Apps & Tools

Het Nieuwe werken is oud!

0

Bill Gates gaf in 2005 de aftrap met zijn whitepaper ‘The new world of work’. Erik Veldhoen schreef ‘Kantoren bestaan niet meer’ en Dik Bijl gaf zijn kijk hierop in ‘Aan de slag met het nieuwe werken’. Kijk je nu naar Het Nieuwe Werken (HNW) dan lijkt het vooral te gaan over: social media, resultaatgericht sturen, de jonge generatie binnenhalen, iPad en ICT. Volgens Hetnieuwewerkendoejezelf.nl doen we het om de files te verminderen: flexibele werktijden en thuis werken.

Met de titel ‘Het nieuwe werken is oud’ wil ik aangeven dat er weinig ‘nieuw’ aan HNW is: ik ken nog maar weinig bedrijven waar aanwezigheid tussen 9 en 5 het enige is wat telt. Sturen op resultaat werd in de vorige eeuw al gedaan. Sinds de introductie van de mobiele telefoon zijn we altijd bereikbaar, dus als je je zaken goed hebt georganiseerd, ben je al ruim 10 jaar in staat overal te werken. Natuurlijk maken moderne ICT-technieken het allemaal gemakkelijker. 15 jaar geleden moest je nadenken voordat je vertrok van kantoor of je alles bij je had, nu hoeft dat niet meer.

“De hele wereld is je kantoor” lees ik wel eens. De afgelopen weken ben ik bij Starbucks in London en Düsseldorf geweest, maar ik moet er niet aan denken om daar te gaan zitten werken.

Nieuw in HNW is het faciliteren, het werken zelf is dus oud. Waar de meeste aandacht aan besteed zou moeten worden, is het inrichten en optimaliseren van de werkprocessen. Als dat is gebeurd dan laat je de ICT hierop los en dan kun je voorzichtig een begin maken met HNW. Uiteindelijk kom je er dan achter dat een traditioneel kantoorgebouw niet meer voldoet. Kamertjes met 2 – 4 medewerkers of een verschrikkelijke kantoortuin past niet bij HNW, sterker nog: het is zeer inefficiënt. Flexplekken, concentratieruimtes, vergaderruimtes en espressobar passen hier beter bij en zijn ook veel efficiënter, maar daar hebben Veldhoen en Bijl al voldoende over geschreven.

Begin jaren 80 van de vorige eeuw zat mijn vader regelmatig thuis te werken als hij weer de begroting of een rapportage moest maken. Alle informatie had hij verzameld en mee naar huis genomen en 3 tot 4 keer per dag belde hij naar de zaak met vragen en om te informeren of er nog problemen waren. Was hij bezig met HNW? Ik denk het wel, ook al wist hij het zelf niet. Internet was nog ver weg en social media, chat, videoconference en e-mail moesten allemaal nog uitgevonden worden.

Resultaat versus proces

Overal lees ik dat je resultaatgericht moet sturen. Geef mensen de vrijheid om zelf te bepalen hoe ze dat resultaat bereiken en met welke middelen. Een mooi voorbeeld uit het boek van Dik Bijl hoe het volgens mij niet werkt is het volgende:

Bij de vorige werkgever had Piet goede ervaringen met ‘chat’ om zaken af te stemmen met zijn accountteam. Bij zijn nieuwe werkgever was het niet toegestaan om chat-software op de PC te installeren.

Wat wordt hier bedoeld? Dat die nieuwe werkgever niet klaar is voor HNW? Is chatten de enige en beste manier hoe je kunt afstemmen met collega’s? Misschien vonden die collega’s het wel heel storend om elke keer uit hun concentratie gehaald te worden door weer een chat-verzoek. Dit soort voorbeelden moeten blijkbaar aantonen dat HNW vooral te maken heeft met het zelf bepalen dat je een iPhone, iPad en fancy notebook moet hebben om blij te zijn en daardoor betere resultaten boekt.

Praktijkvoorbeeld

Enige tijd geleden gaf ik een training time management bij een afdeling van een gemeente die verantwoordelijk was voor het  afhandelen van aanvragen voor een uitkering. Hiervoor bestaan  allerlei regels en wetten. De medewerkers kennen deze goed,  maar moeten wel op de hoogte blijven van de vele veranderingen. Nieuwsbrieven, e-mails en nog meer bronnen werden  gebruikt om die veranderingen te communiceren. Door de omvang van deze communicatie en de verschillende plekken waar deze wijzigingen stonden, werd niet alles (op tijd)  gezien en werden toekenning of afwijzing op oude regels gebaseerd. Gevolg: extra werk om alles weer recht te zetten. Onderlinge mondelinge communicatie was continu noodzakelijk om informatie uit te wisselen en fouten te corrigeren.

