De juiste contentcreatietools voor overheidscommunicatie kiezen: 5 tips
Communicatieteams bij gemeenten staan onder druk. De hoofdoorzaak is de groeiende vraag naar content, die onder andere te danken is aan de opkomst van nieuwe kanalen (waaronder social media) en hogere verwachtingen van burgers. Maar er is hoop! Uiteindelijk kun je tijd gaan besparen.
Uit recent onderzoek van Capital ID blijkt dat bijna de helft van de medewerkers bij gemeenten stress ervaart in hun werk.
De knelpunten van moderne overheidscommunicatie
Overheidscommunicatie is even anders dan anders. We hebben het in dit geval niet over marketing met een commerciële insteek, maar een morele plicht om te communiceren en burgers op de hoogte te houden. Kanalen zoals social media hebben de drempel voor contact verlaagd, waardoor relatie tussen overheid en burger de laatste jaren is veranderd. Burgers zijn mondiger geworden en verwachten meer transparantie en participatie.
Een aantal opvallende cijfers uit het onderzoek:
- Het zwaartepunt voor werkdruk ligt met 78% bij contentcreatie
- 70% van de teams geeft aan onderbezet te zijn
- Content wordt zelden hergebruikt
- 61% ziet problemen met waarborgen van de huisstijl buiten de marketingafdeling
Er is dus een toenemende vraag aan content én het zwaartepunt ligt bij de daadwerkelijke realisatie ervan. Dat bracht mij tot de vraag: zijn de huidige contentcreatietools nog wel toereikend? De juiste tools zouden namelijk verlichting moeten bieden, niet andersom.
Software is een strategisch middel
Hoewel juiste tooling potentie heeft om een hoop knelpunten te verlichten, is het belangrijk om te beseffen dat software niet een magische oplossing is. Sanne van Eldik van Capital ID zegt het goed in de opmerkingen onder haar Frankwatching-artikel over het onderzoek:
Tooling doet in principe niets vóór je: het valt of staat met hoe je het inzet.
De opmerking was in reactie op de stelling dat verbetering zou moeten beginnen bij een duidelijke strategie, en dat klopt ook. Wat echter nog wel eens vergeten wordt, is dat software een onlosmakelijk onderdeel daarvan is. Door te investeren in de juiste systemen die jouw proces complimenteren, kan je significant tijd, energie en geld besparen.
5 tips voor het selecteren van de juiste contentcreatietool
Dat de voornaamste druk wordt veroorzaakt door contentcreatie is opvallend in een tijd waarin AI-oplossingen als paddenstoelen de grond uitschieten. We zouden kunnen stellen dat de zoektocht naar de juiste software steeds moeilijker wordt naarmate het aantal oplossingen stijgt.
Hieronder deel ik een aantal algemene tips voor de online zoektocht naar de juiste contentcreatietool, aan de hand van de eerder geïdentificeerde knelpunten voor overheidsinstanties.
1. Ga voor content die meegroeit met de leesbehoeften van de burger (schaalbaar en toekomstbestendig)
Met de komst van social media hebben we gezien hoe snel het digitale landschap kan veranderen. Dat geldt niet alleen voor de manier van zenden, maar ook voor de manier van lezen. Waar mensen vroeger lange teksten lazen, scannen ze nu vaak snel door content heen.
Met tools zorg je voor een mix van tekst, beeld, video en interactieve elementen. Dit helpt om de aandacht van je doelgroep vast te houden, vooral bij complexere onderwerpen. Daarnaast bieden elementen als formulieren of quizzes een mogelijkheid om de drempel tussen overheid en burger te verlagen.
Zoek naar: mogelijkheden om gebruik te maken van diverse en vernieuwende content-uitingen, zoals multimedia, animaties, formulieren en interactieve elementen, zonder dat hier een breed kennispakket voor nodig is. Veel AI- en no-code-oplossingen maken complexere technologie toegankelijker.
