Elk bedrijf of instelling dat een beetje serieus werk maakt van zijn externe communicatie komt vroeg of laat voor de vraag te staan hoe hij zijn perscontacten up-to-date houdt. Redacties zijn in ontwikkeling, journalisten hoppen net zo goed van baan en soms heb je behoefte aan een journalistiek contact buiten je eigen focusgebied.
Perscontacten beheren
Natuurlijk kun je die perscontacten, journalisten en bloggers prima bijhouden in een excelsheet of in je e-mailprogramma. Outlook biedt de mogelijkheid om je contacten te delen met andere collega’s en je kunt er je aantekeningen over gevoerde gesprekken in kwijt. Nadeel is natuurlijk dat je lijst met perscontacten alweer verouderd is voordat je hem opgesteld hebt. Zeker als deze het A4′tje ontstijgt.
Gebruik maken van een gespecialiseerde dienst kan ook. Voor een van mijn opdrachtgevers vroeg ik vier aanbieders van persdatabases langs te komen en de mogelijkheden van hun systeem uit de doeken te doen. Van tevoren had ik een wensenlijstje en een reeks vragen waarmee ik zou moeten kunnen uitvinden wat de aanbieders leverden en in hoeverre dat zou aansluiten op de wensen van de opdrachtgever.
Vier aanbieders van persmanagementsystemen
Vergelijkend warenonderzoek bij de verschillende aanbieders van perslijsten
Als je online gaat zoeken naar aanbieders van persmanagementsystemen staat De Perslijst fier bovenaan. De Perslijst met ruim 9000 journalisten scoort in ieder geval in Google. Hoog tijd dus om deze aanbieder uit te nodigen. Naar Meltwater Press hoef je niet te zoeken. Dit bedrijf houdt er een nogal aanhoudende verkooptechniek op na: zij vinden jou. Dan is er nog De Persmanager, de online versie van het Handboek voor de Nederlandse Pers en SmartPR, een relatief nieuwe speler die zich sinds 2008 mengt in de markt.
Om maar gelijk met de laatste te beginnen, SmartPR biedt een wezenlijk andere dienst dan de andere drie aanbieders. SmartPR is een verregaande samenwerking aangegaan met De Perslijst waardoor de journalisten en redacties bij beide hetzelfde zijn. Daarbij is SmartPR meer een online verzendsysteem. In een apart scherm kun je al je contacten ophalen en beheren. Het uitbrengen van een persbericht, aanvullende correspondentie met journalisten en al je social media-uitingen worden in één scherm overzichtelijk weergegeven. Een zeer handige tool voor organisaties en bedrijven die goed overzicht willen houden over hun online persbeleid. Maar voor dit artikel zal ik me beperken tot de andere drie aanbieders.
Dekking
De Perslijst, De Persmanager en Meltwater Press zijn databases van journalisten en redacties. Ze bieden op het eerste gezicht ongeveer hetzelfde: een online verzameling van zo’n 9.000 journalisten en redacties in Nederland, al is het soms lastig vergelijken. Sommigen nemen algemene redacties mee, anderen alleen specifieke journalisten. De Perslijst werkt daarnaast ook aan het ontsluiten van Belgische journalisten.
Meltwater Press is met de geclaimde dekking van 190 landen een stuk internationaler georiënteerd. De vraag is dan natuurlijk in welke landen zij dekking bieden. Voor Duitsland en Groot Brittannië is dat het geval, maar voor België dan weer niet. En dat is jammer als je juist bij onze zuiderburen actief bent. Dus, hoewel een internationale dekking van meerwaarde kan lijken, is het handig wat langer stil te staan welke landen nu precies onder die 190 landen vallen. De website van Meltwater geeft daar – op het eerste gezicht – geen antwoord op.
Journalisten zoeken
Dan begint het zoeken. In de drie systemen kun je zowel zoeken op naam, op trefwoord en bij De Perslijst en de Persmanager ook op titel. Een niet onverdienstelijke wetenschapsjournalist wordt noch in Meltwater, noch in de Persmanger gevonden. De Perslijst geeft wel resultaat: inclusief alle contactgegevens en recente tweets. Nog een poging: een journalist bij een tijdschrift over zuivel wordt alleen gevonden in De Perslijst, de andere twee geven geen resultaat. Dezelfde journalist zoeken met het voorvoegsel ‘van’ erbij geeft bij Meltwater Press wél resultaat, dat is vreemd.
