In 45 minuten inzicht in de AI-belemmeringen voor je team

Je organisatie doet iets met AI. Er is een pilot geweest. Een training AI-geletterdheid. Een tool. Iemand heeft een paar mooie voorbeelden laten zien. En toch hoor je daarna vaak dit: “Leuk, maar het levert nog niet echt wat op.” Dat is meestal niet omdat de tool slecht is. Het is omdat AI nog niet echt is geland in het werk. Niet als vaste stap. Niet als normale manier van werken. Niet als gedeelde afspraak. En daar komen specialisten en beleidsadviseurs vaak in beeld. Want AI-gebruik gaat niet alleen over techniek. Het gaat over verandering. Over taal, vertrouwen, keuzes, routines en het goede gesprek.

Begin hoger dan de tool

Als je start met use cases, eindig je al snel met losse taakjes. Iedereen rommelt wat. Niemand verandert echt. Start liever met een organisatiedoel dat pijn doet en dat je kunt volgen. Bijvoorbeeld:

• Snellere dienstverlening
• Minder herstelwerk
• Betere kwaliteit
• Lagere werkdruk
• Snellere besluitvorming

Kies er eentje. Niet vijf. Eentje.

Pel dan af naar waar het werk vastloopt

Niet: welke taken kunnen we automatiseren
Wel: waar lekt waarde weg

Denk aan:

• Intake die te vaak onvolledig is
• Overdracht waar ruis in zit
• Besluitvorming die verzandt in afstemming
• Communicatie die veel rondes nodig heeft
• Controlewerk dat steeds terugkomt

AI moet hierin een logisch onderdeel van uitmaken. Het wordt vaak nog gebruikt als ‘iets erbij’.

De eerste stap: AI-adoptiekompas

AI-adoptiekompas is een eenvoudige diagnose. Je kijkt waarom mensen nog niet met AI werken, waarom het stil blijft of waarom het stiekem gebeurt. Belangrijk is dat je breder kijkt dan kennis. Kennis helpt, maar het verandert gedrag niet automatisch. Vaak zit de belemmering ergens anders.

De scan kijkt naar vragen zoals:

• Snappen mensen wat er wel en niet kan?
• Voelen mensen zich vaardig genoeg?
• Past het in de routine of kost het extra moeite?
• Is het sociaal veilig om AI te gebruiken?
• Is er scepsis, angst of weerstand?
• Is het niet duidelijk wat er wel en niet mag?

Zo doe je een eerste check in 45 tot 60 minuten

Doe dit met een team of met een kleine groep betrokkenen. Zes tot acht mensen is genoeg.

1. Kies een doel en een plek in het proces

Voorbeeld: doel is minder doorlooptijd. Plek is intake of kennismaking..
Of: doel is betere kwaliteit. De plek waar het in moeten landen is een beslisnotitie.

2. Maak gewenst gebruik concreet en zichtbaar

Niet: we moeten meer met AI doen
Wel: dit gedrag willen we zien

Voorbeelden:

• Bij elke intake gebruiken we AI om ontbrekende info te zien en vragen te maken
• Bij elke nota gebruiken we AI om aannames en tegenargumenten te checken
• Bij elke briefing gebruiken we AI om doelgroep, boodschap en bezwaren scherp te krijgen

3. Breng de belemmeringen in beeld

Laat het team per onderwerp zeggen of dit groen, oranje of rood is:

• Kennis
• Vaardigheid en zelfvertrouwen
• Gewoonten en routines
• Omgeving en gemak
• Sociale norm, mag dit wel
• Scepsis, gevoel, weerstand

Handige extra vragen:

• Willen mensen dit?
• Kunnen ze dit?
• Gebeurt het vanzelf in de workflow?

4. Kies twee AI-versnellers en spreek een ritme af

Veel organisaties doen één sessie en hopen dat het vanzelf gaat. Dat gebeurt bijna nooit. Je hebt herhaling nodig.

Praktisch ritme: elke twee weken twintig minuten kort bespreken:

• Wat werkte
• Wat blokkeerde
• Wat passen we aan

Het punt dat vaak vergeten wordt: het goede gesprek

AI vraagt meer menselijk dialoog, niet minder. Maar in veel organisaties brokkelt het goede gesprek juist af. Alles moet snel. Iedereen is onzeker. Dan ga je al snel alleen maar dingen regelen, in plaats van bespreken wat verstandig is.

Maak daarom ruimte voor dingen die nu vaak onuitgesproken blijven:

• Wat vinden we spannend?
• Waar zijn we bang voor?
• Wat mag wel en wat mag niet?
• Wat moet menselijk blijven?
• Wie is eigenaar van de uitkomst?

Als je dat gesprek niet voert, krijg je nog meer ruis, stilstand en schaduwgebruik.

Waar zit de belemmering echt?

Als AI nog niet oplevert wat je verwacht, ga dan niet eerst op zoek naar nog een tool. Begin met kijken: waar zit de belemmering echt. Daarvoor is het AI-adoptiekompas. Dat is een praktische manier om te zien wat mensen tegenhoudt om met AI te werken. Niet alleen kennis of vaardigheid, maar ook dingen als gewoonten, sociale normen, onzekerheid, weerstand en hoe makkelijk het is in de workflow. Als je weet waar de belemmering zit, kun je ook veel gerichter kiezen wat je gaat doen.

Dit artikel over het AI-kompas is onderdeel van een reeks. In het volgende artikel gaan we naar stap 2, de AI-versnellersaanpak. Dan vertalen we dit naar concrete keuzes, acties en eigenaarschap.