Met een opkomst van zo’n 550 mensen was het eerste Nederlandse Intranet Congres volgens key note spreker James Robertson meteen het grootste ter wereld. Entopic organiseerde het congres rondom het verschijnen van de Intranet Monitor 2009. Volgens de monitor bereidt 52% van de organisaties een vernieuwing van het Intranet voor. Voor al deze organisaties was er deze dag veel nuttige informatie te halen. En veel stof om langer over na te denken.
James Robertson, managing director van Two Step Designs in Australië, schetste aan het begin van de dag de evolutie van het Intranet. Voor de meeste aanwezigen, voornamelijk communicatieprofessionals, een feest van herkenning. Robertson schetst dat na de geboorte van het Intranet mensen enthousiast worden en het Intranet een snelle, organische groei doormaakt. Typerend voor deze fase is dat er in korte tijd steeds meer mensen betrokken raken, er heel veel content bijkomt en er een wildgroei is aan pagina’s en intranetten. Problemen zijn een ongestructureerd ontwerp, weinig sturing en weinig resources. In de fase daarna volgt redesign op redesign, maar de problemen worden niet opgelost.
User centered design
Een belangrijke stap wordt gezet als het user centered design zijn intrede doet en het intranet echt makkelijker wordt in gebruik. Intranet wordt in deze fase steeds serieuzer genomen, professioneler aangepakt en de organisatie wordt geformaliseerd. De meeste organisaties bevinden zich in deze fase. Dat bleek onder andere uit de cases die later op de dag door de NS en TNT werden gepresenteerd.
De volgende stap: van gebruiksvriendelijk naar toegevoegde waarde
Robertson betoogt dat inmiddels veel organisaties er achter komen dat ook door een user centered design de problemen niet helemaal worden opgelost. Want een Intranet kan nog zo gebruiksvriendelijk zijn: als de content en functionaliteiten niet relevant zijn voor de medewerkers worden ze nog steeds niet gebruikt. Dus is het de kunst om van ‘usable’ naar ‘useful’ te gaan. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want content plaatsen blijkt in veel organisaties makkelijker te zijn dan weg te halen. Het gevolg is dat het Intranet een ‘begraafplaats voor pdf’s’ wordt. Uiteindelijk zal het Intranet zijn plek moeten krijgen als business tool. Dat is een stap die de meeste organisaties nog moeten gaan maken.
Communicatie heeft de regie
Uit de Intranet Monitor 2009 blijkt dat in vier van de vijf gevallen de afdeling Communicatie op zijn minst gedeeltelijk verantwoordelijk is voor het verzorgen en accuraat houden van de informatie op Intranet. Uit het verhaal van Robertson blijkt dat samenwerking over de grenzen van communicatie heen voor een modern intranet noodzakelijk is. Volgens hem heeft het Intranet vier doelen:
- Content. Intranet als bewaarplaats.
- Communicatie. Daarbij moet de afdeling Communicatie zich bedenken dat niet iedereen altijd geïnteresseerd is in het corporate nieuws op de homepage. Er wordt gezocht naar nieuwe manieren om nieuws te brengen, zoals een CEO-blog of ontsluiting via mobiel.
- Samenwerking. Dit is op dit moment een hot topic. Het is echter wel belangrijk dit goed te managen, omdat een wildgroei van tools juist werkt als anti-kennismanagement.
- Activiteit. Intranetgebruikers willen niet alleen lezen, maar ook doen. Een voorbeeld is het online invullen en afhandelen van formulieren. Daarbij gaat het niet om dure systemen met gebruikersnamen en wachtwoorden, maar slimme en laagdrempelige oplossingen.
Volgens Robertson moet de afdeling die verantwoordelijk is voor het Intranet (welke afdeling dit ook is) een visie hebben op al deze doelen en daarvoor de verantwoordelijkheid nemen.
Hoe ontwerp je een nieuw Intranet?
