Web 2.0 in je organisatie? Begin met ‘awareness’!

Er zijn talloze artikelen, blogs en publicaties te vinden over de vraag hoe je moet beginnen met social media in je organisatie, bijvoorbeeld hier en hier. De meeste stappenplannen beginnen met het inwinnen van informatie, in kaart brengen van de doelgroep etc. en wordt de meeste aandacht besteed aan de voorbereiding en de tools. Sommige beginnen zelfs met het uitrollen van social mediabeleid. Hierdoor krijgt een belangrijke stap, de implementatie, vaak te weinig aandacht. Het implementeren wordt vaak gezien als een kwestie van ‘gewoon doen’, ‘ervaren’, ‘experimenteren’ en ‘luisteren’.

Awareness

Toch weten we dat bij veel mensen ‘gewoon beginnen’ niet werkt. Men wil eerst iets te zien krijgen, meegenomen worden. Voorafgaand aan ‘doen’ en ‘ervaren’ kan het dan ook, wat ons betreft, goed zijn om eerst te beginnen met ‘awareness’. Een proces waarin medewerkers (managers, professionals, etc.) in een organisatie zich bewust worden van de impact die web 2.0 heeft op aspecten als communicatie, kennisdeling, leren, ‘branding’, transparantie, etc. Deze awareness kan vervolgens de noodzakelijke trigger zijn om als organisatie daadwerkelijk aan de slag te gaan, te ervaren en te experimenteren. Awareness kan bijdragen aan draagvlak, minder vrijblijvendheid en daarmee tot een duurzamere adoptie van social media in de organisatie.

Er zijn veel manieren om awareness te creëren. In onze optiek moet de keuze voor het instrument afhankelijk zijn van de hoeveelheid mensen in de organisatie die al actief zijn met web 2.0 en hoeveel van hen deze actief inzetten bij hun professionele werkzaamheden. Onze ervaring is namelijk dat een redelijk percentage medewerkers web 2.0 en social media al actief inzetten in hun werkzaamheden; vaak meer dan collega’s van elkaar weten.

Hieronder beschrijven we 3 manieren die zich in de praktijk hebben bewezen. Wij denken dat dit goede manieren zijn om awareness te creëren, maar we worden graag door jullie verrast!

1. Plenaire awareness sessies

Sommige organisaties starten het implementatieproces met het organiseren van workshops waarin een discussie op gang wordt gebracht tussen medewerkers en management aan de hand van verschillende voorbeelden over web 2.0 en social media. Hierbij wordt er vaak een onderwerp of thema gekozen of men komt met voorbeelden uit organisaties die op een vernieuwende wijze web 2.0 inzetten. In gesprekken met andere organisaties en uit onze ervaring weten we dat er vaak leuke, ludieke middelen worden ingezet om deze sessies kleur te geven. Zo hebben we bij Twynstra Gudde in een ‘plenaire awareness sessie’ een denkbeeldige meetlat getekend tussen twee stoelen en aan iedere aanwezige stelden we de vraag: waar staat u op de lat tussen web 0.0 en web 2.0 en verder? Vooral de uitleg over de gekozen positie maakt dat collega’s elkaar ook op het gebied van web 2.0 leren kennen. Een ander veel beproefd onderdeel in een awareness sessie is het laten zien van voorbeelden van concurrenten en/of soortgelijke organisaties die al gebruikmaken van web 2.0. Alleen het laten zien van die voorbeelden, creëert veel urgentie. Ook vermindert het de koudwatervrees. Als een ander het kan, dan kan het voor ons ook interessant zijn.

Organiseer plenaire awareness-sessies

2. Kennismakingssessies en marktplaats

Vaak blijkt dat een groot deel van de collega’s in een organisatie al actief web 2.0 inzet voor zijn/haar werkzaamheden. Presentaties of workshops laten verzorgen door externen of beginnen met een corporate social mediastrategie, zijn dan volgens ons niet de juiste instrumenten. Mits goed begeleid en ondersteund, is een veel krachtiger middel om deze medewerkers zelf hun verhaal te laten doen en anderen te vertellen hoe zij web 2.0 inzetten. Dit zijn namelijk de mensen die de organisatie kennen en vaak met mooie voorbeelden kunnen komen over hoe zij social media inzetten voor hun eigen werkzaamheden. Een vorm hiervoor zou kunnen zijn om medewerkers presentaties te laten geven voor elkaar. Nog krachtiger is het om een vorm van marktplaats te organiseren waarin mensen hun ervaringen met elkaar kunnen delen, door vragen en succesvolle toepassingen bij elkaar te brengen. Op die manier komt web 2.0 pas echt dichtbij.

Wissel goede ideeën uit met elkaar

3. Meelopen met collega’s

Een derde manier kan zijn om een aantal vrijwilligers in de organisatie te vragen zich te laten begeleiden op hun werkplek en hen te laten ervaren hoe zij web 2.0 zouden kunnen inzetten. De begeleiding wordt gegeven door experts op het gebied van web 2.0. Zij lopen daadwerkelijk mee met de vrijwilligers in de organisatie en reiken alternatieven aan. Op die manier kan een goede vertaling worden gemaakt van web 2.0 mogelijkheden naar de concrete operationele en tactische activiteiten die een organisatie uitvoert. Krachtig is als je deze werkvorm afsluit met een kennissessie waarin de vrijwilligers aan hun collega’s vertellen wat ze hebben gedaan en hebben geleerd. Wanneer er alleen een expert wordt ingevlogen om een presentatie te geven, mist vaak de vertaling naar concrete toepassingen voor de organisatie.

Meelopen met collega's

Het creëren van awareness zorgt ervoor dat mensen meer aandacht krijgen voor social media. Dat betekent echter niet automatisch dat ze grote voorstanders worden. Het betekent dat ze meer inzicht krijgen in wat social media voor hen kan betekenen en dat ze leren wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van social media. Onze stelling: “awareness, oftewel echte aandacht voor social media is een cruciale stap in het implementatie proces.”