Hoe werk jij? Maak een handleiding van jezelf

De kans is groot dat jij een kenniswerker bent en professioneel informatie verwerkt en weer doorgeeft. Met jou zijn miljoenen anderen dat ook. Maar gek genoeg kun je nergens leren hoe je daar goed in wordt.

Natuurlijk kun je je in onderdelen bekwamen maar hoe je je aandacht stuurt, prioriteert, een dag indeelt, je hard- en software optimaal inzet of bijvoorbeeld creatief denkt zijn doorgaans geen zaken waar je als kenniswerker in wordt getraind. Daarbij is er nog een interessante factor: wat voor jou werkt, werkt waarschijnlijk niet voor je teamgenoot of voor mij. De één heeft stilte nodig om aandachtig te lezen, terwijl een ander naar de espressobar wandelt om daar te lezen. Gelukkig kun je nu je eigen gebruiksaanwijzing maken en stukje bij beetje vaststellen hoe jij werkt.

Hoe werk jij?

Als je mensen vraagt of ze ochtend- of avondmensen zijn, dan is het vaak even stil. Wat ben ik eigenlijk? Als je iemand vraagt wat de ideale pauze is of hoe zij aan een lastige focus-klus beginnen, dan is het vaak ook even denken. De meesten van ons hebben niet direct paraat wat voor hen werkt en hoe zij het beste werken.

De meeste reflectie over hoe je werkt begint bij frictie: als je een klus lang uitstelt, ga je lezen over uitstelgedrag. Als je alle mails, chats en appjes niet meer weggewerkt krijgt, ga je zoeken naar hulpmiddelen. Zeker nuttig om adviezen in te winnen, maar er staat dan al wat meer spanning op dan wanneer je zonder probleem nadenkt over hoe jij werkt. Gewoon om dat eens te optimaliseren.

Ik hoor mensen in mijn praktijk zeggen dat ze hun computer beter snappen dan zichzelf.

Een nadeel van oplossingen zoeken als er al enige spanning is, is dat symptoombestrijding al een oplossing lijkt. Drukke kantoortuin? Noise cancelling headphones! Beter dan niks, maar een fijne werkplek die precies aansluit bij wat jij te doen hebt, is een structurelere oplossing.

Met ‘Het grote hoe ik werkboek‘ (affiliate) heeft Christianne Vink een handleiding voor jouw handleiding geschreven. Aan de hand van een reeks inzichten en adviezen stel je deel voor deel samen hoe jij het best werkt. In deze kleurrijke handleiding krijg je net genoeg bagage van allerlei nodige begrippen om ze voor jou op maat te maken. Dus geen paginalange verhandelingen over hersenen maar een compacte uiteenzetting over aspecten ervan en een aantal tips en vragen voor jou om je keuzes te optimaliseren.

Het team van Collaborative Superpowers heeft ook al eens sjablonen gemaakt om je eigen handleiding te maken. Daar zijn ook aantrekkelijke visuele voorbeelden van, zoals die van Steph Smith. Lisette Sutherland schreef erover. Deze voorbeelden hebben niet de uitleg over hoe kenniswerk werkt die Vink biedt.

The devil is in the defaults

Er is ook een noodzaak om hoe jij werkt in kaart te brengen. Immers, evolutionair zijn we niet gemaakt voor kenniswerk. We zijn over vele jaren ontwikkeld om te overleven in natuur en te midden van gevaar. Dus onze ‘standaard-instellingen’ zijn allemaal geoptimaliseerd om liever tien keer te vaak in een overlevingsreflex te schieten, dan één keer te weinig.

Het is voor ons onnatuurlijk om ons af te sluiten van de buitenwereld. De transitie naar focus kost minuten, terwijl als we ergens van schrikken we in minder dan een seconde in hoogste staat van paraatheid zijn.

Daarnaast proberen velen van ons werk te doen in omgevingen die nu juist voeding zijn voor ons voortdurend draaiend gevaar-radar.

