Versterk je marketing en communicatie met ‘offline’ brainstorms en kick-offs
Handig, dat online vergaderen met je team, maar niet altijd inspirerend. Daarom moet je soms weg van dat scherm voor die échte (creatieve) vonk en verbinding. Een resultaat dat niet heel toevallig is, maar sterk afhangt van je gekozen locatie, vorm en sfeer. Wil je een geslaagde brainstorm, kick-off of teamdag op locatie? Tijd voor een aantal doordachte keuzes!
In marketing en communicatie kan tegenwoordig zo’n beetje alles op afstand (zolang je wifi hebt): van strategie bepalen tot campagne finetunen. Maar waar de een floreert, voelt de ander zich ‘leeggezogen’ door al die constante scherm- en videogesprekken. Toch zullen ze met elkaar moeten samenwerken. Helemaal nu de lat en werkdruk hoger is dan ooit, onder meer door nieuwe technologieën en veranderende verwachtingen.
Strak geplande calls en asynchrone chats houden de boel draaiend. En dat is fijn, maar eerlijk: de beste ideeën ontstaan er zelden. Die duiken meestal op aan de lunchtafel of in de wandelgang. Vaak geholpen door een blik of lach, die zoveel meer zegt dan honderden berichtjes via Teams. Maar ook tijdens zorgvuldig geplande settings kun je die gewenste innovatie én dat teamgevoel stimuleren, bijvoorbeeld met een van deze:
- Kick-off van een campagne of jaarplan
- Strategische brainstorm (over o.a. brand, digital en content)
- Teamdag met break-out sessies
- Inspiratiesessie met externe sprekers
- Kennissessie met collega’s of klanten
Hoe zorgen deze sessies en vergaderingen voor échte waarde voor je marketing en communicatie? En welke keuzes dragen daar concreet aan bij?
De juiste doelstelling
Ook offline wil je niet vergaderen om te vergaderen. Zonder concreet doel verzandt je bijeenkomst snel in een los gesprek of halfslachtige discussie: wat is nu precies de bedoeling…? Zonde, want juist een gezamenlijke focus leidt tot concrete acties en resultaten. Die krijg je door vooraf scherp te formuleren wat je samen wil bereiken. Als iedereen op de hoogte is, ontstaat meer betrokkenheid en eigenaarschap. En kun je na afloop veel beter evalueren.
Je doelstelling bepaalt daarnaast waar én hoe je vergadert. Twijfel je nog tussen online of offline? Vraag jezelf af wat je echt belangrijk vindt. Is dat creativiteit en interactie, of staat een productervaring centraal? Ontmoet elkaar dan live, adviseert Allegra Vos van Jaarbeurs MeetUp. “Je wil mensen hierbij laten voelen, ruiken of proberen. Dat zal je bij een online event dan missen.” Als dit niet heel centraal staat, kun je volgens de accountmanager prima kiezen voor online of hybride (maar zorg dan ook voor voldoende interactie!).
De juiste (creatieve) omgeving
Dezelfde muren nodigen niet bepaald uit om out-of-the-box te denken. Verruil daarom eens het oude, vertrouwde kantoor voor een andere omgeving. Dat stimuleert automatisch de creativiteit, omdat je met vaste patronen breekt, zoals een vast wandelrondje of lunch buiten de deur. En het zal niet voor het eerst zijn dat een belangrijke vergadering wordt verstoord door een collega met een dringende vraag.
Discussies die online of op kantoor meestal snel worden afgerond, krijgen in de juiste offline setting ineens meer ruimte. Logisch dat veel marketing- en communicatieteams steeds vaker buiten de deur vergaderen over positionering, tone of voice of andere strategische vraagstukken. Ook Allegra merkt op dat er veel vraag is naar volledig fysieke bijeenkomsten (inclusief borrel). Een trend durft ze het niet gelijk te noemen, maar een verklaring heeft ze wel. “Ik denk dat dit te herleiden is naar de basisbehoefte van live ontmoeten en connectie.” En zeker in een steeds digitaler wordende wereld, groeit dat verlangen meer en meer.
Het is wel belangrijk dat je locatie goed past bij je doelstelling. Een teamdag gericht op verbinding vraagt om een informele setting, terwijl een kick-off baat heeft bij een energieke omgeving. Wil je creativiteit en interactie stimuleren? Kies dan voor een ruimte die inspireert en uitnodigt tot een open gesprek. En ben je van plan break-out sessies te organiseren? Dan heb je daar uiteraard genoeg (creatieve) ruimtes voor nodig.
Voor deelnemers is het fijn als zo’n dag gemakkelijk en vertrouwd verloopt. Volgens Allegra bepalen de (kleine) details mede hoe open iemand is voor informatie en samenwerking. Denk aan een centraal gelegen locatie, goede akoestiek en goed geplande pauzemomenten (met lekkernijen!). “Dit zijn allemaal elementen van comfort die bijdragen aan focus en openheid, maar ook een goede basis bieden voor inspiratie.”
De juiste sfeer en interactie
Maar ongeacht je locatie, de uiteindelijke sfeer maak je toch echt zelf. Het is die sfeer die grotendeels bepaalt óf en hóé mensen zich opstellen. Is de toon uitnodigend en voelt iedereen zich gehoord en gezien? Mooi, want zo groeit het gevoel van verbondenheid en vertrouwen. Vrijuit kunnen spreken, brainstormen en zelfs debatteren zorgt voor nieuwe inzichten en perspectieven. Wie weet verrast die normaal zo stille collega, die online nooit opviel, je wel met een geweldig idee.
“De sfeer en de persoonlijke aandacht zorgen er ook voor dat de ontmoetingen beter blijven hangen”, zegt Allegra. En dat is precies wat je wil: een bijeenkomst die (vernieuwde) energie geeft en hopelijk nog even nazindert, en die je als marketing- of communicatieteam vooruit helpt in een steeds veranderende digitale wereld. Blijf elkaar dus niet alleen online en hybride, maar ook live ontmoeten, het liefst in een goed doordachte setting met de juiste sfeer.
Een vergadering of teamdag op locatie organiseren?
Bij Jaarbeurs MeetUp, op loopafstand van Utrecht Centraal, hebben we voor elke vergadering een geschikte ruimte. Of je nu met 2 of 240 mensen wil samenkomen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Ga snel naar de MeetUp-website voor meer informatie en persoonlijk advies.
