Waar staat je organisatie? Maturiteit en de participatieladder

Hoe een organisatie succesvol gebruik kan maken van eParticipatie en user empowerment (consumenten en burgers die zelf initiatieven starten) en wat de impact is voor een organisatie, daarover is weinig bekend. Een ‘traditionele’ cultuur, gebrek aan inzicht en angst voor het onbekende, staan nieuwe initiatieven vaak in de weg. TNO is daarom een onderzoek gestart om strategieën voor, en de waarde van, organisatiegestuurde eParticipatie en user empowerment te bepalen. Samen met markt- en overheidsorganisaties ontwikkelt TNO een beslismodel waarmee organisaties succesvolle eParticipatiestrategieën kunnen vaststellen.

Beslismodel in 4 onderdelen voor het bepalen van de juiste co-creatie en eParticipatiestrategie, met daarin aandacht voor het onderdeel maturiteit.

Waar wil je als organisatie staan op eParticipatieladder?

Is je organisatie geschikt voor eParticipatie? En indien je het al doet, waar sta je op de ladder? Waar zou je willen staan? De huidige plek op de ladder wordt bepaald door de mate van ervaring en adoptie; in welke mate is er nu al dialoog met doelgroepen of de massa en welk deel van de organisatie speelt hierin een rol? De doelstellingen en strategie van de organisatie zijn bepalend voor de gewenste plek op de ladder. Dit doel verschilt uiteraard sterk per type organisatie; niet elke organisatie zal online participatie in zijn strategie opnemen. Organisatiecultuur, processen en management zijn belangrijke indicatoren om te bepalen hoe goed online participatie past bij de organisatie en om te weten welke verandering de organisatie zal moeten ondergaan om er meer succes mee te bereiken.

Hoewel er ook participatieladders zijn voor overheden, bedoelen wij de betekenis van de ladder hier anders, en wel als metafoor voor de maturiteitsstappen die bepalend zijn voor de adoptie van eParticipatie bij enerzijds de organisatie en anderzijds de community.

In eerdere artikelen (zoals transformatie van co-creatie) zijn verschillende bestaande modellen genoemd die gebruikt zijn om meer inzicht in de geschiktheid en volwassenheid van organisaties voor eParticipatie te bepalen. Op basis hiervan is een maturiteitsmodel ontwikkeld, dat hier besproken wordt.

Maturiteitsmodel voor eParticipatie

Het maturiteitsmodel geeft inzicht in:

• de plek waar de organisatie staat op maturiteit (o.a. adoptie en ervaring);
• de plek waar de organisatie graag wil staan (op aspecten als cultuur, management en technologie);
• de aspecten die veranderd moeten worden om de volgende stap te bereiken.

Let op:

• Het model bestaat uit logische stappen, een grote stap van fase 2 naar 4 is af te raden. Elke stap is iets dat in je organisatie moet slijten.
• Het model impliceert niet dat alle organisaties fase 4 moeten bereiken; dit verschilt per organisatie.
• Het model stelt ook niet dat alle aspecten op hetzelfde niveau moeten zijn. Zo kan een organisatie ver vooruitlopen op technologisch vlak, maar een cultuur hebben die hierop achterblijft.

Adoptieschaal

Deze figuur toont de eigenschappen (vrij vertaald uit het model) van de organisatie per stap op de eParticipatieschaal. Het model is bewust hanteerbaar gehouden met deze beperkte set van stappen; in de praktijk zal het een geleidende schaal zijn.

• Fase 1 is de observatiefase waarin een organisatie nog niet actief participeert, maar wel (enigszins) bewust is van haar omgeving. Een klein deel van de organisatie zal (bewust) sociale media monitoren om invloeden van buiten te volgen. Dit zijn dus organisaties die wel enig bewustzijn hebben van de potentie van sociale media en verkennende activiteiten ontplooien om in latere fase een eParticipatiestrategie te gaan bepalen.
• Fase 2 is de experimentele fase waarin een organisatie de eerste eParticipatie initiatieven opzet, om zo ervaring op te doen met de kansen en impact van sociale media. Dit kan zijn door actief te worden in bestaande community-omgevingen of door zelf een initiatief te lanceren. In de organisatie is er meestal geen specifiek beleid en zullen initiatieven vaak bottom-up en op ad-hoc basis starten – veelal vanuit een concrete behoefte van een organisatieonderdeel of project.
• Fase 3 is de consolidatiefase waarin een organisatie eParticipatie structureler oppakt en vormgeeft. Er zijn meerdere initiatieven die worden samengenomen, er is meer commitment bij het management en er wordt gewerkt aan een visie, beleid en processen. Ook worden keuzes gemaakt in o.a. tools en communicatie zodat er meer lijn komt in de participatie van de organisatie. Er ontstaat een structurele dialoog die met duidelijke organisatiedoelstellingen voor ogen wordt gevoerd, en de organisatie is hierin proactief. Er is op het gebied van participatie een strategie die steeds meer tot uiting komt in de dagelijkse praktijk en gericht is op een duurzame dialoog. Voor organisaties die in fase 3 willen staan is eParticipatie een belangrijke (meer-)waarde die goed geborgd moet worden in de organisatie.
• Fase 4 is de strategische fase en gaat hierin nog een stap verder. Voor organisaties in deze fase is eParticipatie zelfs een kernwaarde geworden. Een belangrijk deel van de (of zelfs de hele) organisatie is doordrongen van de noodzaak van een relevante, continue en duurzame dialoog en samenwerking. eParticipatie is een essentieel onderdeel van het DNA van de organisatie geworden. De dialoog met klanten, burgers of partners, maar ook intern in de organisatie is in deze fase cruciaal om de organisatiedoelstellingen te kunnen halen.

Naast fase 1 t/m 4 is er strikt genomen nog een 0-fase voor organisaties die niet weten wat eParticipatie is of zich er bewust niet mee bezighouden, bijvoorbeeld omdat het niet past bij het type organisatie of organisatiedoelstellingen. In het artikel van volgende week volgt een verdere verdieping van het maturiteitsmodel.

Dit artikel maakt deel uit van de reeks ‘‘Bepaal je co-creatie of eParticipatiestrategie‘. Het beschrijft het eerste deel van een model dat in ontwikkeling is en in dit onderzoek fijngeslepen wordt aan de hand van een reeks praktijkcases in 3 sectoren: corporate, overheid en onderwijs. Wij nodigen je daarom uit om online te participeren en gezamenlijk oplossingen te creëren voor dit vraagstuk, en ons feedback te geven op de bruikbaarheid van het model.