Zo creëer je ruimte voor innovatie zonder extra werkdruk

Soms word ik er eerlijk gezegd een beetje treurig van hoeveel meetings we tegenwoordig hebben. Natuurlijk, sommige zijn noodzakelijk. Maar vaak vraag ik me af: moet dit echt een meeting zijn? Draagt dit bij aan creativiteit of energie op de werkvloer? In veel gevallen is het antwoord simpelweg ‘nee’. Want vergaderen is niet per se samenwerken. Sterker nog, het kan innovatie juist in de weg staan. Daarom heb ik op mijn werk iets nieuws geïntroduceerd: het innovatie-uurtje. En dat bleek verrassend effectief.

Wat is een innovatie-uurtje?

Onderzoek laat zien dat veel organisaties last hebben van meeting overload. Mensen zitten vaker in overleggen dan dat ze daadwerkelijk tijd hebben om te creëren of problemen op te lossen. Vandaar dat ik het ‘innovatie-uurtje’ op mijn werk heb geïntroduceerd. Een innovatie-uurtje is precies wat de naam zegt: een uur waarin collega’s samen aan iets vernieuwends werken. Geen vergaderagenda, geen presentaties, geen notulen. Alleen de ruimte om samen te experimenteren, iets uit te proberen of een probleem op te lossen.

In dat uur mag je zelf bepalen met wie je samenwerkt, zolang je maar een combinatie vormt met iemand waar je normaal niet zo snel mee optrekt. Juist die onverwachte koppelingen zorgen voor verrassende inzichten.

Ik merkte dat één uurtje vaak al genoeg is om iets in beweging te zetten. Je kunt in die tijd een concrete stap zetten die het werk van een collega makkelijker maakt, of juist een proces slimmer inrichten. En misschien wel het mooiste: je leert elkaar echt kennen. Niet via een Teams-call, maar door samen iets te dóen.

Hoe ik dit heb geïmplementeerd

Toen ik hiermee startte, ben ik simpel begonnen: door het eens hardop te benoemen in het team. Niet als verplichting, maar als uitnodiging. Ik legde uit dat het doel niet was om nóg een overlegmoment toe te voegen, maar om juist een uur ruimte te creëren om iets nieuws te proberen.

We zijn begonnen met een korte kick-off van vijf minuten. Ik stelde één vraag: “Met wie werk je eigenlijk nooit samen, maar zou je wel eens iets mee willen uitproberen?” Teams vormen gebeurde daardoor vanzelf. Dat werkte goed, omdat mensen zich niet gedwongen voelden, er ontstond eerder nieuwsgierigheid.

Belangrijker nog: ik zette het neer als experiment, niet als structurele afspraak. Daardoor stonden collega’s er veel sneller voor open. Pas toen we merkten dat het echt iets opleverde, hebben we het als vast ritme ingepland.

Waarom het zo goed werkt

Het grote voordeel van een innovatie-uurtje zit in de mix van samenwerking en focus. Normaal gesproken zit je vaak naast dezelfde collega, werk je aan dezelfde taken en denk je vanuit dezelfde routine. Door die patronen te doorbreken, ontstaat er ruimte voor vernieuwing.

Daarnaast geeft de beperkte tijd een prettig soort druk: één uur is niet lang, dus je moet keuzes maken, snel denken en vooral dóen. Er is geen tijd om eindeloos te vergaderen over details. En juist daardoor kom je sneller tot de kern.

Een innovatie-uurtje is daarmee eigenlijk het tegenovergestelde van een meeting. Waar een meeting vaak energie kost, geeft dit juist energie terug.

Combineer technische marketeers met en niet-technische marketeer

Mijn grootste inzicht uit ons eerste innovatie-uurtje was hoe krachtig het kan zijn om mensen met verschillende achtergronden aan elkaar te koppelen.

Zo werkte ik samen met een collega die niet technisch is, terwijl ikzelf meer vanuit de marketingtechniek denk. Zij kijkt vooral naar de boodschap en de menselijkheid van onze communicatie, terwijl ik snel denk in processen, automatisering en AI.

Dat bleek een gouden combinatie. Waar ik bijvoorbeeld vooral gefocust was op hoe we taken konden versnellen, wees zij me erop hoe belangrijk het is dat technologie persoonlijk blijft. Dat levert niet alleen slimmere, maar ook menselijkere oplossingen op.

