8 strategische tips om slimmer te werken met Copilot

In mijn vorige artikel leerde ik je hoe je met Copilot korte sprintjes trekt. We keken naar de snelle winst: de notuleer-hacks, de nette e-mailtjes en hoe je pdf-bestanden en afbeeldingen omzet in excelsheets of andere overzichten. Alleen is jouw werk geen continue sprint, het lijkt vaak meer op het lopen van een marathon. En een marathon win je niet door 42 kilometer lang te sprinten. Sterker nog, wie te hard van stapel loopt zonder plan, haalt de finish niet. Je krijgt pas resultaat na veel trainen. Daarom geef ik 8 strategische tips om de ‘marathon’ van je werkweek slim uit te lopen.

1. Teken de route uit (CRAFT)

Zonder kaart loop je verkeerd. Gebruik het CRAFT-model: Context, Role, Action, Format en Target om jouw route uit te tekenen.

• Context: dit blok bevat de achtergrondinformatie, de situatie of de specifieke omstandigheden, bedrijfstak en soort organisatie die AI nodig heeft om de opdracht goed te begrijpen.
• Rol: dit wordt het type coach dat jou door de marathon loodst. Hier bepaal je welke pet AI op zet. Zakelijk kan dit bijvoorbeeld een expert zijn in een vakgebied zoals ervaren tekstschrijver of data-analist.
• Actie: dit is de feitelijke taak of opdracht die AI moet uitvoeren, bijvoorbeeld: ‘schrijf een samenvatting’, ‘maak een planning’ of ‘geef tegenargumenten.’
• Format: dit bepaalt de gewenste structuur van de output, zoals een tabel, blogpost, aankondiging, lijst met bullets of een type bestand.
• Toon & doelgroep: dit richt zich op de doelgroep voor wie de tekst bedoeld is en de gewenste toon, bijvoorbeeld: formeel, enthousiast of eindigend met een aanzet tot actie (call to action).

Zo kan een voorbeeld CRAFT-prompt eruitzien:

Context: ‘ons nieuwe merk, PureWear, lanceert volgende maand een collectie T-shirts gemaakt van 100% gerecycled oceaanplastic. We willen bewustzijn creëren over plasticvervuiling en tegelijkertijd onze modieuze, duurzame shirts verkopen als oplossing.’

Rol: ‘handel alsof je een ervaren senior social mediastrateeg bent met een specialisatie in duurzame lifestyle-merken en community building.’

Actie: ‘ontwerp een social mediacampagne van 2 weken voor de lancering. Schrijf hiervoor een gedetailleerde contentkalender die zowel de opwarmfase (teasing) als de feitelijke verkoopstart omvat.’

Format: ‘lever de contentkalender aan in een overzichtelijke tabel met de volgende kolommen:

1. Dag 1 t/m 14
2. Platform (bijvoorbeeld Instagram, LinkedIn of TikTok)
3. Type Content (bijvoorbeeld Reel, Story, Carrousel of Post)
4. Onderwerp/Insteek
5. Concept Caption inclusief relevante hashtags.’

Toon & doelgroep: ‘de doelgroep bestaat uit milieubewuste Millennials en Gen-Z’ers die waarde hechten aan transparantie en stijl. De toon moet inspirerend, authentiek en urgent zijn, zonder belerend over te komen.’

2. Vraag niet naar de bekende weg, maar naar de gouden prompt

De winst zit in de herhaalbaarheid en soms moet je een paar keer doorzetten om het beste resultaat uit Copilot te halen. Zodra Copilot het perfecte resultaat geeft, stel je de vervolgvraag: ‘wat is de ‘gouden prompt’ die dit resultaat heeft gegenereerd, inclusief alle context die je nu hebt gebruikt?’ Sla deze gouden prompt op in de gedeelde Prompt-bibliotheek in Copilot. Zo hoeven jij en je teamgenoten niet elke keer het wiel uit te vinden.

Prompts bewerken en opslaan, Screenshot uit Copilot.

Als je dezelfde prompt gebruikt, krijg je altijd hetzelfde resultaat. Gebruik dus een vergelijkbare prompt als basis en vraag om varianten van het antwoord, bijvoorbeeld:

• ‘Maak 3 varianten van dit resultaat: 1 die controversieel is, 1 die absurd humoristisch is, en 1 die puur academisch is.’
• ‘Weerleg de uitkomsten door vanuit een totaal andere uitgangspositie te komen met 3 alternatieve inzichten.’
• ‘Verdiep [benoem het punt] door te bedenken wat de gevolgen zijn, wanneer [benoem een omstandigheid] verandert.’

3. Maak gebruik van de verschillende AI denksystemen

In de sport heb je 2 energiesystemen. De anaerobe verbranding is voor korte sprints: explosief, maar je verzuurt snel. Dit is hoe we AI vaak gebruiken (systeem 1: snel en intuïtieve patroonherkenning). Je stelt een snelle vraag en je krijgt een snel (en soms slordig) antwoord. Je zou kunnen zeggen dat dit de Google-op-steroïden variant is.