In alle drie de systemen kun je daarnaast ook zoeken op verschillende categorieën, bij de Perslijst kun je ook nog regionaal zoeken. Dat is niet altijd handig, want daarmee heb je óf alleen landelijke, óf alleen regionale journalisten. Als je eenmaal je medialijst gereed hebt kun je in alle systemen exporteren naar Excel (Meltwater Press), Excel en Acrobat (De Persmanager) of naar Excell en in je kladblok (De Perslijst).
Eigen contacten en aantekeningen
Soms heb je ook adressen die nog niet in de lijst staan. Wat is dan mooier om ze in te voeren en ze door de aanbiedende dienst te laten updaten? Dat kan natuurlijk alleen met adressen in landen waar het systeem dekking biedt. Heb je ook zaken in België dan moet je bij alle drie de systemen alsnog zelf aan de slag.
Het kan ook zijn dat je extra adressen hebt die je toch wel zelf wilt onderhouden omdat je ze simpelweg niet wilt delen met andere gebruikers. Je moet je concurrent ook niet slimmer maken dan strikt noodzakelijk. Dat kan in alle drie de systemen, net als het bijhouden van notities. Heb je een journalist net over een bepaald onderwerp bijgepraat, dan kun dat invoeren en verschijnt het op je scherm de volgende keer dat je deze journalist opzoekt.
Artikelen van journalisten
Soms ben je op zoek naar bepaalde journalisten. Niet om een bulk aan persberichten uit te doen maar om één op één te checken of wat jij te vertellen hebt in zijn of haar straatje past. Ik struin dan altijd mijn oude archieven door, zoek in de digitale databases van de verschillende kranten of ga domweg Googlen. Niks mooier natuurlijk dan wanneer je drie trefwoorden invult de voor jou meest relevante journalisten mét recent werk boven komen drijven. Iets dergelijks biedt Meltwater Press en daarmee zijn ze ook de enige. Natuurlijk vinden ze alleen digitale content dus artikelen die niet digitaal gepubliceerd zijn mis je wel en dat is nog redelijk wat. Desondanks is het wel een dienst met toekomst.
Verzenden van berichten
Het verzenden van berichten vanuit het perssysteem kan bij alle drie de aanbieders. Maak simpelweg een verzendlijst aan, tik je bericht met bijhorende attachments. Bij De Perslijst kun je je eigen logo invoeren, vaste of variabele templates nog niet. Bij De Persmanager kan dat al wel. Er zijn mogelijkheden om meerdere templates op te slaan. Handig als je als bedrijf vanuit verschillende merken communiceert of in meerdere talen. Bij Meltwater kan het allebei, zowel het gebruik van het eigen logo als een vaste template. Wil je daar gebruik maken van meerdere templates dan zitten daar meerkosten aan vast.
Kosten
Wat kosten deze systemen in het gebruik? De Perslijst is verreweg de goedkoopste. Een basisabonnement heb je al voor € 950 en wil je gelijk 3 jaar blijven dan gaat er nog eens 10% vanaf. Wil je ook gebruik maken van het verzendsysteem dan komt daar nog ruim € 4,50 per bericht bij. Je kunt je berichten ook laten doorplaatsen op de site van Villa Media voor een groter bereik al kun je je afvragen of dat heel zinvol is. De Persmanager is wat kosten betreft een goede tweede met een totaalbedrag van € 2.125 per jaar. Voor een extra account betaal je € 545 extra, maar met meerdere collega’s op één account werken gaat prima.
Dat geldt trouwens ook voor het gebruik van de Perslijst en Meltwater Press. Daar kun je voor hetzelfde geld wel meerdere accounts krijgen, maar de praktijk wijst uit dat met z’n allen werken vanuit hetzelfde account het handigst is omdat je dan ook inzicht hebt in elkaars aantekeningen. Meltwater Press is met € 3.500 per jaar veruit de duurste, al kun je door een 2-jarig contract daar nog 10% korting op behalen. De meerwaarde van Meltwater Press, namelijk inzicht in het digitale archief van opgenomen journalisten, is niet inbegrepen. Voor deze dienst betaal je nog eens € 1.500 per jaar extra.
