Een Virtual Assistant werkt net even anders

Ik word vaak vergeleken met een secretaresse, maar dan ‘net even anders’. Een uitspraak die ik te horen krijg wanneer ik vertel wat mijn werkzaamheden zijn als Virtual Assistant. Behalve dat ik virtueel ben is er eigenlijk niet heel veel anders aan. Op afstand vergt het alleen een andere manier van samenwerken. Communicatie en vertrouwen zijn daarbij de ‘key words’. En dat vergt een iets andere manier van denken.

Mindset

Die andere manier van denken, die mindset, blijkt nog niet zo gemakkelijk. Toch merk ik dat mijn klanten zich clusteren in de IT en de media. Mensen die buiten de gebaande paden durven gaan. Op zoek zijn naar innovatieve oplossingen.

Maar ook ZZP’ers die, gezien hun omstandigheden, werk willen uitbesteden omdat ze er zelf niet goed in zijn of er geen tijd voor hebben. Het vergt zeker doorzettingsvermogen en vertrouwen om daadwerkelijk een VA in te huren. Je kunt immers alleen uitgaan van het eindresultaat. De output moet wel aan je wensen voldoen. Daar kun je nog op sturen en dus enigszins controle op houden.

Die controle blijkt een belangrijke barrière die veel mensen moeten overwinnen. Ze willen weten hoe de werkprocessen verlopen. Dat kost tijd en energie. En die energie wil je nu juist stoppen in de werkzaamheden waarom je je functie uitvoert.

Niet iedereen heeft kwaliteiten op elk vakgebied. Maar een product moet, in z’n geheel, perfect zijn, en daarom verdienen alle onderdelen evenveel aandacht. De meeste mensen willen echter zoveel mogelijk zelf doen. En waarom? Omdat we in de veronderstelling zijn, dat wanneer we het zelf doen, het goedkoper is dan wanneer we het uitbesteden.

Daar komt dan de kunst van het loslaten om de hoek kijken. Wanneer een potentiële klant mij belt krijg ik vaak de vraag: “Wat kan ik zoal uitbesteden aan een VA?” Ik vraag de persoon een lijstje bij te houden van wat ze allemaal doen op een dag. Bij alles wat er op dat lijstje komt te staan moeten ze zichzelf afvragen of ze dat zelf moeten doen of dat iemand anders dat ook kan. Als je je eenmaal realiseert dat je niet alles alleen hoeft te doen komt die mindset, van het durven loslaten, vanzelf.

Proces en planning

Eenmaal losgelaten kan de samenwerking pas echt worden vormgeven. Er zijn vele communicatiemiddelen die dit proces ondersteunen. Ik heb met mijn concept gekozen om volledig virtueel te blijven. Uiteraard ontmoet ik mijn klanten vooraf. Ik vind namelijk dat je geen relatie kunt opbouwen als je iemand niet persoonlijk hebt ontmoet.

Daarna laat ik aan hen over hoe zij verder willen communiceren. Per telefoon, sms, e-mail, Skype, Twitter, chat enzovoorts. Daarbij vraag ik per opdracht hoeveel tijd er maximaal besteed mag worden en wanneer de deadline is. Zo kan ik in mijn agenda alle werkzaamheden plannen en voor diverse opdrachtgevers dingen doen.

Aan de diensten zit ook een technisch aspect. Je kunt niet zomaar een agenda plannen of een nieuwsbrief verzenden voor een klant. Je moet inloggen op diverse systemen. Grotere organisaties beschikken vaak over een technische afdeling. Daar is het gemakkelijker om via een VPN-verbinding met elkaar in contact te blijven en met een eigen account alles te regelen.

Bij een ‘kleine’ zelfstandige biedt bijvoorbeeld de webmail uitkomst om e-mail en agenda te stroomlijnen. Door het inloggen op hun account kan ik hen ondersteunen. Dat vraagt om vertrouwen in elkaar. Maar als dat er eenmaal is heb je veel profijt van een VA. Je kunt je gaan bezighouden met wat voor jou belangrijk is. Wellicht wat vaker op vakantie?

Luxe en lifestyle

Het hebben van een Personal Assistant wordt vaak geassocieerd met luxe. Een ‘lifestyle’ waarbij een CEO of VIP alles kan toevertrouwen aan een PA. Zij zorgen ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Daarbij wordt op den duur geen onderscheid meer gemaakt tussen zakelijk en privé. Je hoort dan ook vaker: “Mijn PA regelt echt alles voor me”.

Nu de maatschappij steeds moderner wordt en werkvormen virtueler, ontstaan er initiatieven die net even anders zijn. Neem nu Amerika. Daar is de VA al redelijk ingeburgerd. Ze zijn met de technologie zelfs al zover dat de VA niet meer een persoon is maar een iPhone App. “I’ll ask Siri on my iPhone to make a reservation in the restaurant” en vanavond schuif je aan bij je favoriete Italiaan.

In Nederland kennen wij VA’s voornamelijk van de ‘chatbots’ op het internet. Wij maken nu voorzichtig kennis met de andere vormen van de VA. Gaat de PA dan op den duur plaatsmaken voor de VA? Wie zal het zeggen? Feit is wel dat er steeds meer (h)erkenning komt.

Virtuele vindbaarheid

In de media wordt er in ieder geval hard gewerkt aan de promotie van VA’s. Steeds vaker verschijnen er items en artikelen die gerelateerd zijn aan het onderwerp. Neem nu het programma van ‘Bij ons in de BV’ waar internet journalist Alexander Klöpping vertelt over de voordelen van een VA. Hij gebruikt weliswaar een VA in India als voorbeeld, maar toch.

Ook op andere plaatsen kom ik informatie tegen. Zo las ik een artikel in de Intermediair over tips voor 2010. Wederom was daar het onderwerp van de vierurige werkweek, dat door middel van het outsourcen van werkzaamheden kan worden gerealiseerd.

Kortom, met die virtuele vindbaarheid komt het wel goed. Op ontdekking dan maar naar de voor- en nadelen? Leren loslaten dus. Een synoniem voor vertrouwen en vrijheid, alleen net even anders.