Om de marathon vol te houden, kan je AI een boost geven door naar de aerobe zone te gaan. Dit is systeem 2 in de afbeelding. Dit systeem staat voor redeneren en verschillende scenario’s uitwerken, ook wel de socratische richting genoemd.

Bron: Afbeelding gegenereerd met AI.

De snelle toepassingen komen terug in mijn eerdere artikel op Frankwatching. Je zet AI niet in als een outputfabriek, maar als een kritische collega. Een collega waar je gelukkig niet op vrijdag een biertje mee hoeft te drinken na een een ongemakkelijke discussie.

Hieronder vind je een voorbeeld hoe je AI langer kan laten nadenken over een interne communicatie rondom een moeilijke boodschap.

Gebruik CRAFT en de Socratische richting

Context: ‘ons bedrijf, Global Logistics, moet de jaarlijkse bonus voor dit jaar schrappen vanwege tegenvallende resultaten in het 4de kwartaal. Dit valt samen met een jaar waarin de werkdruk erg hoog was. We willen dit nieuws morgen intern bekend maken.’

Rol: ‘je bent een Socratische communicatiementor en expert in organisatiepsychologie. Jouw doel is niet om de e-mail voor mij te schrijven, maar om mij via kritische vragen te laten inzien hoe we deze boodschap integer en effectief kunnen overbrengen zonder het vertrouwen te verliezen.’

Actie (Socratische richting of chain of thought): ‘begeleid mij bij het ontwerpen van deze gevoelige boodschap. Denk stap voor stap na over de psychologische valkuilen, stel mij daarbij in je antwoord telkens slechts 1 of 2 vragen tegelijk. Volg deze lijn:

1. Definitie van wederkerigheid: daag me uit om na te denken over de relatie tussen hard werken en beloning. Is geld de enige valuta of speelt er hier iets fundamentelers?
2. Aannames over transparantie: bevraag mijn aanname over hoeveel details we moeten delen. Wat is het verschil tussen uitleggen en verdedigen?
3. Empathische reflectie: laat me stilstaan bij de ontvanger die net een zwaar jaar achter de rug heeft. Welke reactie of emotie kan ik verwachten en hoe kan ik daar empathisch op inspelen?
4. Integriteit van de boodschap: help me onderzoeken hoe de tekst de kloof tussen de directiebeslissing en de werkvloer kan overbruggen.’

Format: ‘geef geen kant-en-klare e-mail. Begin met een korte observatie van de spanning in deze casus en stel vervolgens de eerste vraag uit stap 1 (wederkerigheid). Wacht op mijn antwoord voordat je verder gaat naar de volgende stap.’

Toon & doelgroep: ‘de toon is reflectief, scherp en empathisch. Vermijd management taal. Fungeer als de advocaat van de duivel en geef me 5 genadeloze redenen waarom onze andere doelgroep deze campagne totaal zal negeren of hypocriet zal vinden.’

Door je prompt goed op te bouwen, duurt het iets langer totdat AI met een antwoord komt, maar krijg je wel een uitkomst met meer diepgang.

4. De website Copilot check

Copilot kan fungeren als je meest kritische klant voordat je live gaat met een nieuwe website of pagina en laat blinde vlekken zien. Geef bijvoorbeeld de url van je nieuwe landingspagina aan Copilot en vraag:

• ‘Bekijk deze landingspagina vanuit het perspectief van een sceptische gebruiker. Waar zit de frictie?’
• ‘Is de waarde-propositie binnen 3 seconden duidelijk?’
• ‘Beoordeel de CTA’s.’
• ‘Geef 3 punten die goed zijn en 3 concrete verbeterpunten voor de conversie-optimalisatie.’

Doe dit eventueel voor meerdere doelgroepen of fasen in de salesfunnel.

Een ander voorbeeld voor journalisten:

• ‘Bekijk deze landingspagina door de ogen van een kritische journalist.’
• ‘Waar klinken we als een zielloze corporate machine?’
• ‘Welke beloftes zijn vaag?’
• ‘Herschrijf de zwakste alinea naar radicale, brutale transparantie.’

Tijdens het Copilot-webinar op 7 mei, gaan we hier dieper op in en kijken we naar conversie, SEO en GEO.

 5. De Mobiele Copilot App: jouw ‘AI Strava’ voor onderweg

Je kan natuurlijk een lekker stukje rennen, alleen If it ain’t on Strava, it didn’t happen. Dit is  een gevleugelde uitspraak onder sporters, die al hun inspanningen digitaal vastleggen. Ook Copilot heeft een Android en Iphone app, die je onderweg makkelijk en doeltreffend kan gebruiken, zeker in combinatie met de camera en spraak.

Bron: Afbeelding gegenereerd met AI.

• Gebruik van je camera: ben je op een congres? Maak een foto van een inspirerende slide en vraag: ‘vat de kern van deze slide samen en schrijf een concepttweet die ik direct kan delen.’
• Gebruik van je camera: maak een foto van graffiti, een vreemd kunstwerk of een menukaart en vraag: ‘extraheer de onderliggende emotie of framing uit deze afbeelding. Hoe kunnen we deze specifieke vibe toepassen op onze nieuwe B2B awareness campagne?’
• Gebruik van spraak: rijd je na een interview terug naar je kantoor? Gebruik de dicteerfunctie: ‘ik heb net dit interview gedaan, stel me vragen zodat ik een verslag heb met actiepunten. Maak hiervan een gestructureerde opzet voor een blogpost van 600 woorden.’

