Hoezo tijdverspilling? Werk efficiënter dankzij social media!

Waar we voorheen alles per telefoon of e-mail met onze collega’s bespraken, gebruiken we nu chatprogramma’s. Eenzijdige communicatie via intranet is veranderd in tweezijdige communicatie via sociale interne netwerken. En interactie is tegenwoordig hét sleutelwoord voor het creëren van betrokkenheid, motivatie en enthousiasme van medewerkers binnen je organisatie.

Enterprise Social Network

De generatie die eraan komt, is opgegroeid met sociale media. Vraag maar eens hoe zij intern willen communiceren. Dan krijg je als antwoord:

“Zoiets als Facebook, met de functionaliteit van Twitter en de zoekfunctionaliteit van Google.”

En daar hebben we een intern sociaal netwerk voor, oftewel een ‘Enterprise Social Network’. Veel interne sociale netwerken voldoen aan bovengenoemde eisen, maar hebben vervolgens een overdaad aan andere mogelijkheden. En de gebruiker wil juist rust en controle. Dat bereik je alleen met simpelheid en herkenbaarheid. Voor het ontwikkelen van een sociaal intern netwerk geldt dan ook de regel: less is more!

Verenigingen en netwerken communiceren al regelmatig via bestaande sociale netwerken in besloten groepen. De motivatie bij deze deelnemers is hoog, maar de productiviteit en de kennisoverdracht is om te huilen. Binnen professionele organisaties maken medewerkers vaak gebruik van een uitgebreid intranet. Een fantastisch middel voor het overbrengen van kennis. Omdat het een doolhof van informatie is, waar zelfs de beheerder de weg kwijt raakt, ontbreken hier juist de motivatie en de productiviteit.

Transparant, sociaal en betrokken

Als je van beiden de sterke elementen pakt, ontstaat er een sterk sociaal netwerk voor interne communicatie. Dit netwerk maakt interne communicatie transparanter, socialer en het bevordert de betrokkenheid en motivatie van collega’s en thuiswerkers. Kennis uitwisselen wordt een stuk leuker en gaat ook écht leven. En als je het goed doet, kan het netwerk helpen om de kernwaarden van de organisatie waar te maken en het beleid interactief tot stand brengen.

Huib Koeleman, specialist op het gebied van interne communicatie, heeft er een interressant boek over geschreven. In ‘Twitteren op je werk. Social media voor interne communicatie’ lees je alle mogelijkheden van sociale media en de nieuwe stijl van communiceren: transparant, simpel, snel, participatief, direct, altijd bereikbaar, niet hiërarchisch en overal.

Maak je organisatie klaar voor de nieuwe generatie

Yammer, YoolinkPro, Socialcast, Spot. Allemaal netwerken die je voor sociale interne communicatie kan gebruiken. Maar wat kun je er nu precies mee? Ieder intern sociaal netwerk heeft zijn eigen mogelijkheden en speelt daarmee in op de wensen van een bepaalde doelgroep. Dat is logisch. Ieder intern sociaal netwerk beschikt in ieder geval over een aantal basisfunctionaliteiten. Met de microblogs kun je eenvoudig en veilig met je collega’s communiceren. Microbloggen heeft veel weg van Twitter. Je deelt gemakkelijk tekstberichten, documenten en/of foto’s. En je collega’s kunnen daarop reageren. Kennis blijft een aantal dagen beschikbaar en is makkelijk te vinden via een zoekfunctionaliteit.

Als thuiswerker zit je nooit alleen. Zodra je het interne sociale netwerk opstart kun je inchecken en zien je collega’s precies waar je bent en waar je aan werkt. Goed voor de sociale druk. En als een collega aan een soortgelijk project werkt, speel je hier gemakkelijk op in. Een goed netwerk beschikt over een overzichtelijk smoelenboek, zodat je kunt zoeken op expertise binnen de organisatie. Handig als je met een lastige vraag zit. Bijkomende functionaliteiten zijn een agenda, waarmee je evenementen en bijeenkomsten kunt plannen, en het delen van bestanden in een kennisbank.

Breng je interne communicatie tot leven

Is jullie organisatie klaar om aan de slag te gaan met een intern sociaal netwerk? Hoe beslis je dan welk intern sociaal netwerk het beste bij jullie organisatie past? De meeste netwerken bieden een gratis trial versie aan, zodat je met een testteam alvast aan de slag kan. Let bij de selectie van de leverancier goed op de eisen die je stelt aan het netwerk. Belangrijke criteria bij het maken van een goede keuze zijn:

● Functionaliteit
● Toegankelijkheid
● Mobiliteit
● Veiligheid

Aan welke functionaliteiten hebben jullie medewerkers behoefte en in hoeverre willen jullie het intern sociaal netwerk koppelen aan bestaande systemen binnen de organisatie? Is het aantal functionaliteiten bevorderlijk voor de toegankelijkheid of maakt het het netwerk alleen maar ingewikkelder? Kies dan voor een intern sociaal netwerk met een aantal basisfunctionaliteiten, dat je in de toekomst kunt uitbreiden. Hebben jullie te maken met flexibele medewerkers, thuiswerkers en/of freelancers? Dan is het handig als je medewerkers op ieder moment en op iedere locatie kunnen inloggen.

En tot slot: is het wel veilig?

Binnen een intern sociaal netwerk hebben we te maken met betrouwbare informatie. Privacy en veiligheid zijn dan ook twee hele belangrijke peilers in dit verhaal. Wil je de privacy van je medewerkers en de informatie binnen je organisatie waarborgen? Kies dan voor een intern sociaal netwerk, waarbij geen koppelingen met Facebook, LinkedIn of andere sociale netwerken nodig zijn. En wil je het helemaal goed doen? Host je netwerk dan op een veilige server, bij voorkeur in Nederland.