Hier was dus nooit aandacht geschonken aan het proces. Sturen op resultaat is prima, maar als het proces niet optimaal  functioneert mag je ook geen topresultaat verwachten. Door het proces van de informatievoorziening te verbeteren en deze informatie toegankelijk te maken, was de afdeling in staat meer aanvragen af te handelen en werden veel minder fouten gemaakt. Thuis werken bleek nu ineens heel eenvoudig en de tevredenheid van de medewerkers was flink toegenomen.

ICT, internet, Web 2.0, social media

Het lijkt wel alsof deze kreten synoniem zijn voor HNW. Als je echt wilt beginnen met HNW, dan zijn tijd en plaats vaak niet belangrijk: werken waar en wanneer je wilt of kunt. Hier heb je ICT bij nodig, want je moet bestanden kunnen benaderen en informatie kunnen raadplegen op de tijd en de plaats die jou het beste uitkomt. Elke organisatie moet dat natuurlijk inrichten vanuit het eigen beleid.

Horen hier social media bij? Ik ben ze nog niet tegen gekomen: organisaties die social media onmisbaar vinden bij het uitvoeren van hun (primaire) processen (behalve recruiters, journalisten etc). Om voeling te houden met je klanten (B2C) spelen social media wel een steeds belangrijkere rol en kun je je als organisatie hierin ook onderscheiden.

Cloud computing

Het valt natuurlijk niet te ontkennen dat de enorme vlucht die internet heeft genomen van invloed is op het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Internetdiensten zoals Dropbox, Live Mesh, Remember the milk, Mindmeister, Skype (en de vele anderen) kunnen erg behulpzaam zijn bij het (samen)werken waar en wanneer je maar wilt.

Voor de vele ZZP-ers en het MKB zijn dit soort tools een uitkomst. Een eigen serverpark is overbodig en je kunt altijd bij je data. Het probleem hierbij is echter dat deze tools slechts een oplossing zijn voor een deelprobleem en in essentie niks oplossen. De grote organisaties zullen hier niet mee aan de slag gaan in verband met security aspecten. Dan hebben we het over andere diensten: Webex, Adobe connect, Google Apps, Office 365 etc. Office 365 zal zeker aanslaan bij HNW en niet alleen in de grote organisaties. Voor enkele euro’s per maand per gebruiker heb je de beschikking over alles wat je nodig hebt. Software kopen hoeft niet meer en het is volledig onafhankelijk van het platform. Hiermee kom je al een stukje tegenmoet aan wens van gebruikers om zelf te bepalen waarmee ze willen werken.


De kracht van Office 365 is dat je in SharePoint de werkprocessen onder kunt brengen, informatie toegankelijk kunt maken, een platform hebt om te kunnen samenwerken en eenvoudig uitgebreide projectsites kunt aanmaken. Verder heb je online de beschikking over Word, Excel, OneNote en PowerPoint. Lync zorgt voor chat, beschikbaarheid, videoconference, online white board, presentaties delen (intern & extern) en VoIP. Mindjet speelt hierop in door een extension aan te bieden voor hun mindmapping pakket Mindmanager: Explorer for SharePoint.

Blije en tevreden werknemers

HNW zet vaak de mens centraal en niet het proces, want een blij en tevreden medewerker is goed voor de organisatie. Af en toe krijg ik echter het idee dat een medewerker alleen maar blij en tevreden kan zijn als bepaalde randvoorwaarden zijn ingevuld: iPhone, iPad, ongecontroleerd toegang tot social media en zelf de werktijden bepalen.

Waar de organisatie voor moet zorgen is dat alles rondom jouw werk uitstekend is geregeld en georganiseerd en je zonder belemmeringen je werk kunt doen, waar en wanneer dan nodig of wenselijk is. Dan ben je een tevreden werknemer. Met welke apparatuur en software je dit doet of moet doen is niet belangrijk. En als de social media hierbij belangrijk zijn, dan zitten ze vast en zeker in het pakket.

De onzin van trainingen in HNW

Ze worden aangeboden: 1-daagse trainingen in HNW. Hoe kun je een individu of een groep in 1 dag leren hoe HNW er voor hun uit moet zien? En als je als trainer geen ervaring hebt en geen idee hebt van de werkprocessen en de organisatie, dan is dat dus onmogelijk. Vaak zie je dat deze trainingen opgebouwd zijn uit ‘Getting Things Done’ van David Allen en wat internettools, zodat je gemakkelijker op andere locaties kunt werken (Starbucks?). HNW is heel wat anders en dat leer je niet in 1 dag. Een organisatie klaar maken voor HNW is een langdurig proces dat stap voor stap wordt uitgevoerd. Een 1-daagse training voegt hier niks aan toe.

Conclusie

Als je als organisatie zorgt dat je processen, communicatie en informatievoorziening prima in orde zijn, dan kun je met de moderne ICT-technieken optimaal presteren. Dit heeft niks te maken met HNW, maar met het optimaliseren van de organisatie en dat is niet nieuw. HNW rekent wel af met de traditionele kantoren, werktijden en aanwezigheid en dat is nieuw.