Conclusie
De conclusie is natuurlijk voor elke gebruiker anders, maar je zou kunnen zeggen dat wanneer je gebruik maakt van maximaal 40 persadressen het prima te doen is om je contacten zelf bij te houden in Excel of Outlook. Gmail is trouwens ook aanbevelenswaardig, aangezien je daarmee ook met meerdere gebruikers op hetzelfde account mails, contactpersonen en agenda’s kunt delen.
Als je mediabestand echter wat groter wordt is een externe dienst zeker de moeite waard. In mijn ogen steekt de Perslijst met kop en schouders boven de rest uit. Niet duur en zeer compleet, al zou de opmaak van de pagina en de interface wel een facelift kunnen gebruiken. Enig nadeel misschien is dat je niet tegelijkertijd op landelijk en regionaal kunt zoeken waardoor je vaak een extra handeling heb met het opstellen van je perslijsten.
De Persmanager viel mij als trouwe gebruiker van het Handboek voor de Nederlandse Pers nogal tegen. Het lijkt of ze het één op één hebben overgenomen waardoor de data niet zo up to date zijn als die van de Perslijst. Meltwater tenslotte is erg duur en zal alleen meerwaarde bieden als je heel graag bij de digitale artikelen van de opgenomen journalisten wilt. De internationale dekking is maar betrekkelijk en alleen interessant voor die organisaties die ook precies in die landen actief zijn. Check dus als je dit systeem overweegt in welke landen ze precies dekking bieden.
En als laatste toch nog even aandacht voor SmartPR. Zoals gezegd, als het om de database gaat drijven ze volledig op De Perslijst, maar daarnaast hebben ze prachtige features en maken desgewenst een complete pressroom op je corporate website. Zo kun je met SmartPR vanuit een eigen box zowel persberichten als socialmediaupdates verzenden. Het systeem geeft je de mogelijkheid te zien welk bericht door de ontvanger is geopend en of er op links is geklikt. Een tool voor de gevorderde pr-manager of woordvoerder. Voor hen die net zo lief werken vanuit hun mailprogramma biedt De Perslijst meer dan voldoende.
Uitgelicht: Nieuw! Handboek Online Marketing
Het HOM3 is totaal herzien en herschreven en richt zich op Online Marketing 3.0 als ook de strategische diepte van de verschillende online middelen. Dit prachtige Online Marketing boek kent 15+ extra praktische strategische marketing-modellen en zwaardere opbouw van een complex strategisch online marketingplan. Hiermee is het handboek zowel een managementboek als leerboek.
Meer weten?
Ik mis Mediaprofiler in dit overzicht. Zij leveren persgegevens van tech media. Gebruik het zelf. Best OK.
Mediaprofiler heb ik wel voorbij zien komen, maar door hun specialisatie waren ze voor mijn opdrachtgever niet relevant. Mocht je in de ICT en technologie zitten dan is het zeker de moeite van het onderzoeken waard. Dank voor je aanvulling Remco.
Als het om koppeling aan artikelen van journalisten gaat, is onze module Mediacontact een optie. Geintegreerd met monitoring en analyse heb je naast logs van eerdere contacten ook per journalist relevante berichten bij de hand (niet alleen online nieuws en tweets maar ook printartikelen en links naar rtv indien afgesproken en voor handen). Wat met Mediacontact niet kan, is perslijsten maken, beheren en verzenden zoals met De Perslijst.
Met Publistat heb ik goede ervaringen, zeker als het gaat om monitoring. Maar dit artikel gaat in eerste instantie om het zoeken én vinden van journalisten in een up-to-date database.
Ik mis EZPress News Distribution, dat persberichten distribueert in Nederlanden België.
Perslijsten zijn heus wel goed hoor, heel handig om zelf persberichten te verzenden. Wel er opletten dat je als gebruiker geen opt-in verklaring hebt, dus voorzichtig zijn qua spammen. Niet in alle gevallen is een overigens een opt-in nodig, bij persoonlijke adressen wel degelijk.
