AI in omgevingscommunicatie: kansen voor de toekomst 

AI in omgevingscommunicatie: kansen voor de toekomst 

Het is 19 februari 2030. Op je telefoon ontvang je een pushbericht van de gemeente. Het aan jou persoonlijk gerichte bericht kondigt de start van een traject aan: “De gemeente gaat in jouw woonplaats een nieuwe wijk bouwen. In een deel van de wijk zullen hoge gebouwen komen.” Je wordt uitgenodigd om een kijkje te nemen in de toekomstige omgeving en jouw mening te geven over de plannen.

Nieuwsgierig besluit je eropuit te gaan. Je staat op een plek waar ooit alleen een grasveld was en wandelt door een nieuwe straat. Maar eigenlijk bestaat die nog niet. Dankzij een hyperrealistisch 3D-model sta je midden in de toekomstige wijk, alsof je een sprong in de tijd hebt gemaakt. De zon weerspiegelt in de glazen gevels van de nieuwe woningen. Je hoort het geluid van spelende kinderen op de binnenplaats. Je kijkt om je heen en het voelt alsof je er écht bent. Naast je verschijnt Clara, de holografische AI-assistent van de gemeente. Ze begroet je vriendelijk en stelt voor samen de plannen door te nemen. “Wil je weten hoe de verkeerssituatie hier verandert?” vraagt ze. Terwijl je verder loopt, projecteert Clara een visualisatie van de aanpassingen in het openbaar vervoer en hoe die zullen aansluiten op het bestaande verkeer. In de interactieve kiosk die even verderop in het 3D-model staat, kun je met één simpele aanraking op het scherm jouw mening over de veranderingen geven. Later die dag ontvang je een update: de feedback van jou en je medebewoners is in kaart gebracht. Een AI-toepassing heeft de belangrijkste inzichten samengevat, zodat iedereen ziet hoe hun mening wordt meegenomen. Het voelt alsof je niet alleen gehoord wordt, maar echt meebouwt aan de toekomst van jouw wijk.
Natuurlijk is bovenstaande fictie, maar verschillende AI-toepassingen uit dit toekomstbeeld worden nu al toegepast. Hoe bereid je je als communicatieadviseur voor op deze veranderingen in omgevingscommunicatie? En wat vraagt dat van de communicatieadviseur anno nu?

Steeds meer AI en de rol van de communicatieadviseur

Met het hierboven geschetste toekomstbeeld lijkt de traditionele rol van de communicatieadviseur drastisch te veranderen. Het ‘traditionele’ participatieproces, zoals de organisatie van fysieke informatiesessies, zal minder centraal staan. Ook het ophalen van meningen en suggesties op post-its en het tijdrovende proces van inventariseren en beantwoorden ervan zal veranderen.

Het presenteren van plannen wordt met AI-toepassingen veel interactiever en de impact van het plan, in dit geval voor omwonenden, wordt veel gemakkelijker duidelijk. Ook wordt het veel persoonlijker, omdat je de impact voor iedere betrokkene kunt personaliseren. Een hoog gebouw direct achter iemands achtertuin heeft een andere impact dan datzelfde gebouw voor iemand die 200 meter verderop woont. Het peilen van meningen en suggesties, deze categoriseren én samenvatten kan op dit moment al met AI. De komende jaren zal het gebruik van AI-toepassingen alleen maar toenemen. Zo kun je eenvoudiger, beter en nog sneller analyseren wat er speelt en daarmee beter en sneller reageren op inwoners en andere stakeholders. Al deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor je rol als communicatieadviseur voor interne en externe communicatie. Hierbij moet je rekening houden met deze impact:

Intern:

Het wordt nog belangrijker om als communicatieadviseur vanaf het begin van de plannen betrokken te zijn. Zo kun je je collega’s uit het projectteam adviseren over de beste manier om communicatie te organiseren en zo draagvlak te creëren. De inzet van AI zal hierbij steeds groter worden. Gebruik de uitkomsten van de analyses met AI om samen met collega’s te bekijken waar aanpassingen in de plannen mogelijk zijn. Hierbij kun je rekening houden met wat direct betrokkenen belangrijk vinden, maar ook met andere factoren, zoals budget en haalbaarheid. Zo kan de gemeente onderbouwde keuzes maken. Bespreek tussentijds hoe de communicatie verbeterd kan worden. Op die manier kun je duidelijker overbrengen wat de plannen inhouden en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Dit helpt om verwachtingen te managen en vertrouwen te versterken.

Extern:

Met de uitkomsten van de AI-analyse kun je als communicatieadviseur sneller én gerichter reageren op suggesties of opmerkingen van direct betrokkenen. Dat helpt om te laten zien dat je de reacties die je ontvangt serieus neemt en daarmee zorg je voor vertrouwen en betrokkenheid. Daar waar echte pijnpunten uit de analyse komen, kun je persoonlijk met betrokkenen in gesprek gaan. Omdat je dit dankzij de inzet van AI vroeg in het proces al in beeld hebt, is hiervoor ook meer tijd beschikbaar, vergeleken met het traditionele proces van informeren. Met de digitalisering van communicatie, is het voor jou als communicatieadviseur belangrijk om te kijken of alle belanghebbenden echt bereikt worden. En op welke wijze je mensen die buiten de boot dreigen te vallen, toch kunt laten aansluiten. Vanuit de digitale reacties kun je bijvoorbeeld een analyse maken welke straten of leeftijdscategorieën minder vaak reageren. Hierop kun je dan gerichte actie ondernemen.

