Van kleine irritaties naar grote tijdwinst: zo pak je digitalisering slim aan

MKB’ers zijn doorgaans harde werkers. “Wij zeuren niet,” hoor je vaak. En als iets eenmaal werkt, blijven we dat ook zo doen. Die niet-zeuren-mentaliteit zorgt er ook voor dat we regelmatig te lang blijven doorwerken. Dus: wat kan bij jullie beter en hoe kom je dat te weten? In dit artikel neem ik je mee en laat ik je zien hoe je in een druk bedrijf pijn en kansen rond digitalisering kunt herkennen.

Misschien herken je het zelf ook wel, maar bij MKB-ondernemingen hoor je vaak dat niemand wil zeuren of mopperen en dat ze vooral willen gasgeven. Ik hoor ook vaak: “Ja, dat moet ik met de hand overtikken, maar dat is zo gedaan hoor.” En het is eigenlijk vrij zeldzaam dat iemand even de tijd neemt om uit te rekenen hoe vaak ze dat per jaar eigenlijk moeten doen. En als ik vraag: “En wat nou als we dat kunnen automatiseren?” dan is het antwoord eigenlijk altijd: “Ja, graag.”

De meeste mensen die ontevreden zijn over hun software beginnen te zoeken naar iets nieuws zonder precies te weten waarom die bestaande tool niet past. In dit artikel laat ik je zien hoe je irritatie rondom software omzet in een concreet en onderbouwd overzicht van pijn en kansen en hoe je op basis daarvan bepaalt wat de beste volgende stap is. Het is een praktisch artikel, specifiek geschreven voor de niet-technische mens.

Nieuwe kansen pakken met de juiste digitalisering

Wat wil je de komende periode bereiken? Wat ontbreekt voor jullie op dit moment in je software? Los van wat je huidige oplossingen kunnen: waar hebben jullie behoefte aan?

Misschien ben je op dit moment bepaalde gegevens elke keer met de hand in Outlook aan het zetten: e-mailadres van de klant opzoeken en intypen, het onderwerp erbij, een kort tekstje in de mail en dan op versturen klikken. Ja, dat is maar 2 minuten werk. Maar ongemerkt zet je elke keer ook je hersenen weer extra aan het werk. Hoe handig zou het zijn als jouw software die mails voor je zou opstellen en je ze met één klik kunt versturen.

Als je regelmatig informatie aan het overtikken bent van de ene software naar de andere, dan kunnen koppelingen helpen. Een koppeling tussen die pakketten zorgt ervoor dat de gegevens automatisch worden doorgezet van de ene naar de andere software. Dat scheelt je zoeken, typen en tikfouten.

Het is een denkfout om dat soort klein werk af te doen met: ‘Dat is maar twee minuten’. In de praktijk is het eigenlijk altijd méér dan dat.

Pijn en irritatie door software

Dat zijn de punten waar je je vandaag en de afgelopen periode aan hebt geïrriteerd. Of waarvan je voelt dat de software tekort komt. Of dat de software niet functioneert zoals jullie dat nodig hebben.

In eerste instantie denken veel mensen dat het bij hen eigenlijk best goed geregeld is en dat situaties niet zo vaak voorkomen. Of ze zeggen: “Ja, dat is twee minuten. En dat komt ook maar een paar keer per week voor.”

Dat beeld verandert pas wanneer je een paar dagen een kladblok naast je legt en ongewenste situaties opschrijft met een paar steekwoorden.

Na een paar dagen ga je zien dat zaken vaker voorkomen dan je in eerste instantie had gedacht en dat ze je ‘flow’, dat je lekker aan het werk bent, meer onderbreken dan je eigenlijk zou willen.

Probeer ook per punt in te schatten hoeveel tijd of hoeveel energie dat eigenlijk onnodig kost. Dus informatie overtikken: ja twee minuten werk, mentaal niet zo belastend, wel irritant en zou eigenlijk weg mogen.

De klant handmatig informeren van de orderstatus? Het onderbreekt je workflow, want je was in de mail met iets heel anders bezig, maar nu komt deze mail er tussendoor. En dus ga je terug naar je software, zoekt die orderstatus op of belt misschien even een collega. Vervolgens terug naar Outlook en je schrijft een keurig antwoord.