Haal meer uit Copilot met de betaalde versie

Je kan natuurlijk 42 kilometer lopen op een regenachtige maandagochtend door de buitenwijken van Lelystad, alleen dan mis je de ambiance van het publiek en drumbands die jou voortstuwen. Voor een marathon in een grote stad, betaal je al snel 75 euro of meer. Zo werkt het ook bij Copilot, wil je een snel antwoord en AI inzetten om efficiënter te werken, dan kan je prima aan de slag met een gratis account. Met een paar hardloopschoenen kan je immers ook prima de marathon lopen.

Wil je een PR halen en het maximale uit jezelf, met een persoonlijke data-gedreven coach, kies dan voor de betaalde versie. Het grote voordeel van de betaalde Copilot-account is dat het de informatie uit jouw documenten, spreadsheets, teams chats en e-mails kan combineren. Dit noemt Copilot de Microsoft Graph.

Bron: https://learn.microsoft.com/en-us/graph/overview

6. AI rent langs al je informatie met Microsoft Graph

Copilot is op zijn slimst wanneer het verbindingen legt tussen jouw informatie, verspreidt in Office 365. Je hoeft niet meer met bestanden te slepen en relevante e-mails op te zoeken, Copilot doet dit voor je.

• Vraag niet om een samenvatting van 1 document, maar zeg: ‘vat de feedback van klant X samen op basis van onze Teams-calls van vorige week, het gespreksverslag van 2 maanden geleden en de e-mails die ik vandaag heb ontvangen.’
• Inspiratie gebaseerd op bedrijfsvisie: ‘combineer de visie uit ons strategiedocument met de klachten uit de supportmails van de afgelopen maand. Bedenk op basis hiervan 3 disruptieve campagne-invalshoeken die we intern nog nooit hebben besproken.’

Bedenk echter wel: zelfs met de betaalde versie van Copilot, kan AI hallucineren. Wil je leren hoe je wel in controle blijft en hoe je AI kan inzetten in jouw organisatie en situatie, schrijf je dan in voor het Frankwatching webinar op 7 mei.

7. Plan je dag en je prompts

Trainen voor een marathon is hard werken en is alleen effectief met een goede planning. Die planning kan Copilot jou brengen door digitaal over je schouder mee te kijken. Gebruik geen prompts om je to-do listjes af te vinken. Get things done doordat Copilot jou scherp houdt. Bijvoorbeeld met een ingeplande dagstart-prompt.

• Stel een prompt in voor elke maandagochtend: ‘scan mijn Teams-berichten en Outlook van de afgelopen 7 dagen. Geef een lijst van actiepunten waar ik nog niet op heb gereageerd en prioriteer deze op basis van deadline.’

Het inplannen van prompts gaat als volgt:

1. Voer een prompt in, ga er met je muis overheen en klik op het het klok icoontje boven de prompt. Zo kan je instellen wanneer de prompt moet worden uitgevoerd.
2. De Ingeplande prompts kan je beheren via de drie puntjes, rechtsboven in Copilot.

Prompts inplannen en beheren, screenshot van Copilot.

8. De ‘Perpetual Meeting Loop’

Slimmer werken betekent dat je vergaderingen niet als losse incidenten ziet, maar als een doorlopende workflow. Zie een visuele weergave hieronder.

Bron: Afbeelding gegenereerd met AI.

Deze workflow ziet er als volgt uit:

1. Tijdens de meeting: laat Copilot automatisch notulen maken.
   • Vraag AI vervolgens om het transcript te analyseren. Welk onderwerp werd het snelst afgekapt, maar had de meeste creatieve potentie? Wat was de grootste onuitgesproken ‘olifant in de kamer’ tijdens dit overleg?
2. Na de meeting: vraag om een voortgangsrapport en actieplan op basis van de besproken punten en eerdere documenten in SharePoint.
3. Na een week: laat Copilot je e-mail en Teams-chats checken om te zien of de actiepunten uit de notulen daadwerkelijk zijn opgepakt.
4. Voorbereiding volgende meeting: Vraag: ‘maak een agenda voor de vervolgvergadering, waarbij je de takenlijst automatisch bijwerkt op basis van de voortgang van de afgelopen week.’

Gebruik Copilot om slimmer te werken

Slimmer werken met Copilot is geen sprint om te zien wie het snelst een e-mail kan tikken. Het is een strategische keuze om je werk anders in te richten. Besteed repeterende taken uit, zodat je meer tijd hebt voor de dingen waar je echt goed in bent en waarbij  je waarde kan toevoegen. Van de gouden prompt tot Copilot als jouw virtuele assistent: jij houdt de regie, Copilot levert de kracht.

Klaar voor de start? Kies morgen 1 gouden prompt uit je eigen werk en deel deze met een collega.