In zijn tweede keynote geeft Robertson heel concrete tips voor het ontwerpen of aanpassen van een Intranet. Volgens hem komen medewerkers om twee redenen naar het Intranet:
- ze zoeken een specifiek stukje informatie
- ze willen een specifieke taak uitvoeren
Wat Intranetgebruikers over het algemeen niet doen is:
- kijken of er iets nieuws te lezen valt
- eens rustig rondkijken wat er allemaal beschikbaar is (een uitzondering hierop zijn nieuwe medewerkers die het Intranet gebruiken om een beeld te krijgen van de organisatie)
- Intranet gebruiken voor fun
Rekening houden met dit gedrag betekent dat je op de homepage bijvoorbeeld minder ruimte moet inruimen voor nieuws en veel meer voor het uitvoeren van de belangrijkste, concrete taken. De focus moet liggen op relevantie.
Werkt personalisatie wel of niet?
Veel organisaties kiezen nu voor personalisatie. Deze kan ‘user driven’ zijn, dus de gebruiker kan het Intranet aanpassen aan zijn eigen wensen. Het probleem is dat maar 5 tot 10% van de medewerkers dit doet. Volgens Robertson komt dit ‘omdat het ze niks kan schelen’. Medewerkers verwachten dat het Intranet ze brengt wat ze zoeken en willen er geen extra tijd en energie in steken. Een andere vorm van personalisatie is segmentatie. Je biedt dan content en functionaliteit aan op basis van bijvoorbeeld functie van de medewerker, het organisatieonderdeel waar hij werkt of de locatie. Deze vorm van personalisatie werkt beter, maar kost wel veel tijd. Niet alleen moet de organisatie de gegevens van de medewerkers op orde hebben, maar zich ook verdiepen in de wensen van specifieke gebruikersgroepen.
Wie meer wil weten over de visie van Robertson op Intranet kan de artikelen op het blog van Two Steps Design raadplegen.
Redactionele beperkingen, maar wel een sociaal netwerk
Een opvallende uitkomst van de Intranet Monitor 2009 is dat vrije meningsuiting op internet nog geen gemeengoed is. Veel organisaties stellen grenzen aan redactionele vrijheden. Tegelijkertijd verwacht meer dan de helft van de Nederlandse organisaties interne sociale netwerken. Voor deze organisaties was het verhaal van keynote spreker René Jansen van WinkWaves interessant. Zijn boodschap is dat managers moeten stoppen met sociale netwerken te willen managen. Organisaties moeten heel goed observeren hoe mensen zich gedragen, gaan begrijpen wat hen drijft en op basis daarvan tools aanbieden of ontwerpen. Dus niet bedenken dat ‘we een interne Hyves willen’, maar gaan ontdekken waarom mensen met elkaar in gesprek raken tijdens het drinken van een kop koffie. Volgens Jansen zijn de twee minst begrepen uitdagingen voor een sociaal intranet het ontwerp en het gastheerschap. Wie hier meer over wil weten kan de white papers van Winkwaves raadplegen.
het gaat om betekenis...
De nieuwe nerds komen eraan
De dag werd afgesloten met een geweldige presentatie van Peter Hinssen over de veranderende rol van ict. Zijn presentatie had teveel vaart en was te gevat om in een artikel weer te kunnen geven. Enkele van de opmerkingen die wel de moeite waard zijn om mee te geven aan iedereen die nadenkt over de toekomst van Intranet:
“De medewerker heeft thuis een betere computer en een snellere internettoegang dan op het werk en dat verandert alles!”
“Als jongeren het Intranet zien waar u nu mee bezig bent, denken ze dat ze in een Roemeens weeshuis terecht gekomen zijn.”
“De nieuwe generatie nerds komt op de werkvloer!”
Genoeg stof tot nadenken dus…
Meer informatie
Reacties via Twitter zijn na te lezen via de zcape Intranet 2009.
