3 tips om een verstoorde groepsdynamiek in meetings te tackelen

Voel je veel weerstand in jouw team? Komen jullie altijd met dezelfde ideeën? Zijn steeds dezelfde mensen aan het woord? Als de groepsdynamiek in ons team niet goed zit, denken we als oplossing al snel aan ‘teambuilding’. Maar eigenlijk verandert dat niets aan de groepsdynamiek en lost dat dus niets op. Wat werkt wel? Leren hoe groepsdynamiek werkt en daarmee aan de slag gaan.

Om écht aan de groepsdynamiek in je team te werken, moet er heel wat gebeuren. Dat kun je niet leren in één Frankwatching-artikel. Daarvoor moet je het boek van Bas van Kesteren lezen: ‘Wat gebeurt hier nu eigenlijk? Groepsdynamiek: je kunt het alleen veranderen als je het ziet‘ (affiliate).

Er gingen veel lichtjes branden in mijn hoofd door dat boek. In dit artikel deel ik 3 tips uit het boek die je meteen kunt toepassen in je volgende bijeenkomst of vergadering:

1. Doe geen voorstelrondje of ‘check-in’ bij de start van een overleg

We denken dat we met een voorstelrondje een fijne start maken, maar eigenlijk zetten we zo de deur open naar de groepsdynamiek van beïnvloeding. Want stiekem tasten mensen vooral hun positie tegenover elkaar af. Soms sommen mensen zelfs hun hele cv op.

Die hiërarchische positie heeft een invloed op de groepsdynamiek van je vergadering. We luisteren vanzelf meer naar de expert of de persoon met de meeste ervaring. De rest wordt monddood gemaakt, ook al is dat niet onze bedoeling.

Wil je dat iedereen zich vrij voelt om hun mening te delen? Probeer dan eens een ander soort voorstelrondje. Vraag niet naar de functie, maar wel:

• Wat is je naam?
• Wat is de reden dat je hier vandaag wil zijn?
• Hoe wil je bijdragen aan het groepsproces?

Een andere typische start van een meeting, is de ‘check-in’: hoe zit je hier vandaag? Je denkt misschien: dat mag er toch zijn? Fijn dat iedereen even hun hart kan luchten. Kan toch alleen maar goed zijn voor de groepsdynamiek van je team?

Maar als alle groepsleden hun individuele behoeften op tafel leggen, leidt dat vaak af van het doel van de bijeenkomst.

Stel dat iemand bij die check-in vertelt dat het moeilijk gaat of dat die zelfs begint te huilen, dan is die persoon de rest aan het beïnvloeden. Ook al is dat niet de bedoeling. Want vaak zul je zien dat de groepsdynamiek verandert: de rest zal die persoon geruststellen en alle aandacht geven. Misschien vergeten ze zelfs volledig het doel van het overleg. Of als de vergadering toch doorgaat, zullen ze niet meer kritisch (durven) zijn tegenover de persoon die het hart luchtte.

Van Kesteren wil hiermee niet zeggen dat emoties geen plaats mogen krijgen op de werkplek. Maar wel dat een vergadering met een agenda niet de plaats is voor een psychologische sessie. Daar kunnen en moeten andere sessies voor zijn.

2. Vraag niet naar meningen, maar naar ideeën

Een groep die al lang bestaat, vervalt vaak in de groepsdynamiek van echokamers: iedereen komt met dezelfde ideeën, iedereen komt overeen, ‘dus dan zullen het wel goede ideeën zijn’. Maar dat is een denkfout.

Als twee mensen het voortdurend met elkaar eens zijn, is er een te veel.

Hoe vermijd je dat je vervalt in echokamers? Zorg dat mensen regelmatig ‘exploreren‘ in andere organisaties zodat ze nieuwe ideeën opdoen. Denk goed na over wie in welke meeting moet zitten. En als je dan in een vergadering zit, vraag naar ideeën, niet naar meningen. Zo doe je dat:

• Stel open vragen over ideeën:
  • Begin niet met ‘wat vind jij van …?’
  • Begin wel met ‘hoe’, ‘op welke manier’, ‘welk idee heb jij om …’
• Stel een definitie-vraag: 
  • Vraag niet: ‘Wat vind jij van de dienstverlening?’
  • Vraag liever: ‘Wat is jouw omschrijving van goede dienstverlening?’
• Stel vragen over de toekomst
  • Vraag niet: ‘Wat vond jij van de dienstverlening?’
  • Vraag liever: ‘Welke dienstverlening zou jij volgend jaar willen ervaren?’

3. Zie je weerstand? Benoem het om het te doorbreken

Een typisch voorbeeld van weerstand is iemand die continu de andere leden van de groep onderbreekt. Bijvoorbeeld omdat die het niet eens is. De persoon die aan het woord is, kan de onderbreker op den duur beginnen negeren. Maar hoe meer die wordt genegeerd, hoe kwader die wordt.

Zie je dit gebeuren? Benoem dit dan letterlijk, bijvoorbeeld: “Het valt mij op dat Peter Elske steeds onderbreekt. Wat is het effect van het onderbreken op ons als team? We maken even een rondje, laten we elkaar niet onderbreken.”

Meer tips rond groepsdynamiek?

Dit waren slechts 3 tips. Om de groepsdynamiek in je team echt aan te pakken, moet iedereen zich bewust worden van de interactiepatronen, de normen in de groep en van hun eigen framework. Ze moeten leren luisteren, niet focussen op meningen maar op ideeën en constructief omgaan met weerstand in de groep. Ze moeten ook regelmatig de deur uitgaan om nieuwe ideeën op te doen en dan leren hoe je die ideeën ‘stapelt’ in je groep.

Het boek ‘Wat gebeurt hier nu eigenlijk? Groepsdynamiek: je kunt het alleen veranderen als je het ziet‘ geeft je alle uitleg, helder geschreven, mét oefeningen om ermee aan de slag te gaan in je team. Een eye-opening-boek, vond ik.

Welke tips heb jij zelf rond groepsdynamiek?