Er gaat veel veranderen, maar wat blijft?

AI gaat ons helpen om de kwaliteit van omgevingscommunicatie te verbeteren. Maar wat blijft, is jouw rol van waarnemen en aanjagen. Waar werkt je aanpak van communicatie goed? Waar bereik je alleen de ‘usual suspects’, maar niet iedereen? En op welk moment haken mensen af? Deze inzichten kun je gebruiken om je communicatiestrategie aan te scherpen. Zo kun je deze plannen met een zo breed mogelijk draagvlak realiseren. Want daar draait het uiteindelijk om bij onze rol in omgevingscommunicatie. Hoewel we natuurlijk niet kunnen voorspellen wat de nieuwste technieken in 2030 gaan zijn, is één ding zeker: AI en robots gaan het werk niet overnemen. Wel kun je als communicatieadviseur de nieuwe toepassingen als slimme assistent inzetten. En net als met alle nieuwe ontwikkelingen, is het belangrijk om er goed mee te leren omgaan. Zo krijg je de beste combinatie van jouw expertise en de mogelijkheden van AI-toepassingen.

“Oefenen, oefenen, oefenen”

Dat zeggen trainers en topsporters  tegen startende sporters die medailles willen winnen. Dat geldt ook voor de inzet van AI in omgevingscommunicatie. AI-toepassingen voor hulp bij het schrijven van teksten worden steeds beter. Je kunt ze nu al gebruiken om websiteteksten over een project- en participatiemogelijkheden te verbeteren of voor een duidelijke bewonersbrief. Daarnaast zijn ze handig voor het brainstormen over de participatieaanpak en de inzet van middelen. Ook kan AI helpen bij het maken van de omgevingsanalyse en bij het sneller verwerken van resultaten van enquêtes. Zo krijg je sneller inzicht in bijvoorbeeld de sentimenten. Er zijn ook tools die helpen om complexe informatie inzichtelijk te maken. Hiermee kun je bijvoorbeeld een kaart van een nieuwe woonwijk maken, waarop omwonenden opmerkingen en suggesties kunnen achterlaten. Je kunt ook een bestaand of fictief project gebruiken om te oefenen. Kijk of AI je helpt om op nieuwe inzichten of ideeën te komen. Doe dit ook vooral samen met collega’s. Laat ieder voor zich vragen stellen aan AI op basis van dezelfde casus en vergelijk en bespreek dan de uitkomsten. Wat werkt voor jullie het beste? Welke AI-toepassing je ook gebruikt: wees kritisch op de antwoorden, analyses en tekstvoorstellen die AI geeft. Zorg er altijd voor dat wat je gaat doen, past bij jouw organisatie.

Verantwoorde AI

Zorg ervoor dat je verantwoorde AI inzet. In 2024 is de Europese AI Act van kracht geworden. Doel van de wet is het bevorderen van de ontwikkeling en invoering van veilige en betrouwbare AI-systemen op de interne markt van de Europese Unie. Bij de Autoriteit Persoonsgegevens vind je een planning wanneer welke regels ingaan en er staat wat je als organisatie nu al kunt doen. Denk aan het verbeteren van transparantie over inzet van AI. Gezien de complexiteit en variëteit van AI-toepassingen is het verstandig om juridisch advies in te winnen om te bepalen welke specifieke verplichtingen voor jouw organisatie gelden. Proactieve naleving van de AI Act is cruciaal om juridische risico’s te minimaliseren en om het vertrouwen van belanghebbenden te behouden. Leg binnen je afdeling of organisatie vast hoe je met AI om wilt gaan. En zorg dat je in je communicatie duidelijk bent over het gebruik van AI.

Gesprekstechnieken en faciliteren

De juiste inzet van AI geeft meer mogelijkheden om inwoners en stakeholders optimaal bij plannen te betrekken. Maar er blijft een grote groep die niet of minder vaardig is met digitale systemen. Juist het menselijke contact en het “van buiten naar binnen brengen” blijft in omgevingscommunicatie van groot belang. Dus ga eropuit als communicatieadviseur: ga in gesprek met collega’s die aan het werk zijn op een project, ga naar een buurtcentrum en vraag wat er speelt in de wijk, praat met wijkmanagers en jongerenwerkers. Zo krijg je gevoel bij wat er speelt en samen met de analyses die je maakt, kun je nog beter adviseren en impactvolle communicatie ontwikkelen.
Kortom; we weten nog niet of we Clara (de holografische AI-assistente van de gemeente) in 2030 al gaan ontmoeten. Wat we wel weten, is dat AI je heel veel mogelijkheden geeft om je rol als communicatieadviseur te versterken en nog leuker en uitdagender te maken. Met als resultaat het nog beter kunnen betrekken van de omgeving. Want daar draait het uiteindelijk om.

Dit artikel is geschreven door MarCom-adviseurs van USG MarCom. Wil je meer weten over de MarCom-adviseur functie bij USG MarCom? Lees dan snel verder. Of kun jij tijdelijke ondersteuning in jouw team gebruiken? Kom met ons in contact over een interim adviseur of plaats een vacature.

Blog