How to, Tools

Ben jij altijd telefonisch bereikbaar? 3 tips om je workflow te behouden

Heb jij ook wel eens het gevoel dat je telefonische bereikbaarheid teveel van je tijd opslokt en daardoor de ontwikkeling van je bedrijf in de weg staat? Misschien overweeg je soms zelfs om niet langer telefonisch bereikbaar te zijn voor je klanten. Een telefoongesprek duurt al snel een kwartier. Als je niet ook nog per ongeluk in een adviesgesprek terecht komt. Bovendien word je steeds als er iemand belt uit de flow gehaald waarin je met je andere werk zit, wat maakt dat je een stuk minder productief werkt.

Iemand in dienst nemen die voor je opneemt, is geen optie

Iemand in dienst nemen die de telefoon voor je opneemt is voor je gevoel geen optie, want dat kun je je (nog) niet veroorloven. Daarnaast kan iemand die de telefoon voor je opneemt ook niet alle vragen beantwoorden die je krijgt, waardoor je nog steeds onophoudelijk aan de telefoon zit. Al met al kan dit je het gevoel geven dat uitsluitend e-mailcontact met je klanten misschien wel the way to go is. Want je bent klaar met gebeld worden op tijdstippen die jou eigenlijk niet uitkomen en het gevoel hebben dat je er altijd moet zijn en ook altijd bereikbaar moet zijn. Je wordt hier heel gestrest van, waar de rest van je werk onder lijdt.

Young woman working with computerAlleen e-mailcontact maakt je snel onpersoonlijk

Realiseer je dat slechts e-mailcontact met je klanten hebben je snel onpersoonlijk maakt, terwijl (potentiële) klanten graag de telefoon pakken om je een vraag te stellen of af te tasten of jij hen kan helpen. Door de telefoon er helemaal uit te gooien, dwing je mensen op een meer anonieme manier contact met je te zoeken: via e-mail of via een invulformulier op je website. Hiervan moeten mensen altijd maar afwachten of jij hun vraag überhaupt ontvangt.

Bereikbaarheid zoals jij het wil

In mijn ogen is het noodzakelijk om telefonisch bereikbaar te zijn en zelfs een vast telefoonnummer te hebben waarop klanten je kunnen bereiken. Een vast telefoonnummer komt veel zakelijker en professioneler over dan een 06-nummer.

Om te zorgen dat het werken met de telefoon niet verandert in telefoonterreur, wil ik je graag een drietal tips geven die maken dat je de rust krijgt die je nodig hebt.

Tip 1: Creëer rust met een telefoondienst

Hiermee bedoel ik een telefoondienst die de telefoon voor je opneemt met jouw bedrijfsnaam en eventueel hun voornaam, net wat jij prettig vindt. De mensen bij deze telefoondienst weten wanneer jij aanwezig bent en ze de telefoon naar je kunnen doorverbinden en wanneer je niet bereikbaar bent. Als je niet bereikbaar bent, sturen ze je een mailtje waarin staat wie je terug moet bellen.

Angry upset man shouting on a cell phoneJe kunt het werken met een telefoondienst helemaal naar je eigen hand zetten, maar doordat je klanten wel een mens aan de telefoon krijgen (zelfs al kan hij of zij geen vragen beantwoorden) is het een stuk klantvriendelijker dan een voicemail of een groot, zwart e-mailgat. Ik werk al jaren samen (met grote tevredenheid) met Elitel.

Tip 2: Cluster terugbelmomenten

Als je werkt met een telefoondienst krijg je mailtjes met het verzoek om mensen terug te bellen. Door al deze telefoontjes op één of meerdere vaste momenten in de week te doen, zorg je ervoor dat je heel gericht met je klanten en prospects kunt praten en niet continu aan de telefoon hangt. Als je dreigt in een adviserend gesprek terecht te komen, kun je bovendien aangeven dat je nog meer telefoontjes moet plegen en dat je graag een afspraak met de klant in kwestie maakt om op een ander moment een telefonisch gesprek met hem of haar te voeren.

Tip 3: Buig vragen om naar kansen

Op het moment dat jij gebeld wordt door iemand die een vraag heeft waar je normaal gesproken direct op zou inspringen, kun je aangeven dat je op een ander moment een rustig gesprek met hem of haar wilt voeren. Op dat gesprek kun je je namelijk voorbereiden. Je gaat dan voor een echt verkoopgesprek of een meer oriënterend gesprek, om uit te vinden of jij deze potentiële klant kan helpen. Hierdoor maak je van een telefoontje opeens een kans op een nieuwe klant.

Einde aan de telefoonterreur!

Kortom: telefonische gesprekken voeren is lastig en kan soms voelen als heuse telefoonterreur. Maar door rust voor jezelf te creëren met een telefoondienst, je terugbelmomenten te clusteren zodat je niet continu aan het bellen bent en vragen om te buigen naar kansen, wordt de telefoon een veel prettiger communicatiemedium!

