Meer werkplezier? Tijd om een shitlist te maken
Ooit gehoord van de term shitlist? Nee? Dan is dit hét moment om ermee kennis te maken. Want geloof me: een shitlist maken binnen jouw organisatie is misschien wel de slimste stap richting meer werkplezier én innovatie. Het is een simpele manier om zicht te krijgen op waar jouw energie weglekt, zodat je ruimte creëert voor dat wat echt bijdraagt aan de dag van morgen.
Alle oplossingen beginnen met een shitlist
Een shitlist is eigenlijk precies wat de naam zegt: een lijst met taken die je liever niet meer zou willen doen. Het zijn die repeterende, tijdrovende klusjes waar je zuchtend aan begint, maar die toch moeten gebeuren. Denk aan het steeds opnieuw uitschrijven van telefoongesprekken, het beantwoorden van bijna identieke mails of het handmatig verwerken van data.
Als manager van een team is het belangrijk om de processen op de afdeling in kaart te brengen en te kijken waar de meeste winst te behalen valt: door te automatiseren, of simpelweg te stoppen met activiteiten die je ooit bent gaan doen omdat ze er nu eenmaal waren.
Niet alleen de teamprocessen, maar ook jijzelf of je collega’s kunnen hier veel winst behalen. Simpelweg door eens kritisch naar je eigen agenda en processen te kijken.
En juist dáár begint het: inzicht in wat er écht speelt. Want om te weten waar de verbeterkansen liggen, moet je dicht bij je mensen staan.
In mijn rol als manager van Team Commercie vind ik het belangrijk om dagelijks tussen mijn collega’s te zitten. Waarom? Omdat je dan hoort wat er speelt op de werkvloer: waar de frustraties liggen, maar ook de successen. Je hoort waar ze tegenaan lopen, én wat hen enthousiast maakt.
Ik zou dan ook iedere manager willen adviseren om regelmatig plaats te nemen op de afdeling van het eigen team. Alleen zo weet je echt wat er speelt.
Pak het stap voor stap aan
Twee jaar geleden kwam ik met mijn team tot dezelfde conclusie: we waren véél te veel tijd kwijt aan meeschrijven tijdens telefoongesprekken met potentiële klanten. Dat stond het échte luisteren in de weg. En onze chatbot, laten we eerlijk zijn, die was ook niet bepaald slim.
En dát is precies waar een shitlist om draait: ruimte maken voor de dag van morgen, in plaats van vast te blijven zitten in het gedoe van vandaag. Denk vooral niet te groot, maar begin met kleine stapjes. Alleen dan weet je zeker dat het resultaat (snel) haalbaar is.
Hoe maak je een shitlist?
Het mooie is: iedere professional kan een shitlist maken. Je hebt er geen dure tools of adviesbureaus voor nodig, alleen eerlijkheid en een beetje lef.
- Schrijf eerst samen met jouw team alles op wat je energie kost. Denk niet te lang na, maar noteer alles wat je steeds weer tegenkomt en waar je een hekel aan hebt. Groot of klein, dat maakt niet uit.
- Breng daarna in kaart hoeveel tijd het kost. Kijk eens realistisch hoeveel uren per week je kwijt bent aan die taken. Dat geeft inzicht in de winst die je kunt behalen.
- Bespreek vervolgens je lijst met het team. Door er samen over te praten, zie je sneller kansen voor verbetering of automatisering.
- Kijk daarna wat je kunt schrappen, delegeren of automatiseren. Niet alles hoeft door jou gedaan te worden. Misschien kan een collega het beter, of is er een tool die het efficiënter doet.
Maak er tenslotte een gewoonte van. Een shitlist is geen eenmalig project. Loop er elk kwartaal eens doorheen en kijk wat er veranderd is. Zo blijf je continu bezig met verbeteren, en ben je dus bezig met de dag van morgen.
3 voordelen van een shitlist
Het maken van een shitlist heeft verrassend veel positieve effecten. Doe dit vooral dan ook met jouw team, want:
- Je ontdekt waar processen slimmer kunnen, en dat leidt vaak tot creatieve oplossingen.
- Je krijgt meer werkplezier, want minder doen wat je niet perse leuk vindt, betekent automatisch meer tijd voor dingen die je energie geven. Door te automatiseren of taken anders te verdelen, werk je efficiënter en houd je tijd over.
- En juist in de samenwerking tussen marketing Commercie en Sales levert dat veel op. Want als afdelingen inzicht hebben in elkaars frustraties, zie je direct waar kansen liggen. Door samen te kijken naar elkaars shitlist, ontstaat begrip, efficiëntie én vernieuwende ideeën.
Een shitlist dwingt je om verder te kijken dan de waan van de dag. Het helpt je nadenken over: waar willen we morgen staan, en wat houdt ons nu nog tegen om daar te komen?
De nadelen (die eigenlijk voordelen kunnen zijn)
Laten we eerlijk zijn: een shitlist maken is niet altijd prettig, want je wordt geconfronteerd met werk wat slimmer kan. En dat is helemaal niet erg, maar ik ga er toch twee benoemen.
- Het vraagt om zelfreflectie, want je moet durven toegeven wat niet goed gaat.
- Het kan soms wat spanning oproepen, zeker als blijkt dat processen niet logisch zijn ingericht.
Soms ontdek je dat je zelf in de weg zit, omdat je dingen doet ‘zoals ze altijd gingen’. Maar juist dát zijn signalen van groei. Elke frustratie is een kans om iets te verbeteren. Zie het niet als kritiek, maar als motor voor een innovatieslag.
Stimuleer innovatie met je shitlist
De kracht van de shitlist zit niet alleen in het maken ervan, maar in wat je ermee doet. Ga het gesprek aan met collega’s en stel vragen als: “Hoe kunnen we dit slimmer doen?” of “Wat als we deze taak zouden schrappen?” Wissel eens van werkplek, werk met iemand van een andere afdeling of vorm duo’s met een frisse blik. Het helpt je verder!
En vergeet niet: fouten maken mag. Sterker nog, moedig het juist aan. Want als er iets misgaat, betekent dat dat je iets nieuws probeert. En dat is precies hoe innovatie ontstaat.
Hoe gaaf zou het zijn als iedereen in jouw team een shitlist bijhoudt? Of beter nog: als jullie die lijsten met de hele organisatie delen. Want iedereen kan ervan leren. Wat voor de één een frustratie is, kan voor een ander een inspiratiebron zijn om te gaan veranderen. En samen kom je tot oplossingen die je alleen nooit had bedacht.
Een shitlist houdt je dus niet bezig met gisteren, maar juist met morgen. En daar zit wat mij betreft de kracht.
Mijn advies aan jou
Een shitlist is niet bedoeld om te klagen, maar om te groeien. Het is een eerlijke spiegel én een springplank naar beter, slimmer en leuker werk. Maak een shitlist om bezig te zijn met de dag van morgen. Je zult merken: wat begint als een lijst vol frustratie, eindigt als een bron van inspiratie. En wie weet… misschien vormt jouw lijst straks het startpunt van de mooiste verbeteringen binnen het hele bedrijf. En dan heb jij daar aan de basis van gestaan. Prachtig, toch?
Over de auteur