Een concreet voorbeeld: onze chatbot

Een mooi voorbeeld uit de praktijk: tijdens een van die innovatie-uurtjes hebben we samen de chatbot van onze afdeling volledig gevuld met de juiste informatie.

Eerder merkten we dat veel klanten vragen hadden die telkens opnieuw gesteld werden. Over onze sotware, onze sponsorschappen, of over vacatures. De chatbot kon dat in theorie oplossen, maar was nog niet slim genoeg om echt te helpen.

In dat ene uur zijn we er met z’n tweeën voor gaan zitten. We hebben alle veelgestelde vragen verzameld, de antwoorden herschreven in begrijpelijke taal, en getest of de bot de juiste antwoorden gaf. Aan het einde van het uur was er een eerste werkende versie die écht waarde toevoegde.

Wat me opviel: mijn collega stelde vragen die ik als technisch ingestelde marketeer nooit bedacht zou hebben. “Wat als iemand deze vraag net iets anders formuleert?” of “Hoe zorg je dat het antwoord vriendelijk klinkt in plaats van zakelijk?” Die input maakte het eindresultaat veel beter.

Dat is precies wat het innovatie-uurtje doet: het verbindt verschillende denkwijzen tot iets nieuws.

Verbeterpunten vanuit collega’s

Wat ik ook belangrijk vond, was om feedback op te halen. En eerlijk: daar zaten echt waardevolle verbeterpunten tussen. Een paar voorbeelden:

1. Maak het minder vrijblijvend. Sommige collega’s gaven aan dat ze het lastig vonden om te beginnen als het volledig open was. Een klein beetje richting (bijvoorbeeld: “kies één frustratie om op te lossen door AI”) hielp al enorm.
2. Plan het niet te laat op de dag. Het eerste uurtje deden we om 10:00 uur, hierdoor is iedereen scherp.
3. Zorg voor zichtbaarheid van resultaten. Collega’s wilden graag terugzien wat anderen hadden gedaan. Daarom zijn we begonnen met presentaties aan het einde van het innovatie-uurtje. Dat verhoogde het enthousiasme meteen.

Voor mij persoonlijk voelde dat bijna als een mini-leerproces: je merkt hoe verschillend mensen werken en wat ze nodig hebben om in beweging te komen. Juist die input heeft het innovatie-uurtje veel sterker gemaakt.

Hoe vaak moet je het doen?

Ik adviseer om eens per kwartaal een innovatie-uurtje te plannen. Vier keer per jaar de tijd nemen om samen te vernieuwen lijkt misschien weinig, maar het effect stapelt zich op.

Tijdens ons eerste innovatie-uurtje hebben we de resultaten aan het eind gepitcht. Iedereen kreeg maximaal twee minuten om kort te vertellen wat hij of zij had gedaan, en waar de grootste winst lag. Dat leverde verrassende inzichten op — en vooral veel enthousiasme.

Door dit moment structureel terug te laten komen, ontstaat er vanzelf een cultuur waarin verbeteren en vernieuwen normaal worden. Niet als iets ‘extra’s’, maar als onderdeel van het werk.

Wat levert het op?

Het uiteindelijke doel van het innovatie-uurtje is simpel: de werkdruk verlagen en de samenwerking verbeteren door te innoveren.

Door processen slimmer te maken verdwijnen veel repeterende taken. Maar er gebeurt nog iets belangrijkers: mensen voelen zich weer eigenaar van hun werk. Ze zien dat hun ideeën ertoe doen, en dat ze samen écht verschil kunnen maken.

De sfeer op de afdeling wordt merkbaar positiever. Er ontstaat verbinding, nieuwsgierigheid en ruimte om fouten te mogen maken. En juist dát is de voedingsbodem voor echte innovatie.

Vergaderen hoort bij werken, maar innoveren vraagt iets anders. Geen volle agenda’s, maar ruimte om te experimenteren.

Mijn tip: plan eens een innovatie-uurtje. Ga naast een collega zitten met wie je normaal niet werkt. Bedenk samen één ding dat slimmer, leuker of makkelijker kan. En ervaar hoe één uur zonder meeting meer kan opleveren dan een hele week vol.