Dat kost je een paar minuten werk, maar het kost je ook mentaal veel energie: je was namelijk bezig met heel ander werk en je moet wisselen tussen dossiers. Dat switchen is mentaal duur.

Wij zijn als mensen geneigd om dat te negeren en te denken: “Nou ja, het valt wel mee.” Maar op het moment dat je het bij elkaar ziet staan op zo’n kladblok, kijk je daar toch anders naar.

Een duidelijk overzicht op één A4

De volgende stap is dat je alle punten die je gevonden hebt, bij jezelf en bij collega’s, zo goed mogelijk probeert te verwoorden in één overzicht, in bijvoorbeeld Word.

Je zou ze in volgorde van impact kunnen zetten. Dus: het eerste punt bovenaan de lijst heeft bij ons de meeste impact. Als we daarvan af kunnen, scheelt ons dat veel.

Het belangrijkste van dat overzicht is dat je het heel eerlijk formuleert: kort en concreet.

Verderop in het document kun je bepaalde items verder uitwerken of aanvullende informatie toevoegen, digitaal of uitgeprint, afhankelijk van wat voor jullie het beste werkt. De kracht zit in het overzicht.

Een andere tip is om per punt de geschatte impact te vermelden en dat kan met verschillende variabelen. Bijvoorbeeld: ‘1x per week, maar onderbreekt de halve werkdag’. Elke lezer begrijpt dan het belang. Of: ‘Kost elke keer 3 à 4 minuten, 6 à 10x per dag flinke onderbreking’.

Je kunt deze oefening in je eentje doen. In sommige gevallen is dat heel goed, en dan maak je het overzicht voor jezelf of voor je manager, zodat je concreet kunt aangeven waar je last van hebt en wat het elke periode kost.

Met meerdere collega’s is nog krachtiger. Iedereen houdt voor zichzelf een week lang op een kladblok bij wat hen irriteert. Na een week leg je al die informatie bij elkaar en maak je er één overzicht van, en daarmee ga je naar je manager, het MT of de directeur.

Ga in overleg met je leverancier(s)

Waarschijnlijk gebruik je tijdens je werk meerdere tools. Op maandag misschien andere tools dan op donderdag. Of in de ochtend andere tools dan in de middag. In een maand gebruik je zo waarschijnlijk meerdere tools.

Die zijn allemaal op een ander moment aangeschaft. De kans is heel groot dat ze inmiddels een aantal nieuwe features hebben die jou nooit zo goed zijn uitgelegd, of die misschien nooit zijn geactiveerd.

Dus het kan heel nuttig zijn om met het overzicht wat je nu hebt naar je leverancier(s) toe te gaan en hen te vragen: wat kunnen jullie hiermee, wat kunnen jullie doen zodat wij van deze pijn af zijn en deze kansen kunnen grijpen?

Laat die leverancier rustig nadenken over wat zij voor jullie kunnen doen. Dat is doorgaans gratis en kan ook nog eens snel verbetering brengen.

Kleine stappen, duurzame resultaten

Dus, beste harde werker, wees af en toe lief voor jezelf en hou eens een paar dagen bij wat je doet. Maak die ‘kleine klusjes’ concreet en kijk wat vandaag mogelijk is.

Stel, je bespaart hiermee één werkuur per week. Wat zou jij doen met een uur extra tijd elke week? Je zou het kunnen gebruiken om nog een keer kritisch naar je andere werkzaamheden te kijken en op die manier nog een verbeteringsslag te maken.

Je kunt ook met belangrijke relaties bellen: hoe kunnen jullie elkaar blijer maken?

De beste ondernemers die ik ken, doen precies dat: wat heb ik afgelopen week gedaan wat eigenlijk geen toegevoegde waarde heeft voor mij en mijn omgeving? En dat schrappen ze. Ze zoeken er een oplossing voor, ze automatiseren, passen het proces aan, maken betere afspraken.

Ik kan je vertellen dat dat verslavend werkt. Veel plezier ermee!