De Intranet Monitor 2009 is voor € 98,- te bestellen bij Entopic.
Intranet 2009 is het eerste Nederlandse Intranet Congres dat in het teken staat van inspiratie, ontmoeten en netwerken. Het centrale thema: de best practices van Nederlandse organisaties met een toonaangevend intranet. Waarom zijn hun intranetten succesvol?
Renata Verloop ondersteunt organisaties bij het professioneel inrichten van hun webmanagement. Dit doet zij via haar bureau WEBMANAGEMENT.nl met advies, interim management en training.
wat was het geweldig nuttig en leuk!
Goed dat intranet weer wat meer op de kaart staat.
Opvallende opmerking vind ik dat je minder ruimte moet inruimen voor nieuws en meer op taken moet focussen.
Wellicht tijdens #intra09 verder uitgediept, dus ik reageer even uit context.
Nieuws is immers een bijzonder krachtig contenttype voor je intranet.
Het kan de verleider zijn voor het gebruik van nieuwe apps en het consumeren van nieuwe content. Dus interessant voor nieuwe maar ook ervaren gebruikers.
Want nieuws is niet alleen het berichtje van je directie of het verslag van de sportdag.
Een goede formule voor nieuws helpt intranetgebruik te intensiveren.
Maar dan moet je nieuws wel ondersteunend laten zijn aan alle functies van je intranet. Dus niet alleen aan communicatie. Verleiden? Probeer je gebruikers het gevoel te geven dat er veel activiteit gaande is.
Het gevoel dat je iets mist is een sterke prikkel om gebruikers te verleiden verder te browsen.
De updates zoals op LinkedIn en Plaxo zijn wat mij betreft mooie voorbeelden.
Hulde voor de organisatie van dit congres en jammer dat de sprekers kozen voor de oppervlakte. Als je de websites van Robertson of bijvoorbeeld Hinssen leest, kom je op dezelfde verhalen uit. Maar buiten dat is het altijd een genot om naar een goede spreker te luisteren.
Renata;
Helaas kon ik er niet bij zijn. Daarom dank voor dit uitstekende artikel!
@Bas Brand: Robertson doelde op 2 dingen:
1) Veel organisaties focussen vooral of uitsluitend op content en communicatie, terwijl vooral Intranet als businesstool een sterke business case vormt.
2) Bij ‘nieuws’ denkt de afdeling communicatie (te) vaak alleen aan algemeen corporate nieuws (‘blablabla’), terwijl voor medewerkers bijvoorbeeld ook operationeel nieuws belangrijk is. Dus daar sluit jouw visie op nieuws helemaal bij aan! Ik vind het een mooi uitgangspunt dat je noemt: nieuws ondersteunend laten zijn aan alle functies van je intranet.
In aanvulling op Bas Brand en Renata Verloop: mijn inzicht was met name dat medewerkers met name intranet gebruiken als ze 1) een specifieke vraag hebben hoe ze iets voor elkaar moeten krijgen (hoe kan ik een declaratie indienen) en 2) een specifieke taak moeten uitvoeren (online je declaratie indienen). En dus veel minder geneigd zijn te gaan browsen op zoek naar het laatste nieuws en wat de missie van elke business unit is. Medewerkers nieuw in een organisatie gebruiken het intranet meer op die manier omdat zij zo een beeld verwachten te krijgen van de organisatie waarin zij zijn aanbeland.
En inderdaad een zeer geslaagde dag.
@renata Zie je wel, ik had er gewoon moeten zijn, leuk verslag!
Renata, goed dat er (ook op Frankwatching) weer aandacht is voor de wat naar de achtergrond verdwenen functies van intranet. Een waardevol communicatiemiddel, maar zoals de sprekers ook aangeven, een idem hulpmiddel voor (operationele) taken.
