Van passieve bijeenkomsten naar modulaire formats die interactie en draagvlak vergroten
De tijd van urenlang zittend luisteren ligt achter ons. Sessies worden niet alleen korter, maar ook steeds meer modulair ingericht. Met (letterlijke) ruimte en aandacht voor interactie en beweging. Hoe werkt zo’n modulaire setup? En hoe zorgen afwisseling en keuzevrijheid voor meer betrokken deelnemers?
Tijd is kostbaar, dus levert elke conferentie, brainstorm of andere zakelijke bijeenkomst idealiter echt iets op: nieuwe ideeën, doorgehakte knopen en concrete acties. Hiervoor is focus en structuur nodig, maar de juiste energie en interactie zijn minstens zo belangrijk. Die bepalen hoe mensen zich voelen en met elkaar omgaan.
Voor veel organisaties liggen hier nog kansen, omdat ze nog altijd lang, passief en zittend bijeenkomen. Meestal in een standaard vergader- of congresruimte (zonder natuurlijk licht). Daardoor wordt het al snel ervaren als vermoeiend of zelfs een ongewenste onderbreking van ‘echte’ productiviteit. Terwijl veel actuele vraagstukken juist vragen om de nodige snelheid, creativiteit en draagvlak.
Queer Health Conference
Utrecht Queer Culture Festival besloot vorig jaar daarom uit te wijken naar een locatie met meer ruimte en professionele mogelijkheden. Voor de eerste Queer Health Conference werd er gekozen voorhet Auditoriumgebied in Congrescentrum Media Plaza van Koninklijke Jaarbeurs. Daar gingen zorgprofessionals met elkaar in gesprek over hoe de queer community zich veilig en gezien kan voelen in de zorg.
“We wilden het signaal afgeven: dit is niet iets wat we ‘even’ proberen. We zien potentie om dit de komende jaren verder te ontwikkelen. Dan past daar een serieuze locatie bij die congressen snapt”, zegt Simon Timmerman, een van de initiatiefnemers. Dat Jaarbeurs een bekende congres- en eventlocatie is, hielp volgens hem zeker mee om huisartsen, psychologen en andere zorgverleners mee te krijgen.
Interactie en beweging
De Queer Health Conference-organisatie koos bewust voor een modulair middagprogramma, met onder meer een korte plenaire opening en afsluiting en tussendoor 2 uitgebreide deelsessies (een break-out of workshop). Hierdoor konden deelnemers afwisselen tussen luisteren en actief meedoen. Ook in de loop- en pauzemomenten was er ruimte voor interactie en beweging, dankzij een kleine informatiemarkt met betrokken organisaties.
Het resultaat? Beter geïnformeerde zorgverleners, maar ook meer draagvlak en veel enthousiaste reacties. Over de sfeervolle ruimte mét regenboogkleuren bijvoorbeeld, maar vooral over de gekozen aanpak. Sommige zorgverleners boden zelfs aan om mee te denken over een 2e editie. En dat is natuurlijk precies wat je wil: dat iedereen geïnspireerd naar huis gaat en een volgende keer graag opnieuw aansluit.
Afwisseling en keuzevrijheid
Uiteindelijk komt het neer op één ding: relevant zijn voor elke deelnemer. Een puur plenair programma schiet daarin tekort, omdat je te weinig rekening kunt houden met verschillende wensen en behoeften. De een wil zich focussen op strategie, terwijl de ander liever een hands-on workshop volgt. Met een modulair programma kun je die verschillen juist extra benutten, zeker als er wat te kiezen valt en je de verschillende vergaderruimtes ook slim inzet.
“In de evaluatie waren de reacties zeer positief: over de zaal, de break-outs en de logistiek. Ook de ruimte zélf droeg bij aan de sfeer. Het Auditorium had regenboogkleuren. Dat paste zó goed bij dit event.” – Simon Timmerman, Utrecht Queer Culture Festival
Keuzevrijheid is daarbij belangrijk. Mensen die bewust voor een sessie of onderwerp kiezen, zijn vaak gemotiveerder en actiever aanwezig. Dat leidt tot betere discussies, meer uitwisseling en uiteindelijk meer impact. Variatie in vorm, tempo en interactie zorgt verder dat de verschillende onderdelen elkaar versterken: een plenaire sessie geeft richting, terwijl break-outs en workshops verdieping en directe toepassing bieden.
De juiste locatie (mét flexibele ruimtes)
Voorwaarde is wel dat elk onderdeel goed op elkaar is afgestemd. Zo moet het inhoudelijk kloppen en logisch aanvoelen, ongeacht de keuzes die iemand maakt, maar zeker ook qua zalen en break-outruimtes. De locatie speelt hierin een belangrijke rol, blijkt ook uit de ervaring van Utrecht Queer Culture Festival.
Wil je gelijktijdige break-outs faciliteren, dan moet je daar simpelweg genoeg en passende ruimtes voor hebben. Idealiter draagt elke ruimte ook bij aan het grotere geheel, zodat je bijeenkomst logisch en samenhangend blijft. Dan helpt het als een locatie verschillende flexibele zalen en opstellingen heeft, die volledig afgestemd kunnen worden op bijvoorbeeld je gewenste boodschap, merkbeleving en huisstijl.
“Waar congressen vroeger vooral draaiden om zenden, ligt de focus nu op interactie en ontmoeting. Deelnemers zijn kritischer geworden in hoe ze hun tijd besteden en verwachten meer flexibiliteit en keuzevrijheid. Modulaire programma’s spelen daarop in, met ruimte voor uitwisseling, netwerken en verdiepende break-out sessies”, zegt Fleur van den Berg, account- en eventmanager bij Jaarbeurs.
Bij Jaarbeurs in Utrecht hebben we passende zalen en ruimtes voor elk modulair programma. Of je nu een grote (externe) bijeenkomst wil organiseren of juist kleinschalig wil vergaderen met je team of afdeling. Benieuwd naar de uitgebreide maatwerkmogelijkheden? Ga naar de website voor meer informatie. Of neem direct contact op, de accountmanagers van Jaarbeurs denken graag met je mee.