2. Voorkom discussies door de huisstijlregels “idiot-proof” te maken
Een kleurcode “ongeveer raden” gaat echt niet lukken. Voorkom de discussies met onwetende collega’s met goede bedoelingen. Door een systeem te gebruiken waarin je gemakkelijk je huisstijl toepast (of het nu gaat om kleuren, fonts of vormen) zou het niet mogelijk moeten zijn om daarvan af te wijken. Minder interne discussie en harmonieuzere content voor de ontvanger.
Zoek naar: functionaliteit die je de huisstijl op een centrale plek laten vastleggen, zodat je “one source of truth” hebt waaraan alle content gehoorzaamt.
3. Werk slim met templates en recycle waar mogelijk
Door content of layouts te hergebruiken kun je veel tijd besparen. Ga na welke elementen steeds terugkomen en minimale aanpassing nodig hebben. Zo voorkom je dat je steeds opnieuw het wiel moet uitvinden. Werk vanuit één centrale bron zoals een template. Dat voorkomt dubbel werk, vermindert de kans op fouten en zorgt ervoor dat wijzigingen maar op één plek hoeven te worden doorgevoerd.
Zoek naar: features zoals een centrale mediabibliotheek, de mogelijkheid om content dynamisch te linken, of zelfs een versiegeschiedenis zodat je wijzigingen kunt bijhouden.
4. Stroomlijn je contentcreatieproces óók om het “maken” heen
Contentcreatie is niet een kwestie van “maken” en klaar. Er komt een proces van A tot Z bij kijken. Vaak hebben we niet eens door dat zaken als documentjes doorsturen of even feedback vragen op MS Teams eigenlijk helemaal niet praktisch zijn. Waar stond ook alweer de meest recente versie van dat bestand? Heeft weer die ene collega in jouw project lopen rommelen zonder toestemming? Met tooling kun je zorgen voor een gestroomlijnd contentcreatieproces, naast de middelen om content daadwerkelijk te maken.
Zoek naar: het kunnen genereren en delen van previews, vergaren van commentaar of feedback (bij voorkeur in rondes), rechten en rollen systeem voor gebruikers, afschermen van projecten.
5. Automatische verzameling van data om geïnformeerde keuzes te maken
Reflectie zou een onderdeel moeten zijn van elke communicatiestrategie. Om een verbeterslag te maken in je online content, heb je inzicht nodig in lees- en klikgedrag. Goed nieuws, want veel platformen hebben zaken als analytics ingebouwd of bieden een aanvullende module. Heb je al een plek waar je je analytics inziet, zoals Google Analytics of Mixpanel? Kijk dan of er een koppeling mogelijk is.
Zoek naar: functionaliteiten die data verzamelen die relevant is voor jouw contentvorm, of dat nu pageviews, kliks, lees- of kijktijd is.
Hoe doen anderen dat? Een aantal voorbeelden
Diverse Nederlandse overheidsinstanties laten zien hoe content effectief wordt ingezet. Zo gebruikt Gemeente Amsterdam een digitaal magazine om tweetalige, interactieve content aan te bieden met rijke multimedia-elementen. Gemeente Enschede bewijst met haar digitale nieuwsbrief hoe content flexibel kan worden gedistribueerd via verschillende kanalen, terwijl Utrecht in haar Werk en Inkomen magazine focust op het uitlichten van persoonlijke burgerverhalen.
Hier nog enkele voorbeelden van andere overheidsinstanties buiten gemeenten om:
Vind je dit leuke voorbeelden? Lees dan ook vooral mijn artikel over online publicaties.
Onderzoek en implementatie kóst tijd om uiteindelijk tijd te besparen
Soms moeten we eerst vertragen om daarna te kunnen versnellen. Hoewel de implementatie tijd kost, levert het op termijn grote voordelen op: lagere werkdruk, consistentere communicatie, hogere kwaliteit content en meer ruimte voor data-analyse om te weten wat wél en niet werkt. Best de moeite waard om even te onderzoeken, toch?
Over de auteur