Wie geen zin heeft om het allemaal zelf te doen en veel meer service zoekt, kan ook terecht bij een persberichtendienst zoals EZPress News Distribution http://www.ezpress.eu en http://www.ezpress.be. Enfin, lees er meer over op: http://www.ezpress.eu/main.php?mode=dl_bijl&id=23383
–Cees Steijger
Algemeen Directeur
Hoe staat het met de effectiviteit van deze lijsten? Als in: wat is de kwaliteit van het contact? Hoe “scoort je boodschap” met deze diensten (of is dat iets voor een vervolgverhaal?)
Onlangs via ANP business verhaal de wereld in geschoten, was niet onder de indruk van de “score”.
En, zoals ik de journalistieke en pr-wereld ken, gaat het vooral om wie je kent, met wie heb je een warme, goede relatie. Lijstjes of niet. Ik denk eigenlijk, dat je het dus helemaal niet moet uitbesteden. Past minder bij deze tijd voor mijn gevoel, en je kunt met je eigen kanalen en een tool als Pressdoc volgens mij een heel aardig eind vooruit.
Helemaal mee eens. Een effectief persbeleid gaat niet om het op grote schaal verzenden van persberichten en maar hopen dat iemand het oppikt. Voor mij werken deze diensten vooral goed om (nieuwe) journalisten te vinden die je vervolgens één op één benadert. Het fijne is wel dat bovenstaande aanbieders redacties en journalisten op regelmatige basis nabellen en de contactgegevens onderhouden. Met ANP Business heb ik geen ervaringen. Ik weet wel dat 10 jaar geleden ANP Pers Support ongeveer de enige mogelijkheid was buiten zelf je contacten één op één benaderen en dat dat destijds vooral erg prijzig was.
Het loont zeker de moeite om over dit onderwerp nog een vervolg te schrijven. Ik heb de discussie op LinkedIn onder meerdere groepen gepost en ben benieuwd naar de reacties.
Eh, Ilse, je bent de marktleider op dit gebied vergeten mee te nemen in je onderzoek. Niet alleen 10 jaar geleden bood ANP Pers Support al complete perslijsten aan, dat doen we nog steeds. Prijzig, hoe bedoel je prijzig? Er gaat bij mij geen belletje rinkelen. Ik nodig je daarom graag uit voor een uitgebreide kennismaking van onze zeer complete, internationale en concurrerend geprijsde mediadatabase, want daarin zijn we blijkbaar tekort geschoten naar jou toe. Ik maak het graag goed en zal je uitnodigen. Misschien daarna tijd voor een update van je artikel…:-))
Ik werk al jaren met de perslijst tot grote tevredenheid. Er zijn zeker enkele features die beter kunnen, zoals het automatisch aanpassen van gegevens in reeds gecreëerde perslijsten (althans, de laatste keer dat ik het checkte gebeurde dit niet). Ook zou je als gebruiker makkelijker wijzigingen moeten kunnen doorgeven vanuit de tool om zo samen het bestand te optimaliseren.
Ik zou graag eens met Smart PR in combinatie met de Perslijst werken, ze bieden echt toegevoegde waarde. Eindelijk af van 20 excel bestanden en vele dubbelingen voor degenen die nog niet met een eigen CRM tool werken. Werk je echter op internationaal niveau, dan zijn (prijzige) tools als Cision (en Pitch Engine), PR Web (online) of BurellesLuce wellicht meer geschikt.
Retriever is overigens een andere Nederlandse dienst die redactieadressen levert, hoewel de focus op advertentiedragende media ligt. De laatste keer dat ik Retriever voor redactionele info gebruikte schoot het tekort op het gebied van lokale media, iets waar de Perslijst sterker in is.
Succes met kiezen iedereen!
Sinds het interview voor dit artikel is DePerslijst.com verder verbeterd. Je kunt nu dus tegelijkertijd zoeken in regionaal en landelijk. België is al enige tijd geleden aan DePerslijst toegevoegd en het updaten van zelf aangelegde selecties/contactlijsten gebeurt ook al langere tijd. Sinds twee weken werken wij samen met de beste knipseldienst in Nederland, Knipsel.nl. Bijna wekelijks wordt onze dienst aangepast om hem uit te breiden en de functionaliteit nog verder te verbeteren. Excuses voor mijn late reactie, maar op de dag van publicatie had mijn huwelijk plaats
Goede reacties allemaal, geeft een goede inkijk op deze wereld (die ik nog maar half ken).
