharePoint Online kan ik gewoon 50 externen uitnodigen.”
Bellen
De Microsoft Lync-omgeving (voor chats, spraak, vergaderen, doorverbinden, aanwezigheidsmeldingen) – waarmee Westerhoven het eerst aan de slag is gegaan – is ook een manier om effectiever te communiceren en een eind te maken aan de relatieve onbereikbaarheid van medewerkers. De oude telefooncentrale kan de deur uit. Telefoontjes gaan nu via Lync eerst naar de medewerker of een teamlid en dan pas naar de receptie. Lync biedt ook zicht op wie er bereikbaar is en geeft opties voor andere communicatievormen, zoals een snelle ‘instant message’.
De bereikbaarheid verbetert, de mailboxen blijven schoon en afstand en tijd worden steeds minder relevant. “En ik zit in Lync inmiddels met een bedrijf of tien in het netwerk, mensen die niet bij ons op de loonlijst staan”, zegt Westerhoven. Zo kan een Evers-ontwerper dus bijvoorbeeld zien of zijn projectpartner bij de opdrachtgever op zijn werkplek zit en bereikbaar is.
Hardware
Maar het grootste voordeel voor Westerhoven is toch dat een aantal servers met Microsoft-software niet meer gemigreerd hoeft te worden naar nieuwe softwareversies. Want die hardware staat bij Microsoft. “Ik heb geen dure servers met snelle schijven meer nodig en gebruik minder stroom. Je hoeft al die mailboxen niet meer te beheren. Het technisch beheer kun je escaleren naar Microsoft. Ja, je moet nog wel steeds je nieuwe gebruikers aanmaken, maar wil je heel die backoffice beheren?”
Voor de meeste mensen in het bedrijf is thuiswerken een optie, mocht bijvoorbeeld in het bedrijfspand de stroom uitvallen. De centrale voorzieningen van Office 365 blijven gewoon in de lucht, op een veilige manier. Fysiek zijn de datacenters beveiligd tegen indringers, stroomuitval, oververhitting en natuurrampen. Ook de softwarematige bescherming is stukken beter dan een gemiddeld MKB-bedrijf kan bijhouden. Malware- en spam-bescherming wordt centraal geregeld en up-to-date gehouden. De data van Microsoft-klanten staan geïsoleerd van elkaar.
Noodherstel
Backups maken van de online gezette gegevens hoeft ook niet meer. Westerhoven: “Nu loop ik te schipperen met tapes om een backup goed voor elkaar te krijgen. Daar gaat veel eigen energie, kapitaal en frustratie in zitten.” Hij denkt dat veel collegabedrijven het noodherstel van gegevens niet goed hebben geregeld.
MKB-bedrijven die in netwerken van professionals opereren moeten zich richten op waar ze goed in zijn. Voor Evers Partners betekent dat steeds meer cocreatie, praten, ideeën uitwisselen. Het aantal medewerkers dat alleen maar achter de digitale tekentafel zit, neemt af. “Mensen die worden betaald om te praten en ideeën op te doen, zoals de collega’s in dit bedrijf, die zijn mobiel. Als we ergens in het pand een storing hebben, is het met cloud computing voor de meesten op te lossen door buiten de deur te gaan zitten. We zitten niet aan onze werkplek gebakken. Je moet dus nadenken over hoe de mensen willen werken die hier over een paar jaar zitten.”
Wat is Office 365 en wat betekent het voor de IT-professional?Office 365 is een verzameling online functies voor werkplek-IT die bedrijven per gebruiker en per maand kunnen afrekenen. ‘Cloud Computing’ in optima forma. Microsoft heeft in een whitepaper (pdf) beschreven wat het voor IT-professionals/-managers betekent om de stap van zelf doen naar de cloud te maken, ook in grotere bedrijven. Configuratie en integratie met de Active Directory blijven bijvoorbeeld taken waar de IT-manager zelf verantwoordelijk voor blijft. Voor bijvoorbeeld ‘Professionals and small business’ (trialversie P1) biedt Office 365:
Voor bijvoorbeeld ‘Midsize businesses and enterprise’(trialversie E3) biedt Office 365 daarnaast:
|
.
Over de auteur