• Tientallen notificaties van meerdere apps op meerdere apparaten,
• voortdurend gepraat om ons heen,
• allerlei mensen die achter je langs lopen, en
• onrust door lang te zitten.

Tenslotte kennen veel van ons dan ook nog eens een innerlijk stemmetje dat streng is. Waarom stel je die vervelende taak weer uit? Waarom heb je die tekst nog niet gelezen? En waarom heb jij niet die goede vraag in de bespreking gesteld? Eerder kon je lezen hoe Thijs Launspach in zijn boek Jij bent al genoeg met raad en daad helpt uit die strenge zelf-kritiek. Mildheid en zelfcompassie kenmerken overigens ook de aanpak van Vink.

Kortom, er is werk aan de winkel om onszelf te optimaliseren voor kenniswerk.

Ken uzelf

In drie delen loop je in ‘Het grote hoe ik werkboek’ door een aantal aspecten van werk:

• Hoe laad je op als je moe bent?
• Hoe voorkom je een voortdurende onrust?
• Wat zijn belangrijke waarden voor jou?
• Hoe zorg je voor voldoende uitdaging?

Bij al die onderdelen lees je een aantal adviezen, zoals bij pauzes het advies dat contrast helpt. Eerder kon je lezen hoe Pink in zijn boek ‘When’ hier tips voor geeft. Werk je binnen, ga naar buiten. Zit je stil, beweeg. Werk je solo, doe iets sociaals. Werk je online, ga offline.

Zijn er emoties die je uit je slaap houden of waar je over piekert? Zoek naar de juiste bewoordingen ervan: name it, tame it. Het benoemen geeft je meer controle dan een ongrijpbaar gevoel dat je ervaart. Zet je ontspanningssysteem aan door een aantal ademhalingsoefeningen, waarbij je bewust in- en uitademt en adempauzes tussen in- en uitademen neemt.

• In het deel ‘Concentratievijand nummer één’ lees je adviezen over het managen van externe afleiding.
• Richt je werkplek in voor je echt begint, zoals je een kok een mis en place maakt.
• Heb een notitieblokje onder handbereik om oppoppende losse eindjes te noteren.
• Begin en eindig je dag bewust met een opstart- en afsluitritueel.

Door dit bewuste gedrag stuur je je aandacht de goede kant op. En aandacht is schaars, vandaar de uitdrukking ‘je besteedt aandacht’. Overigens, voor wat het waard is, zou ik zeggen dat je zelf de grootste concentratievijand bent, aangezien jouw onrust of vatbaarheid voor afleidingen maakt dat je ze ziet. Maar de adviezen komen op hetzelfde neer: weet dat het moeite kost om te focussen maar dat het erg bevredigend kan zijn om in een flow te werken. Dus manage jezelf en je omgeving.

Maak je eigen handleiding

In het laatste blok vat je alle onderdelen samen en stel je je handleiding samen. In een mooi, kleurrijk geheel vat je dat wat voor jou werkt samen en kun je concrete acties daarop baseren.

Het laatste blok gaat over het geheim om in beweging te komen en hoe je aan verandering werkt: kleine stappen. Immers, het is niet makkelijk je werk te veranderen. Jij hebt gewoonten ontwikkeld. De organisatie waar je onderdeel van bent heeft een cultuur. Stress kan verslavend zijn en reflectie kan onnatuurlijk voelen. Zelfs alsof het geen werk is, dat reflecteren.

Om in kleine stappen nieuw gedrag aan te leren of niet-productief gedrag af te leren, krijg je een aantal vragen en het advies een nieuwe gewoonte te koppelen aan een bestaande. Dus als ik mijn eerste koffie maak, dan maak ik een plannetje voor de dag. De aanpak lijkt veel op het nuttige en praktische denkwerk dat James Clear in ‘Elementaire gewoonten’ doet.

Het grote hoe ik werkboek is een aanrader. Het leest vlot, bevat voldoende achtergrond om te snappen hoe je brein werkt en het helpt je om inzichten op maat voor jezelf te maken. De toon van het boek is gericht op onderzoek en reflectie met vaart en tegelijkertijd mildheid.