Ik lees van @Matthijs ‘zelf doen’ en ‘warme relaties’, verbaast mij niets! Zo werkt het elders ook als je wat gedaan wilt krijgen.
Vraag?
Hoe is jullie ervaring met algemene adressen zoals redactie@ . Veel perslijsten bestaan uit dit soort adressen terwijl je bij persoonlijke adressen en relaties meer gedaan krijgt? Zinvol om te doen (en testen) of toch niet?
Hi Raoul,
Bij het samenstellen van perslijsten wil ik altijd zo exact mogelijk zijn. Journalisten krijgen enorm veel ‘spam’ binnen. Als we allemaal wat meer tijd stoppen in het achterhalen van wie we precies moeten hebben, is dat mooi voor beide partijen.
Echter, soms zijn redacties slecht bereikbaar of willen ze simpelweg geen specifieke mailadressen geven. In dat geval is het prima om naar redactie@ te mailen en in je mail direct aan te geven wat de kern van de boodschap is. Ook mail ik redactie@ als extra adres als ik niet 100% zeker ben van de persoonlijke e-mails die ik gebruik. Want aan de ene kant wil je een schone lijst, aan de andere kant wil je geen belangrijke media missen doordat mensen even op vakantie zijn plots op een andere redactie werken.
En verder sluit ik me aan bij de berichten hierboven. Het gaat veelal om het persoonlijke contact. Als dat al warm is, is dat fijn. Zo niet, gewoon bellen. En als je wilt dat een redacteur geïnteresseerd is in jouw boodschap, zorg dat ook dat je geïnteresseerd bent in zijn of haar werk. Ga Linkedin profielen, tweets en natuurlijk artikelen (online en offline) langs. Dat geeft je direct meer vertrouwen als je even belt.
Last but not least. Als je een journalist of redactie belt terwijl je je eigenlijk bezwaard voelt om je boodschap over te brengen, dan zit je waarschijnlijk aan het verkeerde adres;)
Groet!
Fanny
@Fanny
Dank voor je reactie, helemaal ‘my piece of cake’!
Een grote internationale medialijst is die van PRNewswire, in NL onder licentie van Mediagility te gebruiken. Wij werken hiermee. Ik schreef over perslijsten vorig jaar zomer een weblog voor De Zaak, daar staat deze overigens niet in. Hierin staat ook nog meer aanbieders in NL: http://bit.ly/RMBqPj.
Overigens: mijn bureau heeft zelf een database met ca 400 NL-adressen van media die over techniek in brede zin berichten. Hiermee zijn wij al gestart in 2000. Tot op heden heeft er nog geen ‘standaard’ lijst tegenop gekund. Er zijn meer bureaus die hun specialisatie ook tentoonspreiden met dit soort producten. Het loont om wat research te doen voor wie daarnaar op zoek is!
PRNewswire staat nog op mijn verlanglijstje voor nader onderzoek. @Saskia De link in je reactie geeft een foutmelding.
Ik mis ANP perssupport en de gebruikersvriendelijkheid. De Perslijst mag dan wel een groot up to date bestand hebben, wij vinden het niet gebruikersvriendelijk.
Beste Judith, wanneer heb je DePerslijst voor het laatst gebruikt en wat mis je? In tegenstelling tot andere aanbieders passen wij de gebruiksvriendelijkheid van de site bijna wekelijks aan.
Judith, Je hebt natuurlijk gelijk, het is geen volledig overzicht en ANP had in dit lijstje zeker niet misstaan. Overigens had het ANP dat zelf ook al gemeld. Ik ben het met je eens dat de Perslijst nog wel een slag te maken heeft in gebruiksvriendelijkheid. Nu kun je er prima mensen in zoeken (mits je in de juiste volgorde op de juiste knopjes duwt) maar is zeker nog niet 3.0. Ik zou je suggesties vooral aan Jeroen doorgeven.
Inderdaad, we horen graag je suggesties. Eind van deze maand vieren we een paar grote veranderingen door. Er komt dan een nieuw verzendsysteem met uitgebreide rapportage. In april breiden we de samenwerking uit met de Media Info Groep en Buzztalk voor de beste online en offline knipsels.