Thuiswerken is vragen om problemen

Maar dan heb je nog het aspect wat afleiding heet doordat je thuis werkt. Leuk dat thuiswerken, lekker goedkoop ook omdat je kantoorhuur bespaart. Tot je er achter komt dat je voortdurend afgeleid raakt. Veel ondernemers die vanuit huis werken merken dat ze snel focus verliezen of gestoord worden – door henzelf dan wel door hun familie. Kinderen die je werkkamer inkomen, de buurvrouw die ineens voor de deur staat voor koffie of een van de nooit aflatende huishoudelijke klussen. Waar je op in gaat terwijl je eigenlijk aan je bedrijf wilt werken.

Dit fenomeen kan maken dat je niet zoveel tijd aan je bedrijf besteedt als je zou willen, wat negatieve bijeffecten kan hebben. Het kan de groei van je bedrijf in de weg zitten. In het slechtst mogelijke scenario kan het uiteindelijk zelfs zo zijn dat je niet genoeg omzet draait met je bedrijf om goed van te kunnen leven. Zo’n situatie wil je uiteraard kost wat kost voorkomen.

woman working or blogging in home office.

De afleiding ligt op de loer

Maar thuis werken is wel heerlijk omdat je alle vrijheid hebt die je je maar kunt wensen. Je kunt je eigen tijd indelen, je kunt er zijn voor de mensen in je gezin tussen je werk door en je hoeft je niet eens netjes aan te kleden als je daar geen zin in hebt. Al met al klinkt het ideaal. Voor sommige ondernemers blijft het echter een soort strijd om je als thuiswerker niet af te laten leiden door alles wat er om je heen gebeurt. Er is niemand om over je schouder mee te kijken en ervoor te zorgen dat je aan het werkt blijft. Dat zal je als ZZP’er helemaal zelf moeten doen.

Bij het winnen van die strijd kan het helpen om je af te vragen of de afleidingen wel afleidingen zijn, of dat het door de dag heen oplaadmomentjes zijn. Soms zijn we als thuiswerkers gewoon te streng voor onszelf en vergeten we dat we op kantoor ook onproductieve momenten zouden hebben bij het koffiezetapparaat. Het kopje koffie met de buurvrouw kost natuurlijk tijd, maar tegelijkertijd zorgt het er wel voor dat je even volledig met iets anders bezig bent. Na het kopje koffie kun je weer met de volle creativiteit en focus aan de slag. Wees dus niet te streng voor jezelf als het gaat om je afleidbaarheid.

Is afleiding eigenlijk geen oplaadmoment?

Ben je van mening dat jouw afleidingsmomenten écht geen oplaadmomenten zijn, dan kun je naar de volgende twee aspecten van thuiswerken kijken:

Aspect 1: Afleiding die van buitenaf komt

Als we kijken naar het ongestoord doorwerken zonder dat andere mensen iets van je vragen, dan kijken we eigenlijk sterk naar het stellen van grenzen. Iets wat mij heel erg helpt bij het stellen van grenzen is het creëren van een fysieke barrière tussen mij en mijn gezinsleden. Doe de deur van je werkkamer dicht en maak afspraken met je gezinsleden over wanneer ze wel en niet binnen mogen komen. Daarnaast gaat de telefoon op stil en negeer ik de deurbel. Knappe buurvrouw die me dan nog weet te verleiden tot een kopje koffie. 😉

Aspect 2: Focus houden op het werk waar je mee bezig bent

Bij dit aspect hik ik een beetje tegen twee dingen aan die ik je allebei graag mee wil geven. Allereerst zijn er de standaard focusdingen, zoals: ‘zet een kookwekker’ of ‘ga naar een plek waar je minder snel wordt afgeleid’. Maar eerlijk gezegd geloof ik niet meer zo sterk in de standaard focustips. Ik ben tot het inzicht gekomen dat het niet kunnen behouden van je focus veel meer te maken heeft met hoe je denkt over wat je aan het doen bent dan met waar je het doet. Dat het veel meer te maken heeft met het gevoel dat een bepaalde taak bij je oproept.

Als de huishoudelijke klusjes belangrijker voelen dan je werk, is het goed mogelijk dat je (onbewuste) gedachten over je werk hebt die maken dat je er niet vol voor gaat. Dat kan van alles zijn: angst voor succes, het gevoel dat de klus in kwestie zinloos is, of een hekel hebben aan de taak. Elke taak die voelt als ‘moeten’ is er één die weerstand oproept en dus de deur wijd open zet voor afleiding. Om dat op te lossen is het handig om te kijken of je dergelijke moet-klussen kunt delegeren, uitstellen (tot je wel zin hebt), transformeren (het zo doen dat je er wel lol in hebt of het op een manier doen waarmee je je doel bereikt zonder deze suffe taak) of volkomen nalaten.

En dan hoor ik nu graag van jou! Wat zijn jouw tips als het gaat om focus houden en thuis werken? En hoe ga jij om met ‘telefoonterreur’?

Foto intro met dank aan Fotolia.


6
0
0
0
6