…
Met alle aandacht voor web2.0 is de aandacht voor intranet 2.0 wellicht een beetje verslapt. Moeten we toch iets aan doen
@Gitta, uit de gepresenteerde cases bleek wel dat de meeste organisaties nog helemaal niet toe zijn aan een intranet 2.0. Ik vind in dit geval het onderscheid tussen 1.0 en 2.0 ook helemaal niet relevant: het gaat om het maken van een intranet dat tegemoet komt aan de behoefte van de medewerker. En dat is al een behoorlijke opgave…
Ik kan de organisatoren alleen maar complimenteren met de keuze van sprekers en het hele congres. Heb er van genoten en weer voldoende stof om over na te denken.
Wat mij wel is opgevallen, dat er volledig voorbij wordt gegaan aan de aard van organisaties waar intranet wordt ingezet en de specifieke eisen die dit stelt aan content, beschikbaar stellen van content en inrichting van het intranet.
De organisatie waar ik voor werk (wereldwijde zakelijke dienstverlener) schrijft dwingend een bepaalde vorm(geving) voor, die weinig speelruimte toelaat waardoor veel creativiteit vereist is.
Ondanks dat volgens Robertson ‘nieuws’ niet zo’n grote rol zou moeten spelen, is dit juist de trigger voor bezoekers om de site te bezoeken (wordt gestaafd door statistieken en onderzoek).
Uiteraard kunnen veel zaken beter, voor mij (ons) een uitdaging en hopelijk zijn we bij een nieuw congres in een volgend stadium in de door Robertson beschreven cyclus.
Ook ik heb genoten gisteren van de sprankelende sprekers.
@Fred Schors: wat voor andere content is er dan om het intranet te bezoeken? Ik heb de indruk dat nieuws vaak een trigger is bij gebrek aan andere triggers. Of het nieuws is breed/interessant voor de medewerker en niet alleen corporate (vaak:wij doen het zo goed) nieuws.
Zelf zie ik het intranet meer als samenwerkruimte en kom ik er zelden om nieuws te bekijken. Wel kom ik er zeker 6 keer per dag om informatie te plaatsen voor anderen en documenten te becommentariëren. Ik had dan ook in indruk dat wij een intranet hebben als in het 6e stadium beschreven werd.
@renate goede samenvatting van de dag. Peter, geweldig! maar allemaal opendeuren. Ja, communicatie en ICT moeten handen ineen gaan slaan, bruggen bouwen. Ik kreeg vaak een retro gevoel. Hoorde niets nieuws van James. Verandering intranet kwam uit onderzoek als belangrijk punt. Zowel René als Peter spraken over de nieuwe medewerkers die eraan komen. Deze nieuwe generatie is volledig opgegroeid met het web en leert fundamenteel anders dan de oudere generaties. Dit heeft ook consequenties voor het intranet, de Homo Zappiens druppelt nu de organisaties binnen. Is het intranet daar op ingericht?
Mijn conclusie van de dag: het intranet is er wel klaar voor maar de mensen die achter het stuur van het intranet zitten nog niet.
De aanwezigen zijn toch de mensen die hun intranet willen vernieuwen? Zij moeten toch iets uitstralen van vernieuwing en “walk the talk†“practice what you preach”. Hoe kan het dan een handvol met laptops open waren? en dat een hanvol aan een twitteren was?
http://www.provenpartners.nl/een-andere-kijk-op-intranet-congres-2009
Volwassenene spreken zich vaak uit over kinderen die te veel achter de computer zitten en niet meer ‘ouderwets’ buiten spelen. Doen wij als werknemers niet precies hetzelfde. Zitten wij niet te veel achter de computer? En het management te veel gescheiden van de werknemers? Twitter, Intranet, interne ‘Hyves’etc. zijn toch allemaal middelen die het ‘ouderwetse’ real contact verminderen??
Zouden er niet meer real contact bijeenkomsten met uitgesproken content, gezamenlijk met het management moeten zijn?